四川省中级电算化教案

第三部分 会计电算化理论第一讲第四章会计信息系统概述第一节会计信息系统的产生企业会计的本质一提供一微观经济效益 加强一经济管理 提供一财务信息为主的经济信息系统即：称为会计信息系统主要用来——处理企业经营过程中价值运动中所产生的数据，按照规定的会计制度、法规、方法和程序，加工有助于决策的财务信息和其他经济信息——即为会计会计信息系统——反映企业过去的经济活动：控制目前的经济活动；预测未来的经济活动；会计信息系统是企业管理信息系统中一个重要的子系统，是组织处理会计业务并为企业提供财务信息、定向信息和决策信息，并辅助企业管理控制的有机整体，处理企业全部以货币计量的信息流。所以，会计信息系统能够提供各方面所需的会计信息；提供企业内部各部分管理控制生产、考核工作成果以及提供企业上层决策人员决定经营方针，制定规划，进行其他重耍决策所需的会计信息。提供外部有关人员掌握企业经营状况的财务报表。只有建立以计算机技术为手段的电算化会计信息系统，才不仅能完成会计的日常基本核算工作，还能大大加强企业财务管理，提高会计分析决策能力，真正实现会计对企业经济活动的监督与控制的职能。一、会计信息系统定义会计的各项活动都体现为对信息的某种作用：取得原始凭证是信息的获耿，原始凭证的审核足信息特施的提取和确认，设置会计疑户是信息的分类，填制记*凭证和登记*簿足信息的传递和存储，成本计算是对成本信息的进一步变换和处理，会计管理与决策是对会计信息的进一步应用.会计1:作过程构成一个有秩序的信息输入、处理、存储和信息输出的过程，这一过程可分为若T部分，每一部分都有各白的任务，各部分互相联系、互相配介、服从于一个统一的口标，形成一个会计活动的有机蜓体，这个有机整体就构成了会计信息系统.公■计信息系统(AccountingInrcrrnationSystem.简称AIS)是指利用会计信息技术，对会计信息进行收柒、存储、处理及传送，完成会计核算、Ifi停、管理和辅助决策任务的信息系统.会计信息系统要采用一定的信息处理技术，用来收集原始公•计数据，对会计信息进行处理、存储及仪送,采用电子计算机和网络信息处理技术的会计信息系统通常称为电算化合计信息系统.通常所洪的会计信息系统均指电算化会计信息系统.会计信息系统是财务会计、计算机及网络技术、信息技术、企业管理科学等学科相互结介交叉的嫁公性学科.电算化会计强调利用计算机及互联网等科技手段和方法改造性统会计创建新的会计学科分支体系.会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重耍的子系统，而会计信息系统本身，又可以分解为若干子系统，按管理职能可分为3部分।核算子系统、管理子系统和决策子系统.分别用了会计I：作中事后核算、事中控制和事前决策，用丁反映企业的经昔活动情况，监督企业的经营活动，参与企业管理.这3部分既相互白成系统，又互相联系缺一不可，共同组成一个完挖的会计信息系统.一、系统与信息系统系统——是由若干相互联系相互作用的要素组成的，在一定环境中具有一定功能的有机体，一个组织，一个过程，都看作是一个系统。系统观点：要辨证地而不是机械地：要全面地而不是孤立地来观察和分析：如：一个工厂、商店、机关、团体，一个国家，一个社会等系统由三部分组成：输入、处理和输出

例如：人事管理V信-息一职工记录，待输入的信息要正确~~A会计人员，待输入的信息要正确~~A会计人员,(1)输入正确. (录入人员］ >人机控制录入信息，审核人员，正确，•校验程序，r开发人员、♦处理程序正确.设计人员(2)处理正确：， 〔计算机性能'人机控制.处理规程正确r开发人员.使用人员)用户需求(3)输出正确：查询、打印《、屏幕规格(打印机性能)'高级管理人员：要求不高2、及时：，中级管理人员：介于中间.下级管理人员：要求高‘物流3、畅通：’人流(成本信息।信息流《资金信息.利润信息r效益数工资核

数工资核4、经济:4、经济:追求利润最大化为目标成本保存会计数据和信息-A定向信息决策信息财务信息——反映已经发生的经济活动的信息，如：凭证、账簿；定向信息——指管理所需要的特定信息，如：本期经营状况与计划定额或历史资料进行比较的分板报告决策信息——是具有决策性质或为预测决策活动直接服务的信息，如：会计预算中的各年度规划，企业经营中的产品结构优化分析报告科学的管理，正确的预测、决策，必须有充分的信息作依报，满足经济管理需要的信息,即称为经济管理信息或经济信息。在会计管理工作中，需要的有关资金及其运动的各项信息称为会计信息。会计信息系统是一个组织处理会计业务并为用户提供财务信息的实体。会计按管理职能可分为三部分：会计核算系统、会计管理系统、会计决策系统。会计信息系统图:凭证——►账簿 ►报表1、会计信息系统内容•计账方法,账务处理程序2、会计信息的分类'资产负债表,(1)财务信息：过去的信息J利润表外界用现金流量表(2)定向信息：现在、过去的信息管理用(3)决策信息：未来信息二、会计信息系统的特征与管理信息系统的其他子系统相比具有许多共同处，即：可分割性——能划分成若干个更小的系统；联系性——与其他子系统相互联系；变换性——能扩展、能压缩、能根据要求加以变苦等。也还具有本身独特的特征：A、数据量大：会计是以货币为主要计量单位，对企业整个生产经营活动的所有环节进行连续、系统、完整地核算和监督B、数据关联复杂：会计核算和监督的内容是经营、资金及其运动的过程C、在会计工作中，对于各项经济业务的处理都按会计制度规定了一套必须严格遵守的准则和方法D、数据的真实性、准确性要求高：会计数据不仅是用来反映经济活动为管理提供可靠信息，而且是处理各种经济关系的依据。E、会计数据必须具有可验证性：会计数据不仅要在处理过程中经过层层复核，保证真实可靠，而且可以在事后任何条件下以任何方式进行检查和验证F、会计数据要有充分的安全可靠性保证：会计数据是企业财务状况，加强经营管理和处理各方面经济关系的重要商务依据，不允许随意、泄露、破坏和遗失，需要最大限度地彩用各种各样的措施确保会计数据的安全可靠性会计息系统的功能包括核算和监督两个方面,而监督功能主要是在会计数据处理过程中来实现。三、会计息信息系统产生：会计是以货币为主要计量单位，运用本身特有的一套方法，对经济活动过程中占用财产物资和发生营动消耗的原始数据进行收集、传递、存储、加工、检索，向有关管理部分提供所需的经济信息，用以反映企业过去的经济活动，控制当前的经济活动，并预测将来的经营与生产活动。传统的会计采用手工的处理方法，对经济业务活动全面、连续、系统地进行记录、整理、分类和汇总加工，并定期反映企业财务情况和经营成果。(随着市场供需变化和企业生产经营业务的发展，显然传统的手工会计处理方式已无法适应现代企业的快速变化)1981年8月，在我国财政部、机械工业部和中国会计学会的支持下，于长春第一汽车制造厂召开了财务、会计、成本核算管理中应用电子计算机专题学术讨论会，正式把电子计算机在会计中的应用简称为'会计电算化'四、国外电算化信息系统的发展会计电算化产生与发展1、产生(1)1946年，美国宾州世界第一台数字电子计算机问世;(2)1954年10月，美国通用电气公司(GE)第一次在UNIVC-1计算机上计算职工的工资，从而引起了会计处理设备的革命；(3)1981年8月，在我国财政部、机械工业部和中国会计学的支持下,于长春召开财务、会计、成本核算管理中应用计算机专题学术讨论会,正式把计算机在会计中应用简称为“会计电算化”。2、发展(1)国外：①主要体现在会计软件的发展上，20世纪60年代，一些发达国家已经开发了许多会计应用软件；②软件开发具有一般特点：A、通用软件开发与定点软件开发并存；B、二次开发与专业会计软件开发合为一体；C、会计软件的功能模块划分渐趋一致；D、对会计软件开发应用进行控制及对用户使用会计软件的行为进行规范。(2)我国：①尝试阶段3983年以前)：A、1979年在长春一汽试点'缺乏设备B、原因：,缺乏人才.缺乏重视②自发发展阶段3983—1989)年：A、计算机闲置B、会计软件层次低③有组织、计划发展阶段(1989—1994)年：A、会计电算化宏观管理体系逐渐形成；B、会计电算化管理法规颁布；C、商品化会计软件市场形成；

D、会计电算化人才队伍形成。④普及阶段(1994年至今):发展趋势：A会计电算化水平不断向深度与广度发展；B向“管理一体化”方向发展；C单位会计电算化与行业电算化相互渗透、相互促进；D我国商品化会计软件市场逐步全面形成；E计算机审计将由绕过计算机审计向穿透计算机审计发展'绕过计算机审计f,进入计算机审计 专业审计软件〔利用计算机审计■通用审计软件「对计算机系统进行审计V、利用计算机作为审计手段进行审计早在20世纪60年代，国外工业发达国家中，就已经出现了大量会计业务处理的应用软件。国外会计软件的开发-一般具有的特点：A、通用软件开发与定点专用软件开发并存。（3）通用财务软件的特点.通过财务软件是指在一定范国内适用的财务软件.通用财务软件特点是不含或含有•较少的会计管核算规则与管理方法.共优点是通用财务软件实质h是一个I：具，由用户白已输入介计核算规则，使财务软件突破了空间上和时间上的局限性，具:fi■支正的通用性.箕缺点是，一方面软件越通用，初始化।.件量越大；另一方面软件越通用，个别用户的会计核算1作的细节就越或被兼顾.（4）定点开发财务软件特点.定点开发财务软件也称为专用财务软件，是指仅适用于个别单位公计业务的财务软件，例如，某企业针对白身的会计核算和管理的特点而开发研制的软件.定点开发财务软件特点是把适化本单位特点的会计核算规则与管理方法编入财务软件的具体情况，使用方便.箕缺点是受到空间和时间h的限制，只能在个别单位、一定的时期内使用.通用软件——是为了满足企业共同的需求而设计的，开发中就必须注意各种企业的共性（通用软件一•般是给中小型企业使用的）定点开发软件——主要是为了满足某个特定企业的特殊需要（专用软件）（专用软件一般是为大型集团企业定点开发的）B、二次开发与专业会计软件的开发的整合。（二次开发即可升级性）C、会计软件的各功能模块划分渐趋一致。D、国外除了对会计软件的开发应用进行控制以外，还对用户使用会计软件时的行为进行规范。六、我国会计电算化的发展：（一）我国会计电算化的发展历程：始于20世纪70年代后期，迄今为止，已经历了四个阶段A、尝试阶段（1983年）用于工资核算B、自发发展阶段（1983-1989年）1983年，国务院成立了电子振兴领导小组，在全国掀起了计算机应用的热潮。行政单位开始使用，并培训会计电算化人才C、有计划发展阶段（19897994年）［1989年12月，财政部发布了《会计核算软件管理的12项规定（试行）》〕以向通用化、规范化、专业化、商品化发展D、普及阶段（1994年至今）（二）会计电算化的未来发展趋势（1）网络环境下的电算化会计信息系统应用。（2）全面普及以计算机代替手工操作处理会计数据（3）与企业管理信息系统的整合（4）企业会计电算化推动行业与地区会计电算化的发展（5）软件技术与管理组织措施日趋结合（6）软件开发系统化和工程化。（7）会计软件与电算化管理向规范化、标准化方向发展。（8）随着会计软件售后服务的社会化，以及商品化会计软件竞争的加强，商品化会计软件市场将更加规范和成熟（9）商品化会计软件通过与定点开发的专用软件互为补充结合起来。第二节会计信息系统的结构分析一、电算化会计信息系统的职能结构从系统职能的角度——分析电算化会计信息系统的构成及其内部联系，就是电算化会计信息系统的职能结构。从职能层次来看——电算化会计信息系统又可以分为会计核算职能和会计管理职能即：会计核算按职能可分为若干专业核算，即材料核算、固定资产核算、销售核算等；会计管理按职能可分为资金管理、成本管理、销售收入和利润的分析与预测等—这种联系主要表现为系统与外部数据的控制联系和系统内部间的数据联系（-）职能结构划分的意义和作用首先：有助于合理组织和使用各职能子系统所需的信息，设计出能满足各职能子系统需要又结构合理，存取方便，冗余度低的高效会计数据库，提高系统整体效率其次：有助于提高系统的适应性和实用性。（适用性包括可移植性、可扩充性、可维护性等）再次：有助于提高整个系统的可靠性最后，按职能划分并研制电算化会计信息系统有有助于提高系统的通用化程度（会计核算的部分工作都相同，只有成本核算一般都不相同）（二）职能结构划分的基本原则A、系统适应性强：B、高内聚低耦合；（一个子系统内诸功能联系越密切，其内聚度越高,判断525）C、可靠性高；D、符合会计核算的基本要求；E、便于通用；F、以账务处理系统为中心（并具其他子系统也必须要同账务处理系统发生直接或间接的数据联系。474多选）二、电算化会计信息系统职能子系统的划分：电算化会计信息系统‘手工会计信息系统会计信息系耳 （电算化会计核算信息系统 事后核、电算化会计信息系统<电算化会计核算信息系统 事中控制L—.电算化会计核算信息系统 事前决策一.会计信息系统各功能模块的划分会计信息系统已从核算型发展成管J5型,它涵选供、产、鞘、人、财、物以及决策分析等企业鲤济活动的各个领域.功能不断完善，子系统不断拉展，基本上.满足了各行各业会计核算和管理的要求.但是，由于企业性质、行业特点以及会计核算和管理需求不同，各企业会计信息系统所包括的内容不尽相同，共子系统的划分界有差异.典型的会计信息系统按曲务功能，一般可分为财务、购箱存、管理决策3大子系统，如图I.I所示.用友财务软件的功能结构图（1）财务系统.主要包括总账系统、应收款管理、应付款管理、I.资核算、固定资产核算、成本核算、费金管理、会计报表等校块。财务会计主要完成企业口常的财务核算，并对外提供会计信息：管理会计则灵活运用多种方法，收集控匠各种信息，困绕成本、利涧、责本个中心，分析过去、控制现在、规划未来，为管理者提供经营决策信息，并帮助箕做出科学决策.（2）购销存系统.丰要系统包括采购计划、采购管理、率存管理、存货核算、销售管迎等模块.用友软件购销存系统面向企业中3个主要层次（操作g层、部门挣理层、企业决策层）的角色提供对应的功能.决策旧需要根据前两个层次不断反馈信息，进行综合的统计、分析，发现规律和问题,进行姓营决策,使企业的管理模式更符合实际情况，制定出最佳的企业运营方案，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学化、现代化、智能化.（3）管理决策系统,主要包括领导信息系统（EIS）、DSS决策支持系统、财务评价系统等模块.会计核算子系统•般都包括：账务处理、工资核算、往来核算、固定资产核算、会计报表等部分；财务管理子系统则包括：购销存管理系统、资金集中管理系统、成本核算系统、全面预算管理系统内容等（一）会计核算子系统会计核算子系统以处理会计人员的日常业务功能为目的、账务处理为核心，在会计科目设定和会计凭证数据录入的基础上，自动生成各类账本、完成日常记账和月末记账以及凭证打印等功能。（大多数会计核算子系统还包括工资核算、往来核算、固定资产核算和会计报表等）（二）财务管理子系统财务管理系统是企业根据资金运动的客观规律，遵循财务制度，通过预测、计划、分析等工作，正确地组织和调节企业资金筹集、分配和运用过程中财务关系的活动，辅助企业管理人员监督、控制和协调企业的管理活动。财务管理系统的主要职能是：在供应链上形成的商品管理（购销存管理）、资金管理、成本管理和全面预算管理等。（财务管理活动不可能完全靠计算机来完成，尤其是控制、监督和决策活动）第三节会计信息系统的网络架构一、基于局域网的应用（P108）二、其于广域网的应用第四节会计信息系统的工作流程.传统会计系统的T作流程传统会计系统的I：作过程是从业务事件的确认婆别'计局开始的，接卜来是对检景结果数据进行记录反映（填制原始为证），根据原始强证!I记人末级明细喉（业务台账），前面过程•股是和业务处理结合进行的.原始兔证传送财务部门，专业核算人员对月进行稽核，然后.是对原始凭证的分如理，编制记*凭证，审核，进行科目JT总，根据科目汇总表记总长，编制总账余独衣；同时,根据原始凭证和记*凭证记明细分类败，定期编制明细账户余嵌表，与总猿余项进行对账：期末编制财务报告.一、会计信息系统各子系统之间的关系一个完整的会计信息系统可分解成若干个子系统，子系统之间相互作用，相互依赖，共同完成会计信息系统的反映、控制和监督职能。子系统相互作用、相互依赖的关系主要表现为控制联系和数据传递联系两种。控制联系就是一个子系统的状态输出对另一个子系统的状态、行为产生影响。数据传递联系是指一个子系统的数据输出作为另一个子系统的数据输入，供其加工处理，实现数据共享。研制和使用电算化会计信息系统至少有三个方面的作用：A、有利于组织管理数据，合理数据流向；有利于划分子系统的边界，设计子系统之间的数据接口。B、有利于实现各子系统之间的数据共享，防止重复存储重复输入C、有利于根据数据的来龙去脉和数据输入输出的先后次序，确定子系统研制使用的先后次序。（一）会计信息系统各子系统之间的数据关系1、采购管理采购管理系统向库存管理系统传递数据。即：追踪存货的入库情况、出库情况和结存情况，把握存货的畅滞信息，减少盲目采购，避免库存积压。采购管理系统向存货核算系统传递数据。即:将采购结算成本自动记录到存货成本账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本。采购管理系统向应付系统传递信息，并接应付系统的反馈信息。2、库存管理库存管理系统接收采购管理系统和销售管理系统中各种存货单据，予以审核。向存货核算统传递已审核过的存入（出）库单。接收存货核算系统传递过来的入（出）存货的成本数据。3、存货核算存货核算系统接收采购管理系统，销售管理系统和库存管理系统中传递的己审核过的入（出）库单，进行记账，并生成记帐凭证。向库存管理系统传递入（出）库的存货成本。向采购管理系统和销售管理系统传递存货信息。接收成本管理系统中传递的产成品单位成本，进行产品成本的分配。4、销售管理销售系统的发货单新增后冲减库存系统的货物现存量，审核后的销售出库单传递给库存系统。库存系统为销售系统提供可供销售存货的现存量。销售系统的出库单传给存货核算系统。存货核算系统将存货的销售成本传递给销售系统。销售系统为应收账款核算系统提供已审核记账的销售发票等。应收账款系统为销售系统提供销售发票的核销情况5、应收账款应收账款系统接收销售系统录入的发票，由本系统生成凭证，并对发票进行收款结算处理。向账务系统传递转账凭证，并能够查询其所生成的凭证。应收账款系统和应付系统之间可以进行转账处理。向账务分析系统提供各种分析数据。6、应付账款应付账款系统接收采购系统录入的发票，由本系统生成凭证，并对发票进行付款结算处理。向账务系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。与应收系统之间进行转账处理。向财务分析系统提供各种分析数拓。7、账务系统接收应收、应付系统、存货核算、固定资产、工资管理系统、成本核算系统生成的凭证；向报表系统、决策支持系统、财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表；财务预算向账务系统提供预算数据，对账务系统中的填制任证进行预算控制。8、工资管理工资系统和账务系统主要是凭证传递的关系，工资、职工福利费、工会经费、职工教充经费、养老保险金、住房公积金的计提分推要通过转账凭证传递给账务系统进行处理。工资系统向成本系统传递工资和福利分推的数据。9、固定资产固定资产系统将增加、减少资产和计提折旧等有关数据通过记账凭证的形式传递到账务系统。向成本系统提供折旧数据。10、成本管理成本管理系统从存货核算系统中取得直接材料（即生产领用材料）的领用成本，进行成本计算，得出产品的单位成本。向存货核算系统提供产成品的单位成本，经产成品成本分配后，填写未记账的产成品入库单中的单价和金额。成本管理系统将工资系统提供的人工费用中应属于成本开支范国的工资数所分摊到成本资料中。成本管理系统从固定资产中取得分部门的折旧费用分配表，作为制造费用——折旧费用的折旧费用数据。进行成本核算业务处理时，如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于账务系统，则成本核算系统在账务系统记账后，从账务系统中取得间接费用和其他费用的数据。如果不使用工资、固定资产系统，则成本核算系统还需在账务系统记账后，自动从账务系统中取得人工费用和折旧费用数据。成本管理系统将结转制造费用、辅助生产费用、盘点损失和产品耗用凭证和完工产品成本到账务系统中。11、资金管理根据各种单据等记账依据生成凭证，提供给账务系统。根据账务系统生成的凭证，本系统进行管理及计息。12、预算管理预算管理系统主要从账务、工资、固定资产、应收应付、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统中取得数据、进行预算执行情况分析。预算管理系统向各子系统提供预算数，对各系统中的业务进行预算控制。13、会计报表会计报表系统提供了大量的取数函数，在公式定义时运用这些函数，可以从账务、工资、固定资产、应收应付、财务分析、采购、库存、存货核算和销售系统中自动取得数据，编制所需要的报表。（二）会计信息系统各子系统之间的业务流程关系（P114图）（三）会计信息系统的功能整合当前，我国会计信息化的应用水平总体上说还比较低，具体表现为基础信息化不能集成，信息孤岛现象严重，大部分财务软件功能单一，技术架构单一，支持的会计制度单一，操作平台单一。出现这种状况有两方面的原因：一是企业会计信息化本身缺乏整体规划、缺乏有效控制。二是财务软件厂商众多，良优不齐，部分财务软件缺乏整体设计，未能站在企业管理信息化的高度研究会计电算化，仅仅限于模拟手工核算方法。企业财务管理信息化是企业信息化建设的核心部分，它的成败决定了企业信息化的建设的成败。会计信息系统功能整合要坚持以下原则：A、全面规划和整体设计，高度集成化，数据完全共享；B、积极借鉴国外先进经验，同时结合实际国情；C、要注意延续性，对过去在财务管理方面的投入（比如硬件、软件及员工的学习、经验积累等）要进行有效的利用。D、坚持平台化、组件化和构件化的开发方式。会计信息系统的功能整合中，要注意以下问题：A、功能上要注意：1＞以完善的财务核算软件为基础，不断提升现有财务核算软件功能，把软件做深、做精、做细、使会计电算化软件向管理型、智能化、通用化、兼容化方向发展。2＞要建立统一的软件数据交换标准。重建原有的信息资源，建立全局共享数据模型。重新构架一个标准化、集成化、开放化、整体化、个性化的会计信息系统。如：部门信息做为公用信息在软件中统一设置，而不能在各子系统中分别录入等3＞要充分考虑企业越来越强烈的远程处理、集中式管理、财务与业务协同的要求。4＞要适应中国加入WTO后经济一体化、资本国际化的要求，支持多汇率、多币种核算B、技术上要做到：1＞软件要做到跨操作平台、跨数据库平台、支持大型数据库2＞要将新兴的、前沿的技术逐步引进到会计个息系统的开发中来，如：蓝牙技术3＞管理型财务软件的开发目前尚处于探索阶段，没有统一的定义和模式，尚需要在实践中不断充实、完善和提高。二、财务处理子系统流程账务处理子系统的目标应包括：A、能随机输出任意时点任意会计科目的期实余额、借方发生额、货方发生额及期末余额。B、能随机输出任意时期内任意会计科目发生的所有业务。C、能随机输出会计报表（包括资产负债、损益表等）D、能随机输出其他用于企业内部管理的报表和资料。电算化账务处理流程和手工帐处理流程主要区别：1、原始数据来源发生了变化（即：电算化可以通过计算机网络传递；手工条件下，最初的原始数据都是根据原始凭证编制记账凭证）2、没有必要账账对的工作。（即：手工条件下，总账、明细账、日记账由许多会计人员分别登记，虽说其数据都来至记账凭证，但输入过程中难免出错。但电算化，所有数据来自于记账凭证，计算机不会发生计算、汇总错误）3、记账的含义不尽相同。（即：手工条件下，记账是指：记明细账、日记账；总账，是由不同会计人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。而电算化，记账只不过是把经过审核的凭证数据从•个文件转移到另•些文件的处理过程，通过记账使被审核的输入凭证成为正式会计档案。）4、账表的存在形式发生了变化。（即：手工账本和电子文件的区别）5、可以让多种账务处理流程并存于一个账务系统中。（如：总账模块中有多种账务操作子模块）6、电算化后，大部分工作由计算机完成。7、资料的积累和查询更为方便。归纳：手工会计与电算会计的异同1、相同点：（1）目标一致；（2）都需要遵循基本的会计理论和会计方法；（3）都需要遵守会计法规和会计制度；（4）基本工作要求相同：A,采集数据予以输入;B、对数据进行加工处理，如：分类、计算和传递；C、存储记录和资料；D、制定各种程序，规定需要何种数据，于何时何地取得该项数据,以及如何使用和传递；E、编制、输出报表(5)复式记账的基本原理相同(借贷记账法)(6)都必须保存会计档案。2、不同点(1)所用的计算工具不同；(2)数据、信息的载体(媒介)不同；(3)账簿形式和错账更正方法不同：日记账、总账一►订本式手工会计： 明细账：可以用活页式'划线更正法错账更正方法：<补充登记法红字更正法A、账簿可以用活页式，平时不用订本式，到电算会计：一定时期(一般在期末)，才订成订本式。、B、错账更正方法不存在划线更正法，因为计机存在逻辑校验。逻辑校验：［会计科目逻辑校验

“借贷金额平衡校验(4)账务处理程序不同：(5)账户设置方法和账簿登记方法不同；手工会计：分五大类，并可再细分；电算会计：用科目号，如：3222级，数据共享。(6)会计工作的组织体制不同：手工会计：A,材料组B、成本组C、资金组D,综合组电算会计：A数据收集组B凭证编码组C数据处理组D信息分析组E系统维护组(7)会计人员素质不同(8)对账、结账和期末账项调整的方式、方法不同(9)内部控制制度不同手工会计：人工控制电算会计：人机控制(10)会计系统的设计方法不同三、会计信息系统与管理信息系统其他子系统之间的数据联系信息系统(物资供应系统生产管理系统1.企业是个产供销系统 J产品销售系统［工艺技术系统 f会计核算系统财务与会计系统,6事劳动管理系统［财务管理系统2、系统特征独立性整体性目标性‘层次性动态性工艺技术标准子系统一负责制定产品、零部件的编码，提供产品结构、产品加工工艺过程、产品定额等数据与其他工艺技术信息。生产管理子系统——负责日常生产的计划和管理物资供应子系统——负责制定生产所需物资的计划、订货、采购、库存管理以及企业内部的物资分配管理等设备管理子系统——负责全厂设备的管理销售管理子系统——负责收集顾客对产品质量、性能、价格等方面的要求信息，制定销售计划，接受顾额订货，进行合同管理及成品库存管理等。人力资源管理子系统——负责员工档案管理、人员需求计划、员工培训计划和劳动工资定额编制等工作，财务管理和会计核算工作都要用到这些信息。以上为会计信息子系统第二讲第五章会计信息系统模块功能第一节会计核算系统会计核算系统可划分为账务模式、往来模块、工资模块、固定资产模块、电子报表等功能模块。各模块主要任务：财务模块一一是会计核算系统的核心，主要处理凭证录入、会计科目设计定、初始建账、输出各类账本、完成日常记账和月末记账以及凭证打印等等。往来模块——对企业的往来款项进行核算、管理、分析。工资模块——完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作。生成工资结算单、工资条、工资汇总结算总表、工资费用分配汇总表、面额分配表等，并自动编制机制凭证传递给账务模块。部分工资模块还有考勤和个人所得税计算功能.固定资产模块——完成固定资产基础数据的汇总、固定资产日常管理（包括固定资产增加、减少、折旧、变动、台账等）、固定资产的凭证生成、查询打印固定资产管理中的各类表格。电子报表——分为静态报表和动态报表来处理。动态报表又分为资产类、损益类及其他等三个部分。另外可根据用户需要增加手工报表录入功能，以便用户对报表灵活处理。一、电算化会计信息系统的物理结构1、硬件设备'输入设备 ［控制器'加工处理设备< >CPU中央处理器A., ［运算器，存贮设备：（内存与外存）、输出设备：（打印机与显示器）B、目前常见的硬件结构，单机结构多机松散结构'联机结构 （局域网'网络结构城域网广域网.Internet2、软件软件是运行管理应用与维护计算机所编制的各种程序的总和。操作系统，系统软件，、语言系统A,4,通用软件,应用软件-―专用软件:BASICCOBOL\DBASEIIIFOXPRO2.5iC语言"汉字处理系统«数据输入程序、报表生成程序”财务软件（会计软件）:其它管理软件成本小*成本小*特性少.共性多r针对性强《成本高周期长I风险大系统集成（二次开发）B、财务软件的取得方式实入商品化财务软件< ［委托开发,自行设计，I定点开发）1自行开发.

二、电算化会计信息系统的职能结构包括三大模块：财务模块、购销存模块、管理分析模块会计报表模块会计报表模块二、电子计算机对会计信息系统的影响(-)电算化会计信息系统的特点1、计算工具：电子计算机；2、介质：磁性介质是会计信息的主要载体;3、数据处理高度集中化、自动化；4、信息资源高度共向共享；5、数据处理由人机共同控制。(-)电子计算机对会计信息系统的影响1、改变了原有会计信息系统的组织体制2、簿记规则发生了变化3、账务处理程序发生了变化4、内部控制制度发生了变化5、会计信息质量发生了变化6、会计档案保管发生了变化7、人员机构发生了变化8、对会计人员知识结构的要求发生了变化第二节系统管理应用原理一、系统管理的使用者鉴于系统管理模埃在苑个会计信息系统中的地位和圭要性,因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制,系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管运历的身份，二是以账会主管的身份..以系统管理员的身份注册系统管理系统管理其负资整个应用系统的总体控制制雄护1:作，可以管理该系统中所有的账:住.以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建、X、引入和输出，设置操作凶和权限,监控系统运行过程，清除异常任务等.系统管理员是系统中权限最舟的操作必，他要对系统数据安全和运行安全负责.通用公计信息系统中一般预置默认的系统管理协及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码,以保障系统的安全性..以般套主管的身份注册系统管理账金主管负责所选账套的维护L作.主要包括对所管理的跟套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及读账套操作反权限的设对所管辖的屐套来说,赈套主管是级别最高的，拥有所有校块的操作权限.由丁账套主管是由系统管理协指定的，因此第一次必然以系统管理必的身份注册系统管理.建正账套和指定相应的账套主管之后，才能以整套主管的身份注册系统管理,系统管理M(Admin)和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的.系统管理员登录界面只需包括服务器、操作彷、密码三项，而账套主管登录界面除以上三项外还必须包括*套、会计年度及掾作口期。二、企业账套数据的管理账合管理包括账登的建在、修改、引入和给出.其中，系统管观由有权进行账套的建立、引入和输出掾作：而账套信息的修改则由账套主管鱼贵..建立账套企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中去比企业的基本信息、核算方法、编码规则等，骈之为处张，然后在此基硼上启用公计信息系统的各个子系统，进行口常业务处理.为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向，，用来引才用户的建账过程.隹江企业屐套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：⑴账金基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及*套路径.账套号:由丁•在一个会计信息系统中,可以建M多个企业账公,因此.必须设置张套号作为区分不同账套数据的唯一标识.账套.名称:一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该张套的用途命名.账套号与账金名称是一一对龙的关系，共同来代表特定的核算账套.账合路径:用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般依设一个存储位直，称其为默认路径，但允许用户更改.账套启用口期:用丁规定该企业用计算机进行业务处理的起点•一般要指定年、月.扇用口期在第一次初始设置时设定，一旦招用不可更改.在确定账合后用口期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即♦认会计月份的起始口期和结*口期.⑵核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等.在以上方】史信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称.⑶*合核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等.记喉本位币是企业必须明确指定的，逋常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选撵不同的企业类型，系统在业务处理他图卜布所不同.行业性质表明企业所执行的会计制度.编码方案是对企业美健核算对象进行分类级次及齐级编码长度的指定,以便于用户进行分级核算、统计和管理。数据相度：是指定义数据的保用小数位数.以上张套参数确定后，成用系统会白动建在一套符介用户特行要求的账簿体系。.修改账套账套隹。完成后，如果发现有些参数有谈第耍修改.或者希里会看建账时所设定的信息，可以执行账套修改功能,只有账仓主管有权修改账仓，即便如此，有些系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、雇用会计期，.引入和输出账套账住输出是将系统产生的数据着份到段盘、软盘等存储介质，一方面为保证数据的完蛇性，另一方面当系统遭受意外破坏时，可以利用备份数据尽快恢红系统，从而保证企业口信业务的正常进行.如果企业初始建账时数据错误很多或某些情况无需再保密企业账套，可以将机内账长删除.张套制除公一次将该账套下的所有数据枷底清除,因此执行此操作时应格外慎堇，为数据安全起见，系统般艮供账套删除前的强制番份,并且只授权丁系统管理防.引入张套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中.在计算机环境中，无论是计算机故障或病毒侵犯，都会致使系统数据受损，这时利用*套引入功能，恢复番份数据,可以将根夫降到最小。另外，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并।.作.三、企业年度账数据的管理年授账管理主要包括：建立年度账、年度*的引入和输出、结转上年数据、消空年度底.对年度账的管理只能由账套主管进行..建立年度账新年度到来时，应首先建立新年度核算体系，即建》年度账，再进行与年度账相关的其他操作..年度张的引入和输出年度底操作中的引入和输出，作用是对数据的着份与恢复.年度账操作中引入和输出，不是帔个账佳的全部数据，而是针对账套中的某一年度的数据..结转上年数据每到年末，启用新年度账时，就需要将上年应中的相关*户的余璇及火他信息结转到新年度账中.如果企业管班信息系统涌连了财务、供应链等多个模块，进行年度数据结转时还要注意先后顺序.般来说，来啊系统、销售系统年度数据结转为第噬次，然后是库存管理和存货核算，当供应链的结转完成之后，就可以执行应收款管理和应付款管理的年度结转.以上各项和I.资管理、固定长产管理的年度结转完成后，才可以执行成本管理的年度结转，最后是账务处理系统..清空年度数据如果年度账中错谩太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候,便可使用清空年度数据的功能.“清空"并不是指格年度*的数据全部删除.而还是要保密”信息的，如账套基硒信息：系统预置的科目报表等等.保窗这些信息主饕是为了方便用户使用清空后的年度账重新做张.四、操作员及权限的管理实施企业财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的掾作人M,并对操作人好的使用权限进行明确规定,以避免无关人M对系统进行#法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行防调，使得流程取畅,从而保证城个系统和会计数据的安全性和保密性..操作员管理操作M指有•权登录并使用系统的人.操作M管理包括操作员的增加、修改和删除，由系统管理为全权管理.⑴增加掾作M增加系统掾件M时，Q须明确以下关丁操作M的特征信息：掾作员编号、姓名、所属部门和掾作员密码.操作员编号是系统区分不同操作人M的唯…标志，因此必须唯一.操作由姓名-依会出现在共处理的票据、凭证匕因此应记录箕其实姓名，以便对犬操作行为进行监督.操作M密码是登录系统的通行证，也是计算机环境下不同丁手I的控制方式之一，初始时由系统管理M统一说置，使用后由操作M本人定期更改,以确保不检他人⑥取.⑵修改或删除掾作M操作处刚刚设宜完成,可以对共：姓名及口令进行更改.一旦以其身份进入过系统，便不能被修改和删除..设置操作员权限设置操作M权限是从内部控制的角度出发，对系统操作人员进行严格的岗位分【.，严禁越权操作的行为发生，保证系统使用的安全性，系统管理处和账套主管都有权设置操作时权限，不同的是：系统管理仍可以指定或取消某一掾作足为一个账合的主管，也可以对各个*会的操作员进行授权：张告主管的权限局限丁他所管辖的张套，在该账台内，账合主管默认拥有全部操作权限，可以针对本*套的操作M进行权限设置.眼套主管白动拥有•所有模块的操作权限,可以为一个操作予几个校块的掾作权限.也可以为一个操作M赋予一个模块中部分功能权限，五、系统运行安全管理.系统运行监控以系统管理员身份注册进入系统管理后，可以查看到两个部分内容,部分列示的是已经登录的子系统，还有一部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能.这两部分的内容都是动态的，它们都根据系统的执行情况而白动变化..注销当前操作员如果需要以一个新的掾作彷身份注册进入，以启用系统丈他功能,就需要将当前的操作M从系统管理中注销：或者您需要暂时离开，而不希望他人对系统管理进行操作的话，您也应该注箱当前掾作M・.清除系统运行异常系统运行过程中，由于死机、网络阻断等都有可能造成系统异常，针对系统异常，应及时予以排除.以释放异常任务所占用的系统资源，使系统尽快恢红正常秩序..上机日志为了保证系统的安全运行，系统随时对办个产品或模块的每个操作员的卜.下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机口志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻.第三节基础设置一个屐合是由若干个子系统构成的，这些子系统共学公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石.基础设置的内容根多，一般包括企业基本管理信息的设置如部门档案、职协档案等，与往来单位相关的信息设置如客户分类信户档案、供应商分类/供应商档案等，基本核算信息的设置却会计科目、结算方式、银行账号等.设置基础档案之前应首先确定基端档案的分类编码方案，基础档案的设置必柒遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定.三账务处理子系统第一节账务系统的工作原理及功能结构务系统的基本功能是将会计依始凭证径过一定的数据处理过程形成会计*簿,无论是手I.条件还是计算机条件,都必然完成这一金本功能.一、账务系统手工处理方式在于L条件下，会计核算具有一隹套科学的方法体系。它主要包括】设置会计科日及账户、品式记屐、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清含、编制会计报表.这些会计方法是相互联系、嘛需结合的.为了及时、正确、完整的处理会计业务，不同规模、不同业务员和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序，也林账务处理程序,如记账凭证核算组统田序、科日汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序等.二、计算机账务系统的数据流程计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是I1、编辑输入记张凭证或机制凭证.记账凭证是指手I轴入到计算机的会计凭证，此类凭证是输入到计算机中的主要凭证，一般在输入时应注意审核共正确性：机制凭证是指由计算机生成的两种凭证：一种是对丁某些具有燃律性、且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设宣白动生成共记赛凭证，这类凭证搬称为机制凭证，另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记炼凭证.2、对输入的记账凭证进行审核.无论是手।.输入的记账凭证还是机制凭证，都需要再次进行审核,以确保其正确性.3、人工控制由计算机自动完成记账工作.在计算机条件下的记账操作，是指分别更新记*凭证文件、科日余顿及发生做文件、部门、项目、往来等辅助文件以及单位银行对账单文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证.记账的为一日的是为了保证会计数据的安全和正♦，对于已记账的会计数据只能使用圉有痕迹的修改方法•因此记*操作在计算机条件下成为对记寐凭证错误的修改是否由•痕迹的分界。4、人工控制由计算机自动完成结账工作.当进行结账时，计算机将白动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同忖结束本月业务的处理.5、人工控制由计算机自动进行银行对账.银行对账是根据银行对张单文件和企业对账文件中的银行业务进行对账,同时生成银行余璇调节表及已达张和未达账.6、在计算机会计账务系统第一次投入使用时,也行类似手।.的转账।.作，这一I：作通过对系统的初始设置来完成。在底务处理子系统数据流出图中各主要数据座文件分别是।凭证文件।科目余额/发生赣文件：部门（iJi日、往来业务）辅助文件：银行对屐学文件.三、通用账务系统的基本功能结构1、系统初始化：包括系统l作环境设置，账套设宣，科目、凭证种类、初始余颜录入，系统的人M管理,初始银行未达屐，初始未核销往来张等设置.2、凭证处理：通过严班的制单控制保证地制凭证的正确性，提供饯金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及会看最新余辙等功能，加强对发生业务的及时管理和控制.完成凭证的录入、审核、记账、：6询、打印，以及出勤签字等.3、账簿输出：包括公询和打印#种已记账凭证、总朱、口记*、明细账及各种JT总表.4、期末业务处理：主要完成期末结特业务记岷凭证的自动鲂制和期末结*I.作.包括月末的"月结”及年求的“年结”I：作.5、出纳管理：为出纳人员提供一个桀成的办公环境,加强对现金及银行存款的管理.：6询和打印现金口记黑、银行口记账、要金口报衣，边行支票登记和管《!’进行银行对账并编制银行余顿调节表.6.往来管理、部门管理、项目管理等辅助核算项目的管理.7、系统管理和维护：主要包括数据的番份和恢任、匕机记录的点询和打印、全建索引、往年数据删除等.第二节账务处理系统的初始化一、账务系统初始化设置概述寐务系统的初始设置一帙由财务主管或财务主管指定的专人进行.初始设置L作在系统投入使用时进行，以后，般不再:£新设at或修改，如需修改应在年末给*后进行.账务系统初始化，根据M：在账务系统中的作用大致匕可以分成两个层次'第一个层次是系统I:作必不可少的星本设置：第二个层次是为了方便用户使用、提高系统I.作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及北与财务管理有关的深入设SE.二、初始化设置前的准备工作（一）仔细阅读《使用手册》（二）会计科目.凭证类型等的确定在使用系统之前，应根据〈公计法人（企业会计准则》及〈企业会计制度》的要求，结仆本企业会计核算和管理的需要及软件的特点，确定会计科目体系和凭证类型.1、会计科目的确定：会计科目体系的设置应考虑以下几方面的要求：⑴设宣会计科目必须满足会计核算的要求要根据不同单位经济业务的特点，以全面核算其径济业务的全过程及结票为日的，使全部经济业务在所设的科目体系中都能得到反映，（2）设置会计科目必须满足管理的要求会计信息系统还要为企业管理提供各种信息，为考核、分析单位的径行状况，实施控制，作出核测、决策提供依据,而这些要求都可以通过介理地设置科目体系得到满足.⑶股国会计科目会筑满足报表的要求会计报我是会计信息息统的输出的券本信息之一，报表中的8项数据应健方便的从机内账中白动生成.报表中的各个饕亲，应能从各级会计科日中找到.（4）设置会计科目饕保持相对稳定性进行科目设直时必须考虑企业经济活动的发屣前景，曲出较充分的余地.（5）也置会计科目要涌足会计制度的要求我国的《企业会计制度》对一级科目的右称、编码使用范用都有明确的规定.不允许各单位进行修改，只能在制度允许的条件下进行适当的增删.单位在确定科日体系时必徐遵循这一烦定.2、记账凭证类型的确定：在账务系统中记账凭证一旦设定并使用叙说来既不允许修改也不允许1M除，因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别.（三）会计数据资料的准备在系统运行前，应对系统所寤的各种基础数据进行蜓理,以满足系统运行的要求.这些数据包括：1、往来张户数据的准备必须对往来*户的有关资料如I第位名称、个人姓名、地址、电话、邮政煽码等资料进行认真的蛆理，作到名称使用规范，有关资科齐全，以符介账务系统的要求.2、银行账数据的准备账务系统依都提供银行对账功能,但在招用此项功能之前,必须在系统中录入坂近一次对瘵企业方与银行方的调控前余鞭，以及启用口期之前的单位口记张和银行对*单的未达项，对于系统所需的这些数据，都要事先挺理出来.3、科目余额的准备账务系统使用之初必须将各个会计科目的期初余额输入到计算机中，如果账务系统扇用口期不是年初则还需要将系统使用之前各科目的各月的信贷方发生额输入计算机，以便今后编制年终会计报表使用.般账务系统只需要输入用低锻科目的发生做和余额.K上级科目的发生融和余辙可由计算机自动进行计算而生成.为了求取系统所需的这些数据，在系统投入使用之前必须对手।.会计账簿出行清理，结平所有账户，列出所有•明细科目的发生懒、余蒯的清单，以着账务系统初始化设置使用.4、凭证摘要的规范化在会计信息系统中为了艮高编制凭证的效率，减少汉字的输入城，一般设有凭证摘要库以便存放单位常用的摘要，使用时通过摘要编码或现场帮助功能,白动输入摘要的内容.这就要求在系统使用之前，必须对单位使用的摘要进行认真的规范化，这种规瓶化一方面是指对摘要表述的规范化，力一方面迁要符介软件的要求，如商品化通用软件一般都对摘要有长度的限制，使用摘要的字数不能超过此长度.（四）会计姐织和人员分工的确定计算机账务系统投入使用前需要根据会计信息系统的I.件特点进行〔作岗位的重新划分并编定每一岗位的|小权限，以便在系统初始设宣时进行掾件权限设置峨保*务系统的运行安全.人员分I：的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人仍对系统进行作法撵作.公计信息系统人员分I.可以通过姓名和密码的设置来限定其掇作权限和责任他用.从而保证会计人员各司共职.三、系统控制参数设置首次信用一个新姥账金的账务处理子系统或启用一个*务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能件避一步的设置.（一）凭证控制设置1、制单控制：在迫制凭证时，系统能够进行的控制，（1）制单序忖控制：<2）资金及往来赤字控制：（3）可以使用其他系统受控科目，<4）允许修改他人培制的凭证।<5）支票控制：（6）制单权限控制到科目：2、外币核算：如果企业有外币班务，则成选择相应的不率方式一固定汇率、浮动汇率.3、凭证控制：处理凭证时,系统能够进行的操作控制.（1）打印凭证页脚姓名，<2）凭证审核控制到掾作Ml<3）出纳凭证必很姓由出熟签字।4、凭证编号方式控制：其中“系统编号”为培制凭证时，按照凭证类别按月白动编制凭证褊号.“手।幅号”为在制单时手|.录入凭证儡号.5、往来控制方式：客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算,还是由账务处理子系统核算.（二）账簿设置：用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等.I、打印位数宽度2、明细账（口记账、多兰*）打印输出方式3、凭证、正式*每页打印疗数;4、明细联会询权眼控制到科目I（三）明细权限设置对撵作城的掾作权限做进一步控制，如制单权限拄制到科目、凭证审核权控制到操作协.明细账金询控制到科目.四、会计科目设置（一）会计科目设置的内容L科目编码：科目编码应是科目全修码，即从一毁科目至本级科目的各级科目编码组介.K+.各级科目编码必须唯一，且必须按北级次的先后次序建迂，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目.科日修码中的一煲科目编码必须符合现行的会计制度.通常，通用商品化会计核算系统在建。账仓时，会白动装入规范的一艘会计科目。2、科目名称：科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称.3、科目类型：科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为।费产、负债、所有者权益、成本、损益.4、账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式,通窗系统会提供金额苴、外币金额式、数址金虢式、外币数坡式四钟张页格式供选择.5、助记码：用丁帮助记忆科目，提高录入和查询速度，通常科目助记码不必唯一，可以更红.6、科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方：增加记贷方的科目，科日性质为贷方•般情况下，只能在级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其级科目的相同.已有数据的科目不能再修改科目性质.7、辅助核算：也叫辅助账类.用丁说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供成商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用.8、其他核算：用丁说明本科日是否方其他要求，如银行账、口记*等.一般情况下,现金科目要设为日记账：银行存款科目要设为银行账和口记账.外币核算：用丁设定该科目是否布■外币核算，以及核算的外币名称.9、数量核算：10.用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位.（二）会计科目模块设置的功能k科目增加：该功能允许增加一个新的会计科目，增加时要进行合法性和止峋性检金,即不能行相同的科目代码出现,保持科目代码的唯一性.2、科目修改：当科目属性有错误时,可以对错误属性进行修改.但是如果某科目已被制过单或已录入期初余犊，则不能修改该科目.如要修改该科目必须先删除所有与该科目有关的凭证，并将该科目及共下SU4日余顿消零，再修改.修改完毕后要将余泳及凭证补h.已使用的科日不能增加下级.3、科目查询：准确而迅速地定位在用户所要式询的科目匕方便地含询或修改科目的各种属性.4、科目删除：对丁不再使用的科目，可以将其从科日军中删除掉.但是已有余幡的科日不能到除，不能删除"末级科目.5、科目打印：该功能可实现科目的简单和明细打印.6、科目保存：该功能是将科目设置的内容保存在科目文件中.（三）科目编码方案在进行科目代码设置时，一级科目代码应该使用财政部统一规定的代码.共他各级科目码应按使用单位的实际情况,在满足核算和管理要求的基础卜.白行股置.但这种设置还应符价前面所设的会计科目编码提则，通信对会计科目进行编码采用分组的顺序码.由丁账务系统运行时计算机只以科目代码来识别账户，因此科目编弼#常堂:要，除nun所说原则外.举码时还需要注意以下问题］1、科目代码应输入全码,即从级科目至本级科目的界级代码组合而成的代码组.2、科目代码必需具有曜-性，即句一个会计科目有而且只有一个代码来代去.3、科目代码要在漏足核算和管理的范提下适介计算机识别和分类处理.4、科目代码应简单明了，便丁操作人如记忆和使用.5、科目代码既要反映科日间的统区和逻料关系，也要尽的减少位数.以免增加输入和运算的I#址，增加出错的可能性.6、考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提舟，科目代码还应具有一定的旷展性，以便需要时能够灵活对科目进行增副.五、凭证类别设置通常，系统提供五种常用分类方式供选择：1、记账凭证2、收款、付款、转账凭证3、现金、银行、转账凭证4、现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转张凭证5、自定义凭证类别某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制,通信系统有五种限制类里供选择：常力爰3"嵬便射Lft类凭汨s方至知m妣出疗发生热贷方必m制电时，此类凭证贷方至少方-个限制科目方发牛额：凭证必方；制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有个限制科日方发生滁；凭证必无L制单此此柒凭证无论借方还是贷方不可克―膜制科H有龙生1触一无限制：制单时，此类凭证可使用所方合法的科目.在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字：若限制科目为#末级科目，JM在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制.六、外币及汇率设置企业有•外币业务，要避行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与^动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是疗动汇率,在制电时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定.如果使用固定笊率，则应在每月月初录入记今汇率（即期初犷率），月末计算汇兑损此时录入调莫犷率（即期末汇率）：如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当口汇率.七、期初余额录入在初次使用账务处理子系统时，应将经过蛭理的手L*日的期初余顿录入计算机：加果是年中启用账务处理子系统，应先格外*户此时的余颖和年初刎此时的借贷方累计发生额计算清处，作为启用系统的期初数据录入到*务处理子系统中，系统将白动计算年初余璇：加果企业是在年初建联,或不反映总用日期以前的发生额,则期初余辙就是年初

姗果科目布•辅助核算，还应隹匠各辅助项目的期初余戳,以便在期初余额中录入.

期初余欷的录入分两部分，总账期初余融京入、辅助核算科日期初余额录入.（一）总账期初余额录入余陵和笈计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余顿和累计发生数据由系统白动计算.如果某科目为数抵、外币核算，应录入期初数及、外币余触，而且必旅先录入本币余论,再录入数挂外币余额.若期初余额有外币、数及余融，则必柒有本币余顿,打字余额用负号输入.（二）辅助科目期初余领录入在录入明初余璇时，对T设置为辆助核算的科目，系统会白动为共开设辅助张页.相应地.在输入期初余辙时，这类科目总*的期初余棘是由辅助账的明初明细力总而耒，却不能直接输入总账期初数.期初余陵录入完毕后，应该■算平衡.期初余顺试算不平衡,将不能记*,但可以填制凭证、己控记过账，则不能再录入、修改期初余融，也不能执行“结转上年余瓶”的功能.着使用了应收、应付系统，并且客户往来或供应商往来由应收、应付系统核算,那么，应该到应收、应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额.在账务处理系统中，只能录入这些科目的总余懒，若这些科目还有其他辅助核算.如部门核算或项日核算.则只能录入这些科目下各部门总余籁或各项目的总余顿.A.其他设置（一）定义结算方式用来转汇和管理企业在鲤营活动中所涉及到的站算方式，如现金站算、支票拈算等.站算方式最多可以分为2级.结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行.定义站算方式的内容包括：站算方式箱码、结算方式名称和票据管班标志.（二）自定义项的设置在账务系统中，8企业所使用的各类原始单据（如发票、凭证、出入库单等）和常用基础信息（如客户、供应商和存货）中的顼目可能公因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基酬信息设置了白定义项和白由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活白由地录入一些辅助信息，系统役先定义好了最多可设置的白定义项和白由项.就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货：而自由琰只针对存货而才.一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个融性，（三）常用凭证定义在企业口常的线济业务中，公出现大廿的同类业务，反映这些业务的公计凭证的分录格式一致,不同的仅仅是发生额，为方便这类凭证的输入，可以预先定义这类凭证的分录格式，即常用凭证.将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时随时谓用，必将大大提高业务处理的效率-确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板,在调用常用凭证后，仍可做性改，使共•符外当时会计业务需要.定义常用凭证时即要定义凭证主饕信息，也要定义凭证分录内容.（四）常用摘要定义常用摘要是系统为方便以后凭证输入，布助用户规检摘要而设定的功能.用户可以通过常用摘要定义功能,定义本企业常用摘要，在填制会计凭证时可的时调用.第三节 账务系统日常业务处理账务系统口常业务处理主要包括记账凭证的输入、审核、修改和记账等I件.其中记账凭证的处理是寐务系统日常业务处理过程中手I.业务处理和计算机业务处理的连接点，也是计算机账务系统最基本最主要的数据来源.因此凭证处理是账务处理的关要环节.一、凭证管理（一）凭证填制每一张凭证应该只记录一第经济业务，不可把记录不同经济业务的分录埴入一张凭证.凭证填制的内容主要有，1、免证类另4:输入凭证类别字.凭证类别是在初始化时设置的.2、凭证编号：般情况下，由系统分类按月白动编制，即每类凭证每月都从oom与开始，对丁网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统提示了一个参考凭证号，真正的凭证箱号只有在凭证己境制并捶保存完毕后才给出，如果只有一个人制单或使用单用户版制单时凭证右上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号.3、制单日期：系统白动取进入”务系统前输入的业务口期为记*凭证填制的口期.4、凭证体：输入本张凭证的每一绻分录.每邕分录由摘要、科日、发生金融组成.（1）搁要：输入本基分录的业务说明，摘要要求简洁明了.（2）科目：科日必须输入末线科日.科日可以输入科目修码、中文科目名称、英文科日名株或助记码.（3）辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数址、白定义I页等.如果该科目耍进行数地核算,则屏幕提示用户输入“数量”、“单价•・系统根据数及X单价白动计算出金额.若科目为银行科目，那么，还成输入“结算方式”、“票及“发生口期，输入这些数据的日的主要是便丁儿行饭行对账,同时也可以方便对支票的管理.对于要使用“支票登记簿”功能的用户，石希里在制单时也可进行支票登记，则或在“账簿选项•中设置“支票控制”选项,那么在制单时，如果所输的站算方式应使用支票登记簿.在输入支票号后,系统则公白动勾箱支票登记簿中未报销的支票,并将报销口期埴上制单口期.（4）金融h即该笫分录的借方或贷方本币发生额.金额不能为零,但可以是红字，红字金演以他数形式输入.（二）凭证审核为确保登记到账算的每一落经济业务的准确性和可完性.制单协增制的每一张凭证都必须生过审核协的审核.审盒认为错误或有异议的凭证,应交与侦制人凶修改后.再审核.审核处和制单M不能是同一个人.审核操作员除了需要具书•凭证审核权阳外，还需要具有对恃审核凭证制单M所制凭证的审核权,这个权限在“明细权限”中设置.凭证一经审核,就不能被修改、删除,只有•被取消审核签字后才可以进行修改或删除.取消审核笠字只能由审核人自己进行.采用手L制单的用户，在手L凭单.上审核完后还发时录入机器中的凭证进行审核.作废凭证不能被审核，也不能被标错.已标错的凭证不能被审核，若想审核.需先取消标错后才能审核.若设置了“凭证需出纳签字”参数,则对丁收款和付款凭证不仅须审核M要字还需出纳筌字.（三）凭证汇总凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成张科日丁总表•进行汇总的凭证可以是已记*凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人m可在凭证未全部记账前，随时查看企业日前的经曹状况及义他财务信息，二、记账计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据也递的过程，把抄过审核笠章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据零文件中，传递到记*凭证数据库文件中，这一「•作由计算机白动完成.先过记哌的凭证是不能修改的,也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据，系统记账一般都遵循这样一个过程，（一）选择记账凭证开始记账时，系统首先饕求用户选择要记账的凭证他用.凭证他用由月份、凭证类别、凭证编号决定，系统■般给出凭证编号的最大他情作为默认值。一般月份不能为空，类别如果为空，系统白动将各类已审核的记*凭证全部进行记*.（二）系统自动检验记账凭证虽然记账凭证在输入和审核时已径径过多次检验,但为了确保会计数据的正确，系统在登记机内眯簿时仍将对记张凭证进行一次平密校总和会计科目等行关内容的检验.，如果发现不平衡凭证或错误凭证，系统公将不平衡的凭证或错谩凭证的类别和凭证号显示绐用户，同时停止记账.（三）数据保护记兴I.作涉及到系统内多个数据库,记账过程一旦发生意外,会使记账涉及到的数据库受到影响，为此系统设计了数据保护功能•记账前系统首先将有关数据库在便盘上进行着份，一旦记账过程出现意外，系统将停止记账并白动利用番份文件恢复系统数据.（四）正式记张以上I作完成后，系统自动将选定的记*凭证登记到机内账簿中（包括部门核算、往来核算和项目核算的辅助账簿）,并进行汇总L作，计算出方个科目最新的本月发生额、累计发生熊和最新的当前余领，将其保存在系统中，完成记账I.作井将已记账的凭证张数显示给用户.进行记底匚件需要注意的问题：1、未经审核的记账凭证不能记账，2、布•不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记麽.这种情况较为特殊，通常在系统投入口常使用后，违反规定修改初始设置时容易发生.3、记账过程决不允许无故中断系统运行或关机.第四节辅助核算与管理大部分会计软件在完成一般企业会计核算的星树|上，又提供了辅助核算与管理的功能.以实现核算型会计软件向管理型会计软件的过渡,这些辅助核算与管理的功能包括银行对账、部门核算与管理、个人往来核算与管理、单位往来核算与管理、1贞日核算与管理等.一、部门核算和管理（一）部门核算。部门核算主要可为用户提供如下核算功能:1、输出部门核算账.系统可通过屏幕显示或打印的部门核算账主要存：(1)部门总账，系统可根据用户指定的部门核算科日和会计期间，输出该部门核算科日下指定期间内各部门的明初余耿、借贷方发生额及期末余皴；也可根据用户指定的部门和会计期间.输出该部n下指定期间内对应3个部门核算科目的期初余陵、借贷方发生撤及期木余弧(2)部门明细张.系统可根据用户指定的部门核算科目和会计期间，怆出该部门核算科日在指定期间内分部门的明细账：也可根据用户指定的部门和会计斯间,输出该部门在指定期间内对应务个部门核算科目的明细账：还可通过指定部n核算科目及部门和会计期间，输出该科目该部门下指定期间内的明细账，根据建＞：会计科目时所定义的*页格式，明细*的具体格式有金颊式、公币金敝式、数址金融式和原币数址式四种.具体输出明细账时,用户可选择输出格式.为外，还可输出多栏式明细账.2、核对部门张.通过该功能，系统将检查核对部门核算明细账与部门核算总账是否相符,部门核算总账与总账是否相符等,并输出核对结果.(二)部门管理部门核算产生的核算数据，为企业及部门对部门业务的管理和各项费用的控制与管辞提供信息.1、部门收支分析表部门收支分析表即对8个部门或部分部门指定期间内的收入情况和费用开支情况汇总分析的报表.统计分析的数据可以是发生颤、余畅或同时发生款和余额.2、部门计划执行报告部门计划执行报告是外部n的实际执行情况与计划数据的对比报友.通过部门十划执行报告，可以为管理者提供各部门完成计划的执行情况.部门计划执行报告主饕有两种数据方式，一种是各部门在某部门核算科目下的实际发生歆与计划发生额的对比数据：为一种是各部门在某部门核算科目下的余热与计划的比较数据，用户在具体使用时可口由选择.二、个人往来核算与管理(-)个人往枭核算个人往来核算主要包括以下功能：1、个人往来明细账系统可提供用户指定的部门和会计期何内的部门个人往来明细*,也可以根据用户指定的科目和会计期何,输出个人科目明细账.2、个人往来余额表系统可以输出指定会计期间内某科日某部门下所有人的发生额及余额表，指定会计期间内某部门往来个人的各往来科目的发生额及余缺表，指定会计期河内某个人往来核算科目下所行人的发生额及余额表.(二)个人往臬管理个人往来管理主要包括以下功能，1、个人往来清理：本功能是对个人的借款、还款情况进行清理，使用户及时了解个人借款、还欷情况.清理个人借款.系统对个人往来账的清理是逋过核销的方式进行的,通常有■白动核鞘和手L核相两种方式..个人往来账龄分析：是指对个人往来款余额的时何分布情况进行账龄分析，.以便财务人切及时了解个人往来款项的资金J,用情况，及时催收或支付款项.3、个人往来催款单：系统一般都提供打印指定的往来个人的往来欷项仲款单的功能.以便用户及时地消显个人借欷三、项目核算与管理（一）里目核算项目核算主要包括如下功能：1、项目账榆出.通过1史日核算功能，主要形成并输出，（1）项目总账•项目总联是反映某项日大类中的8个具体项目对应各个科目的各期（通过起始月份与终止月份指定的）发生颗和余顿的账簿.（2）某科目的限日明细账.某日核算科目下，各项目的明细数据.有三栏式和多栏苴两种格式，（3）某项目的项目明细账.某具体项目对应各个科目下的明细数据.2、核对项目账.这是系统提供的进行坂目张白动对账的功能，通过该功能，系统将检查核对琐日账间是否相符，项目明细账与总账是否相符等，并输出核对结果.（二）项目管理项目管理是为对某项业务的分顼管班提供管理信息费料。项目管理主要包括如下内容：1、项目统计表项目统计表反映外项目在各个对应科日下的期初余融、借贷方发生陵及朝末余脓的江总报表，通过此犷总报表可为管理者提供#项目的进展情况及各项目的开支情况，以便丁对项日进行管理和控制.2、项目执行计划报告.项目执行计划报告是各项目的实际执行情况与计划数据的对比报表。它可以为管度寻提供各项目完成计划的执行情况.第五节 账务系统期末业务处理账务处理子系统中，期末业务处理的主要I作是：期末的掩、提、结转业务的处理、对账、结喉等I.作.期末业务是会计部门在每个会计明木都需要完成的特定讹务。由丁•期末业务处理的主要