XX公司会务工作的指南

......XXXX公司会议筹备指南〔征求意见稿2016年11月目录第一章总则1第二章组织组工作1第三章秘书组工作4第四章会务组工作6第五章宣传组工作8第六章后勤接待组工作11第七章附则12附件1：XXXX公司XX大会筹备方案13附件2：16附件3：17附件4：18附件5：XXXX公司XX大会会务手册19附件6：XXXXXXXXX公司XX大会、XXXXXXXXX公司XXXX<职务>选票27附件7：29附件8：XXXX公司民主评议XX表35附件9：XXXX公司XX<职务>候选人预备人选名单情况介绍表36附件10：会议报告〔讲话式样37附件11：主持词式样38附件12：会议决议〔草案式样40\l"_Toc467831753"附件13：排版要求41附件14：会议记录式样42附件15：会议总结报告式样44附图一：大会会场45附图二：全体起立奏国歌45附图三：会议闭幕46附图四：领导讲话46附图五：领导做报告47附图六：领导主持会议47附图七：与会领导看望代表48附图八：会议讨论48附图九：按序投票49附图十：会议场外其他场景49..XXXXXX大型会议筹备指南〔征求意见稿第一章总则第一条为保证XX大型会议顺利举行,规范大型会议组织的程序和内容,提高会务工作效率,降低会议成本,特制定本指南。第二条本《指南》中的大型会议是指XX职工大会、XX党员大会、XX年度经营管理工作会议、大型培训会议、XX庆典活动等大型会议。第三条本《指南》适用于XX大型会议的筹备工作。会议筹备分为5个组,分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组。第四条会议筹备分为5个组,分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组。第二章组织组工作第五条会前工作〔一成立大会筹备领导小组,明确责任分工。工作标准：大会筹备领导小组成立后以书面形式下发。〔二申请大会领导小组明确会议主题,制定大会筹备方案并报请大会领导小组批准〔大会筹备方案参见附件1。工作标准：大会筹备方案由大会筹备领导小组审议通过后,正式印发执行。〔三向上级组织请示大会召开的有关事项,待上级组织批复后执行〔向上级组织请示参见附件2。工作标准：以规定的书面格式请示上级组织。〔四根据上级组织的批复,确定会议议程,编制会议预算,申请会议专项费用〔会议预算编制参见附件3。工作标准：严格按照上级组织的批复开展会议各项工作。〔五提前一周以上发布会议通知,明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程及其他相关要求〔会议通知参见附件4工作标准：会议通知以红头文件的形式在XX网站发布。〔六根据大会形式和内容,请示上级是否派人参会。若上级派人参会,则通知后勤接待组联系落实具体事宜。工作标准：以书面的形式做好对接。〔七编制大会会务手册,内容包含目录、会议须知、会议议程、大会日程、出席大会人员名单、会场座次表等。正式会议召开前2天完成〔会务手册参见附件5。工作标准：会务手册由大会筹备领导小组审议通过后,正式印发执行。〔八根据大会议程,有选举和评议事项的,应负责组织进行。准备好票箱,与相关部门联系落实各种选举和评议表等〔其中选票参见附件6、选票统计单参见附件7〔含清点选票报告单〔选前、清点到会人数报告单、分发选票情况报告单、清点选票报告单〔选后、计票单、选举结果报告单、评议表参见附件8、预备人选名单情况介绍表参见附件9。工作标准：1.票箱：选票箱提前备好,并检查票箱是否完好〔包括票箱外观及内侧、投票口、票箱开闭口等；2.选票：确保选票内容准确,规格大小一致,根据选举要求提前密封并加盖公章后交于大会主持人。严禁出现选票内容与选举事宜不一致、选票规格〔颜色、大小等不一、未提前密封并加盖公章的现象。3.报告单：检查各种报告单〔清点报告单、统计报告单等是否准备完好。〔九提名监计票人员名单,并请大会筹备领导小组审议通过。工作标准：监计票人员熟练掌握监计票流程。第六条会中工作〔一根据会议议程,合理安排分组讨论。〔二组织开展选举〔评议工作。当主持人宣布选举〔评议工作开始时,总监票人、监票人、计票人迅速到达指定工作区域,做好选举准备〔提前检查票箱并将其就位,检查各种表格、报告单是否准备就绪。工作标准：选举工作由总监票人主持。流程如下：1.总监票人从主持人处领取选票并检查是否密封盖章,并面向大会全体人员公示。2.监票人、计票人清点领到的选票,由计票人填写清点选票报告单并交总监票人。3.监票人、计票人清点到会人数,由计票人填写清点到会人数报告单并交总监票人。4.监票人、计票人分发选票,多余选票当众剪角作废,由计票人填写分发选票情况报告单并交总监票人。5.填写选票。6.监票人检查票箱,看票箱摆放是否正确,尤其是正反面一定要注意。7.投票。8.监票人开启票箱,清点选票,填写清点选票报告单并交总监票人。9.总监票人向大会宣读清点选票报告单内容。10.总监票人、监票人、计票人进行计票工作。11.总监票人宣读计票单。12.计票人填写选举结果报告单并交总监票人,监计票人将选票和选举结果报告单现场密封后移交大会主持人〔相关部门。第七条会后工作收集整理大会相关资料,及时移交存档。工作标准：整理好大会全套资料,移交相关部门。第三章秘书组工作第八条会前工作进行各类会议材料的准备工作,主要包括会议领导的报告〔或讲话、会议各个阶段的主持词、会议形成的相关决议〔草案、领导的总结讲话等。要按照会议主题的不同,明确工作分工,明确归口部门、具体负责人员等,进行材料的撰写工作〔会议领导讲话参见附件10、主持词参见附件11、决议〔草案参见附件12。工作标准：1.确定会议领导讲话稿材料的性质〔讲话还是报告,并于会议召开15天前,确定讲话〔报告的主要思路,撰写材料提纲,经相关领导审核并讨论后确定。2.材料提纲确定后,于会议正式召开一周前完成材料的初稿,待相关领导审核修改后,递交大会筹备领导组审核。3.与组织组做好沟通,在确定好会议流程的各个阶段后,起草会议各阶段主持词；与会务组沟通,如参会人员临时有变动,要及时修改主持词,并报告该阶段主持人。4.明确文件排版格式<参见附件13>。5.要注意保密,如部分会议材料涉及企业秘密,经请示领导后,在材料首页上进行标注。第九条会中工作做好会议记录。会议主要负责部门要安排一名具体同志做好会议记录,特别是要记录好上级领导的讲话内容,便于起草总结报告使用。若会议涉及到分组讨论的,要提前提醒各组〔团组长,让其小组的记录人做好小组讨论期间大家的发言内容〔会议记录参见附件14。工作标准：记录内容要尽量详实全面,字迹工整,层次段落清晰。第十条会后工作做好会议总结,起草会议召开情况〔或选举情况的报告,并完成写作材料的全部归档。<会议总结参见附件15>工作标准：1.会议结束后,及时起草总结报告,待相关领导审核修改后,尽量于会后一周内向XX公司相关部门完成上报工作。2.秘书组要保证本组归档资料的完整性,如资料在其他部门的〔如各讨论组发言记录,要及时向各组收集,并在会后及时上交会议主办部门。第四章会务组工作第十一条会前工作〔一印发各类会议材料。主要包括各种报告〔讲话、会务手册、会议座次表、决议〔草案以及其他需要讨论的文件资料等。工作标准：1.印制前与会议组织组、秘书组进行签字确认,并按照文书要求调整材料的字体、格式。2.提前一天打印装订完毕,仔细检查装订材料是否完整,页码是否正确,有无错排或装订错误,并多备3-5套。〔二会场布置。〔1联系会议场地,确定会议室能否正常使用；〔2在会场张贴会议座次表；〔3联系制作会议条幅,和会议主办部门沟通确定会议条幅的具体名称等；〔4根据会议人数,确定会场座位安排,包括主席台领导的座位安排〔按人数摆放椅子,多余的去掉；根据上级领导来人情况,确定是否需要制作新的桌牌,如有,联系制作。领导桌牌要按照"右为上"的规则正确摆放桌牌,中途部分领导返回原单位的,需迅速调整桌牌摆放顺序；〔5音响话筒等设备是否能正常使用；〔6会议资料的发放,确定是否需要装袋,装什么袋子；〔7确定会场空调温度是否合适。〔8会场音乐〔开幕、闭幕、颁奖、投票等音乐曲目进行试听,确保无误。工作标准：确保会场布置整齐有序,所需设备正常运行。〔三确定会议参会人员着装要求,明确是否需要统一服装。工作标准：以网络形式通知所有参会人员会议的着装要求。〔四准备好会议发放的奖金、奖杯〔或证书等。工作标准：相关部门校核好证书内容、奖金金额及数量后交由会务组,由会务组根据会议程序,事先安排好相应工作人员,听从会议主持人的口令,准确放于颁奖人的桌位上,由颁奖人发放给领奖人。第十二条会中工作〔一会务人员提前1小时到达会场,检查会场准备情况。工作标准：检查会场各事项是否准备就绪,确保不出差错。〔二核对到场参会人数。工作标准：确定有无人数变动,并及时报告会议组织组和秘书组。〔三做好会议纪律的维护。工作标准：会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调成静音。〔四奖金、奖杯〔荣誉证书及奖品按顺序依次摆放。工作标准：准确无误。〔五做好会议期间的倒水等工作。工作标准：明确专职人员,应动作轻慢,不发出声响。第十三条会后工作〔一会议结束后,检查会场,带回剩余材料、桌签等交XX办公室。工作标准：检查会场不遗留会议相关物品。〔二将多余的会议资料移交会议主办部门进行存档。工作标准：核查资料数量,确保资料的完整性并移交存档。〔三清理打扫会场,与会场提供单位办理完毕相关手续。工作标准：会场清理干净彻底,手续办理及时到位。第五章宣传组工作第十四条会前工作召开编前会,根据会议主题,制定宣传计划及内容,营造会议氛围。〔一确定宣传内容及具体负责人。宣传内容要体现会议主题,主要包括新闻报道宣传、会议材料宣传、摄影宣传等,同时明确各宣传内容的具体负责人。工作标准：1.新闻报道宣传：包括会议召开、会议特约评论等。2.会议材料宣传：包括领导重要讲话、报告图解分析等。3.会议摄影宣传：包括会场拍摄、重要人物拍摄等,充分把握拍摄的角度和细节,突出会议主题。〔二确定宣传形式。会议宣传形式主要有展板、板报、网络等,根据不同的会议类别,确定相应的宣传形式。1.展板。根据会议主题,以图片或文字等方式集中展示取得的工作成绩和风貌。工作标准：主题鲜明、文字与图片搭配合理、色彩对比协调。达到感染人、振奋人、激励人的效果。摆放在人流集中、引人注目的地方,如会场、走廊、休息室等地。2.板报。通过对板报内容、版式、标题、用字、刊头、框边等设计,以新颖独特、活泼美观的艺术形式和富有创意的版面设计反映会议主题,营造会议氛围。工作标准：板报内容扣题、贴切、精炼；版式清爽、明快、美观；标题醒目、规范；用字漂亮；刊头简洁、衬题；框边明晰、清雅、不抢。3.网络。借助XX公司网站及XX内网、、微信群、钉钉群等载体进行网络宣传。在XX公司网站及XX内网刊登宣传报道等稿件,在XX、微信群、钉钉群里实时发布大会现场新闻,包括一些消息、简讯、短新闻、摄影照片等。工作标准：刊登的宣传报道等稿件内容精炼概括、富有深度,体现出一些会场及报告材料之外的延伸新闻；在XX、微信群、钉钉群里实时发布的大会现场新闻要客观、真实、准确。第十五条会中工作〔一会议记录。会议记录人员提前到达会场,把会议的组织情况和具体内容记录下来,除了笔录外,也可以借助音录、像录,最大限度地再现会议情境。会议记录的内容主要有：准确写明会议名称<要写全称>,开会时间、地点,会议性质；会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席人数及其姓名、职务；会议上的发言和有关动态；会议的结果,如会议的决定、决议或表决情况等。工作标准：真实、准确、要点不漏。〔二现场拍摄。现场拍摄是以图片形式最直观反映大会情况的报道形式,也能更好地补充文字新闻报道。现场拍摄主要有：会议周围环境拍摄,包括会场、标语、横幅一类的布置；会议细节拍摄,如奖杯、奖状特写等；大会召开前主要人物拍摄,包括上级领导、本单位领导、参会特殊代表等；会议过程拍摄,包括大会会场、全体起立奏国歌、上级领导讲话、本单位领导讲话或作报告、参会代表讨论或审议会议文件、大会闭幕等。工作标准：1.会场全景拍摄：拍摄位置一般为后场中间位置。参见附图一。2.全体起立奏国歌、大会闭幕拍摄：以主席台领导为主。参见附图二、三。3.会场主要领导拍摄：领导做报告的近景特写等。参见附图四、五、六。4.其他照片。参见附图七、八、九、十。第十六条会后工作〔一根据会议记录、拍摄照片,对新闻素材进行分类整理,起草并完成大会新闻报道。工作标准：1.会议结束当天完成会议新闻的报道工作,确保新闻时效性。2.会议新闻稿的结构一般采用：第一段导语点明时间、地点、事件及参与人员,写清出席的领导姓名、职务职称,注意领导的排序问题；第二段提炼领导讲话主要内容。注意措辞,做到用词简练,体现出层次感；第三段理清会议的程序；第四段介绍会议举办的背景或意义。〔二收集、整理会议宣传资料及成果。工作标准：收集到的宣传资料要全面完整,涵盖会前、会中、会后的文字及声像资料。文字资料按照会议日程及顺序进行整理装订。第六章后勤接待组工作第十七条会前工作〔一与组织组对接接待事宜,明确来宾在当地还是外地,安排好接待方案〔确定需陪同人员、休息地点及茶水服务等。若来宾带车,则安排好司机休息相关工作。工作标准：准确了解来宾抵达方式、时间,做好接送站人员、行程、食宿安排工作。〔二与综合办提前联系用车事宜,对接好派车司机。工作标准：提前了解路线状况,落实好司机、车况等,确保按时迎送来宾。〔三礼物购买。提前了解来宾风俗习惯,根据会议日程安排提前准备好礼物馈赠事宜。工作标准：购礼标准执行XX相关管理办法。第十八条会中工作〔一掌握来宾到会时间,安排有关人员引导来宾进入会场。工作标准：准确把握来宾时间,合理安排引领。〔二会间休息时,安排好来宾的休息事项。工作标准：与组织组、会务组及时沟通,准确掌握来宾时间,做好安排。第十九条会后工作〔一按照会前接待方案,征询来宾意见后做好来宾返程工作。工作标准：与来宾联系确认已到达目的地。〔二配合会务组做好会后相关工作,并对接待工作进行总结。工作标准：总结出本次接待工作的不足并制定需改进措施。第七章附则第二十条本指南由XX综合办负责解释。..附件1：XXXX公司XX大会筹备方案XXXX公司XX大会筹备方案根据XX和上级有关通知,经XX研究决定,拟定于XX年XX月XX日召开XX大会。为使大会顺利召开,特制定如下筹备工作方案。一、会议议程1.····························································；2.····························································；3.····························································；4.····························································；5.····························································。二、会议时间及地点会议时间：定于XX年XX月XX日会议地点：三、参会人员····························································四、会议领导机构及工作机构为确保各项筹备工作顺利进行,成立中共XXXX公司委员会XX大会筹备工作领导小组。组长：XX副组长：XX成员：XXXXXX筹备工作领导小组下设办公室,办公室设在XX。副主任：XX成员：XX领导小组办公室下设XX组、XX组、XX组、XX组。五、筹备工作机构及工作职责〔一XX组牵头部门：XX责任部门：XX责任人：XX工作职责：XX〔二XX组牵头部门：XX责任部门：XX责任人：XX工作任务：XX〔三XX组牵头部门：XX责任部门：XX责任人：XX工作任务：XX〔四XX组牵头部门：XX责任部门：XX责任人：XX工作任务：XX〔四XX组牵头部门：XX责任部门：XX责任人：XX工作任务：XX六、有关要求1.·············································································;2.·············································································;3.·············································································;4.·············································································;中共XXXXXX大会筹备领导小组XX年XX月XX日..附件2：关于召开XXXX公司XX大会的请示XXXX公司：按照XX规定,经XX研究决定,拟定于20XX年X月X日在XXXXXXX召开XXXX公司XX大会。现将召开这次会议的有关事项请示如下：一、大会的指导思想认真贯彻XXXX会议精神、以XXXXX为指导,实事求是总结XXXXXX,提出XXXXXX,进一步动员和凝聚XXXXXX,紧紧围绕XXXXXX目标,团结带领全体干部职工,XXXXXXXXXXX。二、大会的主要议程1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；4.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．三、大会时间、地点及参会人员XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。四、选举办法〔根据会议实际情况,看是否需要XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX妥否,请批示。20XX年X月X日附件3：XXXX公司XX会议预算表序号项目数量单价〔元总价〔元备注1会场租用费2横幅3会务册4请柬5交通费6住宿费7会议餐饮费8奖品或纪念品9其他合计附件4：关于召开XXXX公司XX大会的通知XX：经XX研究,报XX批准,XXXX公司XX大会定于XX年XX月XX日召开。现将会议有关事项通知如下：一、大会时间XX年XX月XX日〔星期XXX时二、大会地点XX三、参加人员XX四、会议议程1.·············································································；2.·············································································；3.·············································································；五、相关要求1.·············································································；2.·············································································；XXXX公司XX年XX月XX日..附件5：XXXX公司XX大会会务手册XXXX公司XX大会会务手册XX年XX月·XX目录◆会议须知◆会议议程◆大会日程◆会议分组◆会场座次表会议须知一、遵守大会秩序,集中精力,严密组织,按时参加会议,场内禁止吸烟,不得迟到早退。二、遵守大会纪律,与会人员准时入场并按指定位置入座,关闭手机或调至振动,勿随意走动和喧哗,保持会场安静。三、服从大会安排,就餐、开会、讨论都要按大会安排的时间、地点到达指定位置。四、会议期间,与会人员不得无故缺席,确有重要事情不能到会的,要向XX领导请假。五、妥善保管会议文件,防止资料泄密和丢失。六、会议安排：会议时间上午XX——XX下午XX——XX会务组设在XXX,：XXXXXXX。会议议程一、····························································；二、····························································；三、····························································；四、····························································；五、····························································；大会日程日期时间内容主持人参加人员地点出席XX大会人员名单XXXXX会场座次表975312468第一排第二排第三排第四排第五排第六排主席台主席台座次示意：1.XX领导为偶数：▼〔居中位置75312468主席台有1位上级领导时：▼〔居中位置8642上级领导1357主席台有2位上级领导时：▼〔居中位置7532上级领导1上级领导468主席台2.XX领导为奇数：▼〔居中位置975312468主席台有1位上级领导：▼〔居中位置8642上级领导13579主席台有2位上级领导：▼〔居中位置97532上级领导1上级领导468主席台..附件6：XXXXXXXXX公司XX大会、XXXXXXXXX公司XXXX<职务>选票XXXXXXXXX公司XX大会XXXXXXXXX公司XXXX<职务>选票XX年XX月..说明中国共产党XXXX公司XXXX<职务>候选人1、···························································；〔共计XX名,其中差额XX名,按姓氏笔画为序2、····························································；候选人姓名符号名姓3、····························································；4、····························································；5、····························································；另选他人符号名姓..附件7：XXXX公司XX大会选票统计单XXXX公司XX大会清点选票报告单清点选票报告单今天清点XXX选票张。监票人计票人年月日清点到会人数报告单清点到会人数报告单XXXX公司XX大会人员总数为名,因病因事请假名,实出席今天大会的名,超过应到会人数的,可以进行选举。监票人计票人年月日分发选票情况报告单分发选票情况报告单今天实到会人员名,发出XX选票各张,经核对无误,可以进行投票。监票人计票人年月日清点选票报告单清点选票报告单今天实到会人员名,发出XX选票张,收回XX选票张,选举有效。监票人计票人年月日计票单XXXX公司XX大会计票单发出选票张,收回选票张,其中无效选票张,有效选票张。候选人姓名赞成票数不赞成票数弃权票数另选人姓名得赞成票数另选人姓名得赞成票数监票人计票人年月日选举结果报告单XXXX公司XX大会选举结果报告单本次大会实到人员名,发出选票张,收回选票张,其中无效票张,有效票张。候选人得赞成票数如下：候选人姓名得赞成票数候选人姓名得赞成票数另选人得赞成票数如下：监票人计票人年月日..附件8：XXXX公司民主评议XX表民主评议XX表单位：XX党支部年月日姓名优秀合格不合格姓名优秀合格不合格说明1.表中所列优秀、合格、不合格三个档次条件如下：

优秀党员：政治坚定,敬业爱岗,精通业务,完成任务出色；密切联系群众,团结同志,遵纪守法,模范带头作用好；廉洁奉公,群众威信高；践行中央"八项规定"、反对"四风"方面表现突出；

合格党员：坚定信念,有全局观念,思想作风正派,完成任务好；遵纪守法,联系群众,团结同志,模范作用发挥较好；践行中央"八项规定"、反对"四风"方面符合要求；

不合格党员：政治观念淡薄,不履行党员义务,不参加组织活动,不交纳党费；因个人责任造成企业重大损失,有违反计划生育,参与赌博、嫖娼行为；在"四风"方面存在严重问题。

2.根据以上条件,你认为被评议人符合哪一个档次,即在该格内打"√"。附件9：XXXX公司XX<职务>候选人预备人选名单情况介绍表XXXX公司XX<职务>候选人预备人选名单情况介绍表<按姓氏笔画为序>1、XX男,民族,政治面貌。出生年月,籍贯,学历,参加工作时间,加入中国共产党时间,工作经历及所做职务,现任职务。..附件10：会议报告〔讲话式样主标题〔二号,方正小标宋——在XXX会上的讲话〔报告〔20XX年X月X日XXX同志们〔XX公司XXX：〔三号,方正仿宋简体XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX〔正文根据实际情况划分段落,列出提纲,并完成材料..附件11：主持词式样2016年XXX会议主持词XXX同志们〔XX公司XXX：今天我们在这里隆重召开ＸＸＸ会议。今天参加大会的职工应到X人,因公出差X人,实到X人。符合会议要求,现在开会。这次会议得到了XX公司领导的高度重视,XX公司XXX部XXX、XXX莅临大会作指导,让我们以热烈的掌声,对上级领导亲临大会指导工作表示热烈欢迎和衷心的感谢！下面我宣布,会议正式开幕。请全体起立,奏国歌……请坐下。今天下午的会议共有X项议程现在进行第一项议程:让我们以热烈的掌声,欢迎XX公司XXX部XX部长为我们作重要讲话。……谢谢XX部长！刚才XX部长代表XX公司作了重要讲话。传达了XXXX、进一步宣贯了XXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX〔对上级领导可能的讲话内容进行简要总结,让我们再次对ＸＸ部长表示衷心的感谢！现在