商务交际英语1-Chapter6讲解课件

English&Communication

forColleges

English&Communication

forCo1ReviewofChapter5BusinessLettersBusinesslettersareusedtosendwrittenmessagestopersonsoutsideanorganization.Lettersarealsousedtosendformalwrittenmessagestoemployeeswithinanorganization.Businesslettersareconsideredtobemoreformalthanmemos.

商务信函用来向公司以外的人传达书面信息。信函也可以在公司内部的员工之间传达正式的书面信息。商务信函比备忘录更正式ReviewofChapter5BusinessLe2LetterordersAlettercanbewrittenindirectorderorindirectorder,dependingonwhetherthemessageisneutral,positiveornegative.Directorderisusedinneutralandpositivemessages.Indirectorderisusedinnegativeandpersuasivemessages.

信函可采用直接顺序或间接顺序，取决于信息是中性、积极还是消极。中性和积极信息采用直接顺序，消极和说服性信息采用间接顺序。LetterordersAlettercanbe3Letterpartsstandardparts

标准组成部分optionalparts

备选部分Letterpartsstandardparts标4standardpartsThestandardpartsofabusinessletterarethedateline,letteraddress,salutation,body,complimentaryclose,signatureblockandreferenceinitials.

商务信函的标准组成部分有日期，地址，问候语，正文，结尾敬辞，签名和打字员姓名缩写。standardpartsThestandardpar5optionalpartsAbusinessletteralsomayincludetheseoptionalparts:attentionline,subjectline,companynameinsignatureblock,enclosurenotation,copynotation,postscriptandsecondheading.

一封商务信函还可以有以下这些备选部分：指明收信人，主题，签名档处的公司名，附件，抄送，附注，第二页抬头。optionalpartsAbusinesslette6Businessletter

formatsLikememos,businesslettersmaybepreparedindifferentformats.Thethreebasicletterformatsareblock,

modifiedblockandsimplifiedblock.

和备忘录一样，商务信函也许会呈现不同的格式。三种基本格式是：齐头式，改良齐头式和简化齐头式。BusinessletterformatsLikem7Howtoaddressanenvelope?

YourfullnameYouraddress

FullnameofthepersonyouarewritingtoHis/heraddressHowtoaddressanenvelope?Yo8AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarksRemarks（备注）:

1.Private私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate(Urgent)急件7.PrintedMatter印刷品8.Sample样品AddressingEnvelopesReturnAd9Typesofletterswithneutraland

positivemessagesThereareseveraltypesofletterswithneutralandpositivemessages.Routinerequestsandclaimsareletterswithneutralmessages.Orders,positiveresponsestoarequest,friendshiplettersandacknowledgmentlettersareletterswithpositivemessages.日常请求和索赔是含有中性信息的信函。订购信，肯定答复请求，友谊信和感谢信是含有积极信息的信函。Typesofletterswithneutral10Planningandorganizingletters

withnegative

messages1.Beginwithaneutralopening.2.Reasonsforthenegativemessage.

3.Thenegativemessage.4.Theclosing.Planningandorganizingletter11小练习Whichofthefollowingwouldbethebestbeginningforanacknowledgment?A.Thankyouforyourorder.Yourbusinessissincerelyappreciated.B.HereatABCCompany,wesincerelyappreciateyourbusiness.C.Yourlettercametometoday.D.Ireceivedyourorderfor15speakersets.KeyA小练习Whichofthefollowingwoul12小练习TrueorFalse1.Thedirect-indirectorderisbestwhenthewriterhasbothpositiveandnegativemessagestocommunicate.True2.Forthereasonsofthenegativemessagetobeeffective,theymustbesender-oriented.False小练习TrueorFalse13Chapter6WritingReports:

AComplexProcessMadeEasyChapter6WritingReports:ACo14CaseStudy:ReportsandPeter’sNewJob

PeterChang是美国加利福利亚州SanJoaquinValley北部农业部的一名雇员。最近，Peter被提升为农业贷款员。在他的新位置上，他要阅读很多报告，这些报告或来自那些申请贷款的农民，或是已经接到了贷款的农民的现状报告，或来自他的雇主——联邦政府关于新的贷款项目的报告。阅读了许多报告后，Peter想知道：“为什么报告如此不同？”有的报告长，有的则短；有的简单，有的复杂；有的易读，有的难读；有的条理清楚，有的相反；有的提出了建议，有的则不。为什么报告如此不同？告。CaseStudy:ReportsandPeter’15

Peter同时还要写报告。比如：每个月，他都要写一份备忘录报告送交他的办公室经理，通知她接受了贷款者的贷款报告的内容，和申请贷款者的报告内容。Peter每月还得给办公室经理交几份短的、非正式的手稿报告。Peter同时还要写报告。比如：每个月，他都要16promotevt.促进；提升；升迁；发起；促销，推销agriculturen.农业；农学；农艺

agriculturaladj.农业的loann.贷款；借出clerkn.职员；办事员applyfor申请statusreport现状报告federalgovernment联邦政府coherentadj.连贯的；有条理的；一致的；粘着的promotevt.促进；提升；升迁；发起；促销，推销17recommendationn.推荐；建议recommendvt.推荐；建议；劝告submitvt.使服从；使屈服；提交manuscriptn.手稿；原稿situationn.形势；局面；处境；状况respondv.回答；响应；反应recommendationn.推荐；建议186.1

PlanningReports

计划写报告根据其类型、目的和格式不同，报告可以分为各种不同的类型。本节的学习目标是：1．根据报告的类型、目的和格式区分各种报告。2．了解计划报告的步骤。3．了解数据、结论和建议的区别。6.1PlanningReports

19TypesofreportsdefinitionAreportisadocumentthatprovidesthefactsaboutaspecificsituationorproblemforconsideration.报告是描述事实或分析问题的文件。Typesofreportsdefinition20Thetwostylesofreportsareformalandinformal.Formalreportsgenerallyarelong,analyticalandimpersonal.Informalreportsareshorterthanformalreportsandarewritteninalessformalstyle.报告可以分为正式报告与非正式报告。正式报告通常较长，具有分析性，用语客观。公司向股东或政府做的年度报告就是正式报告。另一个例子是对外的建议书，这是向公司以外的人分析问题和提供建议的一种正式报告。非正式报告比正式报告要短，且没有那么正式。销售报告和对内建议书是非正式报告的两个例子。Thetwostylesofreportsare21Withregardtothepurpose,reportscanbeinformationaloranalytical.Informationalreportspresentinformation(facts),sotheyincludeverylittleanalysis.Analyticalreportsanalyzeproblems,presentfacts,drawconclusionsandmakerecommendations.报告根据目的可分为信息报告和分析报告。信息报告主要陈述信息或事实，因此几乎没有分析。银行经理也许会让出纳主管提供一份关于日订单销售所得资金的平均数值，这样的报告就是信息报告。分析报告主要分析问题，陈列事实，得出结论，最后做出建议。分析报告往往既要陈述事实又要提供解决问题的方案。Withregardtothepurpose,re22Withregardtotheformat,informalreportscanbewritteninseveraldifferentformats,includingmemo,letterandmanuscriptformats.

Formalreportsarelongerandmorecomplexthaninformalreports,sotheyarewritteninmanuscriptformat.

根据格式，非正式报告可分为备忘录、信函、手册报告等几种。正式报告更长也更复杂，因此往往采取手册的格式。Withregardtotheformat,inf23PlanningareportWhenplanningareport,youshould:(1)identifytheproblemtobestudiedandtheobjectiveofthereport;确定调查的问题和写报告的目的；(2)decideonareastoinvestigate;确定调查领域；(3)determinethescopetodecidewhatwillbeincludedandexcluded;确定范围，即要涉及哪些内容以及不涉及哪些内容；

PlanningareportWhenplannin24(4)plantheresearchbydevelopingascheduleandbudget;制定时间进程表和资金预算，给调研做计划；(5)developapreliminaryoutline,whichmaydifferfromthefinaloutline;制定初步纲要，也许与定稿会有出入；(6)collectthedatathroughprimaryorsecondaryresearch;通过一手调研或二手调研积累数据；(7)analyzedata,drawconclusionsandmakerecommendations.分析数据，得出结论，给出建议。(4)plantheresearchbydevel25TheoutlineofareportTheoutlineforaninformationalreportcanbearrangedinoneofthefiveways:1.Chronologicalorder.按时间排序2.Orderofimportance.按重要性排序3.Logicalsequence.按逻辑顺序4.Category.分类排序5.Geographicalorder.按地区排序TheoutlineofareportTheou26TheoutlineforanalyticalreportsWhenoutlininganalyticalreports,youcanuseahypothesis,whichisapossiblecauseorexplanationoftheproblem.Oryoucanusealternativesolutionstoaproblem.分析报告的纲要可采用假设，也就是对一个问题做出可能性的原因或解释。或者可以列出替代性解决办法。Theoutlineforanalyticalrep27outlineformatsThepreliminaryoutlinefollowseitherthetopicalformat

orthediscussionformat.Inatopicaloutline,headingsdescribeinafewwordsthetopicsyouhaveinvestigated.Adiscussionoutlineprovidesmoreinformationaboutthetopicsandthesubtopics.

初步纲要可以采用主题格式或讨论格式。在主题纲要中，陈列出来的每个主题用几个词概括。在讨论纲要中则给出关于主题和次主题的更多信息。outlineformatsThepreliminary28page179alphanumericadj.含有字母数字的decimaladj.小数的page180topicaloutline主题纲要discussionoutline讨论纲要page17929小练习checkpoint1Keys1.True2.False

3.False4.True5.False小练习checkpoint130Data,conclusionsandrecommendationsDataTwokindsofdataareavailable,primaryandsecondary.primaryresearchsecondaryresearch报告的调研可以采用两种数据，一手调研和二手调研所获得的数据。Data,conclusionsandrecommen31Primaryresearchinvolvesgatheringfresh,newdatabytalkingwithexperts,customersorsuppliers,andobservinganexperiment.一手调研通过和专家、顾客或生产商谈话、观察实验等方式取得新鲜数据。Primaryresearchinvolvesgath32Secondaryresearchinvolveslocatingdatathatalreadyhasbeengatheredandreportedin,forexample,books,periodicals,reports,onlinesourcesandsoon.二手调研主要是在书籍、期刊、报告、网上资源等地方收集已有的数据。Secondaryresearchinvolveslo33AnalyzeDataOnceyouhavethedata,lookforlogicallinksbetweenfactsandfigures.一旦拥有了这些数据，你需要寻找事实与数据之间的合理关联性。AnalyzeData34DrawConclusionsAfteranalyzingthedata,youmayarriveataconclusion,anopinionbasedoninterpretationofdata.

分析数据以后，你可能会基于数据解析得出一个结论或是观点。DrawConclusions35MakerecommendationsThen,youmaywanttoincluderecommendationsinareport,whichofferssuggestionsofwhatshouldbedone.

然后，你可以给出建议，来帮助解决从中得出的问题。Makerecommendations36小练习checkpoint2Keys1.True2.True3.True4.True5.False小练习checkpoint237小练习Which'ofthefollowingshouldbepartofaninformationalreport?A.factsB.conclusionsC.recommendationsD.alloftheaboveKeyD小练习Which'ofthefollowingsho386.2

WritingInformalReports

撰写非正式报告大多数商务报告都是非正式报告，它们或者陈述信息，或者分析问题。在本节里，我们将来学习如何撰写非正式报告。本节的学习目标是：1．了解在组织非正式报告的时候，何时使用直接顺序，何时使用间接顺序。2．了解个人与非个人的写作风格。3．列出非正式报告的组成部分。4．解释什么时候采用信函、备忘录或手册的格式撰写非正式报告。6.2WritingInformalReports

39OrganizinganinformalreportMostbusinessreportsareinformalreports.大多数商务报告都是非正式报告，有着以下两个目的之一，陈述信息或分析问题。非正式报告可以以直接或间接顺序来组织。Organizinganinformalreport40directorderIfthereportisroutineorifyouexpectthereadertorespondfavorably,usethedirectorderandpresentthemainideafirst.Theformatis:introduction,mainidea,findingsandsupportingdetails,closing.如果是日常报告，或者你认为读者会有积极反应，采用直接顺序，先说主题。采用直接顺序的报告格式是：介绍，主题，调查结果和补充细节，结尾。directorderIfthereportisr41indirectorderUseindirectorderwhenyouexpectanunfavorableresponseorthenthereceivermayneedpersuasiontoacceptthemainidea.Theformatis:introduction,findingsandsupportingdetails,mainideaandclosing.当你认为读者会给出消极反馈，或者需要说服读者接受主题的时候，采用间接顺序组织报告。采用间接顺序的报告格式是：介绍，调查结果和补充细节，主题，结尾。indirectorderUseindirectord42Informalreportsusuallyarewritteninarelativepersonalstyle,usinganypronounyouchoose.Areportwritteninanimpersonalstylesoundsmoreobjectivethanareportwritteninapersonalstyle.非正式报告往往以个人的态度撰写，可以使用各种人称。采用非个人的写作风格，听起来更加客观一些。Informalreportsusuallyarew43如果你的报告里的问题很严肃，或者要上呈到高管手中，也许你会需要让它显得更正式一些。这样的话，你最好使用一些非个人的表达，尽量少用第一或第二人称。如果你的报告里的问题很严肃，或者要上呈到高管手中，也许你会需44FormattinginformalreportsInformalreportshavethreemainparts:1.opening(theintroduction)2.body(findingsandsupportingdetails)3.closing.1.开头（介绍）2.正文（调研结果和补充细节）3.结尾。FormattinginformalreportsInf45Thelengthoftheopeningwillvaryaccordingtothepurposeofthereport.Forabriefmemoreport,theopeningmightbeonlyasubjectline.开头长度会随报告的目的而变化。对于备忘录式的简报来说，开头可能仅仅是主题那一栏。Thelengthoftheopeningwill46Thebodyofareportincludesthefindingsandsupportingdetailsthatresultedfromtheresearch.报告正文是基于调查所得出的结论和补充细节。Thebodyofareportincludes47Theclosingofareportisimportantbecauseitisthefinalopportunitytoleaveanimpressiononthereader.Oftenthemainideaisemphasizedinthislastsection.报告结尾很重要，因为这是给读者留下深刻印象的最后机会。往往在结尾要重新强调主题。Theclosingofareportisimp48Letterreports信函式报告

Externalreports,thosewrittenforpeopleoutsidetheorganization,oftenarewritteninletterformat.Thesereportsarecalledletterreports.

Ingeneral,aninformalreportwritteninletterformatshouldbefivepagesorless.Letterreports信函式报告External49Memoreports备忘录式报告Amemoreportisashortinternalreport,whichissenttootherswithintheorganization,andiswritteninmemoformat.Memoreports备忘录式报告Amemorepo50Manuscriptreports手册式报告Manuscriptreportsareshortreportswritteninmanuscriptformatandareusuallylongerthanmemoorletterreportsbutshorterthanformalreports.手册式报告是以手册的方式撰写的短篇报告，往往比备忘录或信函报告长，但比正式报告短。对内建议书(internalproposals)就是常见的手册式报告。Manuscriptreports手册式报告Manus516.3

WritingFormalReports

撰写正式报告正式报告比非正式报告更复杂更长，往往在呈递给公司高管的时候使用。本节的学习目标是：1．了解何时使用正式报告。2．了解正式报告的基本组成部分和补充组成部分。6.3WritingFormalReports

52OrganizingaformalreportFormalreportsaremorecomplexandlongerthaninformalreports.Itmaybeusedwhenwritingtothetopmanagementofanorganization.正式报告比非正式报告更复杂更长，往往在呈递给公司高管的时候使用。OrganizingaformalreportForm53Formalinformationalreportsusuallyfollowthedirectorderbecausetheycontaininformationthatreadersexpect.正式的信息报告往往采用直接顺序，因为他们所提供的信息正是读者想要的。Formalinformationalreportsu54Formalanalyticalreportsmaybeorganizedinthedirectorindirectorder,becausesomeofthemmayreceiveafavorableresponsewhileothersmaynot.正式的分析报告既可以采用直接顺序，也可以采用间接顺序，因为有些读者会给出积极反馈，而有的则会给出消极反馈。Formalanalyticalreportsmay55PartsofaformalreportAformalreporthasthreemajorparts:preliminarypartsbodysupplementaryparts.

正式报告有三个主要构成部分：初步的部分，正文，补充组成部分。PartsofaformalreportAform56preliminarypartsInpreliminaryparts,thereareoftenletteroftransmittal,titlepage,tableofcontents,executivesummary(abstract).初步的部分包括：送文函，抬头，目录，摘要。preliminarypartsInpreliminar57bodyInthebody,thereareintroduction,findingsandanalysis,summary,conclusionsandrecommendations.正文包括：介绍，调研结果和分析，总结，结论，建议。bodyInthebody,therearein58supplementaryparts.

Insupplementarypartsarebibliographyandappendix.补充组成部分包括：参考文献，附件。supplementaryparts.Insupp59小练习Whichofthefollowingisasupplementarypartofaformalreport?A.executiveabstractB.bibliographyC.tableofcontentsD.alloftheabove.小练习Whichofthefollowingisa60Formattingformalreportsmargins页边空白spacing行距heading标题Formattingformalreportsmarg61VisualaidsMostformalreportsandmanyinformalreportsincludevisualaids,graphicssuchascharts,graphs,tablesandillustrationsthathelpthereaderunderstandandinterpretthewritteninformation.大多数正式报告和许多非正式报告使用到了视觉辅助工具，即曲线图、柱形图、表格、插画等图形解析，这有助于读者更好地理解和诠释文字信息。VisualaidsMostformalreports62商务交际英语1-Chapter6讲解课件63Thankyouforlistening!Thankyouforlistening!64English&Communication

forColleges

English&Communication

forCo65ReviewofChapter5BusinessLettersBusinesslettersareusedtosendwrittenmessagestopersonsoutsideanorganization.Lettersarealsousedtosendformalwrittenmessagestoemployeeswithinanorganization.Businesslettersareconsideredtobemoreformalthanmemos.

商务信函用来向公司以外的人传达书面信息。信函也可以在公司内部的员工之间传达正式的书面信息。商务信函比备忘录更正式ReviewofChapter5BusinessLe66LetterordersAlettercanbewrittenindirectorderorindirectorder,dependingonwhetherthemessageisneutral,positiveornegative.Directorderisusedinneutralandpositivemessages.Indirectorderisusedinnegativeandpersuasivemessages.

信函可采用直接顺序或间接顺序，取决于信息是中性、积极还是消极。中性和积极信息采用直接顺序，消极和说服性信息采用间接顺序。LetterordersAlettercanbe67Letterpartsstandardparts

标准组成部分optionalparts

备选部分Letterpartsstandardparts标68standardpartsThestandardpartsofabusinessletterarethedateline,letteraddress,salutation,body,complimentaryclose,signatureblockandreferenceinitials.

商务信函的标准组成部分有日期，地址，问候语，正文，结尾敬辞，签名和打字员姓名缩写。standardpartsThestandardpar69optionalpartsAbusinessletteralsomayincludetheseoptionalparts:attentionline,subjectline,companynameinsignatureblock,enclosurenotation,copynotation,postscriptandsecondheading.

一封商务信函还可以有以下这些备选部分：指明收信人，主题，签名档处的公司名，附件，抄送，附注，第二页抬头。optionalpartsAbusinesslette70Businessletter

formatsLikememos,businesslettersmaybepreparedindifferentformats.Thethreebasicletterformatsareblock,

modifiedblockandsimplifiedblock.

和备忘录一样，商务信函也许会呈现不同的格式。三种基本格式是：齐头式，改良齐头式和简化齐头式。BusinessletterformatsLikem71Howtoaddressanenvelope?

YourfullnameYouraddress

FullnameofthepersonyouarewritingtoHis/heraddressHowtoaddressanenvelope?Yo72AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarksRemarks（备注）:

1.Private私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate(Urgent)急件7.PrintedMatter印刷品8.Sample样品AddressingEnvelopesReturnAd73Typesofletterswithneutraland

positivemessagesThereareseveraltypesofletterswithneutralandpositivemessages.Routinerequestsandclaimsareletterswithneutralmessages.Orders,positiveresponsestoarequest,friendshiplettersandacknowledgmentlettersareletterswithpositivemessages.日常请求和索赔是含有中性信息的信函。订购信，肯定答复请求，友谊信和感谢信是含有积极信息的信函。Typesofletterswithneutral74Planningandorganizingletters

withnegative

messages1.Beginwithaneutralopening.2.Reasonsforthenegativemessage.

3.Thenegativemessage.4.Theclosing.Planningandorganizingletter75小练习Whichofthefollowingwouldbethebestbeginningforanacknowledgment?A.Thankyouforyourorder.Yourbusinessissincerelyappreciated.B.HereatABCCompany,wesincerelyappreciateyourbusiness.C.Yourlettercametometoday.D.Ireceivedyourorderfor15speakersets.KeyA小练习Whichofthefollowingwoul76小练习TrueorFalse1.Thedirect-indirectorderisbestwhenthewriterhasbothpositiveandnegativemessagestocommunicate.True2.Forthereasonsofthenegativemessagetobeeffective,theymustbesender-oriented.False小练习TrueorFalse77Chapter6WritingReports:

AComplexProcessMadeEasyChapter6WritingReports:ACo78CaseStudy:ReportsandPeter’sNewJob

PeterChang是美国加利福利亚州SanJoaquinValley北部农业部的一名雇员。最近，Peter被提升为农业贷款员。在他的新位置上，他要阅读很多报告，这些报告或来自那些申请贷款的农民，或是已经接到了贷款的农民的现状报告，或来自他的雇主——联邦政府关于新的贷款项目的报告。阅读了许多报告后，Peter想知道：“为什么报告如此不同？”有的报告长，有的则短；有的简单，有的复杂；有的易读，有的难读；有的条理清楚，有的相反；有的提出了建议，有的则不。为什么报告如此不同？告。CaseStudy:ReportsandPeter’79

Peter同时还要写报告。比如：每个月，他都要写一份备忘录报告送交他的办公室经理，通知她接受了贷款者的贷款报告的内容，和申请贷款者的报告内容。Peter每月还得给办公室经理交几份短的、非正式的手稿报告。Peter同时还要写报告。比如：每个月，他都要80promotevt.促进；提升；升迁；发起；促销，推销agriculturen.农业；农学；农艺

agriculturaladj.农业的loann.贷款；借出clerkn.职员；办事员applyfor申请statusreport现状报告federalgovernment联邦政府coherentadj.连贯的；有条理的；一致的；粘着的promotevt.促进；提升；升迁；发起；促销，推销81recommendationn.推荐；建议recommendvt.推荐；建议；劝告submitvt.使服从；使屈服；提交manuscriptn.手稿；原稿situationn.形势；局面；处境；状况respondv.回答；响应；反应recommendationn.推荐；建议826.1

PlanningReports

计划写报告根据其类型、目的和格式不同，报告可以分为各种不同的类型。本节的学习目标是：1．根据报告的类型、目的和格式区分各种报告。2．了解计划报告的步骤。3．了解数据、结论和建议的区别。6.1PlanningReports

83TypesofreportsdefinitionAreportisadocumentthatprovidesthefactsaboutaspecificsituationorproblemforconsideration.报告是描述事实或分析问题的文件。Typesofreportsdefinition84Thetwostylesofreportsareformalandinformal.Formalreportsgenerallyarelong,analyticalandimpersonal.Informalreportsareshorterthanformalreportsandarewritteninalessformalstyle.报告可以分为正式报告与非正式报告。正式报告通常较长，具有分析性，用语客观。公司向股东或政府做的年度报告就是正式报告。另一个例子是对外的建议书，这是向公司以外的人分析问题和提供建议的一种正式报告。非正式报告比正式报告要短，且没有那么正式。销售报告和对内建议书是非正式报告的两个例子。Thetwostylesofreportsare85Withregardtothepurpose,reportscanbeinformationaloranalytical.Informationalreportspresentinformation(facts),sotheyincludeverylittleanalysis.Analyticalreportsanalyzeproblems,presentfacts,drawconclusionsandmakerecommendations.报告根据目的可分为信息报告和分析报告。信息报告主要陈述信息或事实，因此几乎没有分析。银行经理也许会让出纳主管提供一份关于日订单销售所得资金的平均数值，这样的报告就是信息报告。分析报告主要分析问题，陈列事实，得出结论，最后做出建议。分析报告往往既要陈述事实又要提供解决问题的方案。Withregardtothepurpose,re86Withregardtotheformat,informalreportscanbewritteninseveraldifferentformats,includingmemo,letterandmanuscriptformats.

Formalreportsarelongerandmorecomplexthaninformalreports,sotheyarewritteninmanuscriptformat.

根据格式，非正式报告可分为备忘录、信函、手册报告等几种。正式报告更长也更复杂，因此往往采取手册的格式。Withregardtotheformat,inf87PlanningareportWhenplanningareport,youshould:(1)identifytheproblemtobestudiedandtheobjectiveofthereport;确定调查的问题和写报告的目的；(2)decideonareastoinvestigate;确定调查领域；(3)determinethescopetodecidewhatwillbeincludedandexcluded;确定范围，即要涉及哪些内容以及不涉及哪些内容；

PlanningareportWhenplannin88(4)plantheresearchbydevelopingascheduleandbudget;制定时间进程表和资金预算，给调研做计划；(5)developapreliminaryoutline,whichmaydifferfromthefinaloutline;制定初步纲要，也许与定稿会有出入；(6)collectthedatathroughprimaryorsecondaryresearch;通过一手调研或二手调研积累数据；(7)analyzedata,drawconclusionsandmakerecommendations.分析数据，得出结论，给出建议。(4)plantheresearchbydevel89TheoutlineofareportTheoutlineforaninformationalreportcanbearrangedinoneofthefiveways:1.Chronologicalorder.按时间排序2.Orderofimportance.按重要性排序3.Logicalsequence.按逻辑顺序4.Category.分类排序5.Geographicalorder.按地区排序TheoutlineofareportTheou90TheoutlineforanalyticalreportsWhenoutlininganalyticalreports,youcanuseahypothesis,whichisapossiblecauseorexplanationoftheproblem.Oryoucanusealternativesolutionstoaproblem.分析报告的纲要可采用假设，也就是对一个问题做出可能性的原因或解释。或者可以列出替代性解决办法。Theoutlineforanalyticalrep91outlineformatsThepreliminaryoutlinefollowseitherthetopicalformat

orthediscussionformat.Inatopicaloutline,headingsdescribeinafewwordsthetopicsyouhaveinvestigated.Adiscussionoutlineprovidesmoreinformationaboutthetopicsandthesubtopics.

初步纲要可以采用主题格式或讨论格式。在主题纲要中，陈列出来的每个主题用几个词概括。在讨论纲要中则给出关于主题和次主题的更多信息。outlineformatsThepreliminary92page179alphanumericadj.含有字母数字的decimaladj.小数的page180topicaloutline主题纲要discussionoutline讨论纲要page17993小练习checkpoint1Keys1.True2.False

3.False4.True5.False小练习checkpoint194Data,conclusionsandrecommendationsDataTwokindsofdataareavailable,primaryandsecondary.primaryresearchsecondaryresearch报告的调研可以采用两种数据，一手调研和二手调研所获得的数据。Data,conclusionsandrecommen95Primaryresearchinvolvesgatheringfresh,newdatabytalkingwithexperts,customersorsuppliers,andobservinganexperiment.一手调研通过和专家、顾客或生产商谈话、观察实验等方式取得新鲜数据。Primaryresearchinvolvesgath96Secondaryresearchinvolveslocatingdatathatalreadyhasbeengatheredandreportedin,forexample,books,periodicals,reports,onlinesourcesandsoon.二手调研主要是在书籍、期刊、报告、网上资源等地方收集已有的数据。Secondaryresearchinvolveslo97AnalyzeDataOnceyouhavethedata,lookforlogicallinksbetweenfactsandfigures.一旦拥有了这些数据，你需要寻找事实与数据之间的合理关联性。AnalyzeData98DrawConclusionsAfteranalyzingthedata,youmayarriveataconclusion,anopinionbasedoninterpretationofdata.

分析数据以后，你可能会基于数据解析得出一个结论或是观点。DrawConclusions99MakerecommendationsThen,youmaywanttoincluderecommendationsinareport,whichofferssuggestionsofwhatshouldbedone.

然后，你可以给出建议，来帮助解决从中得出的问题。Makerecommendations100小练习checkpoint2Keys1.True2.True3.True4.True5.False小练习checkpoint2101小练习Which'ofthefollowingshouldbepartofaninformationalreport?A.factsB.conclusionsC.recommendationsD.alloftheaboveKeyD小练习Which'ofthefollowingsho1026.2

WritingInformalReports

撰写非正式报告大多数商务报告都是非正式报告，它们或者陈述信息，或者分析问题。在本节里，我们将来学习如何撰写非正式报告。本节的学习目标是：1．了解在组织非正式报告的时候，何时使用直接顺序，何时使用间接顺序。2．了解个人与非个人的写作风格。3．列出非正式报告的组成部分。4．解释什么时候采用信函、备忘录或手册的格式撰写非正式报告。6.2WritingInformalReports

103OrganizinganinformalreportMostbusinessreportsareinformalreports.大多数商务报告都是非正式报告，有着以下两个目的之一，陈述信息或分析问题。非正式报告可以以直接或间接顺序来组织。Organizinganinformalreport104directorderIfthereportisroutineorifyouexpectthereadertorespondfavorably,usethedirectorderandpresentthemainideafirst.Theformatis:introduction,mainidea,findingsandsupportingdetails,closing.如果是日常报告，或者你认为读者会有积极反应，采用直接顺序，先说主题。采用直接顺序的报告格式是：介绍，主题，调查结果和补充细节，结尾。directorderIfthereportisr105indirectorderUseindirectorderwhenyouexpectanunfavorableresponseorthenthereceivermayneedpersuasiontoacceptthemainidea.Theformatis:introduction,findingsandsupportingdetails,mainideaandclosing.当你认为读者会给出消极反馈，或者需要说服读者接受主题的时候，采用间接顺序组织报告。采用间接顺序的报告格式是：介绍，调查结果和补充细节，主题，结尾。indirectorderUseindirectord106Informalreportsusuallyarewritteninarelativepersonalstyle,usinganypronounyouchoose.Areportwritteninanimpersonalstylesoundsmoreobjectivethanareportwritteninapersonalstyle.非正式报告往往以个人的态度撰写，可以使用各种人称。采用非个人的写作风格，听起来更加客观一些。Informalreportsusuallyarew107如果你的报告里的问题很严肃，或者要上呈到高管手中，也许你会需要让它显得更正式一些。这样的话，你最好使用一些非个人的表达，尽量少用第一或第二人称。如果你的报告里的问题很严肃，或者要上呈到高管手中，也许你会需108FormattinginformalreportsInformalreportshavethreemainparts:1.opening(theintroduction)2.body(findingsandsupportingdetails)3.closing.1.开头（介绍）2.正文（调研结果和补充细节）3.结尾。FormattinginformalreportsInf109Thelengthoftheopeningwillvaryaccordingtothepurposeofthereport.Forabriefmemoreport,theopeningmightbeonlyasubjectline.开头长度会随报告的目的而变化。对于备忘录式的简报来说，开头可能仅仅是主题那一栏。Thelengthoftheopeningwill110Thebodyofareportincludesthefindingsandsupportingdetailsthatresultedfromtheresearch.报告正文是基于调查所得出的结论和补充细节。Thebodyofareportincludes111Theclosingofareportisimportantbecauseitisthefinalopportunitytoleaveanimpressiononthereader.Oftenthemainideaisemphasizedinthislastsection.报告结尾很重要，因为这是给读者留下深刻印象的最后机会。往往在结尾要重新强调主题。Theclosingofareportisimp112Letterreports信函式报告

Externalreports,thosewrittenforpeopleoutsidetheorganizatio