会展物流管理信息系统

会展物流管理信息系统学院：科学技术学院专业：市场营销08-1姓名：张宇学号20082472033吴晓琴20082472022王元双20082472018李安琪20082472066孟永成20082472012（排名不分先后）教师：高粱会展物流管理系统的分析与设计. 问题的提出会展物流的概念会展物流（CONVENTIONandEXHIBITIONLOGISTICS ）是指为会议展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务。关于会展物流的概念，在我为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程，包括展搬运，以及在此过程中所需要的信息流动。”转流向购买者的物理运动过程，它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务，由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后，统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。”开发背景TO易领域对外开放速度加快，国外的资金、管理、技术和人才将更多地进入会展业，开办会展专业公司，或者投资建设现代化展览场馆和展览设施，为中国会展业的腾飞创造了十分有利的条件。中国会展业经过十多年的快速发展，逐步走向成熟，并初步形成中国展览业专业化、市场化、规范化、信息化、国际化的格局。260万平方米，超过德国240万平方米，仅次于美国615米46种展览会加入了国际展览业协会UF中国现有主营展览公司3500多家，每年举办展会近4000个，约占全球展览会总量的%。随着20082010由于会展集商品展示、交易和经济技术合作等功能为一体，并具备信息咨询、投资融资和商务服务等配套功能，在贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作等方面发挥日益重要的作用。因此国内部分软件和会展物流先锋开始尝试做会展物流软件。项目目标充分利用现有的设备VB6.0ACCESS出口货物、展品进场、运输、装卸、储存、费用结算以及相关财务进行全面管理的系统二．对现有系统进行需求调查需求调查是信息系统分析与设计的基础。要开发并实施一个完整的信息系统，必须首先了理解用户的需求，并形成系统需求说明书。在此基础上才能进行系统分析、系统设计和程序编码等工作。由于国内并无相关方面软件，因此是参照部分国外软件模式，但系统设立和操作流程是根据国内会展物流管理惯例。现行系统业务流程（1所示，是没有物流配送中心的，物径非常狭小。供应商供应商制造商自有配送中心会展中心参观者图1传统企业会展物流系统供应链现行系统存在的问题在中国举办的各类会展所采用的物流运作仍然采用传统的展品物流管理信息模式。传统展品物流管理运作模式的弊端较明显。是成本较高，服务水平较低。由于展览主办方没有指定物流服务商，各参展商要自己寻找物流供应商，来完成展品从参展商处至展览场馆的运输也难以获得全面有效的服务。是信息不畅，反应滞后。由于没有建立展览主办方、参展商、展馆方、物流服务商共享的有效反应的信息管理难，导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布臵展台的时间过短等现象。会展物流管理系统的特点与传统物流系统相比，现代会展物流管理系统具有如下特点：服务的专业性会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商，必须具有较高的专业化管流程的时效性会展物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的展品的安全性确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地，通常还需再返回原地。信息的实时性信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中，会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通，为会展活动提供高效的物流服务支持，是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商，不断对各种相关信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。三．系统分析直接批量产品运送部分参展商品产品部分参展商品产品产品专业物流公司参观者标书参展商品部分参展商品产品参展商技术等要求合同展品直接长途物资运输会展物流配送中心展品短途运输会展现场参展商品信息反馈图2现代会展物流管理系统主要流程图数据流程会展举办方将会展信息，要求提供给参展商，参展商若参加，择提供相关信息和人员及参展商品到会展物流中心，由会展举办方提供会展场地，将参展商品展示给参观者，并提供相关反馈信息给参展商。操作流程会展是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，何一个环节出现问题都会影响到展会的顺利进行。作为为会展提供后勤服务的会展物流，其运作流程大致可分为运前、运中、进馆、展后 4个阶段。运前。作为会展物流的服务商，其服务的客户类型是很多的，要运送的货物种类也是很多的。因此，物流服务供应商需要了解不同客户的不同需求，以及所要运输货物的性质和运输要求，在此基础上才能制定物流方案。主办方提供的信息与参展商联系运中。进馆。在展品运抵展览地后到展览会开始之前的这段时间，展品需要暂时储存。根据会展主办方的展会日程安排，物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业，活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后在允许进场后，就开始紧张地布展，将所有的货物按照展场的规定放臵到相应的展位。展后。展览会结束后，大部分展品就要及时运回或转运，这时要求物流服务商提前做好各种准备。对于用品及剩余的宣传品、礼品等废弃物处理也必须按照绿色环保的要求准确完成。优秀的物流服务商，还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。四．系统设计1.功能结构设计。会展物流管理信息系统建立的目的是以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求，完成针对国际国内会展物流业务中展品进出口货物、展品进场、运输、装卸、储存、费用结算以及相关财务进行全面管理。会展物流因其特性，更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案，而且可以代替参展商理，设备的供给、保养、回收，保险等一系列服务。如3会展物流系统会展前期准备系统 会展中期运作系统 会展后期逆向物流系会展会展展展信物装品品相息流卸包信仓运报回关回方搬装息储输关收财收案运管处务分制理理析定会会会展展展物物现流流场调情管度报理中中中心心心图3会展物流管理信息系统功能结构图系统中的3个子系统分别负责不同时期会展管理人员对参展商及参展商品的不同要会展物流展品管理信息系统本次展会信息查询基础设置会展信息历史信息会展物流展品管理信息系统本次展会信息查询基础设置会展信息历史信息查询系统预展录入信按展会名称查询按展会时间查询息认展展商商预当预实报前展展定际信展会商信信息会选信息息查选择息查查询择询询图4展品管理信息系统功能结构图2.系统配臵方案根据开发时期计算机市场的性能价格比和本系统的实际情况，选择了至少应安装windows2000250G表3.代码设计根据行业内惯例和相关信息将会展商品和参展商分别设计代码如会展商品大类代码 **会展商品代码 ****参展商行业代码 #**参展商代码 4系统处理流程设计该系统包括3个大的子系统，每个子系统下又包含若干小项目，系统处理流程图如下，（以展品管理信息系统为例。本次展会信息查询：展商预定信息查询：按展商编号查询、按展商名称查询、按展品类别查询、按预定展位查询；基础设臵：当前展会选择；计量单位设臵；展会选择会展信息：展商信息；预录入信息；展商信息确认；预报信息历史信息查询：按展会名称查询；按展会时间查询该系统通过采集会展业务涉及物流过程中所产生的各种原始数据，根据经营管理的要求，对原始数据进行分类、汇总、分析，建立程序化、制度化、规范化的会展物流业务计算机管理系统，及时、准确地提供各种信息数据，为会展物流展品管理提供了一个现代化的管理手段。开始开始登陆界面各子系统的选择本次展会信息查询基础设置会展信息历史信息查询系统结束图5会展物流展品信息管理系统操作流程图五系统实施安装环境关于会展物流管理信息系统的的具体要求的软件和硬件安装环境如下表所示（包括各个服务器，客户端和系统软件的最低配臵和推荐配臵）表1会展物流管理信息系统安装要求的软件和硬件环境分类 硬件环境对象 最低配臵 推荐配臵

系统软件客户端

内存512ＭＢ以上；CPUP3800ＭＨＺ以上；安装盘空间４ＧＢ以上；系统盘有５００ＭＢ以上空间

内存 １ ＧＢ以上；CPUP4磁盘空间10GB2GB

Windowsxp+SP1以内存２ＧＢ以上；内存以上； ＣＰＵ２．４ＧＨＺ以数据服务器 ＣＰＵ频率１８ＧＨＺ以上多ｃｐｕ；磁盘空间２０ＧＢ以上 磁盘空间以上

Windows2000以上内存以上； 内存以上；应用服务器 ＣＰＵ频率１．８ＧＨＺ以上ＣＰＵ频率８ＧＨＺ以上，WindowsX以磁盘空间1０ＧＢ以上 多磁盘空1０ＧＢ以上网络协议 2具体实施在会展物流发面，一个成功的会展是需要物流服务商和会展主办方以及会展参展参展商WEB浏览器会展主办方参展商WEB浏览器会展主办方WEB浏览器选购者WEB浏览器WEB浏览器Internet路由器防火墙数据库服务器（SQLSERVER）WEB/E-MAILE服务器PROXY服务器应用服务器（PB60CGI等应用）Hub12工作站n图6会展物流管理信息系统信息管理图INTERNET展商、会展主办方、展品选购者、会展场馆方之间的信息交流；在下面一层是会展物流服务商基于INTRANET管理信息系统模块实现服务商企业各个部门之间的信息交流，这也是实现会展物流功能一体化的基础系统；在最下面一层的各个工作站，是在INTERNET/INTRANET基础上建立的信息系统