如何提高工作效率-时间管理培训课件

如何提高工作效率——时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才如何提高工作效率——时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才工作越来越忙工作越来越忙，私事也越来越多……工作任务在等着；孩子的教育问题要考虑；我们……

工作越来越忙工作越来越忙，私事也

记性越来越差……

记性越来越差……效率越来越低客户一生气，后果很严重效率越来越低客户一生气，我们……想要什么？……

我们的期望…

我们……

我们的期望…我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；我们希望我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；面对新找到适用的方法才是出路一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；要提高工作效率，时间管理是关键。

找到适用的方法才是出路8时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法

时间管理课程目录8时间管理的理论与原则9全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议

时间管理无效的十大原因9全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确10效果>效率----做正确的事情目标>计划----书面界定结果计划>行动----缜密思考策划排序>罗列----优先高于一切

20>80----保证少数重点集中>分散----专注整块时间人>事----投资情感帐户罗盘>时钟----平衡工作生活

时间管理的八大原则10效果>效率----做正确的事11

时间管理课程目录时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法11时间管理的理论与原则12明确角色、职责与目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善

时间管理的核心步骤12明确角色、职责与目标131、明确角色、职责与目标公私兼顾：工作+家庭价值为先：以价值观为依据

时间管理的核心步骤－第一步131、明确角色、职责与目标14

目标管理－目标的设定1415

目标管理：时间规划

时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。

15时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规16

1、具体可衡量的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。

2、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。

3、相关的：

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。

4、基于时间的：

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？

目标管理－有效目标的设定161、具体可衡量的：172、列出事件清单主动性任务--帮你实现工作目标应对性任务--不太重要却不可缺少每日计划会见13-11-2000

时间管理的核心步骤－第二步172、列出事件清单每日计划会见13-11-2000183、排定事件次序

根据：工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）

时间管理的核心步骤－第三步183、排定事件次序19重要，紧急重要，不紧急重要紧急ⅡIⅣⅢ不重要，紧急不重要，不紧急扩大减少避免缩小

要事第一的时间策略－时间矩阵19重要，紧急重要，不紧急重要紧急ⅡIⅣⅢ不重要，紧急不重要20

重要不重要

紧急不紧急象限Ⅰ危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ

准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限Ⅲ

干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限Ⅳ

细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视

要事第一的时间策略－时间矩阵20重要不重要紧急21偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂

Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生

21偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要ⅢⅣ22重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情

优先矩阵22重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非23

高效能个人/组织

紧急不紧急重要不重要IIIIIIIV20-25%65-80%15%>1%

优先矩阵23高效能个人/组织紧急24花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动

重视第二象限24花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源254、制定时间计划表计算事件时间长度保证为重要工作预留整块时间适当预留弹性

时间管理的核心步骤－第四步254、制定时间计划表265、言行一致地执行有序工作有效授权排除干扰

时间管理的核心步骤－第五步265、言行一致地执行27

有序工作－混乱的环境2728该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事---收拾办公桌

对策

有序工作－混乱的环境28该扔则扔29

有序工作－整洁的环境2930管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。

有效授权30管理是通过他人将事情办妥。31

瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性31沟通技巧不佳32管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控

有效授权的障碍32管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：33哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。

有效授权前的思考33哪项任务？34提供必要的支援关键处把关，监督工作进展

有效授权后的跟进34提供必要的支援356、调整和持续改善每日调整与应变阶段自我评估与改善

时间管理的核心步骤－第六步356、调整和持续改善36定角色和职责(明确价值观)公私兼顾,价值为先列出事件清单按照主动性与应对性分类排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定制定时间计划表预留弹性,保证重点言行一致地执行排除干扰,有效授权调整和改善自我评估,持续改善

时间管理的核心步骤总结36定角色和职责(明确价值观)如何提高工作效率——时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才如何提高工作效率——时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才工作越来越忙工作越来越忙，私事也越来越多……工作任务在等着；孩子的教育问题要考虑；我们……

工作越来越忙工作越来越忙，私事也

记性越来越差……

记性越来越差……效率越来越低客户一生气，后果很严重效率越来越低客户一生气，我们……想要什么？……

我们的期望…

我们……

我们的期望…我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；我们希望我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；面对新找到适用的方法才是出路一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；要提高工作效率，时间管理是关键。

找到适用的方法才是出路44时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法

时间管理课程目录8时间管理的理论与原则45全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议

时间管理无效的十大原因9全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确46效果>效率----做正确的事情目标>计划----书面界定结果计划>行动----缜密思考策划排序>罗列----优先高于一切

20>80----保证少数重点集中>分散----专注整块时间人>事----投资情感帐户罗盘>时钟----平衡工作生活

时间管理的八大原则10效果>效率----做正确的事47

时间管理课程目录时间管理的理论与原则时间管理的步骤与方法11时间管理的理论与原则48明确角色、职责与目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善

时间管理的核心步骤12明确角色、职责与目标491、明确角色、职责与目标公私兼顾：工作+家庭价值为先：以价值观为依据

时间管理的核心步骤－第一步131、明确角色、职责与目标50

目标管理－目标的设定1451

目标管理：时间规划

时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。

15时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规52

1、具体可衡量的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。

2、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。

3、相关的：

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。

4、基于时间的：

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？

目标管理－有效目标的设定161、具体可衡量的：532、列出事件清单主动性任务--帮你实现工作目标应对性任务--不太重要却不可缺少每日计划会见13-11-2000

时间管理的核心步骤－第二步172、列出事件清单每日计划会见13-11-2000543、排定事件次序

根据：工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）

时间管理的核心步骤－第三步183、排定事件次序55重要，紧急重要，不紧急重要紧急ⅡIⅣⅢ不重要，紧急不重要，不紧急扩大减少避免缩小

要事第一的时间策略－时间矩阵19重要，紧急重要，不紧急重要紧急ⅡIⅣⅢ不重要，紧急不重要56

重要不重要

紧急不紧急象限Ⅰ危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ

准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限Ⅲ

干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限Ⅳ

细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视

要事第一的时间策略－时间矩阵20重要不重要紧急57偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂

Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生

21偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要ⅢⅣ58重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情

优先矩阵22重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非59

高效能个人/组织

紧急不紧急重要不重要IIIIIIIV20-25%65-80%15%>1%

优先矩阵23高效能个人/组织紧急60花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动

重视第二象限24花更多时间在第二象限，来创造机会和保护