某市行政处罚档案管理办法

余姚市行政处罚档案管理办法

余姚市档案局楼洁芳第一章总则第一条为推进依法行政，提高行政机关实施行政处罚的质量和水平，规范行政执法行为，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本办法。第一章总则第二条行政处罚档案是指本市各级具有行政处罚权的行政机关,包括法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织或依法受委托实施行政处罚的组织，在实施行政处罚工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。第一章总则第三条行政处罚档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政处罚档案的义务。第一章总则第四条各级具有行政处罚权的行政机关要高度重视行政处罚档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；市档案行政管理部门将依法加强行政处罚档案工作的监督和指导。第一章总则第五条行政处罚档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有。确因工作需要，可以由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交行政处罚档案目录。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档第六条行政处罚档案管理部门应根据有关规定，建立健全行政处罚档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保行政处罚档案的齐全完整。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档第七条行政处罚档案归档范围：（一）简易程序1.行政处罚决定书；2.当场处罚备案表；3.缴纳罚款收据。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档（二）一般程序1.立（受）案文书；2.案件移送文书；3.现场检查（勘验）笔录；4.调查（询问）笔录；5.先行登记保存证据文书；6.检验、监测、检疫、鉴定、专家评审文书；第二章行政处罚档案的积累、整理与归档7.案件处理内部审批文书；8.行政处罚事先告知（含听证告知）文书；9.陈述申辩材料10.听证通知书、听证笔录、听证报告；11.案件调查终结报告；12.行政处罚决定书；第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档13.送达达回证证；14.罚没没款（（物））审批批表、、清单单、票票据材材料；；15.行政政处罚罚强制制执行行申请请文书书；16.结案案报告告；17.重大大案件件集体体讨论论记录录；18.案件件合议议记录录。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档第八条条行行政政处罚罚档案案整理理方法法：（一））行政政处罚罚档案案设单单独档档案门门类进进行整整理，，行政政处罚罚档案案应在在案件件办结结后一一个月月内按按规范范要求求整理理归档档。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档（二））行政政处罚罚档案案保管管期限限：责责令停停产停停业、、暂扣扣或者者吊销销许可可证、、暂扣扣或者者吊销销执照照、行行政拘拘留、、处罚罚金额额5万万元以以上或或对社社会有有较大大影响响的行行政处处罚档档案保保管期期限为为永久久；警警告、、没收收违法法所得得、没没收非非法财财物或或处罚罚金额额5万万元以以下的的行政政处罚罚档案案保管管期限限为长长期。。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档（三））适用用简易易程序序的行行政处处罚案案件档档案每每五十十个案案件的的责令令改正正（更更正））通知知书、、现场场处罚罚决定定书等等组成成一个个案卷卷。适适用一一般程程序（（听证证程序序）的的行政政处罚罚案件件档案案按““一案案一卷卷”的的原则则组卷卷，同同一案案件文文件材材料数数量过过多时时，可可适当当调整整成若若干分分卷。。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档（四））行政政处罚罚档案案采用用年度度—保保管期期限分分类法法，归归档案案卷在在分类类方案案的最最低一一级类类目内内，按按案件件办结结时间间顺序序排列列，正正卷在在前，，副卷卷在后后，一一卷一一号。。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档（五））行政政处罚罚档案案的档档号按按DA/T13-1994规规定编编制。。由全全宗号号、目目录号号（或或类别别号））、案案卷号号组成成。档档号采采用以以下两两种结结构中中的一一种：：全宗号号-目目录号号-案案卷号号全宗号号-类类别号号-案案卷号号第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档全宗号号：档档案馆馆（室室）给给定每每一个个全宗宗的代代码。。全宗宗号用用阿拉拉伯数数字标标识某某一全全宗的的进馆馆顺序序号。。目录号号：全全宗内内案卷卷所属属目录录的代代码。。以三三位阿阿位伯伯数字字标识识。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档类别号号：馆馆（室室）藏藏档案案类别别的代代码。。是由由汉字字、汉汉语拼拼音字字母或或阿拉拉伯数数字组组成的的代码码标识识。不不同级级位之之间可可用间间隔符符““··””分开开。类类别号号一般般不应应超过过三级级。案卷号号：案案卷排排列的的顺序序号。。案卷卷号用用三位位阿拉拉伯数数字标标识。。若设设分卷卷的案案卷，，则在在案卷卷号后后用阿阿拉伯伯数字字标识识，并并加““（））”。。第二章章行行政政处罚罚档案案的积积累、、整理理与归归档（六））行政政处罚罚档案案卷内内文件件材料料应按按照办办理程程序的的客观观进程程所形形成文文件材材料时时间的的自然然顺序序，兼兼顾文文件材材料之之间的的内在在联系系进行行排列列。一一般结结论性性的放放在前前面，，印证证性的的材料料放在在后面面。第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档行政处罚罚案件档档案卷内内文件材材料的一一般排列列顺序是是：1、、行政处处罚决定定；2、、上级部部门交办办、其他他部门移移送、群群众举报报案件的的材料；；3、案案件受理理、立案案审批表表；4、、现场检检查笔录录；5、、登记保保存（封封存）（（扣押））决定书书；6、、调查笔笔录；7、案件件讨论记记录；8、通知知存根；；9、、行政处处罚告知知书第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档10、送送达回证证；11、解除除登记保保存（封封存）（（扣押））决定书书；12、案件件移送书书；13、案件件办理报报批书；；14、、听证申申请书，，举行听听证通知知书及听听证笔录录；15、建议议书；16、检检验（检检定）（（鉴定））委托书书；17、涉案案物品清清单；18、强强制执行行申请书书；19、涉案案物品处处理记录录、处理理凭证；；20、、结案报报告；21、其其他应归归档的文文件材料料。第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档（七）行行政处罚罚档案卷卷内文件件有图文文的页面面均应编编写页号号。页号号编写位位置：单单面书写写文件在在右上角角；双面面书写文文件，正正面在右右上角，，背面在在左上角角。各分分卷之间间不连续续编页号号。页号号以阿拉拉伯数字字三位数数编写，，如“032””。第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档（八）行行政处罚罚档案应应编制案案卷封面面、案卷卷目录、、卷内文文件目录录、备考考表。纸纸质文件件材料须须采用A4标准准无酸纸纸制作。。文件材材料字迹迹必须清清楚、整整洁，符符号正确确，签属属完备。。载体和和书写材材料应符符合耐久久性要求求。第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档案卷封面面填写主主要包括括以下内内容：全宗名称称：即立立档单位位名称，，用全称称或规范范化简称称。档案类别别：行政政处罚案案件档案案。案件名称称：简要要写明违违法主体体和违法法行为。。处理结果果：处罚罚决定中中确认的的处罚内内容，或或者复议议决定确确认的处处罚内容容或者诉诉讼确认认的处罚罚内容。。要求分分项写明明行政处处罚的方方式。第二章行行政政处罚档档案的积积累、整整理与归归档卷内文件件起止时时间：卷卷内文件件形成的的起止日日期。保管期限限：根据据档案保保管期限限表划定定的保管管期限。。卷内文件件数量：：本案件件共有的的案卷数数量及各各卷内的的文件份份数和页页数。归档号：：行政处处罚案件件档案的的归档顺顺序号。。案卷封面面示例见见附录A。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档案卷目录包括括序号、档号号、案件名称称、起止日期期、页数、保保管期限、备备注等项目。。案卷目录示例例见附录B。。卷内目录包括括以下内容：：顺序号：卷内内文件的排列列序号。用阿阿拉伯数字从从“1”起依依次标注卷内内文件的顺序序，一份文件件只标注一个个顺序号。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档文号：文件编编号。文件制制发过程中由由制发机关、、团体或个人人赋予文件的的顺序号。文文件编号包括括发文字号、、科研试验报报告流水号、、标准规范类类文件的统编编号、图号等等。责任者：对档档案内容进行行创造、负有有责任的团体体或个人。责责任者只有一一个时，照原原文填写。责责任者有多个个时，第一顺顺序选择立档档单位责任者者；立档单位位不是责任者者时，选择主主要责任者填填写。责任者者用全称或规规范化简称。。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档题名：文件的的标题一般应应照实抄录。。没有题名，，或题名含义义不清，不能能揭示或不能能全面揭示文文件内容的文文件,应根根据文件内容容重新拟写或或补充标题，，外加“[]”号。。日期：文件形形成的日期，，即文件的签签发时间（落落款时间）。。用8位阿拉拉伯数字表示示，第1-4位数表示年年，第5-6位数表示月月，第7-8位数表示日日。月、日不不足两位时前前面加“0””。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档页号：每份文文件首尾页上上标注的页号号。“025-029””。备注：留待对对卷内文件变变化时作说明明之用。卷内备考表内内容包括：本卷情况说明明：说明卷内内文件的件数数、页数，不不同载体文件件的数量，缺缺损、修改、、补充、移出出、销毁等情情况，组卷情情况。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档立卷人：由责责任立卷者签签署。检查人：由案案卷质量审核核者签署。立卷时间：完完成案卷立卷卷的日期。案卷的排列，，按照行政处处罚决定书字字号或结案时时间顺序排列列。卷内目录示例例见附录C。。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档（九）行政处处罚案卷格式式按GB/T9705-1988规规定。案卷封封面采用硬封封面和软封面面两种形式。。采用软封面面的，逐卷装装订后，装入入档案盒。封面用材按照照DA/T24-2000执行。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档硬封面尺寸规规格采用300mm×220mm（（长×宽）。。封底尺寸同同封面尺寸。。卷脊可根据据需要分别设设10、15、20mm三种厚度。。封面和封底底翻口处要另另有25mm的折叠保护护纸舌，案卷卷脊背左右两两侧各留20mm宽的装装订纸舌。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档软封面的规格格为封底封面面尺寸相同。。封面内页可可打印或印制制案卷卷内目目录，封底内内页可印制案案卷备考表。。案卷装订采用用三孔一线的的装订方式，，并由立卷人人在装订线结结扎处贴封条条后加盖骑缝缝章，以示负负责。第二章行行政处罚档案案的积累、整整理与归档（十）行政处处罚档案应使使用余姚市档档案行政管理理部门认可的的档案管理系系统，将行政政处罚档案案案卷目录、卷卷内目录输入入计算机管理理，并打印一一套纸质案卷卷目录。（十一）与行行政处罚案件件档案相对应应的归档电子子文件整理按按GB/T18894-2002规规定执行。第三章行行政处罚档案案的保管和统统计第九条行行政处罚档案案管理部门应应建立行政处处罚档案保管管、保密、利利用、鉴定销销毁、统计制制度，确保行行政处罚档案案规范化管理理。第十条行行政处罚档案案管理部门要要配备必要的的保管设备和和防护设施，，保证行政处处罚档案的安安全。第三章行行政处罚档案案的保管和统统计第十一条行行政处罚档档案管理部门门应定期对档档案进行检查查清点，确保保档案不丢失失，不损坏。。发现破损、、虫蛀、褪色色或字迹模糊糊等现象时，，应及时修补补、复制或进进行其它技术术处理。第十二条行行政处罚档档案管理人员员调动工作时时，应在离职职前办好交接接手续。第三章行行政处罚档案案的保管和统统计第十三条行行政处罚档档案管理部门门应对行政处处罚档案的收收集、管理、、利用、鉴定定销毁等情况况进行准确统统计，填写档档案工作基本本情况统计报报表，定期报报送本机关档档案管理部门门。第四章行行政处罚档案案的利用第十四条行行政处罚档档案管理部门门应对行政处处罚档案的利利用权限作出出明确规定，，建立档案借借阅登记簿，，健全借阅档档案登记、审审批手续，做做好利用效果果反馈登记，，掌握档案的的利用情况。。第四章行行政处罚档案案的利用第十五条司司法部门因因依法执行公公务查阅行政政处罚档案，，各单位应按按规定提供相相关档案。各各单位保存的的行政处罚档档案一般不得得借出利用。。第四章行行政处罚档案案的利用第十六条行行政处罚档档案管理人员员和利用者应