三大体系文件编写

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质量/职业健康安全/环境

管理体系文件编写培训

1课程安排1、QMS/OHS/EMS文件的作用2、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求3、QMS/OHS/EMS文件的结构要求

4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧6、编写QMS/OHS/EMS文件的文字要求7、文件的管理控制与文件的标识8、QMS/OHS/EMS文件的编号9、文件的编制的一般方法21、QMS/OHS/EMS文件的作用（2-1）QMS/OHS/EMS文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

是企业开展内部培训的依据

3是管理体系审核的依据。

1、QMS/OHS/EMS文件的作用（2-2）使管理体系改进有法可依、有章可循、有据可查。

4该说的要说到

说到要做到

做到要记录52、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求ISO9001标准4.2.3文件控制

质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜性；b)必要时对文件进行评审与更新并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

6OHSAS18001

4.4.4文件组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）建立并保持下列信息：a）描述管理体系核心要素及其相互作用；b）提供查询相关文件的途径。注：重要的是按有效性和效率要求使文件数量尽可能少。

2、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求

7组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，以确保：a)文件和资料易于查找；b)对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性；c)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本；d)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；e)对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。

OHSAS18001标准4.4.5文件和资料控制8

ISO14001标准4.4.4、4.4.5文件和文件控制条款对体系文件的结构和控制（编制、审核、批准、标识、发放、使用、修改、更新、作废）作出了同样的规定要求。9ISO9001标准要求制定的六个文件化程序

⑴4.2.3文件控制QP423⑵4.2.4记录的控制QP424⑶8.2.2内部审核QP822⑷8.3不合格品控制QP830⑸8.5.2纠正措施QP852⑹8.5.3预防措施QP853注：本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立该程序，形成文件，并加以实施和保持。1018001标准要求建立的程序文件：

(1)危险源辨识，风险评价与风险控制程序；(4.3.1)(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序；(4.3.2)(3)目标、指标、管理方案控制程序；(4.3.3、4.3.4)(4)教育培训程序；(4.4.2)(5)协商与交流管理程序；(4.4.3)(6)文件和资料管理程序；(4.4.5)(7)运行控制管理程序；((4.4.6)(8)应急预案与响应控制程序；(4.4.7)(9)绩效测量和监测控制程序；(4.5.1)(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；(4.5.2)(11)记录管理控制程序；(4.5.3)(12)内部审核程序。(4.5.4)1114001标准要求建立的程序文件：

(1)环境因素识别与控制程序；(4.3.1)(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序；(4.3.2)(3)目标、指标、管理方案控制程序；(4.3.3、4.3.4)(4)教育培训程序；(4.4.2)(5)协商与交流管理程序；(4.4.3)(6)文件和资料管理程序；(4.4.5)(7)运行控制管理程序；((4.4.6)(8)应急预案与响应控制程序；(4.4.7)(9)绩效测量和监测控制程序；(4.5.1)(10)合规性评价控制程序；(4.5.2)(11)不符合、纠正与预防措施管理程序；(4.5.3)(12)记录管理控制程序；(4.5.4)(13)内部审核程序。(4.5.5)12★文件的多少与详略程度应根据不同组织的QMS/OHS/EMS管理体系而不同,取决于：

a)组织的规模和活动的类型；

b)危险源、环境因素、过程及其相互作用的复杂程度；

c)人员的素质。

★文件可采用任何形式或类型的媒体。对QMS/OHS/EMS标准中“文件”的理解133、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-1）管理手册程序文件作业指导文件(三大标准)QMS/OHS/EMS管理体系记录第一层第二层第三层第四层14★

QMS/OHS/EMS体系管理手册---战略性文件a.

阐述公司的QMS/OHS/EMS管理体系方针、QMS/OHS/EMS管理体系目标；b.

表述公司的组织机构、职能、权限；c.

阐述公司各项QMS/OHS/EMS管理体系各项管理活动控制的基本原则要求；d.

关于管理手册管理的规定。3、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-2）15★程序文件---战术性文件a.

阐述公司各项管理体系管理过程的活动顺序、内容及各部门在活动中的职责和工作接口关系；b.指出在管理体系活动中应遵循的标准、规范、准则、方法及作业指导；c.说明在管理体系活动中应填写的记录。3、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-3）16a.

阐述公司在某项具体工作过程中的方法、应使用或操作的工器具和设备及各部门在工作中的接口关系b.说明在工作中应填写的记录

★

作业类文件(三大标准)---方法性文件3、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-4）17技术标准：对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。技术标准的形式可以是标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等。如：产品标准、原材料标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程、运行规程、抽样标准、检验规程等。管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。“管理事项”

主要是指在营销、设计、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生健康、环保等管理中与实施技术标准有关的重复性事物和概念。管理标准的形式可以是规则、规定、制度、条例等。如：变电站管理办法、供电管理办法所管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。工作标准：对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。“工作事项”

主要是指在执行相应管理标准和技术标准时，与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容要求与方法检查与考核等有关的重复性事物和概念。如：岗位标准、任职资格、岗位职责、考核细则等。第三层：作业类文件通常可分为：

3、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-5）183、QMS/OHS/EMS文件的结构（6-6）★

QMS/OHS/EMS管理体系记录---证据性文件

这里讲的记录主要是各种记录表单,还有一些文字记录,如计划、总结、方案、预案等。记录是QMS/OHS/EMS文件最基础的部分，包括生产/运行控制、培训、监测、审核、复审的职业健康安全、环境管理记录和图表，不符合/事故、事件记录以及产品质量/职业健康安全/环境管理信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段质量、职业健康安全、环境管理是否达到要求和检查质量、职业健康安全、环境管理体系运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点,可为领导决策提供可靠的依据。194、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-1）编写体系文件的原则是：1、符合性：符合ISO9001、OHSAS18001和ISO14001标准要求。即：复盖标准，标准要求的要写到，不能低于标准要求；2、有效性：能达到指导企业实际运作的效果；3、可操作性：文件要适度，不能太简或太繁，注重有效性和效率，应实用，够用即可；4、标准化：按企业标准化体系要求编写。GB/T15496-2003《企业标准体系要求》GB/T15497-2003《企业标准体系技术标准体系》GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》

GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》204、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-2）体系文件要做到：系统性；法规性；符合性；可操作性；协调性；唯一性；继承性。21系统性

——组织应对其QMS/OHS/EMS中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订各项程序；——所有文件应按统一规定的方法编辑成册；——各层次文件应接口明确、结构合理、协调有序；——各层次文件原则上应涉及QMS/OHS/EMS一个逻辑上独立的部分。4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-3）224、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-4）

法规性

——体系文件应在总体上遵循QMS/OHS/EMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；

——文件一旦批准实施，就必须认真执行；

——文件修改只能按规定的程序进行。23符合性

——应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求；4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-5）244、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-6）

可操作性

——应符合本企业的实际情况。具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越严就越好；

——体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；

——体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；

——所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。254、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-7）

协调性

——体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；——体系文件之间应相互协调；——体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；——处理好各种接口，避免不协调或职责不清。264、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-8）

唯一性——对一个组织，其QMS/OHS/EMS文件是唯一的；

——通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；

——决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；

——不同组织的文件可具有不同的风格。27继承性

——将企业原有的优秀管理经验有机的融入管理体系之中4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则（9-9）285、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧（5-1）文件编写步骤:1．对文件编写人员进行培训。2.任命文件编写小组组长和组员。3．执行危险源和环境因素辨识、风险评价与风险控制，评价出重大危险源和重要环境因素，并进行分级，制订危险源清单、重大危险源清单和环境因素清单、重要环境因素清单。4、根据企业经营综旨和方向编制或修订质量方针,根据重大危险源来编制或修订职业健康安全方针，根据重要环境因素来编制或修订环境管理方针。5．根据质量/职业健康安全/环境管理方针和重大危险源/重要环境因素技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。6.按GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》制定文件编制导则,规范文件编写格式。7.制定文件编写计划，按计划分工编写。295、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧（5-2）8.根据上述第3、4、5、6、7步的结果策划运行控制程序和作业指导书，确定程序文件和作业指导书清单。策划时应注意：(1)为使重大危险源、重要环境因素受到控制，减少工伤、环保事故和职业病，可行时应建立与重大危险源和重要环境因素相应的管理方案和运行控制程序；(2)对同一个重大危险因素和重要环境因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一；(3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现。9.进行各个文件本身的编写、审核、修改。10.通过上述各程序提出各部门的职责，并补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。11.对初稿组织广泛讨论,征求意见。12.编写小组对整套文件的接口协调性、统一性进行审核、修改。13.领导审定,发布实施。305、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧（5-3）编写技巧：

职业健康安全/环境管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人．每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。

1、第一条线：

4.3.1危险源辨识（环境因素识别），风险评价与风险控制；4.3.2法律、法规及其他要求：4.3.3方针、目标、指标：4.3.4管理方案，315、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧（5-4）第二条线：4.4.2培训、意识和能力；4.4.5文件和资料管理(控制)；4.5.3记录和记录管理。第三条线：4.4.6运行控制：4.4.7应急预案与响应。第四条线：4.5.1绩效测量与监测；4.5.2事故、事件、不符合、纠正与预防措施；4.5.4内部审核；4.6管理评审。第五条线：其他及附录。

325、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧（5-5）

也可采取如下的编写方式：

(1)自上而下依序展开方式

按方针、管理手册、程序文件、作业文件、记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。(2)自下而上的编写方式

按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。33职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰，文字简明；格式统一，文风一致;不使用软性词如：积极、认真、努力、建议、加强等6、编写QMS/OHS/EMS文件的文字要求347、文件的管理控制与文件的标识●文件的管理控制ISO9001、OHSAS18001和ISO14001标准对文件的的批准、评审、更改、保存、使用、发放、识别、作废做了明确规定。a)批准：文件发布前得到批准，以确保文件充分性与适宜性；b)审核：必要时对文件充分性和适宜性进行评审、更新并再次批准；c)发放：有受控标识和分发号，有登记；35d)更改：确保文件的更改和现行修订状态得到识别；e)使用：确保在使用处可获得适用文件的有关版本；f)标识：确保文件保持清晰、易于识别；g)识别：确保外来文件得到识别，并控制其分发；h)作废：防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

36编号、名称；编制、审核、批准；生效日期（发布、实施）；受控状态、受控号（分发号）；版本号；修订号；页码，页数。7、文件的管理控制与文件的标识●文件标识的通用内容

37企业名称代码文件的层次与标准的关联（尽可能）文件的顺序文件编号中应体现的信息8、QMS/OHS/EMS文件的编号38管理体系手册编号例1：8、QMS/OHS/EMS文件的编号□□□□/QEOM---2011企业代号三标体系手册代号Q-质量、E-环境、O-职业健康安全、M-管理手册发布年号39管理体系手册编号例2：8、QMS/OHS文件的编号QB/□□□□-201-2011企业代号手册代码标准符号发布年号40管理体系手册编号例3：8、QMS/OHS文件的编号□□□□/SC-2011企业代号手册代码发布年号41程序文件编号例1：

/QEOP

-文件顺序号程序文件标识符Q-质量、E-环境、O-职业健康安全、P-程序文件企业名称标准关联号（也可取消）8、QMS/OHS/EMS文件的编号42企业代号程序文件代码企业标准符号文件顺序号QB/□□□□-202-□□程序文件编号例2：8、QMS/OHS/EMS文件的编号43企业代号程序文件代码文件顺序号

□□□□-CX-□□程序文件编号例3：8、QMS/OHS/EMS文件的编号44例如：程序文件编号□□□□/QEOP423-1文件管理控制程序□□□□/QEOP622-1人力资源管理控制程序□□□□/QEOP630-1设备管理控制程序□□□□/QEOP443-1相关方管理控制程序8、QMS/OHS/EMS文件的编号□□□□/OP446-1交通安全控制程序□□□□/EP446-2污染物排放控制程序45作业类文件（三大标准）编号例1：/WI

-

文件顺序号作业文件类型标识符企业名称标识符部门或程序文件号8、QMS/OHS/EMS文件的编号46企业代号文件代码1--技术标准

2、3--管理标准

4—工作标准标准符号文件顺序号QB/□□□□-□□□-□□作业类文件（三大标准）编号例2：8、QMS/OHS/EMS文件的编号47企业代号技术性文件代码文件顺序号□□□□/J–□□技术类文件编号例3：8、QMS/OHS/EMS文件的编号48企业代号管理性文件代码文件顺序号□□□□

/G–□□管理类文件编号例4：8、QMS/OHS/EMS文件的编号49受控文件1：企业自编文件有编、审、批；须跟踪更改；各部门建立本部门受控文件清单；归口部门给每个部门指定分发号；归口部门建立企业受控文件清单包括：企业内编写的管理手册、程序文件、作业类文件（三大标准）。50受控文件2：法律法规和其他要求用于控制外来文件；包括：法律、法规、国家、行业及地方标准、管理性文件等；归口部门每年查新后发布一次目录，由使用部门对照目录，保证使用有效版本。须建立全公司和本部门适用的《法律法规和其他要求清单》519、QMS/OHS/EMS文件的编制的一般方法52QMS/OHS/EMS管理手册的编制53QMS/OHS/EMS管理体系手册的作用

QMS/OHS/EMS管理手册是阐述一个组织的方针和描述其管理体系的文件，主要就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施管理的基本法规，为各项管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是管理体系的文字表达，提供了质量/职业健康安全/环境管理保证能力的说明，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动达到规定的要求。54编制QMS/OHS/EMS管理手册目的

（2-1）——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织管理体系重点解决的问题；——总体描述和实施有效的管理体系；——提供改进的常规控制，促进管理活动；——为审核管理体系提供文件依据；——管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；55编制QMS/OHS/EMS管理手册目的

（2-2）——按管理体系的要求和相应方法培训人员；——向组织各级管理者展示组织管理的总框架；——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；——明确各部门的职责与相互关系；——对外介绍管理体系；——证明其自身质量/职业健康安全/环境管理体系符合标准规定。56编制QMS/OHS/EMS管理手册

的注意事项（2-1）●编写管理手册应遵循指令性、符合性、系统性、协调性、先进性、可行性、可查性等项原则。●管理手册内容即要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。即：系统阐述，突出重点；层次清楚，协调统一；整体优化，切实可行。57编制QMS/OHS/EMS管理手册

的注意事项（2-2）●管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织可以把管理手册和程序文件合成一套文件。58QMS/OHS/EMS管理手册

编写工作程序（4-1）

1．资料收集与分析；

——需要收集的主要资料包括：●组织机构现状；●各部门职责和权限现状(各部门确认的)；●各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；●对现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明；●对现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。

59QMS/OHS/EMS管理手册

编写工作程序（4-2）——资料分析

●评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；●评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；·●评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。

60QMS/OHS/EMS管理手册

编写工作程序（4-3）

2．职能完善和职责、权限的确定；——现有部门的职责和权限调查；——列出需要调整或补充的职责和权限的清单；——提出调整或补充职责和权限的议案；——有关部门讨论，提出修改意见；——由组织最高管理层研究决定；——发布有关明确职责和权限的文件；——在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。61QMS/OHS/EMS管理手册

编写工作程序（4-4）3．确定管理手册结构；4．落实手册编写的组织工作；5．制定编写手册的工作计划。

62

QMS/OHS/EMS管理体系手册的内容封面目录0.1发布令0.2管理者代表任命书0.3组织概况0.4QMS/OHS/EMS管理体系方针和目标0.5QMS/OHS/EMS管理手册的管理63QMS/OHS/EMS管理体系手册的内容1.手册的适用范围2.引用标准3.术语和定义4.QM/OHS/EMS/EMS管理体系5.管理职责….附录64

QMS/OHS/EMS管理体系手册各章编写的原则要求（12-1）封面：QMS/OHS/EMS管理体系手册封面参考格式见下页。应包括以下内容：●组织名称；●手册标题；●编写依据的标准版次；●手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。65

QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-2）（徽标）公司名称**/QEOM-2011

受控号QMS/OHS/EMS管理手册(A/0）依据ISO9001：2008，OHSAS18001：1999，ISO14001：2004

编制人：审核人：批准人：

发布日期：实施日期：封面66QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-3）0.1发布令：

声明手册是质量管理/职业健康安全/环境管理体系的纲领性文件，是全体员工必须遵守的法则；最高管理者批准发布实施的命令(含最高管理者签字)，批准发布日期和实施日期。67QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-4）0.2管理者代表的任命书

是最高管理者对管理者代表的任命令。阐明管理者代表的职责和权限。68QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-5）0.3组织的概况：简要描述企业名称、企业规模、企业历史沿革；隶属关系；所有制性质；主要产品情况（产品名称、系列型号、）；采用的标准、主要销售地区；企业地址、通讯方式等内容。

69QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-6）0.4

管理方针：明确提出组织的QM/OHS/EMS管理方针(最高管理者签字)。管理方针是由最高管理者正式发布的组织总的宗旨和方向，应体现企业特色，体现持续满足顾客、员工和相关方要求的承诺，体现持续改进管理体系的承诺，体现满足法律法规的要求的承诺。管理目标：明确提出组织的QM/OHS/EMS管理目标(最高管理者签字)。管理目标应体现三性：可测量性、可实现性、具有挑战性。70

某电业局管理方针以人为本关注生命健康；优质高效满足顾客需要；全面发展遵守国家法规；

持续改进建设一流电网。某烟厂质量方针一丝不苟，支支一流，一箱一包，不优不休宇通客车公司质量方针系心于人，用心于车。

71提高煤炭品质保顾客满意实施预防为主保职工安全勇担社会责任造绿色矿山恪守国法行规求持续发展煤矿质量/环境/职业健康安全管理方针72企业的“三标”目标指标

产量，产值，成本，产品合格率，顾客满意率，服务承诺指标；安全天数，设备完好率，杜绝人身伤亡、设备重大事故，无火灾、交通；能耗物耗指标，水、气、声、渣排放指标，环保设施的完好率等等。

73供电企业的目标

供电量，供电可靠率，产值，调电计划完成率，电压合格率、频率、谐波合格率，供电可靠率,线损率，安全天数，设备完好率，杜绝人身、设备、电网重大事故，无火灾、交通、一类障碍，服务承诺指标，顾客满意率等等。

74

质量目标1、灰分；2、水分；3、硫份；4、发热值；5、工程质量事故为零环境管理目标1、万吨原煤完成能耗：完成节能量300吨标准煤2、污染物排放达标率100%职业健康安全目标1、安全生产事故为零2、瓦斯浓度零超限3、新发职业病较上年降低10％4、特种作业人员持证上岗率100％5、职工体检率≥80％（年）煤矿质量、环境和职业健康安全目标75QMS/OHS/EMS管理体系手册编写

的原则要求（12-7）0.5QMS/OHS/EMS管理体系手册的管理*简要阐明管理体系手册的编制、审核、批准情况；*管理体系手册修改、换版规则；*管理体系手册的颁布、实施、发放、归档等管理、控制规则；*管理体系删减章节的说明。76QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-8）1.手册的适用范围适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。77QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-9）2.引用标准列出本手册引用的国际标准、国家标准和行业标准等。3.术语和定义手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义。（如供电企业的三率等)78QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求（12-10）4.5.6.7.8.章节：QMS/OHS/EMSMS

本部分是手册的主要内容,是对质量/职业健康安全/环境管理体系要素和程序的简要描述。章节的划分要合理；一般可采用标准的基本条款进行编写。主要内容：

1）本条要开展的活动（总则）；2）各部门开展此项活动的职责；3）开展各项活动的原则要求；（控制要求）4）每项活动与其他活动的接口关系；5）查询途径，需引用的程序文件和作业文件。即要附上相关程序文件编号和名称（引用的文件）。79QMS/OHS/EMS管理体系手册编写

的原则要求（12-11）对各要素的描述可采用以下格式：1）总则2）职责3）控制要求4）支持性文件80QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的

原则要求（12-12）管理体系手册涉及之附录均放于此，如必要时可附：*管理体系手册修改控制页*组织机构*职能分配表*体系程序文件目录*重大危险因素清单*重要环境因素*法律法规和其他要求一览表等其编号方式为附录一、附录二，以此顺延。81附录一:组织机构：QMS/OHS/EMS管理体系保证组织机构图是指以图示方式描绘出本组织内人员之间的相互关系。附录二:QMS/OHS/EMS管理体系职能分配表是指以表格方式明确体现各QMS/OHS/EMS要素的主要负责部门、若干相关部门。附录三:程序文件清单82QMS/OHS/EMS程序文件的编制83QMS/OHS/EMS程序文件的编写

1、什么是程序

程序是为实施某项活动规定的方法。标准要求组织建立管理体系，并必须形成相应文件，表明某项活动的目的和范围，应做什么(WHAT)，为什么这样做(WHY)，谁来做(WHO)，何时(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)(简称5W1H)，应采用什么材料、设备、仪器和依据什么文件，以及如何进行控制和记录。84QMS/OHS/EMS程序文件的编写2、程序文件的作用1）程序文件是实施方针、目标、指标的具体措施，是对那些产生影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是顺序性文件，是管理手册的支持性文件。85QMS/OHS/EMS程序文件的编写2）每一个程序文件都应包含管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不涉及纯技本性的细节，细节通常在工作指令或作业指导书中规定。86QMS/OHS/EMS程序文件的编写3）只有有效实施程序文件才能体现管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的效果。87QMS/OHS/EMS程序文件的编写

4）程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。88QMS/OHS/EMS程序文件的编写3、程序文件编写的工作程序编制程序文件的工作程序如图所示。

收集、分类整理现有的技术、管理、工作文件

按QMS/OHS/EMS体系要求提出编写意见

组织各职能部门编写文件

组织各职能部门广泛讨论、协调、修改、定稿批准与颁布执行与监督评价与完善89QMS/OHS/EMS程序文件的编写1）对现行文件的收集和分析

收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，各部门对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。90QMS/OHS/EMS程序文件的编写组织如果已经建立了IS09001质量管理体系，就应该使管理体系与原有体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序可在原ISO9001程序的基础上补充。91QMS/OHS/EMS程序文件的编写2）编制程序文件明细表一个组织的管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有硬性规定，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅力求符合要求和简便；各个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、修改和需完善的程序文件，制定计划逐步完成。92QMS/OHS/EMS程序文件的编写4、程序文件内容和格式（参考）

1.目的2.范围3.术语

（需要时）4.职责5.工作程序6.相关文件7.相关记录8.修改页93QMS/OHS/EMS程序文件的编写(1)目的和范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语：为了……制定本程序。本程序规定了……本程序适用于……(2)术语：（需要时)指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。(3)职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。

94QMS/OHS/EMS程序文件的编写(4)工作程序：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容，记录的保存部门和期限；出现例外情况的处理措施等。必要时（最好）辅以流程图。95QMS/OHS/EMS程序文件的编写(5)相关/支持性文件：指需引用的或与本程序相关的程序、文件，这些文件名在工作程序的相关条款中已经提出，相关文件只是列出一个明细（6）相关记录：指实施本程序规定的各项活动产生记录，工作程序条款中应指明记录名称并与相关记录中所列名称一致。（7）修改页

96QMS/OHS/EMS程序文件的编写流程图的绘制●常用流程图符号

活动的开始/结束连接活动/操作建立文档

选择归档

97流程图的绘制●流程图举例事故处理流程图

NY

开始收到事故汇报分析事故类型通知相关作业部门事故处理成功否汇报并填写记录结束98QMS/OHS/EMS程序文件的编写程序文件编写时可考虑：按以下步骤（PDCA循环）：策划控制措施实施检查分析改进99QMS/OHS/EMS程序文件的编写●策划时应考虑：1）策划的依据2）策划的时机3）策划的方法、结果的处理4）策划结果的评审、改进100QMS/OHS/EMS程序文件的编写●实施控制时应考虑的内容：1）控制的方式、方法2）实施原则要求3）实施的注意事项4）发现问题的处理要求101QMS/OHS/EMS程序文件的编写●实施检查时可考虑：1）检查的时机2）检查的内容、方式/方法3）检查的实施4）检查结果的处理（传递、汇总、分析）102QMS/OHS/EMS程序文件的编写●分析改进时应考虑1）分析的依据（信息的来源）2）分析的方式/方法3）分析改进实施时应注意的问题4）分析改进结果的处理5）分析改进结果的检查、改进103QMS/OHS/EMS程序文件的编写5、编写时的注意事项●程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。●确定使用该程序时所产生的记录和报告的格式，写明记录的编号和名称。●程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可（如：会签），经过审批后实施。●程序文件应汇编成册，前面加封面、目录，最后加修改页。104（徽标）公司名称***/QEOP

受控号QMS/OHS/EMS管理体系程序文件(A/0）

编制：审核：批准：

批准日期：实施日期：封面105QMS/OHS/EMS作业文件的编制106QMS/OHS/EMS作业文件的编写1、作业文件的作用作业文件是程序文件的支持性文件。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，但能在程序文件中交代清楚的活动，就不要再编制作业文件。作业文件应与采用要素的程序相对应，它是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。国家、行业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“法规和其他要求目录”中体现。

107QMS/OHS/EMS作业文件的编写2、作业文件的编写步骤组织现行的各种组织制度、规定、办法等文件，很多具有与作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。108QMS/OHS/EMS作业文件的编写

根据管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少，内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。109QMS/OHS/EMS作业文件的编写3、作业文件内容和格式●文件的内容作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。作业文件的内容是描述实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。110QMS/OHS/EMS作业文件的编写●文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。

●格式

(1)目的和使用范围：

一般简单说明开展这项活动的目的、要达到的目标和所涉及的范围；(2)职责：

指明实施文件部门及其职责、权限，接口及相互关系；

111QMS/OHS/EMS作业文件的编写(3)管理内容：是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确从事各项活动人员的技能要求，使用的设备、工具、工装，采用的标准、作业指导书和控制方法，要达到的目标，需形成的记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。112QMS/OHS/EMS作业文件的编写(4)相关文件：

指需引用的或与本作业文件相关的其他文件。（5）相关记录：

指实施本作业文件规定的各项活动产生记录。动火管理制度113QMS/OHS/EMS作业文件的编写4、编写时的注意事项

●确定使用该作业文件时所产生的记录和报告的格式，写明记录的编号和名称。

●作业文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。

●要汇编成册，统一编号。

114QMS/OHS/EMS管理记录表格编制特种作业人员名单QR446-2115QMS/OHS/EMS管理记录的编制1、QMS/OHS/EMS记录的作用记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据,同时也是管理者决策的依据。记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段。

116QMS/OHS/EMS管理记录的编制2、记录的功能：(1)是体系文件的组成部分，是质量管理/职业健康安全职能活动的反映和载体。(2)是验证体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是体系有效性证明文件，具有可追溯性。记录可以是书面形式，也可以是其他方式，如电脑软件储存的资料。(3)记录为采取预