车辆调度工作流程

PAGE6-车辆调度工作流程一、拖车调度基本职责：根据车辆及货物情况合理安排，完成装送货任务做好每天车辆作业记录相关单证回收，归档，上交正常车辆营运费用报销的审核相关报表整理，上报处理突发事件，保证货物及时流转及车辆正常营运二、基本作业流程图业务员接单业务员接单（凭业务员委托书）客服订舱录入系统（订舱表）下单给车队（系统下单）办理相关单证根据客户下单派车拖车作业单拖车作业单1.分析，办理，整理1.分析，办理，整理2.联系客户，根据要求安排车辆作业，及时反馈特殊情况2.联系客户，根据要求安排车辆作业，及时反馈特殊情况3.记录车辆作业，反馈作业情况3.记录车辆作业，反馈作业情况4.单证回收，整理，上交并将资料归档4.单证回收，整理，上交并将资料归档三、各流程详细流程图及处理方法1.1．单证分析，办理及整理拖车作业单拖车作业单分析作业性质分析作业性质装货送货特殊作业提吉箱凭证、装箱单、提还箱凭证、提重箱凭证设备交接单设备交接单设备交接单否否否是送货单办理特殊作业所需单证办理送货所需单证办理装货所需单证检查单证是否齐全按照运单号，集装箱号以一个集装箱为单位装订好提还柜所需单证及完工凭证打印相关车辆运作派车单整理好的单证办理特殊作业所需单证办理送货所需单证办理装货所需单证检查单证是否齐全按照运单号，集装箱号以一个集装箱为单位装订好提还柜所需单证及完工凭证打印相关车辆运作派车单整理好的单证因我公司为集装箱运输车队，作业所需单证基本可分为为提、还箱凭证和设备交接单两部分。以集装箱码头有限公司单证为例，提箱凭证为：集司码头提箱凭证（提吉箱）、提单及集司码头提柜预约单（提重箱）。不同码头公司提箱凭证会有不同，但大同小异。还箱时根据不同的目的有不同还箱凭证，我车队绝大部分为装货进场配船，所需单证为装箱单，特殊进场目的将另作介绍。设备交接单为集装箱交接凭证，在交接时用以记录交接时间及该集装箱箱体状况，以区分对箱体保管的责任。现阶段完工凭证无论装货送货或特殊作业均以“送货单”形势代替。装订好的单证以相关作业单为封面夹好，以方便下一步查看；联系；及做简单的记录。2．联系客户，根据要求安排车辆作业，及时反馈特殊情况a.送货作业：送货作业单及相关单证送货作业单及相关单证*1联系客户，取得送货计划*1联系客户，取得送货计划检查客户所要求送货时间是否超期检查客户所要求送货时间是否超期是否*3记录联系结果并将相关单证按照所联系的送货时间分类摆放告知客户超期情况及将产生的费用，并询问是否更改收货计划*3记录联系结果并将相关单证按照所联系的送货时间分类摆放告知客户超期情况及将产生的费用，并询问是否更改收货计划客户选择是否改期客户选择是否改期已确定送货日期的作业是已确定送货日期的作业超期货物动态登记表否超期货物动态登记表*2记录联系结果，明确超期所产生费用的承担者*2记录联系结果，明确超期所产生费用的承担者安排车辆作业，留存派车记录安排车辆作业，留存派车记录开相应发票并装订在送货单证上客户承担或发货人确认开相应发票并装订在送货单证上客户承担或发货人确认客户承担送货单留底发货人确认取得上一级拖车调度书面通知取得上一级拖车调度书面通知*1.联系客户时需声明免费用箱期限（GP箱免费用箱期限为船到之日起7天，HQ箱为5天，其他箱型箱类免费期限及具体超期费用可参看箱管有关规定）及明确多方面作业要求，如送货时间；客户场地及卸货方式对拖车的要求（如是否需要短卡，集装箱摆放方法）等。*2.无论超期费用由谁承担，均需通知上一级拖车调度，如到客户处收取超期费用则需先有发货人的保函保证能收到此笔费用方可安排送货。*3已有摆放单证处为两处，一为下午作业，二为第二天作业，这两类作业的单证需在每天下班前重新整理以便第二天工作安排b.装货作业根据时间要求作装货计划装货作业单及相关单证根据时间要求作装货计划装货作业单及相关单证确定装货集装箱来源确定装货集装箱来源利用现有箱作重回到堆场提吉箱询问司机现有箱能否用于装货，主要为箱体情况及时间是否允许直接安排车辆并留存派车记录并在装货记录薄上登记询问司机现有箱能否用于装货，主要为箱体情况及时间是否允许直接安排车辆并留存派车记录并在装货记录薄上登记判断是否能重回判断是否能重回否是送货单留底确定装货司机、车号、现有箱的箱号，及此集装箱出场运单号在装货记录薄上登记后派车留存记录确定装货司机、车号、现有箱的箱号，及此集装箱出场运单号在装货记录薄上登记后派车留存记录每日装货记录每日装货记录C．特殊作业：多为码头间倒箱。安排时需注意要求作业时间，弄清并办好不同码头的提还箱手续便可安排作业并留存派车单以备录入及查询。3.记录车辆作业，反馈作业情况送货单留底将送货时间地点、车牌号、司机按照运单号以箱为单位录入数据库将送货时间地点、车牌号、司机按照运单号以箱为单位录入数据库调度记录调度记录数据库导出数据并制作所需报表导出数据并制作所需报表上一天已完成作业记录表拖车动态（装货计划）剩余作业动态记录表超期作业动态记录表每天作业派车记录表上一天已完成作业记录表拖车动态（装货计划）剩余作业动态记录表超期作业动态记录表每天作业派车记录表用于整理送货单回单及设备交接单回单在公司信息态栏发布每天定时发送邮件到有关同事和领导处用于整理送货单回单及设备交接单回单在公司信息态栏发布每天定时发送邮件到有关同事和领导处4.单证回收，整理，上交要求司机将当天完成作业的单证按照运单号集装箱号以箱为单位订好并放在各自文件箱中以方便调度人员回收整理。送货单及设备单回单按照送货单上打印的送货时间分类整理按照送货单上打印的送货时间分类整理近期所取得作业回单近期所取得作业回单上一天已完成作业记录表通过已完成作业作业记录表整理送货单回单及设备单回单上一天已完成作业记录表通过已完成作业作业记录表整理送货单