会议策划与会议管理课件

会议：会议策划与管理会议：1第一节会议策划1、会议策划的要素“5W1H“Who---参加会议的是谁What---是什么类型的会议When---什么时间开会Where---在什么地方开会Why---为什么开会How---怎样处理会务工作第一节会议策划1、会议策划的要素“5W1H“22、会议策划的主要内容和要求（1）确定会议目标明确切实时机条件成熟会议目标之间关系协调第一节会议策划2、会议策划的主要内容和要求第一节会议策划3（2）确定会议议题服从会议目标主题立意要高处理好主体和议题关系高效性表述准确符合会议权限第一节会议策划（2）确定会议议题第一节会议策划4（3）确定会议参加对象目的、性质、议题、规则等--法定会议（组织章程、议事规则）--会谈、谈判、国际多边会议--协会、学术会议--纵向会议、部分横向会议第一节会议策划（3）确定会议参加对象第一节会议策划5（4）会议发言---形式、发言人、顺序---类型：

传达式、汇报式、审议式、讨论交流式第一节会议策划（4）会议发言第一节会议策划6注意事项：A、发言要切题B、尊重与会者发言权C、精选发言内容，注重发言者能力素质D、控制发言人数、时间E、合理安排发言顺序第一节会议策划注意事项：第一节会议策划7（5）会议规模A、效果B、效率C、场地情况D、成本第一节会议策划（5）会议规模第一节会议策划8（6）会议地点A、交通便利B、设施与服务C、会议地点本身的色彩D、营造良好气氛第一节会议策划（6）会议地点第一节会议策划9（7）会议时间A、时间、议题、成本B、各项准备工作C、当地民族风俗和宗教习惯第一节会议策划（7）会议时间第一节会议策划10（8）策划会议的议程、日程和程序A、会议议程B、会议日程C、会议程序第一节会议策划（8）策划会议的议程、日程和程序第一节会议策划11区别议程

---总体安排、概括明了、不任意改动日程

---各项活动安排（1天以上）程序

---议程的明细化、具体化第一节会议策划区别第一节会议策划12（9）会议公关与宣传---传递会议信息---提高会议知名度---创立会议品牌---争取支持和赞助第一节会议策划（9）会议公关与宣传第一节会议策划13A、时段会前、会间、会后B、方法媒体沟通、内部宣传、气氛渲染第一节会议策划A、时段第一节会议策划14第二节会议现场管理会议现场布置会议举办期间

会议闭幕会议现场管理第二节会议现场管理会议现场布置会议举办期间会议闭幕会151、会议现场布置（1）会议室规格与布局A、课堂B、“U“形C、中空方形、圆形D、变形E、圆桌第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理16会议策划与会议管理17会议策划与会议管理18会议策划与会议管理19会议策划与会议管理201、会议现场布置（2）布置会场所需的时间布置时间、收尾时间、需要的工作人员数量等第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理211、会议现场布置（3）会议主题布置A、会标的制作会标每个字的规格=（台口宽度-间隔）+（字数+2）第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理221、会议现场布置（3）会议主题布置B、会徽C、台幕D、主席台的布置E、桌签的制作G、与会人员坐席安排第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理23（4）会场的装饰布置旗帜、花卉、灯饰、工艺品的陈列庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会第二节会议现场管理（4）会场的装饰布置第二节会议现场管理24（5）会场视听环境的布置A、听觉环境B、视听设备与会议室容量C、座位安排课堂形、剧院形、圆形等第二节会议现场管理（5）会场视听环境的布置第二节会议现场管理252、会议注册管理---迎接人员---现场运作---安排工作人员---现场资金管理---交通安排第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理262、会议注册管理（1）布置会议登记注册处A、指示标记B、足够的空间C、专职人员指导D、大型会议应有多个登记台E、提供同伴和家属登记的地方第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理272、会议注册管理（2）提前准备好注册表A、注册表中应有与会人员名单B、临时参会人员应引导其自行登记其基本信息C、设置“请赐名片”处第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理282、会议注册管理（3）按参会人员身份的不同予以分类登记嘉宾、赞助人、一般与会人员、新闻记者等第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理29（4）注册工作人员应经过培训A、清楚会议场地、大会基本情况、与会者提问的问题B、英语C、自己不能处理的事情请协调员帮忙D、佩戴“会议工作人员卡”E、遇到抱怨时合理解决F、站立、微笑迎接与会人员第二节会议现场管理（4）注册工作人员应经过培训第二节会议现场管理30（5）发放资料袋会议的全套资料：活动安排表、各类代金券、介绍函、发言人介绍、组委会情况、展览信息、出席者名单、紧急事故说明、附近餐厅名单、附近购物区名单、附近交通线路图第二节会议现场管理（5）发放资料袋第二节会议现场管理313、会议入场管理（1）限制入场管理---代表证---（2）票券受理---代金券---第二节会议现场管理3、会议入场管理第二节会议现场管理324、会议录像、录音服务（1）质量要高（2）复制录像、录音带（3）保密工作第二节会议现场管理4、会议录像、录音服务第二节会议现场管理335、商务服务商务中心：打字、复印、电话、传真等明确公布商务中心的收费标准。第二节会议现场管理5、商务服务第二节会议现场管理346、会议餐饮服务早餐、午餐、晚餐、茶点休息、酒吧、招待会、自助餐。第二节会议现场管理6、会议餐饮服务第二节会议现场管理35（1）制作团体菜单（2）预先准备，了解特殊要求---特色---（3）做好茶歇服务人数、时间、空间、75-100人一张食品台、咖啡（茶）等饮料食物、统计消耗量与剩余量用以预测第二节会议现场管理（1）制作团体菜单第二节会议现场管理36（4）其他注意事项饮食供应速度、对天气状况有所准备、提供新颖食品时考虑味道与外观相符、注意特殊状况第二节会议现场管理（4）其他注意事项第二节会议现场管理377、会议安全服务（1）会议防盗管理---防范为主---员工教育+加强内部管理+配备安全设施第二节会议现场管理7、会议安全服务第二节会议现场管理38（2）突发事故的处理客人报失、停电、食物中毒等第二节会议现场管理（2）突发事故的处理第二节会议现场管理39（3）会议保密管理绝密会议、机密会议、秘密会议A、制定保密纪律B、技术保密C、文件保密D、会场保密E、新闻、宣传报道的保密第二节会议现场管理（3）会议保密管理第二节会议现场管理40第三节会议突发事件对策的策划一、预测不可预知的情况采取措施处理计划外的突发事件。做好最坏的打算。第三节会议突发事件对策的策划一、预测不可预知的情况41二、进行再次策划不断的、适时的复查突发事件讨论会议，制定补救策略第三节会议突发事件对策的策划二、进行再次策划第三节会议突发事件对策的策划42三、突发事件的具体表现1、主要发言人因为各式各样的原因缺席休息OR替代发言第三节会议突发事件对策的策划三、突发事件的具体表现第三节会议突发事件对策的策划432、登记代表数量不足会场租赁合同。第三节会议突发事件对策的策划2、登记代表数量不足第三节会议突发事件对策的策划443、发言人或某位与会代表言行不当第三节会议突发事件对策的策划3、发言人或某位与会代表言行不当第三节会议突发事件对策的策454、在会议召开前会场出现意外问题备用会场。第三节会议突发事件对策的策划4、在会议召开前会场出现意外问题第三节会议突发事件对策的策465、有国家性的重大活动与会议同期举行第三节会议突发事件对策的策划5、有国家性的重大活动与会议同期举行第三节会议突发事件对策476、出现重大的健康事故第三节会议突发事件对策的策划6、出现重大的健康事故第三节会议突发事件对策的策划487、交通问题代表到会、离会。第三节会议突发事件对策的策划7、交通问题第三节会议突发事件对策的策划498、IT系统出现问题第三节会议突发事件对策的策划8、IT系统出现问题第三节会议突发事件对策的策划50火灾避免恐慌恐怖袭击应急计划；对员工针对性培训自然灾害恢复计划；如何弥补损失；保险医疗突发事件与酒店沟通，熟悉附近医院；工作人员第一时间抢救培训第三节会议突发事件对策的策划火灾第三节会议突发事件对策的策划51第四节会议评估1、会议评估的目的检查会议目标是否实现落实与会者参会的满意度评估会议的成功与不足准备会议的总结报告资料第四节会议评估1、会议评估的目的522、会议评估的内容（1）会议的议程和内容会议主题和议题是否得当会议议程安排是否合理会议发言人选择是否合适会议的论文水平会议讨论是否充分第四节会议评估2、会议评估的内容第四节会议评估53（2）会议的各项活动会议附设展览活动的服务和参展效果表演活动对渲染气氛所起到的效果各项宴会酒会是否得当参观游览和访问活动安排是否合适第四节会议评估（2）会议的各项活动第四节会议评估54（3）会议场所设施、服务和环境会议场所的音响效果是否良好会议的环境质量（温度、湿度、照明度等）同声翻译设备的质量和翻译内容的准确程度指引系统是否到位饮水、茶歇服务的质量第四节会议评估（3）会议场所设施、服务和环境第四节会议评估55（4）会议住宿、餐饮会议指定酒店的服务会议食宿服务的质量第四节会议评估（4）会议住宿、餐饮第四节会议评估56（5）会议举办地会议举办地的环境水平居民是否好客旅游景点的吸引力举办地印象如何第四节会议评估（5）会议举办地第四节会议评估57（6）会议宣传促销和接待工作会议宣传促销工作的成效会议接待工作的质量第四节会议评估（6）会议宣传促销和接待工作第四节会议评估58（7）与会人员的评价对会议的总体印象与会者的参会价值是否实现与会者是否愿意参加下一次的会议第四节会议评估（7）与会人员的评价第四节会议评估59（8）会议主办方的总体评价会议的总体印象如何会议是否达到预期效果第四节会议评估（8）会议主办方的总体评价第四节会议评估603、会议评估的方法问卷调查面谈电话调查现场观察述职及总结会议第四节会议评估3、会议评估的方法第四节会议评估614、会后工作（1）感谢各方面的支持和帮助会议嘉宾、主持人和发言人政府、协会、商会等有关部门协办单位、支持单位和赞助单位其他单位和人员第四节会议评估4、会后工作第四节会议评估62（2）感谢会议工作人员庆功宴、会议补贴、会议礼品第四节会议评估（2）感谢会议工作人员第四节会议评估63（3）进行工作总结会议评估工作的结果是基础和主要内容。会议筹备期间的组织策划、营销宣传、论文征集录用、资金管理等工作；会议期间注册、接待、现场协调、食宿服务、管理工作。第四节会议评估（3）进行工作总结第四节会议评估64演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！65会议：会议策划与管理会议：66第一节会议策划1、会议策划的要素“5W1H“Who---参加会议的是谁What---是什么类型的会议When---什么时间开会Where---在什么地方开会Why---为什么开会How---怎样处理会务工作第一节会议策划1、会议策划的要素“5W1H“672、会议策划的主要内容和要求（1）确定会议目标明确切实时机条件成熟会议目标之间关系协调第一节会议策划2、会议策划的主要内容和要求第一节会议策划68（2）确定会议议题服从会议目标主题立意要高处理好主体和议题关系高效性表述准确符合会议权限第一节会议策划（2）确定会议议题第一节会议策划69（3）确定会议参加对象目的、性质、议题、规则等--法定会议（组织章程、议事规则）--会谈、谈判、国际多边会议--协会、学术会议--纵向会议、部分横向会议第一节会议策划（3）确定会议参加对象第一节会议策划70（4）会议发言---形式、发言人、顺序---类型：

传达式、汇报式、审议式、讨论交流式第一节会议策划（4）会议发言第一节会议策划71注意事项：A、发言要切题B、尊重与会者发言权C、精选发言内容，注重发言者能力素质D、控制发言人数、时间E、合理安排发言顺序第一节会议策划注意事项：第一节会议策划72（5）会议规模A、效果B、效率C、场地情况D、成本第一节会议策划（5）会议规模第一节会议策划73（6）会议地点A、交通便利B、设施与服务C、会议地点本身的色彩D、营造良好气氛第一节会议策划（6）会议地点第一节会议策划74（7）会议时间A、时间、议题、成本B、各项准备工作C、当地民族风俗和宗教习惯第一节会议策划（7）会议时间第一节会议策划75（8）策划会议的议程、日程和程序A、会议议程B、会议日程C、会议程序第一节会议策划（8）策划会议的议程、日程和程序第一节会议策划76区别议程

---总体安排、概括明了、不任意改动日程

---各项活动安排（1天以上）程序

---议程的明细化、具体化第一节会议策划区别第一节会议策划77（9）会议公关与宣传---传递会议信息---提高会议知名度---创立会议品牌---争取支持和赞助第一节会议策划（9）会议公关与宣传第一节会议策划78A、时段会前、会间、会后B、方法媒体沟通、内部宣传、气氛渲染第一节会议策划A、时段第一节会议策划79第二节会议现场管理会议现场布置会议举办期间

会议闭幕会议现场管理第二节会议现场管理会议现场布置会议举办期间会议闭幕会801、会议现场布置（1）会议室规格与布局A、课堂B、“U“形C、中空方形、圆形D、变形E、圆桌第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理81会议策划与会议管理82会议策划与会议管理83会议策划与会议管理84会议策划与会议管理851、会议现场布置（2）布置会场所需的时间布置时间、收尾时间、需要的工作人员数量等第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理861、会议现场布置（3）会议主题布置A、会标的制作会标每个字的规格=（台口宽度-间隔）+（字数+2）第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理871、会议现场布置（3）会议主题布置B、会徽C、台幕D、主席台的布置E、桌签的制作G、与会人员坐席安排第二节会议现场管理1、会议现场布置第二节会议现场管理88（4）会场的装饰布置旗帜、花卉、灯饰、工艺品的陈列庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会第二节会议现场管理（4）会场的装饰布置第二节会议现场管理89（5）会场视听环境的布置A、听觉环境B、视听设备与会议室容量C、座位安排课堂形、剧院形、圆形等第二节会议现场管理（5）会场视听环境的布置第二节会议现场管理902、会议注册管理---迎接人员---现场运作---安排工作人员---现场资金管理---交通安排第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理912、会议注册管理（1）布置会议登记注册处A、指示标记B、足够的空间C、专职人员指导D、大型会议应有多个登记台E、提供同伴和家属登记的地方第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理922、会议注册管理（2）提前准备好注册表A、注册表中应有与会人员名单B、临时参会人员应引导其自行登记其基本信息C、设置“请赐名片”处第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理932、会议注册管理（3）按参会人员身份的不同予以分类登记嘉宾、赞助人、一般与会人员、新闻记者等第二节会议现场管理2、会议注册管理第二节会议现场管理94（4）注册工作人员应经过培训A、清楚会议场地、大会基本情况、与会者提问的问题B、英语C、自己不能处理的事情请协调员帮忙D、佩戴“会议工作人员卡”E、遇到抱怨时合理解决F、站立、微笑迎接与会人员第二节会议现场管理（4）注册工作人员应经过培训第二节会议现场管理95（5）发放资料袋会议的全套资料：活动安排表、各类代金券、介绍函、发言人介绍、组委会情况、展览信息、出席者名单、紧急事故说明、附近餐厅名单、附近购物区名单、附近交通线路图第二节会议现场管理（5）发放资料袋第二节会议现场管理963、会议入场管理（1）限制入场管理---代表证---（2）票券受理---代金券---第二节会议现场管理3、会议入场管理第二节会议现场管理974、会议录像、录音服务（1）质量要高（2）复制录像、录音带（3）保密工作第二节会议现场管理4、会议录像、录音服务第二节会议现场管理985、商务服务商务中心：打字、复印、电话、传真等明确公布商务中心的收费标准。第二节会议现场管理5、商务服务第二节会议现场管理996、会议餐饮服务早餐、午餐、晚餐、茶点休息、酒吧、招待会、自助餐。第二节会议现场管理6、会议餐饮服务第二节会议现场管理100（1）制作团体菜单（2）预先准备，了解特殊要求---特色---（3）做好茶歇服务人数、时间、空间、75-100人一张食品台、咖啡（茶）等饮料食物、统计消耗量与剩余量用以预测第二节会议现场管理（1）制作团体菜单第二节会议现场管理101（4）其他注意事项饮食供应速度、对天气状况有所准备、提供新颖食品时考虑味道与外观相符、注意特殊状况第二节会议现场管理（4）其他注意事项第二节会议现场管理1027、会议安全服务（1）会议防盗管理---防范为主---员工教育+加强内部管理+配备安全设施第二节会议现场管理7、会议安全服务第二节会议现场管理103（2）突发事故的处理客人报失、停电、食物中毒等第二节会议现场管理（2）突发事故的处理第二节会议现场管理104（3）会议保密管理绝密会议、机密会议、秘密会议A、制定保密纪律B、技术保密C、文件保密D、会场保密E、新闻、宣传报道的保密第二节会议现场管理（3）会议保密管理第二节会议现场管理105第三节会议突发事件对策的策划一、预测不可预知的情况采取措施处理计划外的突发事件。做好最坏的打算。第三节会议突发事件对策的策划一、预测不可预知的情况106二、进行再次策划不断的、适时的复查突发事件讨论会议，制定补救策略第三节会议突发事件对策的策划二、进行再次策划第三节会议突发事件对策的策划107三、突发事件的具体表现1、主要发言人因为各式各样的原因缺席休息OR替代发言第三节会议突发事件对策的策划三、突发事件的具体表现第三节会议突发事件对策的策划1082、登记代表数量不足会场租赁合同。第三节会议突发事件对策的策划2、登记代表数量不足第三节会议突发事件对策的策划1093、发言人或某位与会代表言行不当第三节会议突发事件对策的策划3、发言人或某位与会代表言行不当第三节会议突发事件对策的策1104、在会议召开前会场出现意外问题备用会场。第三节会议突发事件对策的策划4、在会议召开前会场出现意外问题第三节会议突发事件对策的策1115、有国家性的重大活动与会议同期举行第三节会议突发事件对策的策划5、有国家性的重大活动与会议同期举行第三节会议突发事件对策1126、出现重大的健康事故第三节会议突发事件对策的策划6、出现重大的健康事故第三节会议突发事件对策的策划1137、交通问题代表到会、离会。第三节会议突发事件对策的策划7、交通问题第三节会议突发事件对策的策划1148、IT系统出现问题第三节会议突发事件对策的策划8、IT系统出现问题第三节会议突发事件对策的策划115火灾避免恐慌恐怖袭击应急计划；对员工针对性培训自然灾害恢复计划；如何弥补损失；保险医疗突发事件与酒店沟通，熟悉附近医院；工作人员第一时间抢救培训第三节会议突发事件对策的策划火灾第三节会议突发事件对策的策划116第四节会议评估1、会议评估的目的检查会议目标是否实现落实与会者参会的满意度评估会议的成功与不足准备会议的总结报告资料第四节会议评估1、会议评估的目的