办公自动化讲座之三

办公自动化讲座之三

—电子报表处理软件Excel费兆亮2010年12月

认识电子表格数据规律排列引入公式实现自动重算EXCEL组成excel基本概念工作表的操作与编辑打印工作表数据排序筛选数据分类汇总第一章Excel简介

基本功能基本概念

Excel的窗口工作簿工作表标签填充柄活动单元格列标名字框编辑栏行号1Excel概述Excel窗口

标题栏:

当前编辑的工作簿名。

工作簿:

一般由3张表格组成一个工作簿,最多可有255张。

工作表:工作的主要对象,由行,列组成的表格,有：A,B...,IV(256)列;1,2...65536行;

单元格:行和列的交叉处，表格的最小单位。

活动单元格:

当前正在操作的单元格，被黑线框住。

工作表标签:Sheet1~Sheet3,当前活动的白色，其余灰色。2工作表和工作簿关系工作簿工作表单元格3编辑栏的作用确认操作EnterTab取消操作Esc名字框编辑栏行号列标单元格地址：C5第二章基本操作插入工作表:插入移动、复制工作表：编辑删除工作表：编辑重命名工作表：格式—工作表其他应用（格式——工作表）工作表标签颜色工作表背景F4的快捷用法1、管理工作表单元区域选定行、列、单元格、整个表等录入数据数值：右对齐，参与运算；文本：左对齐，不参与运算；数值型文本：时间日期：分数：函数和公式2、工作表中数据录入利用填充柄快速填充数据不同数据填充效果的差异自定义序列的填充等比等差数列的填充数据快速输入技巧快速填充某一区域：选定区域—tab（横），enter（竖）；快速实现区域复制：ctrl+enter；选择性粘贴的应用；转换行列次序快速插入空白区域：shift+填充柄拖拉；快速实现行列插入、移动：shift+拖动Ctrl+shift+8:选中整个数据表行列调整实现行和列的均匀分布自动套用格式单元格的格式化条件格式的设置3、工作表的编辑和格式化第三章函数和公式单元格的引用相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整。例:B6,A4,C5:F8绝对引用：在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。$B$6,$A$4混合引用：在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。例:$B6,A$4单元格引用分类一维引用：A1:A10,A2:G2;二维引用:A1:G5三维引用:sheet1:sheet3!A1公式的输入以“=”开头，以“enter”结束，所有运算符号要自己输入；常用公式运算符：+,-,*,/,%,^,&,=>,<=算术运算符+（加号）－（减号）*（乘号）/（除号）%（百分号）^（乘方）例：=(12+15-3)*5/3运算结果是数值比较运算符＝（等号）＜＝（小于等于）＜（小于）＞＝（大于等于）＞(大于)＜＞（不等于）例：设E5单元格是5，F5单元格是3,在G5单元格输入= E5>F5运算结果是逻辑值“TRUE”文本运算符&(连接)例：E8单元格是：浙江杭州

F8单元格是：华瑞集团在G8单元格输入=E8&F8

运算结果是文本:浙江杭州华瑞集团函数:Excel自带的一些已经定义好的公式。不同类型的函数要求给定不同类型的参数函数名（参数1，参数2，

…）代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9=Average（B2:B10）引用运算符“：”（冒号）区域运算符例：=sum(A1:A3)“，”（逗号）联合运算符例：=sum(A1:A3,C1:C3)“”（空格）交叉运算符例：=sum(A1:C3C1:C3)函数按功能分为以下几种类型：数学与三角函数（比如，SUM、SUMIF）统计函数（比如，AVERAGE、COUNTIF）逻辑函数（比如，IF）财务函数（比如，PMT）日期和时间函数（比如，TODAY）数据库函数（比如，DCOUNT）查找与引用函数（比如，VLOOKUP）文本函数（比如，CONCATENAT）信息函数（比如，ISBLANK）常用函数求和函数SUM求平均值函数AVERAGE求最大值函数MAX求最小值函数MIN统计个数函数COUNT条件函数IF常用函数举例例1：九九乘法表的制作例2：以工资表为例，countif

、sumif、datedif和today函数的使用第四章数据管理和分析数据排序排序类别：升序降序排序条件：简单排序，多重条件，自定义序列数据类型： 升序： 降序：文本 (拼音） A,B,…Z Z,X,…A数字 （大小） 1,2,… 10,9,…日期 Jan1,… Dec31,…

分类汇总先分类（排序），后按类汇总分析。多级分类汇总数据筛选自动筛选：数据—筛选—自动筛选高级筛选：完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据。大表明晰的小表有条件的筛选高级筛选如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。

条件区域条件区域空二行出生日期学历>1980年1月硕士>1980年1月本科

高中条件区域的设置选择出生日期大于1980且学历为硕士；选择出生日期大于1980且学历为本科；选择高中学历；水平“与”；垂直“或”其他常用操作保护工作表和工作簿：工具—保护；设置数据有效性：数据—有效性；设置批注：冻结窗格:窗口——冻结窗格红色三角第五章图表创建图表图表类型图表数据源图表选项图表位置