第五章行政公文

第五章拟写行政公文

[教学目标]●知识点

1．行政公文的概念、种类、具体样式、特点、作用；

2．行政公文的格式、体式。●技能点

1．理解并能解释、说明决定、通知、通报、报告、请示、函的行文功能；

2．掌握行政公文的写作技能。[案例导入]

行政公文的拟写

金山市地质矿产局在省国土资源厅的领导和关怀下，2002年矿产开发许可证换证工作任务已完成了99%，矿产资源补偿费收缴工作在年底保证完成征收计划，其他工作也在有序地进行。但是该局只有一台1995年买的“桑塔纳”轿车，并已运行了20多万公里，即将报废。另据了解，全省13个市的的地质矿产局的车辆情况都好于该局。所以为适应工作需要，该局拟购一台普通“奥迪”轿车，价格约25万元，拟自筹10万元，缺额15万元，2002年12月8日发文请省厅帮助解决。

(选自王粤钦、刘洪英主编的《新编应用写作》，大连理工大学出版社2005年11月第3版，第57页)国家行政机关依法行政，社会团体及企事业单位用来处理公务的工具和载体是行政公文。行政公文的全称是行政公务文书，它是广义的公务文书，即广义的公文中的狭义公文，由于具有法定效力和规范体式，所以又称法定公文。撰写、制发、处理公文的文书工作，联结与维系着行政工作的各个方面、所有程序。拟写行政公文，无疑是行政机关、社会团体及企事业单位秘书部门和业务部门的一项执行党和国家路线、方针、政策，事关全局和广大人民群众切身利益的重要日常工作。第一节什么是行政公文

[学习目标]1．行政公文的定义、具体样式、种类；

2．行政公文的特点、作用。[理论知识]一、行政公文的定义行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的种类从不同的角度划分，行政公文有不同的种类：（一）《国家行政机关公文处理办法》规定：我国现行的行政公文有13种，分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（二）从行文关系、行文方向的角度划分行政公文有三类：下行文、上行文、平行文。命令、决定、公告、通告、通知、通报和批复属于下行文；议案、报告、请示属于上行文；函是典型的平行文；而意见和会议纪要下行、上行、平行都可以。三、行政公文的特点（一）作者的法定性行政公文只能由依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的组织来拟订并公布。行政公文的作者，一般以文件版头、机关印章和领导人签署为凭证和取信的标志，不是指具体拟写文稿的执笔者。（二）体式的规定性

《国家行政机关公文处理办法》以法规的形式，对行政公文的体式予以公布，要求以此为依据施行。（三）制发的程序性制发行政公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（四）作用的权威性行政公文依法行政，是行政管理的工具。违背它所规定的法规、政策、措施等，是一种违法行为，必将受到一定的制约或惩处。（五）内容的时效性行政公文都是结合具体的问题而制发的，具有极强的针对性和指导性，所以它在一定的时间内才有效。四、行政公文的作用（一）领导和指导作用领导作用，即上级领导机关在管理活动中，对下级机关及企事业单位的指挥作用。指导作用，就是上级领导机关对下级机关及企事业单位的指示、引导作用。行政公文的领导和指导作用，体现在命令、决定、意见、批复等下行文的行文结果上。例如“命令”这一文种，依照有关法律能公布行政法规和规章；能宣布施行重大强制性行政措施；能嘉奖有关单位及人员。“决定”这一文种，能对重要事项或者重大行动做出安排；能奖惩有关单位及人员；能变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。“意见”这一文种，能对重要问题提出见解和处理办法。（二）联系和知照作用联系作用，即上、下级机关、团体及企事业单位以及不相隶属的机关、单位之间，在管理活动中的互相往来、交流、沟通作用。知照作用，就是上级领导机关对下级机关及企事业单位的告知、照会作用。行政公文的联系和知照作用，体现在通知、公告、通告等下行文和议案、报告、请示等上行文以及函、会议纪要等平行文的行文结果上。例如“通知”这一文种，能转发上级机关和不相隶属机关的公文，能传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。“公告”这一文种，能向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”这一文种，能公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“议案”这一文种，能使各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。“报告”这一文种，能向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“请示”这一文种，能向上级机关请求指示、批准。“函”这一文种，能使不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“会议纪要”这一文种，能记载、传达会议情况和议定事项。（三）宣传和教育作用行政公文的宣传和教育作用，特别鲜明地体现在“通报”这种下行文的行文结果上。“通报”这一文种，能表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）依据和凭证作用行政公文属于应用文中的公文，它当然具有应用文的依据和凭证作用。在社会生活中，有理智的人们不会相信“道听途说”，有关政府机关及其职能部门和企事业单位的政策和办事规则，必须依据行政公文，它是凭证。第二节怎么写行政公文[学习目标][知识点]1．明确行政公文格式的构成规范；

2．明确行政公文正文的结构规范。[技能点]1．掌握行政公文的写作技能；

2．能够写好主要文种的行政公文。[例文研读]

例文一：决定的例文锦州市人民政府文件

锦政发〔2006〕22号——————————————————

锦州市人民政府关于表彰市劳动模范和先进集体的决定各县（市）区人民政府，市政府各部门：

全市人民在市委的正确领导下，认真贯彻党的十六大、十六届五中全会和市委九届九次、十次会议精神，以经济建设为中心，全面落实“三年大变样，十年大振兴”的战略决策，解放思想，开拓进取，使我市改革开放和经济建设事业取得了新的成就，各行各业涌现出了一大批模范人物和先进集体。为彰显先进模范人物和先进集体的先进思想和模范事迹，弘扬劳动光荣、知识崇高、人才宝贵、创造伟大的社会风尚，市政府决定授予王宏建等10名同志“锦州市特等劳动模范”称号，授予丁小平等88名同志“锦州市劳动模范”称号，授予锦州铁合金（集团）有限责任公司锰冶炼厂等49个单位“锦州市先进集体”称号。

市政府希望受表彰的劳动模范和先进集体，戒骄戒躁，开拓进取，在我市改革开放和经济建设中再创新业绩，再攀新高峰。全市人民要以劳动模范为榜样，树立尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的观念，以劳动模范和先进集体为榜样，认真学习他们立足本职、甘于奉献的精神风貌；学习他们积极进取、争创一流的不懈追求；学习他们与时俱进、求真务实的科学态度。让我们在市委的正确领导下，高举邓小平理论和“三个代表”重要思想伟大旗帜，认真落实科学发展观，深入贯彻落实党的十六大和十六届五中全会和市委九届九次、十次会议精神，以高昂的劳动热情，实事求是的科学态度，严谨扎实的工作作风，团结拼搏的进取精神，学先进，赶先进，争做各行各业的排头兵和领头雁，为全面实施“十一五”规划，早日实现锦州市“三年大变样，十年大振兴”的宏伟目标，在整体开发锦州湾中，加快辽西沿海经济区中心城市建设而努力奋斗！附：1.锦州市特等劳动模范名单

2.锦州市劳动模范名单

3.锦州市先进集体名单

锦州市人民政府(印章)

二○○六年四月二十五日主题词：表彰市劳动模范先进集体决定——————————————————

抄送：辽宁省人民政府办公厅——————————————————

锦州市人民政府办公厅2006年4月25日印发——————————————————

例文二：通知的例文辽宁省人民政府文件

辽政发〔2007〕25号——————————————————辽宁省人民政府关于车船税征收管理有关问题的通知各市人民政府，省政府各厅委、各直属机构：

根据《中华人民共和国车船税暂行条例》和《中华人民共和国车船税暂行条例实施细则》的有关规定，结合我省实际，现就车船税征收管理有关问题通知如下：一、凡在我省境内按规定应当缴纳车船税的单位和个人，都必须缴纳车船税。二、我省车辆的适用税额按《辽宁省车船税车辆税额表》设定标准执行，船舶的适用税额按《中华人民共和国车船税暂行条例实施细则》规定标准执行。三、城市和农村公共交通车辆免征车船税，其免税的条件和程序由省地税局规定。

四、购买机动车交通事故责任强制保险(以下简称交强险)的车辆，在购买交强险所在地缴纳车船税；不购买交强险的车辆和船舶，向纳税人所在地主管地方税务机关缴纳车船税。五、车船税应按会计年度(公历1月1日至12月31日)计算，在购买交强险时一次性缴纳；不购买交强险的车辆和船舶，由纳税人自行申报，在会计年度内缴纳车船税。六、从事交强险业务的保险机构为车船税的扣缴义务人。扣缴义务人应当认真履行代收代缴义务，按规定向保险分支机构(支、分公司)所在地的县区主管地方税务机关及时报结税款，并按要求报送相关信息。主管地方税务机关应按规定支付扣缴义务人代收代缴车船税的手续费，财政部门依据规定安排预算给予保障。

七、公安、交通、农业、渔业、质监、保险监管等有关车船管理部门应当在联合办公、提供车船管理信息等方面，协助地方税务机关加强车船税的征收管理。本通知自2007年1月1日起执行。附件：辽宁省车船税车辆税额表

辽宁省人民政府（公章）

二○○七年六月十四日主题词：车船税征收管理通知——————————————————

抄送：

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辽宁省人民政府办公厅2007年6月14日印发——————————————————

例文三：通报的例文国家环境保护总局办公厅文件环办〔2004〕99号——————————————————

关于山东济宁放射源超剂量照射事故有关情况的通报各省、自治区、直辖市环境保护局（厅）：

2004年10月21日下午5时30分，山东省济宁市金乡县华光辐照厂发生两名工作人员受到超剂量照射事故。现将有关情况通报如下：一、事故基本情况济宁市金乡华光辐照厂位于济宁市金乡县高河乡，是一私营企业。该辐照厂始建于1994年，为自行建造的静态堆码式辐照装置，辐照源为钴-60，1994年加源7.2万居里，1999年5月又加源4.4万居里，现活度为3.8万居里。

2004年10月21日下午，由于该辐照装置的铁网门安全联锁、降源限位开关、踏板降源装置、三道防人员误入辐照室的光电联锁等六个安全装置及拉线开关全部失灵，放射源未正常回落到井下安全位置，2名工作人员未经监测进入辐照室工作。待发现撤出辐照室时，两名工作人员前后受照时间达10分钟左右，受照人员距离放射源约0.8～1.7米，造成两人受超剂量误照射。受照后不久便出现呕吐症状，受照剂量较大者目前全身红肿、口干、腹部疼痛、视物不清，白细胞下降明显，临床初步判断受照剂量大于10戈瑞。二、事故发生原因

1.辐照装置未按国家标准《γ辐照装置设计建造和使用规范》（GB17568－1998）的要求设计，达不到安全要求，在安全联锁装置失效、人员误入等意外情况发生时，放射源不能自动回落到井下安全位置。

2.运营单位管理不严，规章制度和操作规程不健全。

3.操作人员缺乏必要的安全防护知识，进入辐照室前未进行剂量监测，违章操作。三、事故处理情况

1.由山东省环境保护局责令该辐照厂停止生产，查封辐照室，并吊销其放射性同位素工作许可证（卫监放证字（鲁）015）。

2.由山东省环境保护局查清原因，查处责任人。我国目前约有150个辐照装置，其中50个左右小型辐照装置（设计装源活度小于10万居里）始建于上世纪70年代初期，普遍存在上述安全隐患。为防止类似事故的发生，各省、自治区、直辖市环境保护局（厅）应结合“清查放射源，让百姓放心”专项行动，加强对辐照装置的现场检查，严格执法，对存在安全隐患或规章制度不健全的单位，责令停止使用进行整改。经验收符合要求后，方能继续使用。

国家环境保护总局（印章）二○○四年十月二十七日主题词：环保辐射放射源事故通报——————————————————

抄送：解放军环境保护局，新疆生产建设兵团环境保护局

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国家环境保护总局办公厅2004年10月27日印发——————————————————

例文四：报告的例文吉祥镇人民政府文件

吉镇政字〔2005〕28号签发人：邱弘治——————————————————

关于2005年推行政务公开工作情况的报告ⅹⅹ县人民政府：

2005年，我镇按照区委、区政府对推行政务公开工作的要求，遵循强化管理、注重实效的工作思路，不断推进镇政务公开工作向纵深发展，促进了基层干部工作作风的转变，进一步密切了党群干群关系，维护了农村的社会稳定，促进了经济发展。

一、主要工作任务完成情况

（一）组织领导到位。我镇通过不断完善领导责任和工作格局，使镇政务公开工作形成党政领导重视、部门认真负责、上下一起抓的良好发展态势。由镇长同志挂帅主抓，明确责任人。每年初，镇党委政府结合当年实际，制订年度政务

公开工作方案，对全镇政务公开工作进行安排部署。把政务公开工作任务和责任分解落实到人，做到镇政务公开与经济和其他业务工作同部署、同落实，各牵头部门积极发挥职能作用。

（二）制度措施到位，实现“四个规范”。一是规范公开内容。我镇规定，凡是直接涉及群众关心的民主权利、切身利益的事项，尤其是带有普遍性的问题、群众反映强烈的问题、影响社会稳定的重大问题，都要进行公开。并结合实际明确要求，对镇机关各部门工作职责、办事程序、政策依据、收费标准、干部聘用和工程发包等14个方面共30个项目全部实行公开。二是规范公开时限。镇政务公开日统一为每年的3月1日和8月31日。在3月1日，镇把上年度的财务、政务运行情况进行公开。对临时性、阶段性的工作及有关对对临时性、阶段性的工作及有关决议、决定等按月按季或随时公开。三是规范公开形式。主要以图板、表簿形式进行公开。镇把所公开的项目写在图板上，悬挂在醒目的位置，同时利用会议、广播、明白卡等方式进行辅助公开。今年镇政府投入资金7000余元，制作了规范美观的政务公开栏。四是规范公开程序。实行了“两为主、两结合”的做法，即以事前公开为主，事前与事后公开相结合；以对外公开为主，对外与对内公开相结合，凡是干部群众关心且与他们利益密切相关的事项，一律实行对外公开，机关内部事务则对内公开。

（三）完善了六项制度。一是镇政务公开责任制度。明确了第一责任人、牵头部门的职责和监督部门的责任。二是重大问题集体决策制度。镇在重大决策、重要人事任免、重要项目安排和大额资金使用上，做到在广泛征求意见的基础上，经集体讨论后及时公开。三是预公开制度。在决定或处理与群众利益密切相关的重要事项时，在正式决定作出前将方案公布，在充分听取群众意见并进行合理调整和修改后，再予以正式公开。四是定期审计制度。对镇财政预算的执行和决算、政府部门管理的各类基金、资金的收支情况，定期依法审计监督，并将审计结果公布。五是群众评议制度。定期请人大代表评议镇机关干部，评议镇政府的工作。六是定期联检和自检制度。规定镇每半年进行一次联合检查评比每季度进行一次自查，并写出自查情况总结报有关部门。（四）监督落实到位。我镇督查组从强化监督入手，健全监督机制，充分发挥组织协调作用，协助党委、政府抓好各项监督措施的落实。通过加强组织监督、社会监督、群众监督和舆论监督，防止和遏制半公开、假公开等现象。在群众监督方面，我镇设立了群众办事程序栏、政务公开意见箱和镇长接待日。并通过召开座谈会、开展问卷调查等方式评议镇政务公开工作，让群众参与到政务公开的监督工作中来，发现问题及时纠正。

二、存在的主要问题

公开的内容还应进一步细化，公开时间整体不够一致。若公开内容要调整应及时更换，以免引起群众误解。推行政务公开工作应与党政机关廉政建设紧密结合，树立良好的政府形象。

三、2006年政务公开工作的思路、建议和措施

一是突出重点。以群众关注关心、涉及群众切身利益的问题为重点，不断拓宽政务公开内容和形式。继续通过政务公开栏、公示牌、公开办事指南等形式，充分利用报刊、广播、电视等媒体，对行政决策的过程和结果、行政许可、公共服务等事项予以公开。为人民群众提供快捷、方便的服务。

二是强化责任追究。明确政务公开工作各部门和单位的责任，对工作不力、搞形式主义的，要严肃批评，限期整改；对弄虚作假、侵犯群众民主权利、损害群众合法利益、造成严重后果的，进行严肃查处。

三是严格考核。要把政务公开列入优化政务环境和投资环境的重要内容，纳入各部门目标考核和党风廉政建设责任制考核范围，严格考核，定期考评。要对政务公开工作实行专门监督，促进政务公开工作的落实。吉祥镇人民政府（公章）

二○○五年十二月二十日主题词：推行

政务公开

情况

报告——————————————————

抄送：

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吉祥镇人民政府办公室2005年12月20日印发

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（摘自我得网http://）例文五：请示的例文福州市统计局文件榕统字〔2005〕28号签发人：佚名——————————————————

福州市统计局关于改革区县GDP核算方法的请示福建省统计局：

为落实党的十六届四中全会提出的树立科学发展观的要求，更好地反映区域经济社会全面协调发展的进程，满足区域管理的需要，按照市政府领导的要求，我局拟对区县GDP核算方法进行改革，即由目前的区县分别核算、市统计局综合评估的模式，改成由市统计局统一核算全市及分区县GDP数据的模式。现就改革我市区县GDP核算方法问题请示如下：一、实施这项改革非常必要。区县一级应淡化GDP指标，建立突出区域功能定位的特性指标。在新的模式下，区县不再核算GDP，把分区县GDP数据作为全市GDP核算数据的一个地域分组指标，街乡镇及以下取消GDP核算，不再有GDP数据。这样将有利于统计数据质量的提高，有利于统计方法制度的规范化，有利于树立科学的发展观。

二、这项改革的基本条件已经具备。这项改革涉及区县GDP数据核算的频次、基础资料的完整性、核算方法的规范化等内容。尽管改革有相当的难度，但2004年全国经济普查为分区县GDP核算提供了良好的机遇。我们认为应抓住这一良好的机遇，从2005年上半年开始由市统计局对区县GDP进行核算，经过一段时间的过渡，2006年全面推行。三、区县GDP核算的改革是一项系统工程，需要对各专业统计的方法制度进行改革，需要各相关综合部门的配合和各级政府的理解，涉及到都市经济的统计模式问题，迫切需要得到福建省统计局领导的支持和业务上的指导。我们的改革是否符合国家统计改革的总体思路，改革时机是否成熟，核算方法应如何改进等等，希望福建省统计局给予明确指示。以上请示，请批复。

福州市统计局（印章）二○○四年年×月××日

主题词：改革区县GDP核算方法请示——————————————————

抄送：福州市人民政府办公厅

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福州市统计局办公室2004年×月××日印发——————————————————

例文六：函的例文国务院办公厅文件

国办函〔2007〕59号

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国务院办公厅关于同意在北京奥运会特许商品上使用国旗图案的函第29届奥运会组委会：

你委《关于在北京奥运会特许商品上使用我国国旗图案的请示》（奥组委〔2007〕126号）收悉，经国务院领导同志同意，现函复如下：

同意在北京奥运会特许商品上使用我国国旗图案。望正确使用，切实维护国旗尊严。

国务院办公厅（印章）二○○七年五月二十三日主题词：同意奥运会特许商品使用国旗图案函—————————————————————

抄送：—————————————————————

国务院办公厅2007年5月23日印发

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[文体规范]

一、行政公文的格式国家标准《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。行政公文格式样本如下：0000001机密★×年特急金川大学文件金大校发〔2007〕1号（发文字号：3号仿宋体，下行、平行文居中，上行文居左；）（上行文应注明签发人，3号楷体，居右）——————————————————

（标题=（发文机关）+介词+事由+文种；2号小标宋体）关于规范学校公文处理程序的通知各院、系、部、处、室、馆、所、中心,各直属单位：（主送机关全称或规范化简称、统称）（正文：3号仿宋体，一般22行×28字=616字；层次结构序数：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”）

一、学校文件处理程序（第一层次标题：3号黑体）

（一）以学校名义发布的文件（第二层次标题：3号楷体）

1．…………

（1）…………

附件：1.学校文件处理流程图（附件序号用阿拉伯数字；附件名称后面不加标点符号）金川大学（公章）二〇〇七年一月一日（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般3—5个；“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格标识；词目用3号小标仿宋体；词目之间空1字）（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般3—5个；“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格标识；词目用3号小标仿宋体；词目之间空1字）主题词：学校公文处理程序通知——————————————————

抄送：某某省教育厅（左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”）

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金川大学校长办公室2007年1月1日印发——————————————————（印发机关左空1字，印发时间右空1字；印发时间用阿拉伯数码标识）

（一）眉首置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

1.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6.签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。（二）主体主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等。

1.标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过

多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3.正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

6.公文生效标识

单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

联合行文印章：

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

7.附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记版记部分包括主题词、抄送、印发机关和印发时间。

1.

主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

2.抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3.印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。二、行政公文的写法（一）掌握行政公文的行文功能

1.决定的行文功能对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及个人；变更或者撤销下级机关不适当的决定。

2.通知的行文功能批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达事项；任免人员。

3.通报的行文功能表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况。

4.报告的行文功能汇报工作；反映情况；答复询问；报送材料。

5.请示的行文功能请求指示；请求批准。

6.函的行文功能商洽工作；询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（二）实施行政公文的写作程序

1.当机关、团体、企事业单位秘书部门的拟稿人（文字秘书）接到指令性的行政公文写作任务后，首先要分析已知条件，明确行文关系、行文目的，选择、确定文种；机关、团体、企事业单位的领导，向秘书部门或秘书部门的拟稿人（文字秘书）下达指令性的行政公文写作任务，这在文书工作中称“交拟”。秘书部门的拟稿人（文字秘书）与部门负责人、同事一起研究写作任务，这是“议拟”。“议拟”，是行政公文拟稿的首要程序，内容包括分析写作已知条件，明确行文关系、行文目的，选择、确定这次写作的行政公文的文种。当然，第一个已知条件应该是明确“发文机关”，然后要明确“主送机关”、“成文时间”、“发文字号”、“事由”、“事项”等，还要知道有没有“附件”。“行文关系”，是发文机关与主送机关之间的关系，包括上行、下行、平行关系等三种情况。“行文目的”，是指发文要解决什么问题。拟稿人（文字秘书），根据这两个条件就可以选择、确定文种了。公文用纸，区分为下行文、平行文用纸和上行文用纸两种情况，格式稍有一点不同，就是眉首上标注发文字号的位置不同，还有上行文要标注签发人。签发人，是发文机关的行政首长或首长授权的秘书部门负责人。行政公文写作，《国家行政机关公文处理办法》规定了一些重要的行文规则，主要有：

（1）行文应当确有必要，注重效用的规则；（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告的规则；（3）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文的规则；（4）部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文的规则；（5）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文的规则；（6）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意的规则；（7）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理的规则；（8）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文的