社区规范化档案室建设

社区规范化档案室建设二00九年四月二十八日联系电话:82191906QQ:542697366一、浙江省城市社区档案管理办法1、社区档案的分类ⅹⅹ社区档案分类方案基建(1)科技档案(2)会计档案(3)社区居民档案(4)特种载体档案(5)文书档案(1)设备

(2)照片

(1)实物

(3)机读

(2)2、社区档案的归档范围及保管期限类目顺序号归档范围保管期限文书档案1上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、领导人任免的通知、批复等文件材料永久2本社区组织简介、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久3本社区党组织会议、居民代表会议或社区议事协商会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等永久4本社区组织召开的党员大会、居民代表大会、民主管理会议、团组织会议、妇女代表大会等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等永久5本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等30年6本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等30年7本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等10年8本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料永久类目顺序号归档范围保管期限文书档案9上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料（1）重要的永久（2）一般的、本社区工作汇报材料30年10本社区居委会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（1）年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料永久（2）年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料10年11本社区党组织、居委会、妇委会、老年协会、计划生育协会、共青团、社区公益性民间组织等居民自治各类组织的换届选举材料和上级批准材料永久12本社区专项活动形成的文件材料（1）重要的（如各类创建活动等）30年（2）一般的（如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动）10年类目顺序号归档范围保管期限文书档案13上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料（1）法规政策性文件30年（2）规范性、一般性文件10年14本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示（1）重要业务问题的永久（2）一般业务问题的30年15本社区编辑、编写的文件材料（1）大事记、组织沿革等永久（2）简报、情况反映、工作信息等10年16关于本社区的新闻报道10年17本社区制订的各项规章、规范、制度、公约等30年18针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料（1）受县级（含）以上表彰、奖励的永久（2）受县级以下表彰、奖励的30年类目顺序号归档范围保管期限文书档案19本社区处理问题、事件的惩处决定

（1）受到警告（不含）以上处分的

永久（2）受到警告处分的

30年20对本社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料

永久21对本社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记制度等文件材料

10年22本社区党团员名册、组织关系介绍信及存根、本社区志愿者队伍人员名单等

永久23本社区的房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久24本社区与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料

（1）重要的

永久（2）一般的

10年类目顺序号归档范围保管期限文书档案25本社区物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料30年26本社区国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接凭证等）文件材料（1）重要的永久（2）一般的10年27本社区接待工作的计划、方案（1）重要的30年（2）一般的10年28本社区招商引资、出国考察、友好往来等活动中形成的文件材料30年29本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料10年30本社区居民的拆迁补偿、土地转让、养老保险、医疗保险、职工退休、退职等登记表、协议书、存根、审批表及其他社会保障参保、退保等文件材料永久类目顺序号归档范围保管期限文书档案31本社区现役、复员、转业军人、军队离休干部、革命伤残军人、烈属、病故军人家属、残疾人、特困户、最低生活保障人员登记表和社会救济、社会优抚等文件材料

30年32本社区居民收养、婚姻登记初审办理

永久33本社区居民直系亲属公房房卡的过户申请初审登记册

30年34本社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册

30年35本社区失业人员情况、求职情况登记册、失业人员失业卡、待业卡、老年卡申办初审、最低生活保障申办初审、享受社会救济救助金申报初审等登记册

10年36本社区服务业、物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料

永久37本社区服务业、物业管理制度、公约

30年38本社区服务网点设置和服务内容、家政服务公司名单及运营情况等文件材料

10年类目顺序号归档范围保管期限文书档案39本社区服务工作计划、总结和报告30年40本社区各小区物业维修基金的使用和结余情况报告永久41本社区内各小区物业公司的工作报告和财务报告30年42本社区志愿者队伍人员名单永久43本社区志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员的文件材料10年44本社区内各类民间组织的数量、人员构成、活动情况等文件材料30年45本社区公益事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料10年46本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料10年47本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案永久类目顺序号归档范围保管期限文书档案48本社区制订的有关治安综合治理及安全网络建设方面的规定、制度、宣传教育等文件材料（1）重要的30年（2）一般的10年49本社区治安防范队伍人员名单30年50本社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料（1）涉及土地、房产、资产的永久（2）影响重大的30年（3）一般的10年51本社区对劳教、监管、释放等重点人群的教育、服务、管理材料30年类目顺序号归档范围保管期限科技档案52本社区文化、教育、体育、青少年、老年活动、福利事业、农贸市场等建设设施项目的审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期53本社区环境保护项目的审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期54本社区物业管理机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料永久55本社区服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料永久56本社区物业设备、仪器的购置（引进）的合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等长期类目顺序号归档范围保管期限科技档案57本社区物业设备、仪器的开箱验收、安装调试，检查和维修记录及凭证

30年58本社区公共服务设施的购置（引进）的合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等

永久59本社区居委会关于计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修及保修记录等

30年类目顺序号归档范围保管期限会计档案60本社区居委会的各类报表及分析报告（1）年度的永久（2）半年的、季度的、月的3年61本社区居委会的各类总账、明细账、分类账，现金出纳账、固定资产明细账和其他辅助账15年62本社区现金和银行日记账等账簿25年63本社区居委会的各种会计凭证

15年64本社区居委会的会计移交清册

10年65本社区居委会的会计档案保管清册、档案销毁清册

永久66本社区居委会银行余额调节表、对帐单

5年类目顺序号归档范围保管期限社区居民档案67本社区居民家庭及成员基本情况登记表30年68本社区居民家庭户籍登记表30年69本社区居民家庭组成人员增减变动登记表30年70本社区居民参与本社区活动的有关评比奖惩材料30年特种载体档案71凡是内容属于文书档案、科技档案、会计档案、社区居民档案归档范围的特种载体档案均应归档，主要有照片、实物和机读等。其保管期限参照各类同内容的档案执行。3、社区档案的整理及编号

(1)时限要求:文书材料于次年6月底前归档；科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；社区居民文件材料在形成后3个月内归档；特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档。(2)整理方式及编号文书档案:以件为单位,按照年度---保管期限进行整理编号。具体操作按照《归档文件整理规则》进行。（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档章样式归档章例子永久12008科技档案：基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列编号；设备仪器档案按型号分类整理，按型号——时间排列编号；会计档案：按年度——类别（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理并排列编号；社区居民档案：按居民小组或门牌、楼号分类，以户为单位进行整理，按居民小组——楼号——门牌顺序排列编号；特种载体档案：照片档案按照片档案整理规范进行整理；实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理；机读档案以盘为单位，按时间顺序跨年度大流水号整理。4、社区档案的目录编制文书档案：案卷目录及存放地点索引表或归档文件目录科技档案：科技档案分类目录会计档案：会计档案案卷目录社区居民档案：居民案卷目录特种载体档案：案卷目录及存放地点索引表5、全宗卷的编制主要包括：全宗介绍：本社区概况、历史沿革及档案工作基本情况；大事记：本社区的大事记要，以行政年度为单位记述；档案分类方案及档案管理网络案卷基本情况统计表：一年统计一次档案管理制度：文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度二、浙江省社区档案规范化建设测评标准

项目评分内容标准分扣分说明组织领导20分1、有社区书记或社区委员会主任分管档案工作，每年专题研究社区档案管理，及时解决档案工作中的实际问题。5未明确分管领导扣2分；未专题开会研究扣1分；实际问题未有效解决扣1-2分。2、建立了社区档案室，集中统一管理社区各类档案。5未建立社区档案室扣2分；档案未集中统一管理扣3分。3、配备或明确了政治素质好的档案管理人员，并经过档案业务培训。4未确定档案管理员不得分；未经培训扣2分。4、制定了档案管理相关制度，并得到贯彻落实。4无制度不得分，未执行好扣1-2分。5、开展了档案法制宣传教育工作，社区干部档案意识强。2未开展不得分。安全保管20分1、有符合档案保管条件的档案专用库房。6无专用库房不得分，库房条件差扣1-2分。2、有数量充足，符合档案保管要求的档案装具。3装具数量不足扣1分；装具不规范扣1分。3、有防光、防火、防盗等保护档案的措施。3少一项扣1分。4、档案无霉变、虫蛀、鼠咬、发黄变脆等现象。4有一种现象扣1分。5、档案库房配有温、湿度测量仪和去湿机、空调等温、湿度测控设备2无温、湿度测量仪和去湿机各扣0.5分；无空调扣1分。6、无档案损毁、丢失、涂改和泄密等违法行为发生。2发生一种违法行为不得分。项目评分内容扣分说明科学管理35分1、每年定期做好归档工作，并有登记手续。2归档不及时酌情扣1分；无登记扣1分。2、社区党组织、社区居民委员会等社区组织机构的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。3、社区党建工作的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。4、社区民主自治的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。5、社区服务工作的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。6、社区社会保障管理的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。7、社区综合治安管理的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。8、社区环境卫生工作的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。9、社区文化教育体育工作的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。10、社区重大活动形成的档案收集齐全。2不完整酌情扣分。11、社区居民档案收集齐全完整，指导本社区的特色和示范家庭开展了建档工作。4居民档案不完整和未开展家庭建档的酌情扣分。12、科技、会计、声像等各种门类和载体的档案按照社区档案的归档范围收集齐全。6不完整酌情扣分。13、档案分类科学，整理符合规范要求。编制了档案案卷目录或归档文件目录。5分类不科学扣1-2分；整理不规范扣1-2分；无案卷目录或归档文件目录扣1分。项目评分内容标准分扣分说明开发利用25分1、档案人员熟悉室藏，能及时准确地调阅案卷，借阅有登记。5档案人员对室藏不熟悉扣1-2分；借阅不登记扣1-2分。2、除确需保密的外，社区档案室随时向居民提供查阅档案服务，并根据利用需求定期公布档案目录。4不向居民提供利用不得分。未开展档案目录公布工作的，扣1分。3、根据档案编写了社区大事记、基础数据汇编、历史沿革等材料。6少一种扣2分。4、应用计算机管理系统进行档案管理和检索，并建立了社区低收入家庭、社区困难群体、居民健康档案等社区民生档案信息专题数据库。4应用计算机管理系统得2分；每建立一个规范的民生档案信息专题数据库得0.5分，累计不超过2分。5、利用档案为发展经济、社区建设、事务管理、调解纠纷等发挥了积极作用。（举3例说明）6少1例扣2分。总分100注意事项1、硬件设施。库房（原则要求单独）；装具（档案柜）；2、分类方案、档案管理网络图、档案管理制度上墙（放在阅览室）；3、档案门类要齐。4、建立社区居民档案。提倡一户一档，也可几户合卷；5、各种门类应有对应的目录；6、实现计算机管理；7、建立档案利用台帐。三、社区档案管理软件介绍1、安装

先从浙江省上虞档案网（）“表格下载”栏目中下载安装程序。下载完成后，解压缩pda文件，形成pda文件夹。进入pda文件夹后，双击setup.exe文件就可以安装了。如图点击下一步，出现版权说明窗口：点击“我同意此协议”的单选框后，【下一步】按钮将恢复可用，点击【下一步】即可出现安装路径选择窗口。选择安装路径或使用默认路径，并一直点击【下一步】，直到出现以下窗口。选择“创建桌面快捷方式”选项（以便于今后使用），点击【下一步】。安装时一般把软件安装到d:\pda目录下点击【安装】，系统开始安装程序，直到安装结束，点击【完成】即可启动软件主程序，桌面上将出现名为“社区档案管理系统”的快捷方式。安装完成后把pda目录下