某饭店存货管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档XX饭店存货管理制度第一条为了加强公司(包括餐饮、客房和休闲中心三大部分)的存货管理，规范存货的购进、领用、耗用、节余库存保管及存货各环节核算的操作流程和管理行为，现根据公司经营管理的需要，制定本规定。第二条本规定中的存货是指公司在日常经营过程中行将消耗的原物料、燃料及经营性辅助设备(不包括固定资产部分)。具体包括：1、原材料：餐饮业各种制作的基础性原材料，如鱼、肉、蔬菜等，以及干货调料等;2、库存商品：存放于仓库及水吧的香烟、酒水、纸巾等出售商品;3、物料用品：一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和经营性辅助设备(不包括固定资产部分);4、燃料：指饭店各设备正常运营维护所需的各种燃料等。第三条存货的购进管理一、存货的购进采取“采购计划审批制”：1、单价在500元及以上的各种经营性辅助设备(指低值易耗品部分)的购进审批办法，参照公司的相关规定执行;单价在500元以下的各种经营性辅助设备、日常经营所需的原物料及燃料的购进审批办法，按照本规定中的相关条款执行。2、对不同存货，采取不同时期申报计划：(1)日计划：指需购进的各种基础性原材料食品，由厨部、餐饮部于头一天预测第二天的需要量，据此拟定需求，填制《厨房订货申请表》，报使用部门负责人审核签字后，交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每天下午4:00-8:30。(2)周计划：指需购进的冻品、烟等，填制《XX饭店申购单》由部门或仓库申报，交采购部办理采购业务。申报计划时间为每周六下午。(3)半月计划：指需购进的干货调料，由仓库报计划，填制《XX饭店申购单》，仓库领班签字后，送交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每月1-5号和15-20号.(4)月计划：指需购进的客房用品、印刷用品等，由仓库以及各部预测该月需要量，并据此拟定需求，填制《XX饭店申购单》，送交采购部，并办理正式采购业务。申报计划时间为每月25-30号。3、上述第(3)、(4)项填制《XX饭店申购单》，经使用部门负责人签字后需交仓库核签：仓库主要核查需购进的物料在计划申报时仓库中实有的各物料(包括可代用品)库存数量，并将相应的数量据实填入对应栏次，并提出计划意见。4、对需特别制作(指经营物品上需加注公司的标识)的各种经营性材料及物品(如一次性餐具、纸巾、客房洗具、拖鞋、茶具等)，原则上应采取招标的方式选择相对固定的制作供应商，签订定期的供货合同(除非因产品质量、结算价格及其他合作方面的原因需更换)及价格协议(按时间段);每月末，各物料使用部门(指客房部、餐饮部和休闲娱乐部)根据饭店预计需要量拟定需求计划，填制《XX饭店申请单》(一式四联，申购部门留存一联，其他三联经审批后一联交采购部、一联交仓库、一联交财务部)，报部门负责人审核签字。二、购进存货的验收管理：1、采购部收到批准的申购单后，应及时与供应商联系，确定具体的供货时间和每批次的供货量，并在申购单对应栏次予以注明;注明后的申购单一联由采购部留存，督促货物按时到位;一联送交请购部门，以便及时了解进货的时间，安排相应的工作;一联送交仓库，以便核对验收，安排仓位;一联交财务部，以便准备资金付款。2、到货时的具体验收规定：(1)购进的各种食品鲜货部分，直接由厨部、餐饮部实物管理责任人(指经营场所日常经营性货物的实物管理人)专人验收，仓库保管监收;其他贵重食品部分，由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监收。①厨部、餐饮部所需货品的验收，原则上应指定相对固定的货品验收区域(指定的验收区域应邻近贮藏室或仓库，应保持灯光明亮、清洁卫生、安全保险)，配备专门的实物数量验收工具、必要的质量检验测试装置和特殊货物(如冷冻、保鲜货物)的贮藏工具及场地;②货品验收人和监收人必须对照申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作;③验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容：A、货品数量验收a、如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，并逐个过称，以防短缺;b、如果是袋装货品，应通过点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致;c、散装货品，应逐个品种称重，确定实际货品数量。B、货品质量验收a、货品验收人员应具备货品质量方面的知识和货品质量检验水平;b、验收中对货品质量把握不准的，应证询相关技术人员的意见;对海鲜及其他水产品的质量验收工作，原则上应由厨部主管参与进行;c、必须严把货品保质期关，对同一批货品不同保质期的不予验收，对与合同或订货单上规定的保质期不符的不予验收。C、货品验收过程中，对已点验过的货品必须与未点检的货物分开存放。D、验收的货品如果与一览表列货品、数量、质量等一致时，在一览表中相应项目旁作上“已到货”标记;如果不符，则要根据具体情况报行政总厨、餐饮部负责人或分管总经理处理。E、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成;货物验收人和监收人应始终在现场，不得由其他非相关人员代行验收和监收工作;验收之后，应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库。④填制《XX饭店店入库单》〔一式三联，货物验收人一联，送交货人或供应单位一联，财务部一联(此联由货物监收人送交)。格式见表4〕，验收单各栏次内容字迹必须清楚明了，数量严禁乱涂乱改;各相关责任人必须在验收单对应栏次对验收单内容签字确认。⑤验收工作完成后，将订货单、《XX饭店入库单》和发票订在一起，及时送交财务部稽核人员。(2)其他货物的验收工作，直接由各对应仓库库管进行，由财务部稽核人员监收，其具体验收规定同上。三、购进存货的款项支付，按照公司规定的审批权限进行报批，财务部依据审批及验收手续齐全的各有效凭证进行审核后，办理付款手续。1、财务部稽核人员收到订货单、申购单、验收单和发票后，必须对照核查各单、表、票据之间的货品、数量、质量、单价及金额是否完全相符，是否按照规定的程序办妥了齐全的手续，任何一单、一项、一个数据不符，都要查明原因，妥善解决，切实做到问题不查清解决、不向下办理付款手续。(1)检查请购部门交来的申购单与采购部交来的订货单或订货合同有无批准签署，核对申购单与订货单的内容;如果订货单与申购单中名称、规格不符，须到请购部门和采购部门查明是否属替代品;核对后把它们订在一起，并按订货单的编号及供货单位名称存放。(2)收到仓库交来的验收单和发票后，取出订货单与其核对：①检查验收单上的货品品种、实际验收数量是否涂改，验收、监收签字手续是否齐全，签名是否真实、有效;②检查验收单上的名称、规格、数量、质量、单价及交货时间是否与订货单的内容一致;③检查发票是否为正式有效票据;④检查发票上的价格与订货单的价格与订货单上的价格是否相符;⑤检查发票上总金额的计算是否正确，短斤缺两、数量不足、质量不够等级问题是否已作出扣减。(3)检查货品是否已预付定金或预付货款;已预付了定金或部分货款的，应计算出本次应付货款的金额。(4)签署正式的付款核准意见。3、请付款凭证经财务部稽核人员审核签字后，报财务部负责人审批。4、出纳人员依据财务部负责人审批的付款凭证，办理正式的付款手续。四、建立“主动征求供应商投诉”制度：由酒店办公室定期或随时收集和征求各供应商对本酒店采购、验收、结算付款等方面的意见，以改善酒店采购的运作，争取外界对酒店工作人员具体工作绩效的监督和评价，以有效地揭示、防止酒店相关工作人员效率低下、营私舞弊等问题。第四条存货的领用管理一、各部门原则上应指定专门的领料人，部门领料人有权对本部门日常所需物质进行领用;超出领料范围且没有总经理或财务经理签字的，仓库有权拒绝发货。二、特殊情况下的急件领用，由财务规定的领料人或部门经理口头或书面授权当值仓库保管员，仓库保管员方可发货，但通知人必在1日内到仓库办理签字手续;若在领货后的1日内没有办理签字手续的，由当值仓库保管员向财务上报，对通知人处以至少5元的罚款;若当值仓库保管员没有上报，而2日内领料单仍没有签字的，对当值仓库保管员处以至少5元的罚款。第五条存货的库存管理一、饭店仓库及各部门实物管理责任人，对各库存的物品，必须按照物品的属性和具体物品的保存要求分类或专门存放，严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存。二、库存实物的进库和发出，必须依据上述规定的程序和凭证进行，严禁无单、无手续的物品进库和发放;办妥物品进库和发放手续后，应及时依据相关凭证，登记实物库存保管账，并定期(各部门实物管理责任人于每天下班前;酒店仓库库管每天对库存异动的物品，每三天对全部的库存物品)进行库存物品的账实核对盘点工作，发现差异，及时查明原因，予以解决，无法解决的，报财务部负责人处理;对超过保质期和有质量问题的货品，不得对外发放，并及时填制《质量问题物品报告表》(一式三联，一联仓库留存备查，另二联经财务部签字后一联留存财务部处理、一联返回仓库据此处理质量问题物品)，经部门负责人审核签字，送交财务部稽核人员核实后，报财务部负责人处理。各实物管理责任人当所保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时，应及时主动地向部门负责人或相关部门提出采购(领用)申请计划。三、各实物管理责任人在发放各物品时，必须严格按照“先进先出”的原则发放实物。先进先出：是指按照物品购进的先后顺序和物品保质期的短长顺序，进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品先发放，后购进和保质期长的物品后发放。四、各部门具体规定：1、客房部(1)对客房的库存，各楼层服务员必须在客房卫生清洁时和客人需退房信息的第一时间(或接到前堂收银处电话通知客人退房结账的当时)及时进行清查盘点，发现住客饮用，及时通知前堂收银处入数;若客人结账后再返回房间拿取行李时，应由其楼层服务员主动开门和锁门，关注客房的开启动向，以防止房间酒水走数。同时，将各楼层酒水的实际走数结果与客房部各楼层主管的绩效考核直接挂勾。(2)对需清洗的周转性物品(如床单、被套、浴巾等等)，在移交给负责清洗的部门时，必须办理实物移交手续，同时，规定固定的送返时间(并界定超时送返责任，以免影响正常使用的周转)，送返时，必须办理实物数量和质量的验收手续，如有出入，当面界定责任，出具书面证明，送交财务部处理;对超过规定时间仍未送返的，应立即催促，必要时，说明原因、报客房部负责人批准后，向酒店仓库增领该部分物品，待清洗部门送返后立即返还。(3)客房部实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决;同时，依据当月客房部各部门实际领用签收的《领料单》，汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》，经部门负责人审核签字后，报送财务部。2、餐饮部：实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决;同时，依据当月《领料单》，汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》，经部门负责人审核签字后，报送财务部。3、厨部：处理同餐饮部。4、工程部：处理同餐饮部。5、酒店仓库：仓库库管员于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决;6、财务部：(1)财务部稽核人员应定期抽查饭店各仓库的实物库存是否与其实际账存数量相符;各项库存实物的管理是否符合相关规定，发放实物是否严格按照“先进先出”的原则执行;(2)每月末，财务部稽核人员应参与各仓库库存的实物盘点工作，一方面，核实库存实物的账实情况;另一方面，核查库存实物的质量(有无质变、过期产品)和各品种库存是否合理;同时，对各部门填制的《本月部门物品领、用、存报告表》列数据进行核实(依据平时收到的各进、出、领用物品凭证进行核对)和确认;发现问题，及时查明原因，界定责任，报财务部负责人处理。(3)财务部负责人收到各种报告时，应及时依据酒店的相关规定进行处理，或会同各部门负责人协商后，报饭店总经理处理。五、库存管理责任：1、对库存实物发生的质量问题，属验收把关不当造成的，能要求供应商退换的，应尽量要求供应商退换，同时，追究验收责任人的工作责任;不能退换造成的损失，由验收责任人负责赔偿;属保管不当造成的，直接追究保管责任人的责任，并由其承担全额的损失。2、对库存实物发生短损的，属定额内(其实物定额根据各物品的性质，参照同行业的平均标准进行确定)的，直接计入当月成本(此部分应严禁套用定额数而自用);定额外的部分，直接追究保管责任人的责任，并由其承担全额的损失。3、财务部稽核人员稽核工作不到位，对应稽核、监控的方面不予稽核、监控，应发现的问题未予发现，或对发现的问题不予上报，事后被查出的，直接追究稽核人员的责任，并严肃处理。4、特殊情况，报饭店总经理处理;非常情况，可直接上报公司研究处理。第六条本规定适用于饭店各部门。第七条本规定自颁发之日起实行。二零零七年七月七日精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档政策及执行程序档案名称：生效日期：政策号码：修改日期：部门：财务部批准：总经理主题:***饭店财产管理制度政策：建立健全财产的进货预算、审批及日常管理，保证帐物相符、帐卡相符。明确谁使用谁管理的原则，把财产管理工作真正落到实处。目的：为了加强***饭店各项财产物资的管理，保证物尽其用，防止发生物资积压、浪费、丢失，避免占压资金。程序：一、财产种类的划分：根据外商投资企业财务制度规定，企业财产可划分为固定资产和流动资产，流动资产主要包括低值易耗品、物料用品、维修材料等。固定资产：固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器皿、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上的，并且使用期限超过两年的，也应要做为固定资产。单位价值虽然低于规定标准，但为饭店营业的主要财产，也应视为固定资产。（二）低值易耗品：低值易耗品是指使用年限较短，单位价值达不到固定资产标准的各种用具、物品。它在性质上属劳动资料，一般可以多次参与周转而不改变其原有实物形态，使用过程中需要进行维修，报废时也有一定残值。有些物品价值虽达到低值易耗品标准，如易碎的餐具、瓷器、炊具、茶具等，但不列入低值易耗品中。（三）物料用品：物料用品是指为企业生产经营中所必需的单位价值低于低值易耗品标准的一次性消耗用品。（四）维修材料：为各种设备维修用配件，一次性使用的各类材料。（五）废旧物资：为企业已经报废的各类财产，所有入废旧物资帐的物品，均为经领导批准同意报废的物品，这类物品不论是售出或是领用，还是报废，都需要经财务部及总经理的批准。（六）其他物品：主要指无价保管品，客人赠送的礼品、客人丢失无法归还的物品，此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，并予以登帐。对此类物品进行处理，必须报财务经理及总经理批准。二、各类财产的管理办法：（一）固定资产、低值易耗品的管理：1、编制购置计划：在年底前各部门应根据实际需要编制本部门下一年度的固定资产及低值易耗品的购置计划。编制完毕交财务部复核，并由财务部汇总，编制出饭店的固定资产购置计划，请饭店行政部门审议，审议通过后由总经理签字确认，上报业主批准。业主批准后由财务部安排具体执行计划。2、固定资产、低值易耗品的购入、验收、领用手续：（1）购入：饭店所有的采购工作均由采购部办理，采购部须按照经饭店批准的预算进行采购，临时追加计划的要由使用部门写报告，报送总经理批准方可执行。使用部门不得自行购置。任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销，如使用部门在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用部门自行采购，但也要由采购部办理入库、报销手续。（2）验收：收货部接到采购员购进财产，要根据定单和原始发票，检查规格、质量、数量等，验收合格后需填制收货报告。收货报告要列明财产的品名、牌号、规格、数量、价格金额等内容，收货报告一式五份，如发现购进的物品与批准购进合同所要求的标准不符，或与原始发票不符者可以拒收，并报请经理处理。（3）领用：收货部验收合格后，通知使用部门领用，使用部门在收货单上签字。购进财产入库需填写入库单，由仓库保管员办理入库手续。部门领走后，财务保管组应予以登记，并建立一式两份物品卡，一卡自留，一卡给使用部门。3、在库及在用物品的管理：（1）职责分工：饭店在库在用固定资产及低值易耗品由财务部成本设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管。在用财产由使用部门指定专。人（或兼职）负责管理。（2）成本组负责管理全饭店财产，各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在用和在库地点，分别独立立帐，控制库房的进、销存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时登记财产帐。并设置帐卡。帐卡一式两份，成本小组一份，使用部门一份。要与使用部门经常核对帐卡。每年清点核对一次，如发现帐物不符情况，必须及时查明原因，按照规定审批手续调整帐卡，以保障帐物相符。（3）使用部门财产的管理：各使用部门在用财产由部门经理负责，指定一人为部门保管员，具体保管和登记帐卡工作。部门保管帐卡，应按财务部保管总帐分类、编号。根据领交调拨等单据及时登记，部门经理要定期组织人员对部门资产进行核对，发现帐物不符要及时查明原因，按照审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。部门保管员不宜经常调动。如有变动，要事先通知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。4、调拨、报废、租借手续：调拨：部门之间的调拨需经主管部门同意并一律通过财产管理小组办理手续，调入、调出单位将帐卡联同财产调拨单到保管组调整帐卡。（2）报废：凡因使用日久损坏，经工程部检修确已无法修复需报废的财产，需由使用部门填报损单，使用部门经理签字、工程部经理签字、财务经理签字、总经理批准。批准后由使用部门主管帐卡之人员与财务管理小组将帐卡调整并上报财务会计取消此笔财产。由使用部门将报废固定资产放置到指定地点，由财产管理小组统一处理。未交废品实物的部门不准领用新物品。（3）租借：凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产一律由财务部财产管理小组办理手续。个人不准借用公家财产，如属特殊需要经总经理批准到保管组借用，不得由部门直接借出，未经批准办理手续者一律不得带出单位。对外租借物品要拟定收费标准和损坏赔偿制度。（二）原材料物料用品、维修材料的管理：1、申购、验收、入库：（1）申购：各部门于上月末根据本部门实际需要，编制下月的物料用品及维修材料请购计划，并报经财务部审核，总经理确认，业主批准后，方能按计划填制采购申请单由采购部办理进货事宜。（2）验收：收货部接到采购员购进的财产和物资，要与经批准的采购申请单与实物进行核对，核对的主要内容包括物品的品种、规格、数量、质量等，验收合格后，按本企业的财产名称填制收货报告，在收货过程中，对不同种类物品分别按不同要求进行收货。1）收冷冻肉类、鱼类，首先用直观法查看颜色，有无发霉和鲜度不够。在不能确认时，抽样解冻。看里边有无掺水，同时看看出成。如果没有把握请收货部门厨师协助确认，严格把关确保质量。2）收熟食制品。要看食品的颜色，用鼻子闻闻有无馊味和其它异味，在必要情况下可以品尝食品有无变质。3）收蔬菜，水果时按各厨房的标准规格收货。4）收罐头食品、酒水、饮料要看有无商标、品牌、生产日期及有效期，观察罐头有无变质，进口罐头不但要看商标、品牌、生产日期和有效期，还须要看有无食品检疫标签和中文标签。5）物品收货主要检查质量和数量，遇到专业性较强的让专业人员协助确认，收货员必须严把质量关，价格关，在验货过程中对与采购单上注明的某项有出入的，对不符合要求的，如食品已过期、外观严重破损、质量不合格、数量价格不符、应及时与有关部门联系，予以解决。对解决不了的及时将情况报告主管经理。6）收货人员每日做好收货日报，汇总后交给成本控制及财务部应付帐。7）收货员月末与供应商对帐，配合采购部结帐。（3）入库：收货部验收合格后及时通知库房保管员收货，库房保管员将实物与收货报告核对相符后办理入库手续。2、库房的管理：（1）凡是库房物品必须由财务部建帐或卡予以管理。（2）购进的物料用品、凡属体积过大，占地面积过多，不能入库的物资材料，如煤、砖、瓦、灰、石、木材等存放在库外，不做入库。但是也应该验收，并指定专人负责管理，领用按规定办理手续，建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐物相符。3、领发、调拨：（1）库存物品必须实行领物制度，不得以存计耗，各部门领用物品材料时，要填写“物品申请单”，并由部门经理和财务经理批准，到库房领取，物品尚有残值要交旧换新。（2）保管人员发放货物时，应按物品申请单所列品种规格，数量逐项点发，不得顶替。如库存物品不符由领用单位另填领物单，不得更改数字，保管员不得擅自修改物品申请单上所列的项目数字。（3）库房要按月汇总物品申请单，并按领用部门划分费用，交予会计记帐。月末要对库房物品进行盘点，并与会计核对帐目，要保证帐实相符，帐帐相符。（4）库房物资不准出售给个人，如遇外单位要求购买时，先到财务部办理交款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物料，未经财务办理手续一律不准出库。（三）废旧物资的管理：1、各部门的一切废旧物资及包装物（有押金的除外）应及时送交保管组统一保管和处理，其他部门不得自行处理。2、废旧物资要立帐登记管理，可分类立帐登记如下：（1）报废的固定资产；（2）报损的棉织品类；（3）其他报损财产；（4）在修建过程中拆除下来的尚能使用的旧材料。3、各部门如需领用废旧物资时，应按库房领用的手续办理，保管组对废旧物资或成批的废旧物品，要定期制表上报，经领导批准后统一处理。三、财产管理组织和人员职责：（一）饭店所有的财产包括在库财产及在用财产，均属饭店财产管理组设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管，在用财产由使用部门指定专人（或兼职）负责管理。（二）财产专职会计的职责。1、负责掌握饭店各部财产帐务和增减变化情况，贯彻财产管理制度按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供