办公室接待规范课件

办公室接待规范

党办校办行政科2010年5月21日礼仪者敬人也

礼仪礼仪就是律己、敬人的一种行为规范，是表现对他人尊重和理解的过程和手段。礼仪就是人们在社会交往活动中应共同遵守的行为规范和准则。

接待工作是两办的重要工作职责之一，是加强学校对外交流的重要途径，是展示学校建设成果和人文精神的重要窗口。两办的接待工作范围：包括上级领导或各级政府领导视察、兄弟院校领导来访、重要专家院士来校交流、企业或团体领导来访等。

一、指导思想周到细致热情大方规范节俭厚重大气

二、工作步骤：（六步法）收集信息统筹设计提前准备分工负责现场协调事后总结

统筹设计：根据收集到的信息和领导指示，制定接待方案和经费预算，报领导审批。接待方案包括迎送、陪同、会务、宴请、住宿、车辆、参观、礼品、宣传及环境保卫等方面。同时根据对等和对口接待原则，确定参加接待的领导教师或学生等。要注重与来宾联系人的沟通。特别注意的是要分析每项接待工作的难点和特殊性，把其作为接待工作中的重点来抓。提前准备：提前预订车辆、宾馆、饭店和会议场所；提前联系被参观单位及旅行社；对特殊礼品要提前订做；提前准备会议相关文件和讲话稿；提前准备接待所用的相关物品；提前邀请媒体；对重要来访要提前作现场模拟和彩排。现场协调：在接待过程中要协调好各部门的工作，注意各环节的衔接。要处理好意外情况、突发事件和来宾的临时要求。事后总结：在接待工作结束后，要及时总结经验与不足，吸取教训，以提高以后的接待工作；将接待工作的相关资料归档。三、重点环节：在弄清基本信息的基础上，把握十个重点环节：迎送陪同会务宴请住宿车辆参观礼品宣传环境及保卫1、迎送：事先确定来宾来校和离校的具体时间，安排车辆迎送；根据来宾的级别及相关要求，迎送地点可在车站机场、高速路口、来宾住地或校内，学校迎送人员可为校领导、两办主任、部处学院领导或相关专家教师。在机场、火车站迎送重要来宾时，要提前联系贵宾通道和休息室。对于重要客人要有鲜花环节。在迎送来宾途中，接待人员可与客人进行轻松交谈，简要、热情地向客人介绍学校或沿途市景，并及时向相关领导报告来宾行程；根据来宾要求，提前帮其预定返程机（车）票。2、陪同：对于来宾的会议、用餐、参观等活动，根据对等和对口原则，可安排相关校领导、部处及学院领导、教师或学生进行陪同。

3、会务：提前将会议的时间、地点、内容、议程、着装及相关要求通知参会人员；重要来宾要准备贵宾室及服务；提前准备会议的基本文件（开、闭幕辞，会议报告，讲话稿等）；根据会议的性质布置会场，准备相关物品（如横幅、背板、主席台、桌椅、桌布、坐签、音响、电脑、投影、文件、签到本、鲜花、水果、茶水、茶点及特殊需要物品等）；安排专人进行会场服务（礼仪签到、茶水服务、摄像照相、音响设备、电脑操作、录音记录等）；注意会场座签摆放顺序；有些会议前或中间休息期间可安排茶歇、合影留念等活动。5、住宿：要提前了解来宾是否需要由学校安排住宿及住宿要求、起止时间和房间数量等，及时预定，必要时要提前检查房间里各种设施是否齐全，并另外配置相关物品；住宿费用原则上在接待前应明确。6、车辆：根据来宾的日程安排和要求安排好车辆服务。8、礼品：根据来访情况可准备纪念品，由相关校领导赠送给来宾；纪念品可分为官方纪念品和个人纪念品；赠送纪念品的场合根据实际情况来定；学校领导接受来宾赠送的礼品，按照礼品管理办法进行处理。9、宣传：活动前应通知宣传部门做好摄像照相、新闻采稿、现场采访和网络宣传等工作；重大活动可邀请校外媒体记者。10、环境及保卫：接待前要请学校相关部门做好校园环境卫生；重要接待要做好安全保卫、车辆引导等工作。四、基本礼仪:服装名片握手引导座次宴会礼品服装：

对于接待工作人员是男士，着装可分为便装和正装（即西服套装）。着便装时要注意穿夹克或短袖衬衫时不要打领带。着正装时讲究较多，如着正装一定要打领带；领带不要用“一拉得”，并且一般不用领带夹；要拆掉衣服上的商标；上衣下面两个口袋不能放东西；全身色彩不能超过三种；皮鞋、腰带、公文包尽量一个颜色；不要穿皮凉鞋，不要穿白色袜子或尼龙丝袜子等。若接待人员为女士，着装应庄重大方，一般着套装，也可着带袖上衣和长裤；化妆要化淡妆，切忌当着其他人的面化妆；饰物佩戴以少为佳，应在三种以内，每种最多两件，最好同质同色。名片：接待人员在接待工作中要随身携带足够的名片，放在名片夹或上衣口袋中；递名片和接名片时要双手，同时要寒暄；接到名片后要仔细看几秒钟，不要直接放进口袋；接到对方的名片要放在上衣口袋、公文包或抽屉里，不要放在裤兜里、桌子上，不要乱扔和把玩。若来宾有多人，可按照来宾的级别高低或位置由近及远发送名片；若是围绕圆桌就座，可按顺时针方向发送。引导：接待人员引导客人行进时，应让客人在前、在右、靠里；若客人不认识路，则接待人员在客人的左前方1—1.5米引导，身体微侧向客人。进出房门时客人先进先出，就座时客人先坐先起。乘坐升降电梯时，若无专人操作，则接待人员先进后出；若有人操作，接待人员后进后出。请客人乘坐轿车时，司机的后排右侧是上座；乘坐多排座的中巴、小巴时，正对车门且离门最近的是上座；乘坐吉普车时，副驾驶位置是上座。

座次：在接待中安排座位顺序时，应前排高于后排、中央高于两边、左边高于右边（但国际惯例是右边高于左边）；并且注意面门为上、居中为上、以左为上、前排为上、远门为上。礼品：接待中经常互赠礼品。礼品可分为官方礼品和个人礼品。礼品既是纪念品，又是宣传品。在选择礼品时，既要考虑文化层次，又要考虑客人的需要和喜好，还要考虑礼品的时效性、独特性和便