企业采购与流程合理化设计

企业采购与供应1.战略采购、采购管理理念2.采购部门的地位与作用3.采购内容的定位与策略4.供应市场分析5.供应商的选择与评价6.采购流程的合理化设计1.1 背景材料经济全球化下企业的发展趋势：

1.集成化(兼并其他的企业：宽生产线、一揽子解决方案)

2.专业化(一直从事少数的某几个领域的工作；拆分自己的企业：从1998至今)1.战略采购、采购管理理念1.2 战略采购

由于这种专业化和集成化的发展，企业内部供应战略也从大而全、企业内部/集团内部自给自足向着外包、外购的方向发展，这促进了采购组织的发展，同时也对采购技术及采购人员提出了更高的要求。企业之间也由相互竞争的关系向着竞争，向着合作(共存)的方向发展，Internet的发展使得企业的竞争更加普遍，企业的联系与信息交流更加迅速和有效，供应商资源、战略伙伴已成为企业发展的重要条件。

例如：海尔的“一流三网”：“一流”—订单信息流；“三网”—全球供应链(含供应商)资源网、全球用户资源网和计算机信息网。1.战略采购、采购管理理念1.3 采购职能的变化和战略1.战略采购、采购管理理念所处阶段作用职能战略第一阶段出订单关注交易流程、控制第二阶段谈判降价商务型谈判团队、区域谈判、集中谈判、成本管理第三阶段总拥有成本协调综合采购供应商(资源)及采购的早期参与、采购战略第四阶段支持公司的核心业务战略采购集成采购战略、供应链管理、解决方案、项目管理1.4 采购战略的发展1.战略采购、采购管理理念现在发展战略原则日常操作/执行客户满意(如承包)、供应商管理、物品采购专家组、市场机制业务流程重组以向客户提供增值服务，获得竞争优势行政管理、减少采购资源流程增值、资源增值构建组织能力，提高效率和价值手动操作和重复作业自动化和系统化—目录采购、采购卡、批量空白订单采购无纸化办公、自我服务模式1.5 采购战略

1.采购组织的中心化和全球化；2.战略外包和分包；3.制造与购买的决策；4.电子商务与电子采购。1.战略采购、采购管理理念1.5.1 采购组织的中心化和全球化采购如此重要（采购金额一般占销售收入的30-70%；70%的企业在40-60%），既要面向生产、同时要满足市场和客户的要求，构建一个高效的能发挥作用的组织，必须能整合内部和外部资源的、全球化和集中管理的。对跨国公司和大型采购组织来说，选拔一流的采购人员，建立完善采购流程和制度，利用最新的IT技术与系统，以形成强大的采购组织是完全必要的。对中心化的担心：影响效率。1.战略采购、采购管理理念1.5.2 战略外包和分包针对公司和客户的需求，对自身业务关键性材料或服务的需求进行战略部署，与认证的供应商结成战略合作伙伴关系，在研究开发阶段就进行合作，以减少制造中的意想不到的问题，共同面对市场的竞争与挑战。

外包原则：对于自身没有能力做或虽有但成本高于业界水平，可考虑外包。对于许多的服务，如维修、保安、清洁、复印、班车等等都可以外包出去，可节省大量开支和人工。1.战略采购、采购管理理念1.5.3制造与与购买买的决决策制造与与购买买的决决策是是财务务决策策的重重点，，随着着供应应商队队伍的的专业业化的的发展展，聪聪明的的购买买可以以节省省开支支，取取得市市场上上的采采购优优势。。近来，，对设设备的的采购购有一一种趋趋势，，即以租代代买，如办办公设设备，，IT设备等等。1.战略采采购、、采购购管理理理念念1.5.4电子商商务与与电子子采购购公司内内部采采购网网络：：(1)采购人人员信信息管管理；；(2)采购规规章制制度管管理；；(3)采购人人员培培训管管理/绩效管管理；；(4)供应商商资料料及表表现查查询系系统；；(5)合同(资源)在线查查询；；(6)采购价价格信信息系系统；；1.战略采采购、、采购购管理理理念念1.5.4电子商商务与与电子子采购购(续)(7)内部在线采购申请请及审批批系统；；(8)采购申请请自动转换为采采购定单单；(9)采购订单单在线发给供应应商，供供应商发发货后待待定单转转化为发发票后，，在线发发给采购购公司；；(10)采购公司司确认收收获的数数量和质质量，可可以用电子付款款给供应商商，实现现电子采购购的全过程程。1.战略采购购、采购购管理理理念1.5.4电子商务务与电子子采购(续)★与核心供供应商之之间建立立电子化化采购：：1)用FOX--EDI等方法，，在线处处理定单单、开发发票、在在线付款款等；2)各种不同同类型的的网上订订购：软软件、硬硬件、招招聘、订订票、预预定酒店店等等；；3)电子招标标对地区区性、全全球性招招标尤其其优势明明显；4)与核心供供应商形形成一体体化数字字仓库，，实现JIT和供应链链一体化化。1.战略采购购、采购购管理理理念2.1采购部门门在公司司中的地位采购部是是公司对对外，对对供应商商的唯一窗口，也也是能对对公司客客户产生生极大作作用的组组织，它它是连接接公司客客户和供供应商的的纽带。。2.采购部门门的地位位、作用用与职责责2.2采购部门门在公司司中的作用(1)对外：选择/管理供应应商，控控制并保保证价格优势势；(2)对内：控制采采购流程程；保证证采购质质量和交交货周期期能够满满足公司司生产和和市场的的关系。。2.采购部门门的地位位、作用用与职责责2.3采购部门门的职责责(1)供应商选选择与评评价：包包括供应应商的筛筛选、甄甄别、评评价、认认证、培培养、审审核、考考察、评评审、资资料备案案等等；；(2)市场价格格的专家家：对市市场(国际/国内)的行情又又及时地地了解，，保证公公司在采采购价格格上的优优势，在在市场状状况发生生明显变变化时能能够妥善善利用供供应商的的资源和和采取适适当战略略降低风风险和取取得竞争争优势。。2.采购部门门的地位位、作用用与职责责2.3采购部门门的职责责(续)(3)制定符合合公司规规章制度度，同时时满足质质量控制制和财务务制度的的采购控控制流程程，确保保公司的的采购活活动能够够满足来来自生产产部门、、市场部部门、公公司内部部的各种种采购要要求；(4)通过不懈懈的努力力，降低低采购运运作的成本，提高采采购效率，提高内内部/外部的客客户满意意度；(5)通过人员员培训和和组织调调整、控控制采购购的合同同风险和和法律风风险，杜杜绝来自自公司内内外的对对采购流流程侵犯犯，提高高采购部部门的纯纯洁性。。2.采购部门门的地位位、作用用与职责责3.1采购内容容的分类类1．采购内内容的分分类：生生产、服服务、承承包2．采购区区域：内内贸与进进口3．采购方方式：直直接与间间接4．采购物品品规律：货货量，周期期，金额，，质量要求求等。3.采购内容的的定位与策策略3.2采购内容的的市场定位位1．采购内容容的分析(1)合理定义所所用的材料料/零件的属性性；(2)定义渠道：：自产/集团内或外外协/购；(3)定义成本内内涵和阶段段目标(短/中/长)；(4)定义完成任任务的人员员安排和投投资计划；；(5)分析主要障障碍和必要要的支持。。3.采购内容的的定位与策策略3.2采购内容的的市场定位位2．采购内容容的分类3.采购内容的的定位与策策略数量量大价低物资战略性物资量小价低物资重要关键项目采购金额(单价*数量量)3.3采购的策略略1．对量大物物资：“汇汇总/整合”竞标采购探寻最低价价行业标准2．对战略性性物资：““结盟/伙伴”稳定和长期期共存互利互惠的的合作关系系3.采购内容的的定位与策策略3.3采购的策略略(续)3．重要(Bottle-neck)：“重新定定位”风险分析供应保障尽可能标准准化寻找替代品品4．低值量小小：减少行行政/后勤成本上上升跨国公司采采购实务(牵涉5人以上)：采购申请请→采购询价→采购谈判→出订单→接收物品→验收物品→收货验收→财务付款3.采购内容的的定位与策策略4.1从客户角度度为整个供供应定位(1)定义客户/市场要求对对公司业务务的影响因因素；(2)评估这些因因素对公司司的影响并并分析和打打分；(3)分析供应市市场复杂性性，并评估估打分；(4)为公司供应应定位。4.供应市场分分析4.2市场要求对对内部影响响力(1)实力(15%)：技术、技技巧、专利利；(2)合作/服务(10%)：24h服务；(3)质量(15%)：产品设计计、失效率率(例如：开箱箱合格率)；(4)时间：提前前期；(5)成本(50%)：产品设计计成本、产产品价格、、维护费。。4.供应市场分分析4.3供应市场的的复杂性-供应风险(1)对供应商的的资本要求求；(2)对转移到另另一个供应应商的成本本(可能高到不不能转移)；(3)后向一体化化的难度；；(4)供应商的竞竞争(如：电信服服务)；(5)产品的标准准化程度；；(6)对采购者生生意的重要要性。4.供应市场分分析问题：请结合一个个公司的产产品竞争市市场，分析析对供应的的要求和供供应市场的的复杂性，，从而为该该公司的供供应市场定定位。4.供应市场分分析4.4供应市场的的分析(1)市场调研；；(2)现存供应商商分析；(3)未来供应商商。4.供应市场分分析4.5几个关键问问题：(1)谁是我们的的供应市场场的领导者者？(2)我们打交道道的供应商商是合适的的？(3)他们的竞争争性如何？？(4)公司会有什什么风险？？4.供应市场分分析5.1供应商的分分类5.供应商的选选择和评价价销售额专家级行业带头人小型集成/成套低产脆弱多样化(地区+产品)5.1供应商的分类类(续)1．专家级(SAP)：生产规模和和经验丰富，，成熟，竞争争广大市场；；2．小型低量无无规模：灵活活但增长潜力力有限，本地地市场；3．行业领袖(Microsoft)：产品品种宽宽，财务状况况良好，竞争争国际市场；；4．量小品种多多：财务不利利但可培养。。5.供应商的选择择和评价5.2供应商的选择择和评价的过过程(1)确认评估级别别和标准；(2)评估供应商；；(3)解释评估原因因。5.供应商的选择择和评价5.3供应商的选择择和评价1．供应商的选选择和评价目目的：确认、、筛选出最好好的供应商，，优化供应商结结构，提高我们的的竞争优势。。5.供应商的选择择和评价5.3供应商的选择择和评价2．选择和评价价的过程：(1)从质量影响因因素来看：第一层：达到到技术及质量量要求；第二层：优选选或首选；第三层：验证证/授权。5.供应商的选择择和评价(2)供应商的选择择：1)实力(Weight=15%)：技术、技能能、容量、竞竞争力(等)5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家研究和开发新产品研制公司可以利用的资源多处工厂成本控制下包管理计划灵活性(紧急状态)后勤工作集成度创新性(产品、过程)平均(M)%*平均(W*M)(2)供应商的选择择：2)合作/服务意识(Weight=10%)：响应速度(24H/7D)等5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家供应商管理层的承诺质量反应速度销售服务行政服务商业道德对问题反应组织结构对改进工作的兴趣对方犯问题的反应对讯问的反应平均(M)%*平均(W*M)(2)供应商的选择择：3)质量(Weight=15%)：产品设计、、失效率等(例如：开箱合合格率)5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家拒收质量保证程序下包商管理ISO9000ISO14000TQSR平均(M)%*平均(W*M)(2)供应商的选择择：4)时间(Weight=10%)：交货周期、、准时到货等等5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家按时到货供货周期JIT推向市场的时间平均(M)%*平均(W*M)(2)供应商的选择择：5)成本/价格(Weight=50%)：产品设计成成本费、产品品制造费(价格)、维护费等5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家最小总成本降低成本计划平均(M)%*平均(W*M)(2)供应商的选择择：6)总结果5.供应商的选择择和评价1#商家2#商家3#商家实力（%）服务（%）质量（%）反应（%）总成本（%）总结果6.1采购流程总框框架(1)内部申请流程程(2)内部审批流程程(3)采购流程(4)定单和合同的的形成(5)定单和合同的的审批流程(6)付款与验收流流程(7)文件控制流程程(8)内部审计(9)外部调查6.采购流程的合合理化设计6.2授权管理(解决谁可以用用公司的钱)(1)财务授权(2)采购授权(3)法律授权(4)其他授权6.采购流程的合合理化设计6.3采购流程的设设计1．目的：满足足申请人的要要求，控制成成本，确保质质量、服务、、交货符合公公司的各项规规定；2．控制点：节节省开支，符符合公司规定定、无道德品品质方面问题题、供应商管管理、无未经经授权的采购购。6.采购流程的合合理化设计6.4采购申请的审审批(遵循公司内部部规定)1.固定资产的购购买：财务处处；2.融资租赁(分期付款的购购买)、不动产购置置：3.集团内购买；；4.涉及竞争对手手的采购：法法律部门；5.涉及知识产权权、专利、软软件等(如思科与华为为)；6.涉及大型项目目转包性外购购；7.涉及进出口/转口贸易/保险/财务/HR等；8.采购申请的批批复权限：各各级部门经理理、财务经理理、总经理及及董事会的权权限；9.采购申请人的的规定：如生生产计划负责责材料申请，，生产部门负负责设备及辅辅料，HR负责招聘费用用等等。6.采购流程的合合理化设计6.5采购流程明细细1．PR(采购申请)的接收与审核核；2．专人/记录/汇总；3．分发/登记/询问；4．采购员的分分工：(1)按支持部门分分；(2)按购买的物品品分；(3)按负责的区域域分；5．高于某个界界限：必须使使用采购技术术(竞标/竞争性评估/价格比较/供应商的早期期参与/客户指定/产品授权/唯一来源)；6．采购成本降降低目标：假假如价格超过过某一水平；；7．在量化考评评的合格以后后供应商须填填写有关表格格及提供商业业执照等；6.采购流程的合合理化设计6.5采购流程明细(续)8．输入计算机机中，传给供供应商的计算算机；9．与供应商谈谈判，确保他他的质量和交交货都能满足足我们的要求求。10．供应商选择择综合：要阐阐明选择的原原因(见上)并取得上级的的批准[阐明的原因必必须有明确的的文件支持(如传真报价，，E-mail)等，必要时要要有申请人及及其经理的签签字。]；11．供应商信息息调查表(含财务信息等等)要有财务部门门的资信调查查；12．出口限制性性国家名单，，标书签发，，赢/败标通知书的的签发；13．紧急/特殊需要下，，价格居高不不下但不得不不接受的情况况，须向上报报批；6.采购流程的合合理化设计6.5采购流程明细(续)14．如涉及外汇汇金额超过一一定数量，需需报财产/金融/财务部门审批批；15．假如合同涉涉及竞争对手手，知识产权权，特殊条款款，需报法令令部门审批；；16．有授权的采采购员应在经经理批复合同同签在有关支支持文件/PO上签字；17．经过授权经经理签字生效效的PO/合同，应首先先传真给供应应商，正本邮邮寄供应商，，并分发给财财务，收货人人(库房或申请人人)及采购存档。。18．请供应商确确认合同的收收到并确认接接受合同的全全部条款;19．有时我们需需要和供应商商签署不扩散散及保密合同同；20．必要时向供供应商催货；；6.采购流程的合合理化设计6.5采购流程明细(续)21.有预付款要事事先安排和报报批；22．生产用品收收货应由库房房管理，质量量保证部门等等的认可；23．内部货品及及服务的签收收要由申请人人及其负责人人签字：(1)验收：生产部部门、质量部部、工程部、、报验/库房;(