会展策划与组织要点概述

一、会展的基本概念

目前，对会展还没有一个统一的定义，这主要是与各个国家或地区国民经济统计的方法有关，但最具代表性的有以下2种：

1、会展仅包括会议和展览，有的也称之为狭义的概念，这主要以欧洲各国为主。

2、会展除了包括会议和展览外，还包括奖励旅游和各种节事活动，如庆典活动、节庆活动、文化活动、科技活动和体育活动等。有的也称为广义的概念，这主要以美国为主。现在，我们国内展览会名称的叫法比较多，常见的主要有：展览会、博览会、交易会、洽谈会、定货会、展销会、周和节等。1、国际会展管理机构

（1）国际展览联盟（2）国际展览局（3）国际展览管理协会（4）国际大会及会议协会（5）美国独立组展商协会2、主要国家的会展管理机构

（1）德国展览与博览会协会（2）法国企业和技术国际促进署（3）美国展览服务和承包协会（4）意大利对外贸易协会（5）日本贸易振兴会3、我国的会展管理机构

（1）国家级会展管理机构

A、商务部

B、科技部

C、文化部

D、新闻出版署

E、工商管理部门

F、中国国际贸易促进委员会（2）地方会展管理机构

A、地方政府部门

B、地方贸易促进机构

C、地方行业协会二、国际展览联盟的展览会分类大类小类A：综合性展览会A1：技术与消费品展览会A2：技术展览会A3：消费品博览会B：专业性展览会B1：农业、林业、葡萄业及设备B2：食品、餐馆和旅馆业、烹调及设备B3：纺织品、服装、鞋、皮制品、首饰及设备B4：公共工程、建筑、装饰、扩建及设备B5：装饰品、家庭用品、装修及设备B6：健康、卫生、环境安全及设备B7：交通、运输及设备B8：信息、通讯、办公管理及设备B9：运动、娱乐、休闲及设备B10：工业、贸易、服务、技术及设备C：消费展览会C1：艺术品及古董C2：综合地方展览会美国展览会分类1、礼品类展览会2、玩具类展览会3、五金类展览会4、汽车类展览会5、游艇类展览会6、计算机类展览会7、成衣类展览会8、时装类展览会9、食品、糖果类展览会10、消费电子类展览会11、工业电子类展览会12、电器用品类展览会13、运动器材类展览会14、文具类展览会15、酒店、餐厅用品类展览会16、纪念品类展览会17、办公用品类展览会18、杂货类展览会19、赠品类展览会20、处理品类展览会三、会展信息获取

收集与展览会相关的各种信息时，我们要尽量使获取的信息客观准确、全面系统且富有时效性。要达到上述目的，我们可以通过以下各种办法来获取各种信息：

1、利用网络进行信息收集

2、利用媒体和报刊收集信息

3、向有关部门索取相关信息

4、通过同类展览会现场收集信息

5、通过专门的市场调查机构帮助收集信息有关机构与可供信息对应表信息获取机构可供信息类型特点政府部门产业规划、法规政策、统计数据等宏观、准确行业协会产业规模与分布、行业预测、企业名录等宏观、微观、准确国际会展组织展览会信息具体、准确国际行业组织产业规模与分布、行业现状与发展预测等宏观、准确使领馆商务处展览会举办国产业规模、企业名录等具体、准确市场调查机构行业市场信息较准确、费用较高信息收集方式与信息范围对应表信息收集方式信息类型特点网络产业规划、法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等范围宽泛、准确性不够电视媒体法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等准确、传播速度快、详细度不够报刊法规政策、行业预测、统计数据、展览会信息、企业名录等详细、准确现场考察展览会信息、行业市场信息、企业名录等准确、费用较高展览会信息收集的范范围1、产业信息主要包括：行行业规模信息息；产业集群群分布信息；；产品形态与与产品销售网网络方面的信信息；行业发发展状况信息息。2、市场信息市场信息主要要有：市场规规模与发展信信息；市场竞竞争状况信息息；经销商与与终端客户信信息；行业组组织信息。3、有关法律法法规方面的信信息主要包括：产产业政策信息息；产业发展展规划信息；；市场准入信信息；产品进进出口政策信信息；知识产产权保护。4、相关展览会会的信息此类信息主要要有：同类展展览会的数量量和分布信息息；同类展览览会的竞争信信息；重点展展览会的基本本信息。四、经济效益预测测展览会经济效效益预测就是是策划展览会会时，对展览览会主要收入入和主要支出出的初步估算算。这是评估估一个展览会会项目是否可可以立项举办办的重要依据据。对展览会会经济效益预预测的前提是是先要预测展展览会的展出出规模、确定定展位价格以以及其他收入入数额，另外外，就是要预预测展览会的的各项支出款款项。这样才才能对一个展展览会的经济济效益做出预预测。展览会主要收收支项目表收入支出项目金额比例/%项目金额比例/%展位租金门票收入广告收入企业赞助场地费用展出现场装饰费用宣传推广费用招展费用专业观众组织费用开幕式及配套活动费用开幕式酒会及宴请费用办公及人员费用税收不可预见费合计合计四、展览会相关实实施计划策划划计划名称计划主要内容重点说明人员分工适时统筹安排工作人员使每个人了解自己的责任、目标和任务等招商招展制定招商、招展的策略、措施和办法不同实施阶段，招商、招展各有侧重宣传推广树形象、建品牌、与招商招展紧密配合不同实施阶段，要选择适宜的媒体与传播方式，突出重点服务商安排展位搭建、现场布置、运输、住宿、旅游、餐饮等选择有资质、信誉好、价格低的企业进度管理各项筹备工作，如招商、招展、宣传推广等合理调配、统筹安排，保证各项工作如期完成现场管理开幕式、布展/撤展与展出现场管理协调、观众登记、咨询及突发事件处理等合理调配人员、各负其责，提高服务质量，保证展览会顺利进行配套活动论坛、宴会、交流会、研讨会、评奖与各种表演等早策划、早安排、精心组织，增加展览会的附加值五、展览会项目立项策划划书展览会立项策策划书是在掌掌握计划举办办的展览会所所涉及信息的的基础上，对对该展览会的的有关事宜提提出的初步书书面规划，设设计出展览会会的基本架构构，初步确定定展览会立项项的基本要素素，提出展览览会组织和实实施的策略和和方法。展览会立项策策划书主要内内容一览表结构分类主要内容封面策划书名称、公司名称、策划书完成日期提要主要内容简要介绍目录

正文办展市场环境展览会题材所涉及产业和市场的情况分析；国家有关法律、政策分析；相关展览会的情况分析；展览会举办地市场分析等展览会基本要素展览会名称与举办地点、办展机构的构成、展出范围、办展时间、办展周期、展出规模和展会定位等展览会执行方案招展、招商计划、宣传推广计划、展位价格及初步预算方案、工作人员分工计划、展览会筹备进度计划、展览会服务商安排计划、展览会开幕和现场管理计划、展出期间相关活动计划等经济效益预测初步确定展位价格和预算方案六、办展市场环境分分析一、宏观市场场环境二、微观市场场环境三、市场环境境预测宏观市场环境由于会展业的的依赖性特征征，许多社会会因素都会影影响到一个展展览会是否能能够成功举办办。我们所说说的宏观市场场环境就是指指那些可能影影响到展览会会举办的各种种社会因素。。这些因素可可能会给展览览会举办机构构带来开发新新展览项目的的市场机会，，也可能会给给其造成市场场威胁，而且且这些因素时时刻都在变化化着，始终以以一种动态的的形式存在着着，也就是说说市场机会与与威胁不是一一成不变的。。这就需要我我们密切关注注市场的变化化，充分利用用有利因素，，及时有效地地抓住市场机机会，根据市市场的变化，，及时调整自自己的办展策策略。宏观市场环境境分类表宏观市场环境分类市场环境类别主要内容目的经济环境举办地经济发展状况、产业结构集聚度、产业发展现状与趋势、从业人员数量与分布以及对其周遍地区的辐射能力等了解产业规模，制定准确的展览会发展规划市场环境市场容量、人们的消费习惯与特点、消费能力、市场竞争态势及同类展览会的竞争状况等掌握当地市场特点和利用有利条件，参与竞争社会文化环境社会文化习俗、宗教信仰、重要节假日以及休假习惯等尊重当地的信仰和习惯，选择恰当的办展时机政治法律环境社会稳定、产业发展规划与优惠政策、市场准入政策以及与展览会相关的法律法规等使展览会符合产业发展规划，争取政府部门支持，避免相关法律的不利影响技术环境新技术在产业中的应用状况等掌握新产品开发周期微观市场环境任何一个展览览会的组织机机构在进入一一个新产业举举办展览会之之前，除了要要考虑上述各各种宏观的社社会环境因素素对展览会的的影响和制约约外，还要对对自身的办展展条件及所占占有的各种社社会资源进行行详细地分析析。大家通常常所说的微观观市场环境就就是指那些直直接影响展览览会举办的各各种条件，这这些条件主要要包括办展机机构的自身条条件、目标参参展商与观众众、同类展览览会状况、招招商招展网络络、展出场馆馆设施与配套套条件及社会会公众等。微观市场环境境分类表微观市场环境分类市场环境类别主要内容目的办展机构自身条件办展机构的经济势力；办展专业人员；展览会涉及产业的专业人才以及所占有社会资源等评估组织者的办展能力目标参展商与观众掌握目标参展商和专业观众的数量与区域分布；他们的需求及其变化趋势等了解其参与展览会的可能性同类展览会状况每个展览会的基本情况；品牌影响力；相互间的竞争状态等制定相应的竞争策略招商招展网络招商招展代理的信誉、能力、数量与区域分布制定相应的营销策略展出场馆设施与配套条件展出场馆的规模、设施、服务和价格水平以及展览会相关服务商的资质、数量、服务水平和收费标准等选择收费低和服务水平高的服务商社会公众媒体、公众、政府管理部门人员和其他社团组织等为展览会的发展创造宽松的社会环境七、市场环境预测测我们进行信息息收集和市场场环境分析的的主要目的是是在举办展览览会时，充分分利用各种有有利条件和机机会，避免市市场威胁。在在掌握了与展展览会相关联联的大量信息息和对环境发发展趋势做出出一定的预测测后，就可以以对市场环境境进行综合分分析及评估。。现在进行市市场环境分析析最常用的是是“SWOT分析法”。1、SWOT分析法这种方法法是美国国于20世纪80年代初提提出来的的，SWOT四个英文文字母分分别代表表：优势/Strength、劣势/Weakness、机会/Opportunity、威胁/Threat。SWOT分析其实实是一种种态势分分析，就就是对与与研究对对象密切切相关的的各种主主要内部部优势、、劣势、、机会和和威胁等等进行认认真研究究与分析析，根据据企业自自身的内内在条件件，找出出企业的的优势、、劣势及及核心竞竞争力之之所在。。通过调调查列举举出来，，并依照照矩阵形形式排列列，然后后用系统统分析的的方法，，把各种种因素相相互匹配配起来加加以分析析，从中中得出一一系列相相应的结结论，而而结论通通常带有有一定的的决策性性。运用用这种方方法，可可以对研研究对象象所处的的情景进进行全面面、系统统、准确确的研究究，从而而根据研研究结果果制定相相应的发发展战略略、计划划以及对对策等。。SWOT分析法常常常被用用于制定定集团发发展战略略和分析析竞争对对手情况况，在战战略分析析中，它它是最常常用的方方法之一一。2、SWOT分析的内内容在进行SWOT综合分析析时，一一般从以以下三个个方面入入手得出出一系列列企业未未来发展展的可选选择对策策。（1）分析环环境因素素（2）构造SWOT矩阵（3）制定行行动计划划2、构造SWOT矩阵将调查得得出的各各种因素素根据轻轻重缓急急或影响响程度等等排序方方式，构构造SWOT矩阵。在在此过程程中，将将那些对对企业发发展有直直接的、、重要的的、大量量的、迫迫切的、、久远的的影响因因素优先先排列出出来，而而将那些些间接的的、次要要的、少少许的、、不急的的、短暂暂的影响响因素排排列在后后面。3、制定行行动计划划在完成环环境因素素分析和和SWOT矩阵的构构造后，，便可以以制定出出相应的的行动计计划。制制定计划划的基本本思路是是：发挥挥优势因因素，克克服弱点点因素，，利用机机会因素素，化解解威胁因因素；考考虑过去去，立足足当前，，着眼未未来。运运用系统统分析的的综合分分析方法法，将排排列与考考虑的各各种环境境因素相相互配起起来加以以组合，，得出一一系列企企业未来来发展的的可选择择对策。。SWOT分析对策策组合表表战略名称组合方式战略目的SO战略发挥内部优势利用外部机会利用内部优势，抓住外部市场机会ST战略发挥外部优势回避外部威胁利用内部优势，回避或减少外部威胁WO战略利用外部机会改进内部劣势利用外部市场机会，改善内部弱点WT战略改进内部劣势回避外部威胁改善内部弱点，回避外部威胁注：SW主要分析内部条件；OT主要分析外部条件。4、SWOT分析的结结果对宏观和和微观环环境分析析以后，，办展机机构一般般会得出出以下结结果：（1）积极参参与竞争争。经过过系统分分析，如如果办展展机构所所占有的的各种外外部环境境因素和和内部环环境因素素，有利利因素大大于不利利因素，，而且不不利因素素又不是是影响举举办展览览会的关关键因素素，办展展机构就就要抓住住有利时时机，充充分利用用各种有有利条件件，积极极参与竞竞争，进进入相关关产业举举办展览览会。（2）谨慎参参与竞争争。办展展机构进进行系统统分析之之后，清清醒地认认识到在在内外部部各种环环境因素素中，机机会因素素和威胁胁因素并并存，但但经过努努力，不不利因素素可以转转化为有有利因素素，至少少可以回回避威胁胁因素或或者可以以将威胁胁减少到到最低程程度。这这样，展展览会组组织机构构就要采采取各种种策略来来改善环环境，降降低市场场风险，，为进入入相关产产业举办办展览会会而创造造条件。。（3）放弃竞竞争。如如果办展展机构采采取各种种措施仍仍不能改改善办展展环境，，无法限限制或扭扭转不利利因素的的发展，，以及市市场风险险仍然很很高。在在这种情情况下，，办展机机构就要要放弃进进入相关关产业举举办展览览会的打打算，去去寻找新新的市场场发展机机会。八、展览会证证件的种种类证件名称使用范围有效期限工作证展览会工作人员布展、展出、撤展期间布展证参展单位布展人员布展期间施工证展位搭建施工人员布展与撤展期间参展证参展单位工作人员展出期间专业观众证专业人士展出期间记者证新闻媒体记者出入布展、展出、撤展期间开幕式请柬参加开幕式的嘉宾开幕当日贵宾证办展机构邀请的贵宾布展、展出、撤展期间嘉宾证办展机构邀请的嘉宾布展、展出、撤展期间安全保卫证展览会安全保卫人员布展、展出、撤展期间海外观众证海外观众展出期间通用入场券专业观众、普通观众展出期间当日入场券专业观众、普通观众入场券票面标注日期内撤展证参展单位撤展人员撤展期间通用车辆通行证一般为小型车辆布展、展出、撤展期间布展车辆通行证一般为大型车辆布展期间撤展车辆通行证一般为大型车辆撤展期间展览会证件的作作用展览会各各种证件件是供展展览会有有关人员员在展览览会不同同阶段佩佩戴、出出示和使使用的书书面凭证证，其作作用主要要有：1、便于安安全管理理2、便于做做好接待待3、便于信信息交流流4、便于加加强监督督5、便于人人数统计计与信息息收集6、便于广广告开发发7、便于留留作纪念念与收藏藏九、服务务与管理在布展期期间，展展览会组组织机构构通常有有以下几几项工作作要做：：1、办理有有关报批批手续2、场馆布布置3、展位搭搭建与协协调4、现场施施工管理理和验收收5、组织相相关部门门现场办办公为参参展企业业提供服服务6、预展1、办理有有关报批批手续根据我国国对展览览会的管管理规定定，办展展机构在在招展工工作启动动之前就就要向当当地工商商部门申申报，并并得到批批准；在在布展之之前则需需要向消消防部门门报批；；如果是是国际性性展览会会，需要要向海关关办理境境外展品品入关和和监管手手续；如如果展览览会需要要公安部部门给予予协助的的，办展展机构还还要上报报公安部部门。另另外，办办展机构构还需要要提前与与展览会会指定搭搭建商和和展品运运输代理理进行充充分的协协调和沟沟通，共共同交流流对展出出现场环环境布宣宣和展位位搭建的的创意、、意见和和建议，，及时解解决展品品运输过过程中出出现的各各种问题题，避免免出现现现场布展展格调不不统一或或展品迟迟迟未到到等现象象。如果果展馆位位于城市市中心地地带，有有些城市市还需要要办理外外地车辆辆通行证证以方便便外地企企业运送送展品到到展出现现场布展展。2、场馆布布置在参展企企业进入入场馆布布展之前前，办展展机构根根据各参参展企业业租用展展位的数数量、面面积和位位置等具具体情况况，将展展位平面面图交给给展位搭搭建企业业，搭建建企业在在规定的的时间内内将标准准展位搭搭设完毕毕，同时时还要制制作参展展企业的的楣板，，并将其其安装在在准确的的展位上上方。如如果是国国际性展展览会，，参展企企业楣板板要用中中英两种种文字，，这样方方便国外外参展企企业查找找自己的的展位。。另外，，对那些些只需要要空场地地的，办办展机构构按照各各参展单单位租用用的场地地面积和和具体位位置，划划出每一一个参展展单位的的租用的的场地面面积和具具体位置置。这项项工作涉涉及到每每一家参参展企业业租用展展位的具具体位置置和面积积的大小小，办展展机构要要认真仔仔细，一一丝不苟苟，要按按照事先先对参展展商的承承诺如实实办理。。任何参参展企业业都必须须在规定定的范围围内进行行布展，，不允许许挤占公公共空间间。否则则，既不不可能顺顺利通过过消防部部门的检检查与审审批，也也会妨碍碍行人通通行。3、展位搭搭建与协协调除了一些些特装展展位由参参展商自自己搭建建以外，，标准展展位的搭搭建则需需要办展展机构负负责。不不管是标标准展位位还是特特装展位位，办展展机构都都要监督督所有的的搭建商商都必须须按照展展览会的的规定进进行施工工和搭建建；现在在许多大大型展览览会都对对特装展展位实行行预先审审批制，，办展机机构现场场工作人人员要随随时对其其进行监监督、检检查，一一旦发现现参展企企业在施施工中与与报批的的展位设设计图纸纸和施工工方案不不符，而而且存在在安全隐隐患和影影响整体体展出效效果时，，必须及及时告知知停止施施工对新新的设计计方案进进行修改改或按原原来的设设计施工工。另外外，参展展企业在在布展过过程中随随时都会会遇到各各种问题题或困难难，并要要求办展展机构现现场工作作人员给给予协助助解决。。这时，，工作人人员要根根据参展展企业的的各种要要求，有有针对性性地提供供相关服服务；注注意协调调展馆与与参展商商在场地地、用电电以及参参展商将将展品运运抵展出出现场时时可能遇遇到的开开馆时间间、地面面负荷限限制等矛矛盾；多多个展位位同时施施工可能能出现冲冲突，办办展机构构工作人人员应该该根据展展位的位位置、参参展商的的实际要要求和施施工等情情况，公公正、合合理地协协调各方方工作。。4、现场施工管管理和验收办展机构要派派出专门人员员管理各搭建建商的现场施施工，如展位位楣板的制作作、安装和核核对、现场用用电、用火、、噪声、展位位高度控制、、电线、电缆缆或水管的安安装和走向、、灯光的设计计和使用、特特装展位材料料的防火性能能、展位之间间通道宽度的的控制、重型型机械设备的的地面承重控控制、标准展展位的相关设设施配置等都都要及时进行行查验，避免免施工现场秩秩序混乱和出出现安全隐患患；监督现场场清洁和布展展垃圾的处理理；所有的展展位布置完毕毕以后，办展展机构工作人人员还要陪同同消防和安全全部门对所有有的展位进行行一次全面系系统的检查，，保证展出现现场符合消防防和安全要求求，彻底清除除展出现场可可能存在的安安全隐患。5、组织相关部部门

现场办办公为参展企企业提供服务务一些大型展览览会组织机构构都会邀请如如海关、安全全保卫、场馆馆以及各展览览会服务机构构进驻现场，，以便给参展展企业提供及及时高效的服服务。如果是是国际性展览览会，海外参参展的展品必必须办理海关关通关手续，，对于所有海海外参展展品品，海关要进进行现