活动场地,活动策划、组织和保障工作方案

活动场地，活动筹划、组织和保障工作方案活动场地保障措施202341会议中心、旅行社、车辆、媒体等资源。向学会尽可能具体的每场会前搜集整合会议举办地的各种资源，以满足学会会议的场地需求。我方将从以下几个方面为活动供给保障措施：1、对于我方不生疏，资源较少的会议地点，我方将提前派人前往该地进展实地的调研考察，搜集当地的会议场地信息，价格信息，及其配套效劳力量，猎取会议举办期间各会议场地的预定状况。2、与其专业会务场地场地效劳机构合作，通过专业的会议场地效劳机构进展场地预定，确保我方在场地选择时有足够的选择余地。3、通过我方的合作酒店、会议中心等业务伙伴，拓展我方的会议场地信息，增加我方的预约渠道和预约成功率。应当从以下几个方面考虑一、地区费用(本钱)与便利性。是否邻近机场、高铁站、火车站。轿车或出租车是否足够。充分的停车空间。假设需要，接送交通工具是否充分，费用状况。二、会场空间1．会议室尺寸(面积)。当会议室做不同座位安排时，其容量如何。会议室隔音设备是否良好。电源开关、冷暖气掌握是否单独分开。会议室的音响效果，是否有良好音响系统。固定设备如黑板、银幕和家具。障碍物如圆柱。视听设备：(1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。是否有装饰灯架。装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源掌握位置。9．火灾逃命口。公共区域是否干净。一样性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层进展。房间和公用是否很便利。洗手间数量、位置，是否干净。衣帽问数量、位置。其他效劳：(1)足够空间放置家具和器材。(2)良好光线。(3)很简洁让与会者找到。(4)足够的电源插座。(5)安全性。16；设备：(1)桌子：①1．83x2．4438．1~45．7(2)椅子：舒适并适合较长会议使用。(3)舞台：①不同高度的舞台。②有地毯和铺裙边的舞台。(4)讲台：①站立式讲台。②有灯光的讲台。(5)黑板和布告栏。(6)指示架。废纸篓与垃圾桶。照明灯与关心灯设备。灯光掌握盘。(10)报到台。(11)麦克风。三、环境1．当地有何观光点。购物。休闲活动。天候状况。环境是否良好。餐厅。当地治安是否良好。社区经济状况。当地赐予外界的评价、过去会议进展状况。当地会议局或观光旅游局支持与效劳状况。、展览公司、事务机器公司与安全方面。四、设备1．警卫人员与效劳人员是否友好、做事效率如何。大厅是否干净，吸引人。报处处是否简洁找到：(1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理的顶峰时段。(3)接待处的人力是否足够。4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。询问处是否全天候有人值班。马上回复有关询问，尽速转送留言。对客人的效劳：(1)药局。(2)礼品店。(3)柜台效劳。(4)保险箱。舒适、干净的饭店住房：(1)家具是否完好。(2)现代化冲浴设备。(3)充分光线。(4)足够的衣橱空间与衣架。(5)烟雾警示器。(6)火灾逃命资料是否清楚。(7)冰箱和小酒吧。(8)走道是否干净，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。(9)是否在每层楼有冰块和饮料。电梯效劳。标准房与豪华房的大小。是否有特别楼层供给特别效劳。(14)订房的程序和方法。(15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。(16)每一种类别的房间数。何处理。会议房价与一般房价如何。(19)何时能供给确定的会议房价。(20)是否需要保证数量与订金。(21)进房与退房的时间。(22)什么时间取消已预订的房间。(23)付款方式。承受哪几种信用卡。万一取消订房，退款方式为何。1．公共区：清洁与外观。备菜区是否干净。在最忙时段是否有足够人力。工作人员态度。有效、快速的效劳。(6)各式菜单。(7)价格范围。(8)预订的方式(9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简洁午餐的场地。2．大型活动：(1)费用(本钱)。(2)创意性。(3)质量与效劳。(4)多样菜单。(5)税和小费。(6)在活动前要求涨价。(7)特别效劳。特制菜单。供给主题宴会的建议。(10)独特的茶点。(11)素食和节食者的食物。(12)餐桌布置。舞池。宴会桌的尺寸。8人座／10人座。3．酒的规定：制止效劳时段。4．现金交易酒吧规定：(1)调酒师费用和最低计费小时。(2)出纳人员费用。点心价格。保证数量规定。何时需要供给保证数量。预备的份量超过保证，数量的最大极限。展览空间1．有多少卸货点，距离展览区多远。是否有货运接收区。最大地面承载量。警卫区。防火逃命口。展览与餐饮、洗手间、的距离。是否有充分时间进、出场。是否需要特别装潢来增加场地外观。灯光是否需要补强。展览场地是否接近会场。抢救站是否靠近。是否可供给展览厂商一间临时办公室。存放打包箱的地区和方式。会议活动筹划要点行的会议活动筹划，应当从以下几个方面来着手：一、学术会议筹划的特点1、目的性。既然会议本身就是“因事而议”的，那么为会议而2、推测性。筹划在打算之先，打算又在行动之前，因此筹划具制订的，具有不确定性；3、科学性。筹划是建立在科学根底之上的推测和筹划，它不是调査争论、多方的了解比较、全面的概括总结,然后才能作出较为科学的推测。4、可搡作性。周密严谨的筹划能快速行动，指导人们有条不紊地开展各项工作。二、会议需要做些什么肯定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的打算。三、会议筹备要留意的问题本工程由选购人及会务效劳机构的工程负责人联合成立大会筹备秘书处，负责会议筹办工作。作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。以下的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。*擅长与人共事，能处理好与选购人的各种关系。*擅长留意小节，会议筹备工作应做细做精。*擅长解决筹备过程中的问题，*擅长与人协商*能够治理睬议财务事宜*能够安排恰倒好处的菜单*能妥当接待贵宾和外国客人*熟知各种礼仪*行事坚决、执着*会议筹划者的任务：*制定打算,确定必需要做的事项以满足会议的需要并到达会议确定的目标*制定会议议程*了解可供使用的场所和设施状况*选择或提议适宜的场所*检查并比较各项设施*安排交通事宜*协调会务工作人员的活动*制定可行预算或按既定预算安排有关工作*确定各项工作的时间安排*视察选定的场所和设施*与各有关方面进展接洽〔旅行社等〕*同会议发言人和各位贵宾进展联系果，并做下一步的筹划：*估量召开会议的日期；*会议估量召开几天；*打算在什么地方召开会议；*会议形式或程序是什么；*需要多大的场地；*将有多少人到会；*会议预算是多少；*打算选用什么级别的酒店和设施；*打算选用最高级的房间标准是什么；*制作会议邀请函；*会议资料打印，会议的发言人有哪些？*会议需要什么样的视听设备；*需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？*打算为与会者安排一些特别活动吗？*打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？*会议筹划时抓住以上要点开张各项工作，以便会议筹划工作顺当高效开展。疫情防控保障措施下，我方认为应从以下几个方面加强疫情防控措施。一、会议场所的选择应优先选择开窗通风的会议室，原则上不要选择无窗户的会议室。流淌；排风扇等抽气装置以加强室内空气流淌；二、会议规模人员流淌。1m,1/人三、会议人员员使用。会议场所工作人员要实行安康监测，假设消灭发热、乏力、干咳及罩到就近的发热门诊就诊。四、日常清洁及预防性消毒环境及物品以清洁为主，预防性消毒为辅，应避开过度消毒，受500mg/L消毒剂〔500mg/L5199〕，进展擦拭30四、生活和卫生设施保障会议举办场所尽量削减公共用品的使用,建议参会人员自带杯具。等供水设施正常使用。五、车辆消毒1、接送人员车辆每两小时应进展定时消毒。2、人员上下车均应进展登记，座位应隔开一个座位就坐，遵循分散就坐，保持肯定的安全距离。车辆保障措施车辆保障工作共分三个分阶段组织实施：1、第一阶段1)进展车辆摸底；制订对应车辆保障具体细则；做出车辆经费预算。2、其次阶段市区主要道路交通状况进展实地勘察；规划好会务期间每日人流、车流流向；确定调集车辆和驾驶员，对驾驶员进展培训；办理车辆通行证、人员工作证。3、第三阶段提前一周完成车辆调度任务；对效劳车辆进展督察，觉察问题马上订正；会务完毕收回派车单，进展车辆结算。五、工作要求与措施1、依据会务召开单位前期工作安排，各工作小组提前安排人员驻会务办对接前期筹备工作。2、会务期间实行通行证治理。全部进出会务场馆机动车辆必需有效使用时间和适用区域有严格、具体的规定。3口。4、车辆调度与使用实行“统一调度、统一治理、对口使用”的保障方式：一是全部征集车辆、驾驶员由车辆运调组统一调度、指挥，并按调度打算分别安排到各对口接待和保障单位进展效劳保障；〔对口接待和保障单位领到“派车单”后要准时号和用车人姓名及联系等相关信息，以免消灭过失而影响保障；单位派调使用，驾驶员应热忱效劳、听从指挥、确保安全；〔在规定用车时间以外〕，用车单位须提前向车辆调度室申报，经批准后驾驶员方可连续用车。5、抓好会务期间的交通安全工作。加大快速处理事故的力度，事故值班制度，事故处理人员必需做到“处理现场快、恢复交通快、施救效率高”，必要时启动应急预案。六、运力保障和结算方法1、有偿用车。按车型和使用天数付费，在优先使用自有车辆的前提下，通过召开各类会议、公布信息等方法，向本市运输企业和社会各方面公开需求信息，并选择车况好，档次较高的租用。2、结算方法。凡被确定调用的车辆，由运调小组调度，派发通知单，并做好登记、统计，用车完毕后，做出车辆费用结算清单，进展车费结算。七、有关责任124确保各自及与大会联系畅通。21准确。3、全部参与保障的驾驶员均需按规定统一着装、佩带工作证上岗，凡违反此规定的，一经觉察停顿其效劳资格。4、车辆保洁由指定洗车店承接，驾驶员必需做好登记。5、驾驶员用餐供给餐费补助，不得以要用餐为由拖延接待时间的资格。6、“派车单”的回收及上交。全部驾驶员保障任务完成后，一是应主动请用车单位伴随或用车人在“派车单”上填写实际用车天数并签字确认〔涂改无效〕，以便结算相关费用，保障驾驶员应自觉“客人一走，准时报告”，如觉察用车单位滥用车辆和不照实填报“实际用车天数”或驾驶员弄虚作假、要求用车人〔用车单位〕多填〔较差”的括号内大勾〕，但不得要求对方按自己意愿填报，驾驶员效劳保障被投诉或评价为较差，经查属实的，取消其当日各项补助，考虑取消其保障资格。八、效劳保障须知1、驾驶员要树立自身良好形象。要自觉按规定统一着装、戴证上岗，严禁戴墨镜、穿拖鞋。员对外的良好效劳形象。3严禁违章驾驶、酒后开车，确保行车安全。4、要严格技术检查。加强车辆维护保养，准时检查车辆技术状况，确保车辆始终保持良好的技术状态。5座位无松动、椅套无污点不破损。6、不准在车内吸烟。7、要保持通讯畅通。做到随叫随到，有预知任务的，车辆必需108、要认真落实保密工作。九、应急预案应急保障的目的是要安全、快速、有序、高效地组织紧急疏运行动，提升应急疏运的反响力量，全力保障公务出行。〔一〕工作原则1、坚持统一领导、安全第一、便利有序、快速处置原则2、坚持以人为本、优质效劳、化解冲突、正确引导原则。3、坚持反响快速、信息畅通、分级负责、整体联动原则。4、坚持突出重点，兼顾一般，局部利益听从全局利益原则。5、坚持预防为主，做到早推测、早预备、早处置原则。〔二〕工作要求24下人员滞留问题。1、确保一线人员在岗在位、领导深入一线，指挥靠前、落实靠前，确保信息畅通、沟通顺畅；2、严格纪律，抑制困难，无条件听从紧急疏运调度指挥，被调用车辆依据安排的时间、地点准时到达。〔三〕适用范围1、公务时段潮汐式用车需求；2、非公务时段突发车辆需求；3、因天气、道路、故障、事故等突发大事导致的效劳停滞；4、应急大量疏散等大事。〔四〕应急响应1况、天气等状况，监控或收悉上述应急需求时，准时分网点、片区逐级汇报，报告内容为发生时间、地点、人数、前往目的地等，发出前期预警。2、组织方案。应急保障机构各级负责人收悉应急响应级别后，依据指示和职责分工〔必要时召开紧急会议〕，以就近组织协调和指换等，必要时马上联动集团内部公司车辆参与，随时保持联系，准时汇报有关状况，听从命令、听从指挥。3、实施疏运。调配到达相应的技术状况和资质条件的各备勤驾GPS导紧急疏运车队，保障运输安全。在应急疏运期间，应有领导或治理人员在疏运现场。4、特别状况的处置方法。遇突发交通事故或其他突发大事致使当班效劳中断时，当班调度人员应在报告上级后，征得公务用车方同意，马上安排施救、车辆更换、修理等，同时，要亲热把握原车辆及人员、道路信息，准时安排恢复运行事宜。进展上路的状况，应准时取得用车方的谅解，停顿效劳或改换效劳，必要时公布公告，准时办理退约等手续，并按集团公司防抗台风、洪水等应急预案要求处置。对可能引发公共安全的大事，