年上半年企业行政文秘管理工作总结部门经理总结

2007年上半年企业行政文秘管理工作总结2007年上半年，在企业行政管理组全体同事们的共同努力下，企业行政管理组一方面继续强化服务意识，按时完成了常规的各类企业行政管理工作，保证了总部日常行政管理的正常运转；另一方面突出强调管理意识，逐步系统梳理和规范各类企业行政管理工作流程，着力提升企业行政管理管理水平和管理效率。一、强化服务意识，完成常规的各类企业行政管理工作，保证总部日常行政企业行政管理的正常运转。做好日常的企业行政管理性工作是企业行政管理组最主要最基本的职能，上半年，企业行政管理组从管理主办、管理员到操作岗都能够各司其职，按部就班地完成各自岗位工作。根据企业行政管理组的工作内容与职责分工，上半年企业行政管理组主要从以下10个方面完成了日常工作。办公环境管理通过加强与金坤物业进行管理沟通与服务质量监督反馈，继续保持了总部办公工具、用具维修服务的及时性，保持了总部公共区域办公卫生环境的整洁、干净，并利用五一假期对总部办公楼外墙进行了全面清洗；（2）针对今年夏季来临较早，总部空调设备超年限运转等因素，赶在5月底前完成了对总部120台空调的检修、维护与清洗；（3）日常继续加强了对总部办公楼花卉租赁摆放管理，结合“元旦、春节、五一假期”节日氛围，对大堂、旗座、大门进行了节日的精心布置；（4）通过坚持开展办公环境卫生检查评比活动，继续促进和发挥员工在营造舒心办公环境方面的主动性，目前已完成了公司总部和项目春季卫生大检查活动。2、办公备品管理（1）根据全面预算管理，按月完成了办公用品、办公耗材、办公设备、办公家具的采购与费用核算管理，上半年共计发放办公用品613次（其中项目转帐93次），办公家具、办公设备维修51次，低值易耗品转帐审核67次；（2）在与人力资源部、项目管理部沟通，仔细梳理各单位，特别是在施项目数量及项目领导班子各序列情况，同时根据各单位提供通讯信息，完成了小通讯录印制与发放工作；（3）根据实际需要，经济利用分供方网络完成了日常差旅、票务订购与发放工作，共服务于156人次；（4）根据实际需要，经济利用分供方网络完成了日常名片印制工作，共服务于78人次。3、办公费用管理与人力资源部、财务部配合，按季度完成了总部办公费用核算与结算工作、总部部门交通费、高管团队、总部部门经理通讯费的核算与发放工作，6月初完成了公司1291名在岗员工劳保及防暑降温卡的办理与发放工作，未出现任何差错。4、印信管理严格执行用印审批控制程序，日常协助投标工作用印65次（其中京外用印3次），其他各种需要用印670人次，共计对5000余份各种资料、表格加盖了公司印章；开具对外介绍信52份，未出现错盖、漏盖、错开的现象，保持了“零”失误的要求。5、通讯工作与设施管理（1）为保证交换机的正常工作，一季度与望京局签订了用户交换设备维护协议，并在望京局大客户部的协调下，考察了网通公司技术支持单位朗誉飞虹科技有限公司及汇日电子等公司，并根据他们对我公司NEC交换机的了解情况，最终选定汇日电子公司为代维方。代维方费用由望京局支付，协议期限一年。（2）日常完成话务接线工作，针对话务设备超年限运转，自动转接功能不稳定等因素，为方便项目，从4月份起，除周一——周五提供每天12小时人工转接外，又增加了周六12小时的人工服务；（3）新装总部直拨电话5部，并为50部办公座机电话办理了96556IP长途电话业务，为105台话机安装了96556IP长途拨号器，有效降低了办公长途话费成本；（4）日常完成线路维修165次，电话机维修及更换23次；（5）日常按月完成了总部60多部办公座机电话单据核查，费用结算与报销工作。6、车辆安全与调度管理（1）日常根据需要完成了总部办公用车、项目检查用车、领导用车、业主用车工作，总出车量960次（不含定向配备使用车辆），每车每天平均行驶150公里，事故率为零。（2）日常本着尽量节约的原则完成了车辆保养与维修。（3）与财务部资产管理组配合，日常完成了车辆维修、使用费用结算与报销工作。7、大堂、会议室及门卫管理（1）日常配合信访、业主来访、来电、来函等对外接待工作，共计1950次；（2）加强了对会议室及相关备品的管理，并在3月初对多功能厅音响设备进行维护与保养，日常提供会议室使用与会务服务，共计402次；（3）通过加强与企卫公司进行管理沟通与服务质量监督反馈，继续保持了对总部大院停车场的规范管理，继续坚持了八小时外对办公楼的定时巡查制度。8、商务中心管理日常根据各单位需要，完成了办公资料打印、复印、扫描、装订等工作，共服务于2776人次（其中服务于项目1380人次），收发传真527次。无投诉。9、勤务与收发工作（1）日常完成了总部会议室及领导办公室、餐厅的勤务工作，同时为促进与加强对会议室管理，同时结合SA8000相关要求，从5月份起，对勤务员作息时间进行了微调。（2）日常完成了《思创》杂志、文件邮寄工作，邮件、快递收发工作，共寄出特快专递385件、挂号信118封、平信720封，接收特快专递1056件、挂号信798封、平信2万封左右，网上送货1300余件。10、其他（1）日常处理各种局办通知及配合公司会议通知，项目开竣工仪式、重要活动通知与联络310次；（2）组织完成3.15用户调查函的发放与跟踪收集，4月份对回函情况进行认真系统汇总分析，并形成分析报告，按照权重打分规则进行排序，提供给有关部门和领导作为工作参考；（3）日常配合领导，参与完成了盈科、顺弛、凯德置地、无锡等业主和意大利波捷特公司、GS等相关合作方的参观考察接待工作。二、强化管理意识，系统梳理各类企业行政管理工作，规范工作流程，逐步提升企业行政管理管理水平。在做好日常的企业行政管理性服务工作的基础上，将企业行政管理性工作向规范化管理提升，把多年来形成的企业行政管理工作方式进行系统总结梳理，对工作流程进行改进，形成各种书面制度和职业化文本，提升行政企业行政管理工作水平，也是企业行政管理组的一项重要工作。1、书面制度和职业化文本（1）按照公司体系整合工作要求，目前已完成对近些年来行政类相关有效文件的梳理工作，并拟订和搭建了行政办公管理手册写作框架。（2）按照部门年度目标要求，对项目开工、竣工等各类典礼、仪式的流程进行了规范，形成了开、竣工仪式及签约仪式操作规程及主持词、领导致辞写作规范，并按类别提供了范本、范文和相关图片作为参考。（3）针对奥运工程外部各种参观、考察、访问等活动日益频繁，为提高外部参观接待管理工作效率，将其纳入程序化管理轨道，制订了《公司奥运工程公共关系管理办法》（初稿）。2、流程梳理结合总部资产信息化系统上线需求，对办公家具、复印机、传真机等办公设备资产管理情况、主要业务流程进行了梳理，形成《总经办资产管理信息化系统需求报告》，并拟将传统手工工作方式向信息化的管理手段提升，使资产信息更为准确、详细，资产管理更为规范，进一步释放人力，提高管理效率，3、规范管理与市场部配合，对公司各投标部门标书印制的管理工作进行统一整合与规范，从价格、服务质量等方面对标书制作合作方进行招标，选定了3家打字复印社作为标书印制合作伙伴，并以整合的规模优势达成优惠的价格协议，已从6月初开始进入试行阶段。三、大型会议、活动策划宣传大型会议、活动策划宣传是对外市场形象策划的主要工作内容。围绕着部门年度目标要求，主要做了以下三项工作：1、配合领导，与党群工作部、企管组同事一同完成了2006—2007年度工作会、联欢会的策划、组织和会务工作。2、配合领导，策划举行了“SA8000社会责任国际标准进入我国建筑业——建筑业首家企业中建一局建设发展公司通过SA8000认证”新闻发布会，并对发布会效果进行了跟踪。3、配合领导，日常完成了《人民日报》、《现代职业安全》杂志宣传采访工作，完成《建筑经济》、《施工企业》杂志、《中华建筑报》征稿工作。值得一提的是，上半年，由于公司作为建筑业首家企业通过SA8000认证引起了社会媒体的广泛关注，人民日报、工人日报、中国青年报、中央人民广播电台、中国新闻社等30家媒体对这一消息进行了报道，经济观察网、搜狐、网易、金融界、中国工程建设网、中国纺织网、中企联合网等网站都转发了这一消息。4月9日，人民日报记者就企业社会责任对我公司总经理周宇騉进行了采访，并以“中建一局建设发展公司为什么‘自己跟自己过不去’”为题发表了采访文章。《中国建设报》《建筑时报》、《建筑》《工程质量》《现代职业安全》杂志等行业内媒体围绕企业社会责任对我公司也陆续作了深入采访与报道。上半年，系统外媒体对我公司的宣传报道文章共计44篇，总体字数5万字，其中2500字以上高品质宣传文章共计6篇，字数2.7万字（以上统计不含网络转载）。系统内媒体对我公司的宣传报道文章共计60篇。四、存在的问题与建议1、企业行政管理管理工作需要进一步梳理流程，做好工作交圈，同时进行制度建设。目前