中鼎牧业文件档案管理制度

中鼎联合牧业股份有限公司编号：ZD-XZ/GL2.1-3-2017-0中鼎牧业文件档案管理制度起草人:杨浩审核人:安春梅审批人：孙国强 文件实施日期20170101中鼎联合牧业股份有限公司行政人力中心 发布目录TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1目的 4\o"CurrentDocument"2适用范围 4\o"CurrentDocument"3文件版次及换版说明 4\o"CurrentDocument"4文件管理标准 4\o"CurrentDocument"文件管理流程 5\o"CurrentDocument"文件类别 6\o"CurrentDocument"行文规则 6\o"CurrentDocument"公文文号 7\o"CurrentDocument"文件格式 7\o"CurrentDocument"公文类文件格式 7\o"CurrentDocument"标准化文件格式 8\o"CurrentDocument"文件编号 10部门代码 11部门代码 11部门代码 12\o"CurrentDocument"文件日常管理 13\o"CurrentDocument"5档案管理标准 15\o"CurrentDocument"档案管理总则 15\o"CurrentDocument"档案管理分类标准 15集团档案日常管理 16归档时间、要求、份数 16\o"CurrentDocument"档案借阅、利用 17牧场内档案日常管理 18牧场档案归档细则 18\o"CurrentDocument"档案的借阅利用 19\o"CurrentDocument"6考核标准 19中鼎牧业文件及档案管理制度1目的为使公司运营过程中各类文件处理、档案管理工作规范化、标准化，有效维护公司的合法权益，同时有效的贯彻《档案法》进一步加强集团档案的有效利用，结合公司实际需要制定本制度。2适用范围本制度适用于公司所有系统、部门。3文件版次及换版说明本制度为2016年第二次修订，对编号为ZD-XZ/GL2.1-3-2016-0的《中鼎牧业文件档案管理制度》中运营各大区公文类审批流程作了更改，根据组织架构的调整，重新修改了部门代码。同时为了让制度如何编号更加明晰，新增设了文件类别代码、文件框代码等内容。本制度签发之日起，原制度废止。4文件管理标准本部分对集团内所有公务文件的管理做出具体规定。文件管理流程集团内部适用部门负责人审核标准化文件（制度标准一—1适用范围YESYES总裁审批行政人力部编起草部门发文部门内部适用集团名义■退回起草部门起草部门发文收文单位执行发文单位行政人力部考核、■■■,■监督、归档总裁审批发文部门起草文件部门负责人审

批文件类别公文类（便签、红头文各部门集团内部适用部门负责人审核标准化文件（制度标准一—1适用范围YESYES总裁审批行政人力部编起草部门发文部门内部适用集团名义■退回起草部门起草部门发文收文单位执行发文单位行政人力部考核、■■■,■监督、归档总裁审批发文部门起草文件部门负责人审

批文件类别公文类（便签、红头文各部门收文单位第一

负责人审批r收文单位第一负责人审核YES图图1:文件管理流程区大各营运心中力人政行NOYESYESYES牧场场长起草文件中心经理审批YES区大各营运心中力人政行NOYESYESYES牧场场长起草文件中心经理审批YES图2：运营各大区公文类审批流程文件类别文件类别包含项目适用内容公文类决定对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”通知发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，结尾以“特此通知”做结通报传达重要精神，表彰先进，批评错误，结尾以“特此通报”做结报告向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问请示向上级领导或部门请求指示、批准。一般使用惯用语“妥否，请批示。”作结批复答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”函平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”会议纪要记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”标准化文件类制度流程、方案、工作标准等文件为进行某项活动或过程所做的规定，对工艺、设备、采购物资等做出的技术要求；各岗位具体操作要求的管理表1：文件类别行文规则行文应当确有必要，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，杜绝越级行文，越级呈报及不按行文程序处理的公文不予受理。部门之间接洽工作、召开会议、讨论工作、通知、通报等日常性工作使用中鼎联合牧业股份有限公司便签；其它较重要的会议纪要、人事任命、报告等使用有正式公文文号的红头文件，红头文件需登记文号登记本；集团内各项制度流程、工作标准、方案等技术性管理性文件均需使用标准化文件。

公文文号序号一级部门二级部门红头文件编号1中鼎联合牧业股份有限公司/中鼎字[2017]XX号2董事会/中鼎董字[2017]XX号3/行政人力中心中鼎行字[2017]XX号4/财务管理中心中鼎财字[2017]XX号5/法务中心中鼎法字[2017]XX号6/融资中心中鼎融字[2017]XX号7/生产技术中心中鼎技字[2017]XX号8/销售中心中鼎销字[2017]XX号9/国际乳业系统中鼎国际乳字[2017]XX号10/投并购中心中鼎投并购字[2017]XX号11/运营一中心中鼎运一字[2017]XX号12/运营二中心中鼎运二字[2017]XX号13/运营三中心中鼎运三字[2017]XX号14/运营四中心中鼎运四字[2017]XX号15/贸易中心中鼎贸字[2017]XX号16/拓展中心中鼎拓字[2017]XX号表2：公文文号文件格式所有文件均采用国标A4型，左侧装订。页边距设置为：上边距37mm,下边距35mm,左边距28mm,右边距26mm。“行距”设置成“单倍行距”，或依实际情况调整“固定值”。纸张页面方向要求：正文为“纵向”排版；图、表、附件依实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。页码在文件下边距居中的位置，首页不显示页码，两页以上文件双面打印。公文类文件的格式公文由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正

文、附件、起草时间、抄送抄报单位等组成具体要求如下:内容名称具体要求发文单位使用全称或者规范简称公文标题准确简要地概括公文的主要内容及种类，一般应标明发文单位，法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号主送单位指公文的主要受理单位（即收文单位），使用全称或者规范化简称、统称附件正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件在正文下空一行，左空2字用三号仿宋字标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号需使用阿拉伯数字（如“附件：1.XXXXXX"）；附件名称后不加标点符号成文时间以负责人签发日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人签发的日期为准。成文日期用三号仿宋体标识且右空四个字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为英文大写字母“O”抄送单位除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，使用全称或规范化简称、统称抄报单位发文单位的上级单位或领导页码两页以上（包括两页）公文，于公文下边距居中标明页码，第一页不显示页码字体字号红头文件执行红头文件模板字体字号要求结构层次序数依次为：“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，还可视需要分为章、条、款、项、目表3:公文格式标准化文件格式（1）文件资料各要素的基本要求文件资料由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文、考核标准等基本要素组成。

文件要素必备/可选基本要求封面必备要素要体现公司全称、编号、名称、起草人、审核人、审批人、文件实施日期、发布部门目录/①前言（可选要素）②章③代有标题的条（可选要素）④附件（可选要素）正文名称必备要素名称简练，明确表示文件标题，能与其他文件区分，不涉及不必要的细节目的必备要素置于文件正文的起始位置,语言简练适用范围必备要素明确表明文件涉及对象，同时应体现文件适用部门，必要时可指出文件不适用的界限，范围不能包含要求文件换版说明必备要素当文件换版时需说明该文件修改范围，并概括更改内容规范性引用文件可选要素根据实际情况设置即可，引用文件应注明编号和名称，文件名称用“《》”括起来。顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业内部制度）术语和定义可选要素用于对文件中专业术语或名词做解释工作流程可选要素必须以MicrosoftOfficeVisio流程图体现，其作图要求如下：每页之上最多放置30个图标（5个部门*6个活动）；——工作流程流向把握，自左向右，自上向下原则；——每一图标大小一致，图标之间的间隔保持相同；——线与线之间尽量避免交叉；——为方便同一流程之拼接和阅读，在同一流程的不同页上，左边的部门须在同一位置正文层次正文编号要求早3每一章都应有标题，写在阿拉伯数字“1、2、3……”的后面；编号与标题之间空一个字的间隙条3.1条是对章的细分，凡是章以下的编号层次均称为条，条最多可分为五层，每一层次的条应有标题。必须有两个以上才可设条，无4.2就无4.1条3.1.1段无编号段是章或条的细分，段没有编号列项（1）、（2）、（3）“一一”或“•”在引出列项的句子的末尾要加上冒号“：”第一层次的列项序号为（1）、（2）、（3）等；第二层次的列项序号为“一一”；第三层次的列项为“•”列项的内容只在最后一个列项末尾用句号，其余用分号附件附件1附件统一附带在文件的最后。如果文件的附件过大无法附带在文件的后面体现，可以单独的表格体现，但文件签发时，必须和文件一起签发注：记录表单的编写，以制度或标准的附件的形式体现，所有表单无需编号表4：标准化文件各要素及要求（2）标准化文件字体、字号

文件内容字体字号位置封面第一行公司名称黑体一号居中文件编号黑体四号处于公司名称的下方，并与公司名称右对齐，前体现“编号”二字编号下划线与编号之间无空格，居中文件名称黑体一号居中起草、审核、审批、实施日期、发文单位黑体四号位于封皮最下端目录标题黑体小二居中内容仿宋体三号左对齐，前无空格正文名称正文名称黑体小二居中正文章、条黑体三号左对齐正文内容仿宋体三号首行空两格，两端对齐工作流程根据实际情况调整列项每条列项首行前空两格图、表（1）其图、表内容根据实P（2）图、表下方必须有标^为黑体，字号为小四，如整（3）文件中图、表的标注J示情况调整字体及字号主，体现为“图1XX”“表1XX”字体份制度中只有一张图或表，可不显示标注顺序顺次排列即可附件仿宋三号“附件”二字与上文空一行，本行前空两格。多个附件表示为：附件：1.******2.******表5：文件字体、字号要求（3）其他要求——文件反馈时不可以体现文件编号。——反馈的文件必须在文件名称后标注“反馈稿”字样。文件编号红头文件由各部门按各规定的公文文号每年从01号顺序编号，并登记文号登记本；集团各二级部门签发标准化文件前需由行政人力中心统一10

编号，各系统自行编号。表6：文件类别代码部门代码单位名称代码中鼎联合牧业股份有限公司ZD董事会DSH行政人力中心XZ财务管理中心CW法务中心FW融资中心RZ生产技术中心SC销售中心XS国际乳业系统GJ投并购中心TBG运营中心YY贸易中心MY拓展中心TZ表6：代码解释以上各系统、部门下设部门代码由各部门自行规定，方法是用部门的两个核心字的英文缩写字母，例如运营管理中心下设牧场,可用牧场名字的两个核心字的英文缩写字母。三级部门的编号在编号后三个工作日内需报送到行政人力中心门备案；所有记录表单无需编号。文件类别代码文件和资料类别类别代码文件和资料类别类别代码11

企业经营管理基本准则SC程序文件CX管理性文件GL流程LC技术性文件JS记录表单JL工作标准GZ表7：文件类别代码文件框架代码第一篇企业基础管理1企业行政管理3企业绩效管理1.1会务管理3.1绩效管理1.2信息传递4企业党工团建设1.3员工行为规范4.1廉政建设2企业文件及档案管理4.2党、团及工会工作2.1公文及档案管理4.3团队建设2.2标准化文件4.4民意测研2.3其它档案管理第二篇企业资源管理5企业人力资源管理9企业安全管理5.1人力资源规划9.1危险源识别评价控制及安全管理5.2招聘与配置9.2企业疫病防疫5.3培训与开发9.3企业职业病管理5.4薪酬福利管理10企业财务管理5.5劳动关系管理10.1资金管理6企业基础设备管理10.2会计作业管理6.1工程项目10.3财务预算管理12

6.2设备管理10.4项目投资管理6.3计量管理11企业审计监察管理7企业信息管理11.1财务内控审计7.1信息化项目管理11.2经济责任审计7.2信息保密11.3工程管理结算审计8企业环境管理11.4经济效益审计8.1环境评价管理11.5风险管理审计8.2环保综合管理12企业合作方管理12.1合同管理12.2合作方的选择管理第三篇企业供应链管理13企业运营管理15企业采购管理13.1牧场内部运营15.1采购管理13.2牧场拓展管理15.2供应商管理13.3企业内控管理16企业质量管理14企业标识管理16.1质量管理14.1VI标识管理16.2质量改进第四篇企业监督改进管理17企业监督改进管理17.1创新及合理化建议表8：文件框架代码文件日常管理(1)管理权限文件实施归口层级管理，法务中心对董事会的相关文件资料13的进行直接管理，行政人力中心门对公司二级部门的文件资料统一实施监管存档，农牧乳各系统依照《中鼎牧业文件档案管理制度》原则自行存档管理，各系统、部门对其下设部门文件资料直接监管。各归口部门起草的文件，不能满足各下级部门的相关要求时，各下级部门可以补充文件并签发。当下级文件与归口部门文件发生冲突时，以归口部门文件条款内容为准。（2）办理时限所有文件要求通过OA发文进行办理，收文单位24小时之内回复，不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的文件，应迅速退回起草部门并说明理由。（3）文件审批文件资料发布前必须得到审批，集团内部适用的制度由本部门负责人审核签字后，由总裁审批签发，各部门、各系统内部适应的制度部门负责人审批签发；各单位以集团名义对外或对内发文，由各单位负责人审核，总裁审批；集团内部发文，由相应部门负责人审核即可，按权责矩阵如需总裁审批的，总裁审批后方可发文；网上发文在当日工作时间内发放视为当日文件处理，下班后发放的文件作为第二日的文件进行处理；纸版文件中“审核人、审批人”均需本人签字，不允许盖手章，如特殊情况盖手章，领导回到单位后需在盖手章处补签字；各部门文件办理完毕后必须交由行政人力中心存档，会计类文件由财务部自行保管。14(4)记录的管理填写记录时用中性笔、钢笔或圆珠笔，不可用铅笔，需严格按表单格式和内容要求清晰填写，不可空项，不需填写的格，以“/”填充，且每份有签字要求的记录必须有相关人员签字。记录的内容不可随意更改涂写，如需更改最多不超五处，且更改处必须由相关填写人签字或加盖手章。(5)文件的更改签发后的文件，未经签发人同意不得擅自改动；标准化文件更改时需在“文件换版说明”中体现更换信息，作废时需在其适用范围内签发《文件更改(作废)单》，一份制度全年修订不得超过四次。5档案管理标准档案管理总则集团整体档案由行政人力中心具体负责，会计类档案由财务管理中心管理，集团各系统自行对档案进行归档管理，牧场内档案由牧场内部自行管理，其他各部门档案均不得私自保留。档案管理分类标准集团档案分设十个一级类目，即文书类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、设备类、基本建设类、会计档案类、干部职工档案类、声像档案类。集团档案分类表一级类目二级类目一、文书类党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、共青团工作、工会工作、董事会工作、标准化管理、行政事务、体系管理、协会工作、公安保卫、法律事务、审计工作、劳动人事管理、教育工作、医疗卫生、外事15

工作、计划工作、财务管理、物资管理、现代化管理、企业管理、生产调度、档案管理、考核工作、安全管理二、经营管理类资质文件、统计工作、商标、专利三、生产技术管理类生产管理、质量管理、安全管理、能源管理、销售管理、环境保护、计量工作、成本价格管理、原材料管理、四、产品类按照产品种类或型号设置：包括产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程五、科技研究类按照科研课题项目设置：包括课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程六、设备类按照设备种类或型号设置：同一设备仪器内，包括设备购置、开箱验收、安装调试、运行、维护修理和设备管理以及改装报废等全过程。七、基本建设类按照工程项目或建筑项目设置：同一工程项目内包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程（即工程项目的可行性研究、安全评价报告、环评报告、消防审批、职业健康、计划任务书、审批、设计施工、竣工验收、工程管理及维修、改建、扩建等方面的文件材料和图纸）。八、会计档案类各种会计凭证、各种财务帐簿、各种财务报表、其他。九、干部职工类干部档案及工人档案。十、声像档案类参观访问、会议、活动、实物照片、录音、录像等其他不同载体形成的文件资料。表9：集团档案分类表集团档案日常管理归档时间、要求、份数（1）归档时间、份数档案类别部门内归档时间交至行政人力中心时间归档部门一般类档案（文书类、经营管理类、生产技术类）当月产生次月归档每月10日行政人力中心会计类文件材料当月产生次月归档/财务管理中心产品类、科研类、基建类办理完毕后三月内归档办理完毕后1月内行政人力中心16设备仪器类设备安装调试后将其随机材料及验收材料归档每年的第一季度将上年度形成的设备进行维护的文件材料归档第一季度首月10日行政人力中心基本建设类（建筑物的改造、设备检修等改建工程）完工以后的一个月内将资料整理归档资料办理完毕后1月内行政人力中心照片类（声像类）当月产生次月归档每月10日行政人力中心光盘类（声像类）下一季度将上一季度形成的归档每季度首月10日行政人力中心实物类（声像类）当月产生次月归档每月10日行政人力中心集团以外材料外出开会、参加学习和出国考察人员带回的材料或购置设备带回的文件材料、声像材料等，应在一周内交到本部门兼职档案员处每月10日行政人力中心归档分数一般要求一式一份，特殊材料另行要求表10:集团材料归档时间表注：外出开会、参加学习和出国考察人员带回的材料或购置设备带回的文件材料、声像材料等，应在一周内交到本部门兼职档案员处，并移交至行政人力中心统一归档。（2）归档手续：凡属归档的文件材料案卷，填写一式两份移交目录，双方签字后方可移交，并保留一份移交目录备查。档案借阅、利用凡利用档案者，需严格按照规定办理利用手续并认真填写《档案借阅登记表》，普通档案借阅超3天需办理续借手续；密级或者是重要档案须经有关领导批准后方可查阅且超过1天需办理续借手续。集团以外的人员利用档案，还需持所在单位正式介绍信，经有关部门领导批准后方可查阅。利用者查阅档案时，不得随意将档案携带出外或污损、涂改，以确保档案的完整无损和如数、按期归还。利用者要自觉遵守保17

密制度，不得擅自转借、转让、抽取、复制、抄录或拍照档案。如需复制，须经档案管理人员同意，有关领导批准。牧场内档案日常管理牧场档案归档细则牧场档案由数据员负责管理，具体归档要求如下:类别文件名称归档时间保存期限归档要求日产记录表单类兽医（动保日志、兽药使用记录、消毒记录、防疫记录、隐性乳房炎检测记录）、繁育（繁育日志、兽药使用记录、冻精保存记录）、奶量测量记录表、奶量回执单、宾州筛记录、水分测量记录、设备维修保养记录、淘汰牛审批表、销售明细表、采购明细表、全员绩效见证性材料、出库入库单、配料单、发料单、库存盘点记录、出入登记表、会议相关材料、牧场内部起草的通知通报等各类日常文件每月存档10年（1）生产经营过程中所有准确反映牧场的行政管理、生产经营、基建、财务等各项活动的文件材料均需归档，归档文件材料的齐全、完整；（2）归档材料干净整洁、内容真实不可随意涂写乱画，不可伪造文件材料；（3）归档时各类材料按时间顺序归档存放，档案管理人员变动时双方需认真交接并有详细交接记录。（4）各类材料存档需有归档目录，能准确查阅利用材料即可。人事类文件员工基本资料（个人基本信息表、健康证、布病检测证明原件或复印件、身份证或户口本复印件、1寸照片、银行卡复印件、离职体检证明等）发生时存档员工入职、转岗、离职表单（以人事专员要求保存）考勤记录表（相关人员签字版原件）每月存档考勤确认表（相关人员签字版原件）员工休假申请表（相关人员签字版原件）工人工资领用表（相关人员签字版原件）劳保佳节福利领用表（相关人员签字版原件）随时存档合同类劳务合同、生鲜乳购销合同、工程改造合同、原材料收购合同等随时存档资职类牧场内部各类证件包括复印件随时存档永久声像照片类各类日常报表（每日报表、淘牛审批表、淘牛确认表、原辅料申购表、兽药申购表、物资申购表、资金申请表、用款计划、工资考勤表、全员绩效见证性材料等电子版）随时存档1年牧场会议、聚餐等集体活动的照片、录像（电子版）季度存档淘汰、流产、死亡牛的照片随时存档18

奖杯、奖状、锦旗、荣誉证等随时保存永久保存奖杯、奖状、锦旗、荣誉证等随时保存永久保存注：存档过程中有其他类材料均参照五大类存档要求执行表11:牧场归档具体要求表档案的借阅利用牧场内所有文件、记录外部人员不得随意查阅，如查阅需经场长批准，方可查阅。6.考核标准（1）如发现文件中格式错误、语句错误、错别字等，每发现一处，对责任人负激励20元/次；（2）如发现公文审批流程错误、审批延误或制度流程执行不符的现象，每出现一次，对部门第一责任人负激励100元/次;（3）集团各部门未按归档时间归档的，每出现一次对部门第一责任人负激励50元/次；（4）牧场内档案未按要求归档的，场长负激励50元/项，200元封顶。附件：1.中鼎联合牧业有限公司便签（OA填写模板）.红头文件模板.标准化文件模板.红头文件文号登记本.文件更改（作废）单.归档文件目录.文件材料移交明细表.档案查（借）阅登记表.会计档案目录19附件1:20附件2：红头文件模板中鼎联合牧业股份有限公司**中心文件号、小标宋 ,下空2行，约20mm中鼎*字〔****）**号 *三号、仿宋下空2行，约20mm关于**名称变更的请示 二号，小标宋关于**名称变更的请示 二号，小标宋**单位：（标题下一行顶格，3号仿宋）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）一、XXX（一级标题，3号黑体）21XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）附件：1.XXX（正文下一行右空两字）2.XXX中鼎联合牧业股份有限公司二O一六年一月十日（附注：联系人，**，电话62039603）三号、黑体三号、仿宋主题词：名称变更请示抄送：/——三三号、仿宋2017年1月1日印发中鼎联合牧业股份有限公司2017年1月1日印发22

（共印3份（共印3份）附件3：标准化文件模板一号、黑体居中中鼎联合牧业股份有限公司编号:线与编号无空格，居中