银行信贷档案管理办法

10**支行信贷档案治理方法第一章总则第一条为了加强**州市商业银行**支行信贷档案的科学、标准治理，有效地保护和利用档案，防范信贷风险，依据《中华人民共和国档案法》和我行信贷业务有关治理规定，特制定本办法。其次条**支行信贷档案是各业务经办行(部)在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映我行与法人、自然人间债权、债务关系的重要原始凭证和文件，包括客户供给和银行内部形成的信贷业务原始的，具有保存价值的文字、图表等根底资料。保函、担保、贷款承诺等。第四条本方法的治理对象为各类信贷档案。具体有公司、个人贷款业务档案、清收档案及信贷综合类档案。其次章信贷档案的治理机构、原则第五条信贷业务档案治理机构为支行的客户经理部。第六条信贷档案的治理原则：统一领导、分级治理、分段治理、专人负责、按时交接、定期检查。一、统一领导监视和检查。二、分级治理信贷档案依据其文件重要程度分两级机构进展治理，总行风险部负责集中治理一、二级文件资料，本支行负责治理三、四级及综合性文件资料。三、分段治理是指将一笔信贷业务形成的文件材料依据其执行状态，划分为执行中的信贷文件〔简称“执行中档案”〕和结清后的信贷档案〔〕两个阶段。“执行中档案”由本支行设专柜分别保管存放。“已结清档案”依据五年期、永久和二十年期保管期限的划分与“执行中档案”分区保管。四、专人负责本支行设置专职或兼职人员〔统称信贷档案员〕负责本部门信贷档案的日常治理等工作。信贷档案员应相对稳定，且不得由直接经办信贷业务的信贷人员担当。支行要将信贷档案员名单报〔见附件二档案员工作变动时要办理好交接手续。五、按时交接业务经办人员应在单笔信贷业务受理、调查、审查、审批、签订合同后3个工作日内，按归档要求将信贷文件准时交信贷档案员整理立卷，双方履行交接手续，再由信贷档案员7个工作日内将应移交总行的一、二级档案移交总行信贷档案员，同时履行交接手续；信贷业务执行过程中续生的文件业务经办部门随时移交信贷档案员。六、定期检查信贷档案治理工作由总行风险治理部组织部门共同监视与指导，支行应定期组织自查和整改。第三章信贷业务档案分类第七条信贷业务档案依据其文件重要程度、涵盖内容及治理需要分为两大类：信贷客户档案和综合类档案。一、信贷客户档案分为四级，即：1、一级文件〔押品类：主要指信贷抵、质押契证和有价证券及押品契证资料收据〔见附件二、押品契证释放申请表〔见附件五〕和信贷业务结清通知书〔见附件六〕。其中押品主要包括：存单、有价证券、保险批单、提货单、产权证或他项权证等。2、二级文件〔要件类及内部审批资料。法律性文书主要包括：合同、协议、对外出具的保函文本、制式申请、企业股东决议、个人财产共有人承诺、还款承诺、借据等用于证明信贷业务法律行为的根本要件，收款通知单及回单、催收通知和回执、贷款诉讼案件的判决书、裁定书、强制执行书等贷后形成的法律性文书；内部审批资料包括调查报告、审批表等。3、三级文件〔客户类及保证人、抵质押人供给的资格、证明文件、资信证明文件、财务报表等根本资料。4、四级文件〔贷后治理类：指贷款发放后的后续资料，包企业贷后收集的月报、季报、年报资料，与贷款工程有关的重大问题调查报告及处理意见等。二、综合类档案：指银行内部治理资料。包括信用等级评定、信贷业务授权授信资料、五级分类及各种风险掌握资料，各种合作协议等信贷专题治理资料文件、信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告、相关文件等各类业务治理专题资料，以及信贷统计报表等资料。第五章信贷档案治理的内容第八条信贷档案治理承受分类治理、逐户建档的原则，一“分类治理”是指“执行中”档案与“已结清”档案要分开保管；综合类档案以前年度与当年的分开保管；正在执行中的信2、工程贷款；3、承兑；4、贴现；5、保函；6、贷款承诺“自然人客户档案”类别下又可细分为：1、住房按揭贷款；性贷款；6、其它“综合类档案”类别下又可细分为：1、信用评级；2、五级分类；3、信用分析等。第九条业务经办人员在单笔信贷业务合同签订后3个工作日内将信贷文件进展整理，逐项填写移交清单〔见附件七〕，一并移交给信贷档案员，信贷档案员应逐件核实并在移交清单上签收。第十条信贷档案员对接收的信贷文件卷进展整理，整理步骤包括：立卷、编号、建档、归档。第十一条立卷一、公司类信贷档案的立卷。每笔法人客户信贷业务档案按1〔复印件；〔复印件；〔客户类—借款人；〔客户类—担保人5贷后治理类〕挨次排列装订立卷归档，每类资料按名目挨次排列。单笔信贷业务资料较多的，可以按以上分类分别装订成册，按挨次编出卷号，并将名目置于每册档案资料卷首；单笔信贷业务资料较少的，可合订一册；对于常常发生信贷业务的法人客户，当年第一次发生信贷业务时，至少应将“三级文件”中借款人根本资料单独装订成册，当年再次发生信贷业务时可重复使用，如资料内容有变化，则由档案员拆开装订线，将资料参加原资料之后，再重装订，并接原资料打号、登记目录后置于档案盒内。二、个人信贷业务按名目挨次装订成一册。每册档案、资料必需逐页打号，并将页号登记到名目中。三、信贷档案的各种复印件、报告、名目等统一使用A4纸。四、信贷综合类档案治理。1、综合类档案按专题或类别与其他档案资料分开保管。2、业务专题资料够装订成册的，于专题业务完毕后10个工作日内装订成册，不够装订成册的零散资料，应于业务行为完毕后的当月内交档案员，信贷档案员设“临时档案”保管，于年底分类整理装订成册正式入档。3〔或对外公开授信资料、五级分类资料、风险掌握资料、行业调查及分析报告、信贷报表等综合资料，按类别的每一年度整理装订成册入档保管，一类或一个专题一年资料归一档。五、一级文件〔押品〕的治理1统一入库保管。2。本支行在移交总行风险治理部前应将押品放置在金库或保险〔柜指定双人分别保管，双人出库，形成存取制约机制。信贷档案员、借款人、业务经办人员三方各存一联。押品以客户为单位保管，并由信贷档案员填写押品登录薄〔见附件四。业务经办人员和信贷档案员三方共同办理押品的退还手续。由业务经办人员会同借款人向信贷档案员交验信贷业务结清通知书及押品契证资料收据，借贷双方在押品契证资料收据上签字，信贷档案员在押品登录薄上注销，同时填制一式两联押品退还通知书，连同《信贷业务结清通知书》向总行申请办理押品退还，本支行信贷档案员及总行风险治理部信贷档案员各执一联，同时总行风险治理部信贷档案员在押品登录薄上注销。贷业务结清通知书移交总行风险治理部信贷档案员归档，同时本部留存一份复印件。第十二条编号编制工程挨次号〔简称工程号，作为信贷档案治理标识。公司类业务的工程号由五局部组成：机构代码〔2位〕＋年号〔4位〕+档案类别〔1位〕＋贷款种类代码〔2位〕+业务流水号〔3位。个人业务的工程号由五局部组成：机构代码〔2位〕＋年号〔4位〕+档案类别〔1位〕＋贷款种类代码〔2位〕+业务流水号〔4位。综合类档案的工程号由五局部组成：机构代码〔2位〕＋年〔4位〕+〔1位〕〔2位〕+〔2位。1写代表，本支行用“RJ”代表。21G，自然人客户ZH。34位阿拉伯数字代表。4300199940001编至99990199。5类代码，以2位阿拉伯数字代表，如住房按揭贷款为01、汽车消02等。例：RJ—2023—G〔01〕—001表示：**支行2023年发放1笔公司法人客户流淌资金贷款。第十三条建档信贷档案使用统一的档案盒、案卷封面封底。类、工程名称、名目号、工程号、保管期限、合同起止日、贷款期限、卷内件数等工程。卷盒背应标有经办部门、借款单位、贷款种类、贷款期限、工程名称、工程号等工程。第十四条归档〔见附件九，按编号挨次排列，入柜保管。2、总行风险治理部集中保管全行一、二级信贷档案。第五章 信贷档案归档要求第十五条未结清信贷档案的归档要求一、本支行在规定时间内向总行移交一、二级信贷文件的所有原件，同时支行留存一套复印件和其他文件留本支行一并归档，移交时双方履行移交手续。二、在信贷业务结清其抵〔质〕押品退还借款人后，其一级文件即押品契证资料收据第一联及信贷业务结清通知书应移交总行归档。第十六条已结清信贷档案归档要求一、已结清信贷档案是指已结清信贷业务的文件材料，经过整理立卷形成的档案。二、依据信贷业务的归还期限，将信贷档案的保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种。〔核销20个工作日内完成该笔信贷业务文件的立卷工作，形成“已结清”档案。立卷步骤是：1、划定保管期限，按保管期限分区保管，依次排架。〔见附件十五，置于末份文件后。3、填写档案贷款封面标签〔见附件十四字样。两份，一份留本部，一份交总行风险治理部备查。第六章信贷档案的借阅治理〔见附件十经借阅部门负责人及档案保管负责人共同签批同意后，才能办理〔见附件十一〕上进展登记。第十八条信贷业务档案原则上只能现场调阅，信贷人员如遇特别状况需借出原件，应经主管行长同意后，方可执行。非信贷人员需要调阅信贷业务档案的，经得行长签字同意。司法、公安、审计等检查部门需要调阅信贷业务档案时，必需持有单位证明和法律文书，经主管行长同意，由专人伴随，方可调阅。第十九条押品在贷款结清前，原则上不允许借阅。如遇债权、债务重组及法律诉讼等状况确需借阅，必经由该工程经办人人及行长共同签批同意后，才能办理借阅。其次十条借贷业务档案调阅人员不得涂改、拆换、损毁、遗失档案，借阅完结后，档案员要对档案进展严格检查，觉察有损坏、涂改、丧失文件现象按规定追究其责任。其次十一条责任对损毁、遗失擅自销毁信贷业务档案，擅自对外供给、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案治理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人赐予行政处分，造成损失的，责令赔偿，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章信贷档案的保管期限和销毁其次十二条信贷档案的保管期限。从贷款本息全部还清后11日开头算起。其次十三条依据信贷业务的归还期限，将信贷档案的保管期限分为五年期、二十年期和永久三种，其中：五年期：一般适用于短期信贷业务，结清后原则上再保管五年。二十年期：一般适用于中、长期信贷业务，结清后原则上再保管二十年。永久：经风险治理部和本支行认定有特别保存价值的这永久保管。1、个人信贷业务的保管期于结清后原则上再保管五年。〔除各种报表的年度汇总表为永久保管外，其保管期限为20年。其次十四条信贷档案的销毁。1、本支行提出销毁申请，编造信贷业务档案拟销毁清册，已保管期限等。2、本支行拟销毁的档案清册应由总行风险治理部鉴定，并由业务经办行〔部、风险治理部及行长三方负责人在正式清册上审批签字；总行风险治理部拟销毁的档案清册由总行风险部、主管行长及风险评审会三方审批签字。由监销人员在销毁清单上签字。信贷业务档案销毁清单一式二份，支行、风险治理部和留一份备查。第八章附则其次十五条本方法由**州市商业银行**支行负责解释、补充、修改，并以总行相关规定为准执行。其次十六条本方法自印发之日起执行。附件：一、各类信贷业务的归档内容二、信贷档案员备案登记表三、押品契证资料收据四、押品登录薄七、信贷文件移交清单八、信贷档案卷内文件名目九、信贷档案〔卷〕治理登记薄十、信贷文件〔档案〕借阅申请表十一、信贷文件〔档案〕借阅登记薄十二、信贷档案销毁清单十三、信贷档案〔卷〕封面十四、信贷档案卷盒封面标签十五、卷内备考表十六、档案盒、封面填写说明附件十七：信贷档案机构代码及档案类别编号列表业务经办行〔部〕机构代码业务经办行〔部〕机构代码公司业务部GS个人业务部GR资产治理部ZC总行营业部ZH广场支行GC金元支行JY红旗支行HQ青年支行QN文清