快递业务管理制度(修改)

深圳东方逸尚服饰有限公司 人力行政部文件 HR-ADM-03-A0快递业务管理制度1.0 目的为了更好的管理快递信函、物资收发的安全，同时降低公司运营成本的支出，特制定本制度。2.0 适用范围对公发生的一切快递业务， 不含商品部物流仓库的配送业务。3.0 内容3.1快递承运供应商评审由人力行政部负责寻找快递合作方，并与财务部进行合作价格与合同的确定，特别注明，没经公司评审合格的供应商不得合作；由人力行政部前台文员负责对接快递业务供应商的日常业务，具体包括快递的收、发、费用对账与结算，服务投诉及索赔等特殊事件处理。3.2快递的发件管理为方便各中心／部门能将同一天、同一收件单位的快件集中一次性发件，以避免当天对同一收件人重复发件造成的浪费（同一收件单位一天发件数不得超过一件，前台文员负责将当天不同部门发往同一收件单位的快件合并成一包发件（各小包的原包装不可分拆）），前台文员每天只在下午5：00集中一次通知快递供应商收件，各部门因业务需要发快递的，由需求者本人到前台领取《快递单》，申请者填写好《快递单》后交部门经理在留底单上审核签字才可以发送快递。《快递单》签字必须用正体中文书写，不得用草体或英文名及简称。申请者将签字批准后且详尽填写好的 《快递单》、已包装密封好的需发出的物品， 一并交前台文员处理，以上资料缺一不发，违规发件，处以责任人 50元/次罚款；不得私自寄送公干业务快递件，所有快递应交前台统一由前台文员处理，如发现私自寄送公干业务快递件，公司不予支付快递费用， 由当事人承担相关费用并按每单 50元处罚。如因加班需要寄送快递，须在下一个工作日主动补单至前台文员。快递发件费用控制：、尽量使用收方付为主，若实有必要由我方付费的，必须由发件者之部门经理于《快递单》上注明由我方付费的原因，公司相关部门有权对付费原因进行核实，如发现存在没必要公司付费却实已由公司付费的情况， 且《快递单》批准人对此又无更好的解释的，第1页共3页深圳东方逸尚服饰有限公司 人力行政部文件 HR-ADM-03-A0公司有权对《快递单》批准人处以本单快递费用 10倍金额处罚，且所发生的费用由《快递单》填制人自行承担；、为控制成本，一般情况下，由前台文员决定待发快件具体交给何家供应商发件，如有特殊情况须要具体指定供应商（公司合格供应商中选择）发件的，发件人须事先说明理由。C、如快递物品价值超过 1000元，则前台文员必须将每次发出快递后的 《快递单》，设专门的文件夹单独存放此类表单， 以备月结对账时使用，财务在结算快递费用时，无《快递单》者不得结算；3.3快递的收件管理公司所有的公干业务快递件， 均由前台文员负责签收与转达， 其它人员一切不得代收件，如有违反，一经发现处以 50元/次罚款；对于不用我方付费的快递件，前台文员自行签收并于签收后半小时内转达收件人，收件人不在公司办公时，转达收件人所在部门负责人；对于需我方到付费的快递件，前台文员不可以代签，而应于第一时间通知收件人到前台办理如下手续：收件人在快件签收前，应征得所属部门经理同意由公司付费后方可签收，签收后，收件人应要求所属部门经理在《快递单》上签注“同意我方付费”字样，必要时，部门经理负责向公司解释需由我方付费的原因；对于中的“月结到付快递件”情形 ，前台文员需在收件人提件后，立即收集经相关部门经理签字后的《快递单》，设专门的文件夹单独存放此类表单， 以备月结对账时使用，财务在结算快递费用时，对无部门经理签注“同意我方付费”字样的单据，不得结算；对于中的“现付快递件”，由前台文员用行政备用金支付快递费用，前台文员需在收件人提件后，立即收集经相关中心部门经理签字后的《快递单》及发票， 《快递单》必须贴于发票的后面，财务在审核报销快递费用时，对无部门经理签注“同意我方付费”字样的《快递单》、《快递单》及发票（收据）缺一者均不得报销；4.0 其它本制度自 2014年11月01日起执行。5.0