公司总部办公管理制度

公司总部办公管理制度_物业经理人公司总部办公治理制度

1.目的

为加强公司总部办公治理,提高办公效率,降低办公本钱,特制定本制度。

2.原则

2.1办公治理贯彻“标准、效率、效益“的理念。

2.1.1标准:以制度标准办公治理。

2.1.2效率:有助于提高整体工作效率。

2.1.3效益:削减资源消耗,降低本钱。

3.范围

3.1办公治理的范围包括:

3.1.1档案治理。

3.1.2办公用品治理。

3.1.3邮发治理。

3.14文件打印治理。

3.1.5办公现场治理。

4.档案治理

4.1归档范围:

4.1.1由公司总部接收和发出的正式公文。

4.1.2公司总部接收和发出的重要文书,主要指及总部及下属公司各类规划、年度规划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳开工资报告及报表、经营状况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、合同、协议、.工程方案、通告、传真电报等。

4.1.3总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书。

4.1.4各类证书

4.1.5以上内容的电子档案

4.2档案治理由综合治理部指定专人负责,标准编码,设立卷宗。密级档案必需保证安全。

4.3档案的借阅与索取

4.3.1专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案治理人员办理借阅手续,直接提档。

4.3.2部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案治理人员办理借阅手续,直接提档。

4.3.3总裁可直接提档全部档案。

4.3.4公司其他人员借阅绝密级文件需由总裁签准,需借阅其他密级档案时,需经部门负责人批准,并办理借阅手续。

4.3.5借阅档案必需爱惜,保持干净,严禁涂改,留意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必需由总裁批准方可复制,一般内部档案由综合治理部总经理批准方可摘录和复制。

4.4档案的销毁:

4.4.1任何组织或个人无权随便销毁归档的档案材料。

4.4.2若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总裁批准前方可销毁,一般内部档案,经综合治理部总经理批准前方可销毁。

4.4.3经批准销毁的档案,档案人员要仔细填写、编制销毁清单,由专人监视销毁。

5.公文打印治理

5.1本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书,对内的以总部或部门名义公布的各类正式文件。

5.2公司公文的打印工作由综合治理部负责。

5.3各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字,交综合治理部统一打印。

5.4各部门打印的公文、文件一式两份交综合治理部统一存档。

6.办公用品的治理

6.1办公室用品的选购:

6.1.1综合治理部制定每月办公用品规划及预算,报总经理批准,并负责选购。

6.1.2负责选购人员要做到价格合理、数量适中、品种满意工作需要。

6.2办公用品入库

6.2.1选购人员购入的物品必需附有合格证及入仓单,仓库保管员收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发觉短缺或损坏,应马上拆包清点数目,如发觉实物与入仓单数量、规格不符,应向交货人提出并通知有关负责人。

6.2.2库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别设帐。

6.2.3物资入库后,应当日入帐。全部帐册、帐单要填写干净、清晰、计算精确,不得随便涂改

6.2.4物资出库须填出库单,经综合治理部总经理批准前方可出库。

6.2.5库房物资一般不行外借特别状况由综合治理部总经理批准。

6.3办公用品发放。

6.3.1综合治理部按规划分发给各部门,由部门负责人指定专人领发。

6.3.2规划以外办公用品领用,须经综合治理部总经理批准方可领用。

6.3.3新聘人员办公用品,综合治理部依据部门供应的名单,负责为其配备。

7.邮发治理

7.17.1综合治理部统一治理各部室邮发信件、邮件。全部公发信件、邮件由收发员登记,负责寄发。

7.2综合治理部负责在每年依据各部门的需要制订报刊订阅规划报总裁审核批准后,办理有关订阅手续。

7.3综合治理部指定一名报刊治理人员每日负责将报刊进展处理、分类登记,并准时送达有关部门。

8.办公现场治理。

8.1员工形象的根本要求。

8.1.1衣冠干净、得体,按规定佩带公司标志。

8.1.2男员工不得留长发、胡须,女员工应化淡妆。

8.2工作行为要求。

8.2.1坐立标准,举止文静大方。

8.2.2不谈天喧哗。

8.2.3不随便串岗。

8.2.4不用电话闲聊。

8.2.5不做与工作无关的事。

8.2.6参与重要会议留意关闭手提电话、BP机(或置震惊档)。

8.3办公环境要求。

8.3.1每天下班前整理一次办公环境。

8.3.2办公桌上摆放物品简洁、整齐。

8.3.3办公区内干净有序。

8.3.4办公区内不任意悬挂、张贴物品。

8.3.5办公区内除会客室外严禁吸烟。

9.附则

9.1