公司采购业务运作精要剖析

TG20030426PURCHASINGCOURSE1公司采购业务运作精要TG20030426PURCHASINGCOURSE2公司采购业务运作精要选购 基本学问选购 作业流程选购 需求描述选购 准备工作选购 实施作业选购 限制作业供应商的管理选购 谈判技巧选购 品质管理选购 成本限制TG20030426PURCHASINGCOURSE3公司采购业务运作精要(一)TG20030426PURCHASINGCOURSE4采购基础知识选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE5采购基础知识选购 的含义选购 管理的内涵选购 的范围选购 的职能选购 人员的业务素养选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE6选购 的含义(1)1、狭义的选购 (Purchase)——是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。个人——满足消费需求；公司——满足生产需求留意点：在狭义的选购 之下，买方确定要先具备支付实力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。“钱”-现金的价值与重要性选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE7选购 的含义(2)2、广义的采购（Procurement)——购置系指除了以购买的方式，占有物品之外，还可以用下列途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。

租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。（举例：1、租结婚礼服。2、租录影带或武侠/爱情小说。3、租用货车等）

借贷：即一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。（举例：1、朋友之间借钱/借房。2、各母,子公司之间，生产资料彼此调拨）

交换：以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权。（举例：1、中国前苏联。2、美国通用汽车公司埃及纳塞汽车公司)

征收：政府以有偿和无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（举例：战争时，政府征用钢铁厂及机械厂，作为生产武器弹药的用途）装满216节火车车厢的芒果汁一架IL-28型客机技术及员工培训小汽车选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE81、公司功能的内涵适当的供应商（RightVendor）…….合格的供应商（QualifiedVendor)关键点：建立同等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系适当的品质（RightQuality）关键点：品质以适合可用为原则适当的时间（RightTime)…….JIT适时管理关键点：适时选购 ，刚好交货是最好的管理原则适当的价格（RightPrice)关键点：“一分价钱一分货”适当的数量（RightQuality)关键点：避开“过与不及” 选购 管理的内涵(1)选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE92、管理功能的内涵事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动支配事后限制（Seeing)：选购 人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.选购 基础学问选购 管理的内涵(2)TG20030426PURCHASINGCOURSE10有形的物品1、原料：干脆运用于生产之原料。（举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。（举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等）3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。（举例：钢板，钢丝和塑料薄片等）4、成品：包括被用来销售而选购 的全部产品。（举例：汽车，收音机等）5、机具及设备：指制造产品的主要工具。6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张，以及任何其它杂项购置。（举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）选购 基础学问选购 的范围(1)TG20030426PURCHASINGCOURSE11无形的劳务1、技术：取得正确操作或运用机器，设备，原料等的专业学问(Knowhow)。2、服务：售前服务：指卖方在交易前供应产品的资讯。包括产品说明，操作示范制作过程或材料规范，参观设施等。关键点:此项服务要增加选购 人员的产品的专业学问,对决策有帮助.售后服务：指卖方供应机器，设备之安装或修护，操作或运用方法的教化训练，运输及退换货品等。专业服务：指聘专家，管理顾问，律师等专业人员所供应的特殊服务。勤务服务：指日常作业性质的服务，包括资讯传达，膳食服务，搬运，清洁，警卫等。3、工程发包：包括厂房，办公室等建筑之营造与修缮。

选购 基础学问选购 的范围(2)TG20030426PURCHASINGCOURSE12采购职能战术采购订购职能内部用户确定规格选择供应商制定协议供应商谈判签定合同订购发货和评估进度检查和评估供应商原料来源供应购买购置选购 职能活动：确定须要购买的商品和服务的规格（依据要求的质量和数量）；选择最合适的供应商；为制定协议做准备和实施与供应商的谈判；将订单发给优先供应商；订单的监督和支出限制；后续工作和评估（解决索赔，产品和供应商档案的更新，供应商评级和分类）附：选购 职能不包括物资需求支配、原料的支配、存货管理、引入检查和质量限制方面的责任。选购 基础学问采购的职能TG20030426PURCHASINGCOURSE13国内选购 界流传“一张嘴，两条腿，外带一付好下水”选购 人员的业务实力：了解购买的物品和所在行业——产品原理，性能要求。了解市场——行情，价格走势。了解供应商——供应商实力，报价的合理性。供应保证——实地考察供应商供应保证明力（质量标准，交货刚好性等）谈判实力和支配实力——用来获得最低总价格。产品成本分析实力（举例：1999年IBM被美国选购 协会评为全球最佳选购 组织，IBM公司资深副总裁，首席选购 官GeneRitcher在获学问一消息之后，发表了热忱洋溢的讲话“…………..”)选购 基础学问采购人员的业务素质TG20030426PURCHASINGCOURSE14举例：某外资电子公司选购 人员角色及训练整体成本的考量(Totalcostthinkers)销售技巧训练后勤运送专家(Logisticexperts)清楚地了解顾客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有远见(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法务专家(Legalexperts)绝佳人际关系处理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)与工程人员共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供应商的选择能力(Selectingbestsuppliers)谈判者(Negotiators)采购者的角色与能力一般管理训练汇率波动影响ISO9000认证标准供应商关系处理能力班-PQA90训练法务及合约签订训练谈判技巧训练自制或外购训练物流能力训练基本采购训练国际贸易及运输训练需受的训练选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE15管理实力的发展则是对具有潜力的选购 人员施以管理实力的训练，使他们在不久的将来可以进入管理阶层中，成为经理人才。教育训练自我评估资格认证管理能力发展采购人员培训对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练借由外界的资格考试来取得采购技能的认识经由自我评估来了解本身采购能力的优缺点并设计改进计划经由系统化的训练计划来培养专业的采购人员举例：选购 管理人员的发展选购 基础学问TG20030426PURCHASINGCOURSE16采购作业流程选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE17采购作业流程选购 作业流程基本步骤流程限制手法选购 表单选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE18选购 作业流程基本步骤：选购 之来源——国内选购 ，国外选购 。选购 的方式——议价，比价，招标。作业微小环节上有差异选购 的对象——物料，工程发包等。流程大同小异公司规模越大，选购 金额偏高者，对程序的设计越为重要。举例：介绍美国选购 学者威斯订（J.H.Weting）选购 作业步骤:一般选购 作业流程设计关键点：（下页）选购 作业流程(1)选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE19举例：介绍美国选购 学者威斯订（J.H.Weting）选购 作业步骤（1）确认需求。即在选购 之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁确定等？需求说明。即确认需求之后，对需求的微小环节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业能顺当进行。选择可能的供应来源。即就需求说明，从原有供应商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。或以登报公告等方式，公开征求。合宜价格确定。即确定可能的供应商后，进行价格谈判。订单支配。即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单或合约，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利义务，须予列明。选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE20订单追踪与稽核。即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格检查收入库。核对发票。厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经选购 部门核对，财务部门才能办理付款。不符与退货处理。即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依照合约规定退货。并立刻办理重购，予以结案。结案。即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。记录与档案维护。即凡经结案批示后之购案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。档案都有确定保管期限之规定。举例：介绍美国选购 学者威斯订（J.H.Weting）选购 作业步骤（2）选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE21一般选购 作业流程设计的关键点:留意先后依次刚好限制。即应留意其流畅性与一样性，并考虑作业流程所需时限。譬如，避开同一主管对同一选购 案件，做数次的签核；避开同一选购 案件，在不同部门有不同的作业方式；避开一个选购 案会签部门太多，影响作业时效。留意关键点之设置。即为便于限制，使各项在处理中的选购 作业，在各阶段均能追踪管制。如：国外选购 ，从询价，报价、申请输入许可证、开信用状、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。留意划分权责或任务。即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核方法。如：请购、选购 、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。避开作业过程中发生摩擦、重复与混乱。即留意变更性或弹性范围以及偶发事务之因应法则，譬如“紧急选购 ”及“外部授权”，系有权宜方法或流程来特殊处理。选购 作业流程(2)选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE225.程序繁简或被重视的程度,应与所处理业务或选购 项目的重要性或价值的大小相适应。即凡涉及数量较大，价值较高或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。处理程序应合时宜。即应留意程序的刚好改进，早期设计的处理程序和流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需求。协作作业方式的改善。譬如手工的作业方式变更为电脑化作业，因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。选购 作业流程(3)一般选购 作业流程设计的关键点:选购 作业流程案例TG20030426PURCHASINGCOURSE23流程是指运用资源将输入转化为输出的活动或一组活动。流程限制是指系统的识别和管理组织内所应用的流程，特殊是这些流程之间的相互作用。流程限制力求实现持续改进的动态循环，使组织获得可观的收益，典型表现在产品，业绩，有效性，效率和成本方面。ACPDACPD时间改善目标手法:

PDCA（策划---做---检查---行动)P(策划):依据顾客的要求和组织的方针为供应结果建立必要的目标和流程.D(做):实施流程.C(检查):依据方针,目标和产品要求,对流程和产品进行监视和测量,并报告结果.A(行动):实行措施,以持续改进流程业绩.流程控制手法选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE24选购 作业流程——以选购 表单进行其实际申请及承办手续。选购 表单设计接受一次自动套写（Onewritingsystem)接受单一功能（Multi-FunctionorUsers)1、请购单（PurchaseRequisition_PR)2、订购单（PurchaseOrder_PO)采购表单案例选购 作业流程TG20030426PURCHASINGCOURSE25采购需求描述选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE26采购需求描述选购 的核心工作选购 规格其他选购 说明如何选择正确的方法描述选购 需求选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE27选购 的核心工作：选购 描述（PurchaseDescription)选购 的核心工作(1)选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE28选购 描述干脆影响了选购 商品的品质、功能与价款价格。选购 描述要供应下述几个目标。所欲购买的产品为何？选购 订单主要内容。建立验收，测试与品质检查的标准。选购 说明可分为两大类：具体式的规格其他选购 说明选购 的核心工作(2)选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE29产品制作规格包含四要素：基本功能的设计要素；消费者可接受程度的行销要素；符合经济效益的制造要素；市场，原料之取得，供应商实力及成本的选购 ；如何设计合适的规格:选购 早期介入正式委员会非正式组织选购 协调者选购 规格(1)选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE30撰写规格为了设计与行销所需的功能性特质、化学属性、尺寸、外观等。为了制造所需的材料之操作性。为了检验所需可以测试材料是否符合规格。为了仓储所需而能有效率的收料、储存及发料。为了生产限制所需而能有效率地规划材料的运用。具备获得材料的选购 实力且供应来源有充分的竞争性。必要时，生产限制部门及选购 部门皆有实力取得材料替代品。使厂商能以最低的总成本取得适当品质的需求。使厂商运用商业或工业标准材料之需求。当常常运用非标准化的材料时亦能建立公司的标准。选购 规格(2)选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE31规格的种类商业标准设计规格工程设计图原料及制造方法的规格选购 规格(3)选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE32功能性的规格（举例：电线的功能性的规格，----耐热程度，电阻等导电实力）功能及适当规格品牌或商标样品市场等级经认证的产品混合法实际状况方法选购 项目（%）品牌25商业标准26规格31混合法8其他10100此表依据史丹福高校商研所针对168家制造业的调查其它采购说明选购 需求摘述方法留意点:无论运用何种方法描述选购 需求,让产品执行其功能的最低品质需求必需加以规定.选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE33如何选择正确的方法描述采购需求小量及非重要的选购 运用品牌是描述需求的最佳方式。利用品牌当做规格说明特殊可运用于：所欲取得之技术与品质水准的规格不易描述；选购 者的最终产品会因为运用这项品牌而得到广告的效果而获得利益；当运用者对品牌有偏好或偏见，且这些偏见几乎是不行能消退的时候；当接受品牌或样本是无法说明需求时，就要运用某种规格说明，但要考虑的是竞争的重要性以及避开不必要的限制。选购 需求描述TG20030426PURCHASINGCOURSE34采购准备工作选购 准备工作TG20030426PURCHASINGCOURSE35采购准备工作选购 准备工作采购准备采购预算采购计划编订采购数量计划的目的决定采购数量之资料基础采购数量之计算与订购方法决定最适当的采购数量什么是采购预算采购计划与预算之影响因素TG20030426PURCHASINGCOURSE36选购 支配(1)编订选购 数支配的目的:预估支配需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。避开材料储存过多，积压资金，及占用积累的空间。协作公司生产支配与资金调度。使选购 部门事先准备，选择有利时机购入材料。确立材料耗用标准，以便管制材料购用数量及成本。选购 准备工作TG20030426PURCHASINGCOURSE37确定选购 数量之资料基础生产支配（ProductionSchedule)生产支配依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。用料清表（BillofMaterial)产品的用料需求量（MaterialRequirement)。用料清表所列的耗用量，即通称的标准用量（StandardUnitConsumption),与实际用量相互比较，作为用料管理的依据。存量管制卡（Card)建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况。选购 支配(2)选购 准备工作TG20030426PURCHASINGCOURSE38选购 数量之计算与订购方法定期订购法