企业的内控管理系统解决方案设计

北京XXX技术有限公司企业内控管理系统解决方案项目名称：xxx预算及网上报销管理系统方案提供商：北京瑞友科技股份有限公司方案日期：2012年5月16日本文档含有专有信息，文中涉及的所有资料必须严格保密，未经北京瑞友科技股份有限公司授权，此文档不得向他人泄露，否则瑞友科技股份有限公司将保留相关的法律权利。本文档含有专有信息，文中涉及的所有资料必须严格保密，未经北京瑞友科技股份有限公司授权，此文档不得向他人泄露，否则瑞友科技股份有限公司将保留相关的法律权利。目录1. 项目概述 标准实施方法论各阶段分别是:项目准备阶段项目准备阶段主要是针对项目人员、项目计划和项目有关初始约定的一系列相关活动。项目准备阶段的主要任务是根据项目解决方案和企业情况，解决项目做到什么，做什么，如何做，谁来做的问题，在该阶段过程中，将重点涉及到详细的需求调研工作，并形成最终的项目实施方案。业务蓝图设计阶段业务蓝图阶段是指导客户在初步掌握系统标准业务处理的基础上，参照标准业务规程库，将企业自身的业务流程转化为能够在新系统中处理的业务流程，形成企业应用的新系统业务蓝图。业务蓝图阶段是企业内控管理系统实施过程中关键的环节，蓝图定义的过程就是企业将自身业务流程转化为新系统业务流程的过程。在这个转化过程中，势必会遇到很大的阻力，甚至会在此阶段出现相当大的冲突。因此，顾问必须给予这个阶段相当的重视，采用适当的策略，保证项目的总体目标。系统实现阶段系统实现阶段是将第2阶段所定义的企业业务蓝图，通过建立企业业务处理特征的业务仿真系统环境，模拟实现业务蓝图即业务匹配，从而确定企业实际业务处理规范，并以此为基础，建立起新系统业务应用框架、业务运行业务规程、数据准备方案、系统上线方案、客户化方案等一系列企业系统应用的策略和方针，最终确认业务蓝图。系统实现阶段需要为系统上线准备出符合系统运行要求所必须的静态基础数据，也包括完成系统上线前的人员和环境准备各种任务。具体工作如企业内控管理系统需要准备会计科目、费用项目、成本项目、部门、人员设置等，企业内控管理系统需要准备组织结构及人员等基础数据；全面上线系统所需要的应用网络硬件、软件环境，为系统上线阶段做环境方面的准备；建立企业内控管理系统应用策略与规程，培训出能够操作信息化系统的应用人员，以保证系统能够安全、稳定的运行。依据蓝图实现阶段的规划以及系统上线准备计划，将企业现行数据与业务切换到正式的系统之中，实现客户静态数据、动态数据的切换以及企业业务的正常运行的过程。在这个阶段过程中，如果出现业务蓝图的业务流程与系统及业务不对应，致使流程无法顺利运作，可以根据业务试运行情况，对系统模块和流程进行调整，以保证整个系统的稳定运行。验收交付阶段验收交付是对在项目实施周期内，已完成的实施成果进行总结，并确认客户方和顾问方所做的项目实施工作，确认已达到的项目实施目标，并编制提交相关的实施工作文档备案，以方便后期的系统维护工作。通过验收交付阶段后，代表项目实施工作的终止。以后的系统运行维护工作将移交到瑞友科技公司售后服务部门，有其为客户提供技术支持及服务保障工作。项目实施计划草案根据XXX－企业内控管理项目的具体情况,基于以前的项目经验,我们将在XXX确定上线时间后，双方共同协商编制具体的实施计划。售后服务方案根据XXX－企业内控管理系统的建设需求，在本建议书中，瑞友科技公司列入对项目实施和项目运行过程中维护和支持的要素，简要介绍瑞友科技技术支持部的职能和运作情况，并描述各种要素解决方案。“蓝色链环”是瑞友科技特有的服务体系，独立于瑞友科技营销网络的瑞友科技服务网络。为顾客提供及时，优质的服务。通过瑞友科技公司提供的服务和技术支持，保证XXX－企业内控管理系统项目能够顺利实施。通过瑞友科技公司提供的服务和技术支持，帮助XXX培养一批系统管理员，由这些人员做XXX－企业内控管理系统的日常维护工作。通过瑞友科技公司提供的服务和技术支持，帮助瑞友科技系统管理人员合理的安排系统资源，使系统运行在最优化的状态。通过瑞友科技公司及时的服务和技术支持，保证瑞友科技缩短因出现问题所造成的系统停机时间。服务支持流程对瑞友科技系统项目的维护和支持将采取如下方式：1.在项目实施期间应急问题：系统遇到紧急情况时，由项目系统支持小组负责诊断、确认问题发生的原因，如发现为硬件或网络问题，则联系相关硬件或网络公司协助解决，如确认为软件问题，则及时联系技术支持工程师或与各支持中心联系协助解决，保证项目的顺利实施。日常维护：系统正常运行过程中，瑞友科技顾问中的系统管理人员负责维护。2.当系统投入正式运行后应急问题：各个现场如遇紧急问题时，用户可首先做初步系统检查，如不能解决问题，则通知瑞友科技XXX－企业内控管理项目支持小组，由支持小组负责进一步系统的系统检查诊断并确认问题发生的原因，如发现为硬件或网络问题，则联系相关硬件或网络工程师协助解决，如确认为软件问题，且不能解决，则及时联系瑞友科技技术支持工程师或与各支持中心联系协助解决，保证项目的正常运行。日常维护：项目实施完成后，瑞友科技顾问提供日常维护的方法和流程，由瑞友科技的系统管理员负责对现场进行日常维护。例如：系统备份等日常操作。如遇到有关瑞友科技产品问题，可与瑞友科技公司技术支持热线或顾问联系，由瑞友科技公司的工程师帮助解决。版本更新：瑞友科技公司会及时提供产品升级信息，如XXX需要，瑞友科技工程师可协助XXX的系统管理人员对系统进行产品版本升级和维护。技术支持瑞友科技为本项目在XXX的推广过程中提供技术指导和技术保障。技术支持将跨越项目实施推广全过程。在此期间，瑞友科技可以提供的服务有：试点期：在现场技术支持服务中培训XXX有关人员。帮助建立XXX技术支持信息库，收集实施过程中遇到的各种问题，故障现象及解决方法。供各应用单位查询和引用。帮助建立XXX自己的技术支持服务网络，为全公司应用单位提供多种及时有效的服务。帮助建立瑞友科技自己的技术服务交流渠道，如举办技术讲座，交流刊物。介绍获取瑞友科技各种最新技术支持服务内容的途径，帮助瑞友科技技术人员及时跟踪技术发展方向。验收期：

XXX可以就近获得瑞友科技提供的本地化服务。版本升级服务：可享受瑞友科技升级服务。资讯服务：瑞友科技公司定期推出服务通讯及刊物，向客户介绍使用瑞友科技过程中可能遇到的问题和瑞友科技产品应用技巧，提升客户的瑞友科技应用水平，加强与广大客户的交流。客户交流会：瑞友科技公司将分地区、分行业召开客户应用交流会，听取客户应用体会和意见，增进客户与业界专家、客户与客户之间的交流，进一步提高客户的瑞友科技应用水平。热线支持服务：在正常工作时间内，可获得的瑞友科技本地技术支持中心或瑞友科技技术支持中心客户热线电话（或传真）支持服务，解答瑞友科技产品应用问题。现场支持服务：可享受瑞友科技现场支持服务。数据修复服务：在瑞友科技产品使用过程中由于某种原因导致数据出现问题，可享受数据整体打包发送给瑞友科技本地技术中心或瑞友科技总部技术支持中心，由技术资深专家帮助修复数据的服务。系统应用价值分析角色效益财务部门：系统自动生成财务凭证，降低财务部门数据录入工作量；提高了预算编制效率，合理的预算方案提高了预算可执行性，降低了预算编制成本（时间、费用）；有效的预算控制手段，能降低公司成本费用，提高公司资金使用效率；预算统计分析简便，提高了公司经营状况、损益等财务数据分析能力；适时掌控预算执行进度，及时发现问题，提高了财务监控力度；建立责任中心制，由核算型财务逐步向管理型财务转变；提高了企业内控管理机制及效率，降低跨地域管理难度；将以前的事后分析转变为事中控制；大部分实现了无纸化费用报销直接降低了公司成本费用；企业决策者：能为决策者提供及时有效的决策依据；及时掌控各部门的成本费用支出信息，便于制定各责任中心（部门）的考核政策；能有效控制公司成本，提高公司（股东）的利润率；及时掌控公司财务信息，为公司经营战略提供充分保障；各级管理者：适时掌控本部门预算执行进度、预算余额等数据；及时调整经营策略，控制变动成本；使费用审批更为合理，有据可查，不再凭印象审批；及时掌握员工费用比率，有充分的员工绩效考评依据；加快审批速度，提高员工满意度；费用流向分析方便及时，提高费用利用价值；一般员工：加快了审批速度，降低了事务性时间成本；降低了人为错误造成的单据退回重新添制几率；提高了自我管理能力及效率；解决了异地差旅（项目）费用报销延迟的问题；能有效地提高个人信誉；整体应用价值各级管理人员随时掌握公司（部门）全年预算执行率，执行进度，差异原因；历史同期对比等数据分析结果使预算编制更合理；大幅度降低预算申请及费用报销单据的提交、审批、处理、支付以及分析报表所需的时间，节约人力、物力成本；领导审批有据可查，不再凭印象拍脑袋；标准数据接口，不仅可以实现和财务系统的适时联动，还可以实现与网银的对接；可实现大额支出多级审批流程，随时掌控预算执行进度；能够实现远程费用报销，解决了出差人员及外地分支机构的费用管理问题。可实时生成用于执行的基于角色和位置的预算费用执行情况表等，及时为高层管理人员提供决策依据。降低财务重复劳动，由核算型财务转变为管理型财务；建立以主营业务发展为核心、预算管理为控制手段的管理体制；将传统的财务预算转变为真正可执行的业务部门预算；模板化数据输入方式，使数据更准确快捷，改善业务关系，提高员工满意度；各部门（员工）预算执行过程中的问题可以及时得到控制，并依据该数据进行部门（员工）绩效评估；强化预算及财务纪律，使用合理有效的管理程序制定并执行费用报销政策，真正实现了财务的监督、管理职能。解决了SOX法案中的相关条款所提出的问题，完善了企业内部控制；附件：成功案例简介外研社成功案例外语教学与研究出版社（简称外研社）简介：外研社成立于1979年，是目前全国规模最大的专业外语出版机构，也是目前国内最大的出版社。2005年外研社共出版图书2541种，其中新书718种，2005年外研社发行码洋达到13亿，总资产达到8.2亿，包括一座2万平方米的综合型、智能化出版大楼，以及一个投资3.5亿、占地130亩近10万平方米的外研社国际会议中心。当前，外研社共设有七个职能机构，八大事业部，十个独立法人企业，以及分布全国的16个信息中心，近3000名员工，构成了一个学术性、教育性、多种媒体的大型出版机构。企业内控中存在的问题：实施瑞友科技企业内控管理系统之前，外研社及各分支机构采用手工模式，各地填报预算报表，上报总部财务进行汇总，形成集团统一的预算，并下发执行，在相关费用、成本发生时，无法及时扣减预算数据，相关费用及成本的单据都是通过手工进行填报，传真到财务进行审批，月底财务进行报表汇总。这种预算管理模式及费用报销模式存在着以下问题：1、员工报销时间漫长:手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报账，大量占用有效工作时间。2、单据审批占用领导大量时间:中兴各事业部均包含异地分支机构，当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱，异地更要利用传真跟踪审批。3、财务工作量巨大:员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统。4、财务信息滞后：月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理，资金流量和流向信息的迟滞传递很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。5、预算和费用报销相互脱节：预算单独在财务系统中编制，在费用发生审批时无法参照预算数据进行控制，财务部只能做到手工进行事后的预算数和实际数对比分析，形成报表。面对市场的激烈竞争，针对公司原有报销管理中的缺陷和不足，外研社决定建设统一的网上财务报销系统，以实现财务管理的三个转变——后台手工操作向财务信息化、财务业务一体化转变；松散管理向集中式网络化管理转变；财务工作由核算型向管理型（建立可操作性的分析模型）转变。企业内控管理系统解决方案：瑞友科技采用三层结构体系，支持各种主流平台和大型数据库系统，可以完全基于浏览器（B/S）实现移动办公和远程实时操作。软件具有完全的开放性和可扩充性，具备完善的外部数据接口；配置的应用软件功能模块有：个人工作中心、工作流平台、预算管理系统、费用报销管理系统、成本管理系统、报表管理系统、基础信息平台、公共接口等。在瑞友科技提供给外研社的系统中还具备稿费劳务费等出版行业专版的功能，满足了外研社的行业应用需求。外研社目前全面使用瑞友科技公司的企业内控管理系统，其财务物流使用的是A管理软件公司的产品，HR软件使用的是B公司的产品，CRM使用的是C公司的产品，各软件之间采用接口模式进行连接，以实现集成应用。企业内控管理系统应用模式为：公司制定年度预算指标，根据指标定义集团统一的预算模板，并下发各部门，由各部门编制本部门的预算，提交领导进行审批之后，财务在系统内进行预算汇总，并完成集团的年度预算编制，作为年度预算执行的依据。在预算实际发生时，根据不同的费用类别，或成本类别，从借款环节即开始扣减预算，费用申请、费用报销等单据自动冲减借款和预算，通过工作流进行多级审批，真正实现了预算控制及全面网上费用及成本控制管理。最后通过系统接口，将费用报销单据生成A系统所需的凭证，传入A系统中去，无需财务人员再手工录入。应用效果企业内控管理系统的成功应用，有效的提高了各级管理部门的管理职能，使各个部门及社领导随时掌控预算执行情况，及时发现问题并调整经营决策，同时也降低了财务人员的录入工作量，使财务人员由原来的核算型会计转变为管理型会计。资生堂成功案例资生堂丽源简介资生堂丽源化妆品有限公司（简称SLC），是有日本资生堂和北京丽源合资成立的公司，是目前国内最大的化妆品厂商之一。下设有工厂、销售公司等，全国24家分支机构、2000多家直营加盟店。导入系统时间：2008年6月启动项目，2008年10月项目全部上线。导入系统模块：个人工作台、预算管理系统、费用管理系统、成本管理系统、资产管理系统等。导入系统目的：为了进一步提高SLC业务工作流程，规范预算控制审批手续，加强内部治理，从而提高成本竞争优势，降低企业运营风险。通过此次项目的成功实施，为SLC建立了完善企业内控管理体系，使困扰了SLC多年的全面预算管理真正得以推广应用，有效的提高了预算监控能力，使