如何利用计算机提高档案现代化管理水平

如何利用计算机提高档案现代化管理水平如何利用计算机提高档案现代化管理水平

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1009-914X〔2022〕16-0332-01

一、实行规范化、标准化的工作程序和办法，提高档案管理根底工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行规范化、标准化的工作程序与办法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的办法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可防止地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能防止今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷标准化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原那么是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不分明的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加标准。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际标准着录工作

着录是实行计算机管理的一项重要根底工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家公布的?档案着录规那么》是标准着录工作的最根本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差别再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以?规那么》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆着录工作的着录细那么。

4、范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在着录时要统一标准题名。我们认为标准题名应掌握的原那么与要点是在填写题名项过程中要标准机构简称尽量防止在检索时出现含混不清、文不对题和计算机辨认不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在着录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间〕等要素都填写完整。如果题名要素不完整。那么要补齐如果题名冗长那么删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告〞等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。另外我们还利用计算机一次输入屡次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别着录为日后制作?人名目录》等检索工具打下了根底。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理根底工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大项目尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多着录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套标准化和科学化的工作程序与办法会使计算机因数据准备缺乏而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在着录工作中只要掌握了下列重点便根本可以取得着录工作“多〞、“快〞、“好〞兼而有之的效果。

1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的开展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术伎俩对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济开展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的效劳。

2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充沛、合理、平安地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好下列几项工作：首先，改良和标准在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的平安。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案平安性问题。计算机网络化的快速开展，随之而来的问题就是如何在网络下防备计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的平安。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档短少标准化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理办法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、结语

在当代信息化迅速开展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充沛利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的开展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。

借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。〞作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、波及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包