秘书理论与实务

本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征，秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用，秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。要求通过学习，了解本学科的形成和发展的历程。

第一章绪论第一节秘书的含义和职业特征

二、秘书的类别三、秘书的职业特征

学习目标

一、秘书的含义了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责；了解并掌握秘书的职业特征。12小姜大学毕业后，经过一段时间的努力工作，被调到经理办公室当秘书。这天，总公司的李副总经理来他们公司视察工作。姜秘书抢着介绍公司的具体情况，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。视察结束后，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。却发现罗经理的脸色有些不对头。过了几天，姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。案例导入一、秘书的含义

（一）秘书是一种职务或职业《辞海》定义：职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。《现代汉语词典》定义：

掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

国际职业秘书组织定义：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。苏联：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。

上述定义：都指出秘书是一种社会职务或职业，是辅助领导管理，为领导提供服务的工作人员。

（二）我国公务员制对秘书的定义：是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋。二、秘书的类别与职责

（一）现代秘书的类别

分类的根据不同，能划分许多类型的秘书，主要的类别有：现代秘书的类别

（二）现代秘书的职责

文字秘书：是指以文字工作为主的秘书。主要负责撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等职责。现代秘书的职责

机要秘书：是指专管机密文件和负责机密性事务的秘书，主要在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位。其主要职责是：收发和管理机密文电及其他机密材料，负责领导干部办公事务的保密工作，做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。现代秘书的类别

行政秘书：是指协助领导者处理各种行政事务的秘书，这是秘书群体中的主要类别，他们不但有辅助领导者处理各种公务的职责，同时还担负一定的文字工作。现代秘书的类别

通信秘书：是指负责整个机关和领导的通信工作的秘书。其职责是管理通信事务以及各种通信设备。

生活秘书：是指负责领导层或领导者个人日常生活事务的秘书。其职责是负责安排领导者的起居、作息、医疗保健，在生活方面给领导层或领导者个人提供各种服务和帮助。

现代秘书的类别

事务秘书：是指从事机关程序性日常工作为主的秘书，如负责文书、协调、督查、信访、会务、工作的秘书。现代秘书的类别

法律秘书：是指辅助法律事务工作者开展工作，提供法律咨询和法律服务的秘书。其职责是负责接待或陪同律师访问当事人，记录整理当事人口述，起草、打印法律文件，安排法律事务的处理程序，保管法律文件或证明材料，执行律师交办的其他事务等。现代秘书的类别

信访秘书：是指接待和处理人民群众有关来信来访事宜的秘书。其职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，倾听人民群众的呼声，保障人民群众合法权益，加速政策、政令的贯彻落实。现代秘书的类别

科技秘书：是指在科研、学术机构中从事辅助工作的秘书，也包括为高层党、政、军、群机关的领导者、专家、学者配备的专职科技秘书。其职责是协助领导者、专家、学者实施对科技工作的领导，协助进行科学研究、科技协作、科技交流等活动，处理与科技工作有关的行政事务和经济事务，搜集、整理科研信息等。现代秘书的类别

外事秘书：外事秘书是指从事对外事务工作的秘书。外事秘书多在专门的外事机构和某些高层领导机关设置，在外事活动较多的机关、单位也可配备专职或兼职的外事秘书。其职责是负责外宾接待、洽谈、签约等一系列的服务性工作。现代秘书的类别

三、秘书的职业特征

（一）辅助性管理从管理系统看，领导处于主导地位，属于管理的中心；秘书则是处在为领导中枢和领导者的工作创造各种便利条件，以保证领导中枢和领导者顺利地进行工作的地位。因此，秘书具有辅助性管理的特征。现代秘书的职业特征

参与管理的辅助性。秘书参加领导班子的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议，但只有发言权，没有表决权，更没有决定权。

辅助管理的全过程性。秘书对任何一项事务的管理，都是全过程地参与。即从获取信息并进行综合分析，发现问题，提出解决问题的方案供给领导决策；然后对决策方案的实施进行协调监控直到最终目标的实现。现代秘书的职业特征

处理事务的被动性。秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，不能背离领导的意图和指示精神自作主张。

工作结果的幕后性。秘书只能隐匿在领导的身后，出主意，想办法，献计献策，而不能走上前台，与领导“抢镜头”。现代秘书的职业特征

(二)综合性服务秘书是领导的左右手，秘书部门是机关、单位的综合性服务部门，其工作涉及机关、单位工作的方方面面，具有工作内容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性，从而决定了秘书在进行工作时有着鲜明的综合性的特点。

工作内容的多样性秘书和秘书部门的工作涉及到机关和单位的所有方面，许多无法交到职能部门承办的工作，都由秘书部门去办理。秘书部门实际上成了“不管部”。

综合服务的全面性秘书辅助领导者的工作，其工作内容极其广泛，领导工作涉及到哪里，秘书工作就要延伸到哪里，在宽范畴工作面上为领导者提供全方位的服务工作。现代秘书的职业特征

工作服务的前导性秘书和秘书部门联系上下左右，沟通协调，出谋献策等，这些事务都是在工作开展的前头就要先做；同时，任何单位、任何人来机关、单位办事，不论其内容如何，都是先找秘书和秘书部门，由秘书和秘书部门负责接待，然后按对方提出的要求和问题的性质，或由秘书和秘书部门亲自处理，或由秘书和秘书部门转交有关职能部门负责处理，这也是在工作开展的前头就先行处理。因此，秘书工作具有前导性。第二节秘书工作内容、特点和作用

二、秘书的特点三、秘书的作用

学习目标

一、秘书的内容了解和掌握秘书工作的主要内容；了解并领会秘书工作的主要特点与秘书工作的作用。12微软的总裁比尔·盖茨说：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。比尔·盖茨期望找一个干练、稳重的秘书。于是，42岁的露宝被推荐上任。事实证明比尔·盖茨的选择是正确的。露宝进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等，工作远远超出了一位总裁秘书的职能。这也使比尔·盖茨和其他员工无顾之忧而尽心打拼，使微软取得成功。案例导入一、秘书工作的内容秘书工作，是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性工作的统称。具体而言，秘书工作主要包括文字工作、文书工作、调研工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、会务工作、接待工作、保密工作、事务管理工作以及领导交办的其他工作等。二、秘书工作的特点

（一）机要性秘书工作的机要性，就是指工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，参与各种重大问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的情况，其中不少在未公布之前都属于机密，因此，具有机密性；秘书工作是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动，所以在秘书工作中，有相当的内容属领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书必须了解和掌握这些工作内容，甚至在必要的时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动，因此构成了秘书工作的重要性。秘书工作的特点

（二）被动性秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要而进行的。一般都是领导交待干什么，他就必须干什么，自己分内的规范性工作，只能安排在领导交待的任务少时，插缝自行调剂。因此，秘书工作总是处于被动的地位。

秘书工作的特点

（三）事务性秘书工作的事务性，主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事务性工作的处理上。如收发文件、起草公文、打印校对、加盖印章、组织会议、安排洽谈、接听、送往迎来、派车买票、安排食宿等，都要一件一件地去办，一点也疏忽不得。而办事又总是与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。秘书工作的特点

(一)秘书工作的作用秘书工作服从并服务于领导工作，因此从某种意义上来讲，也是领导工作的组成部分；同时，它也是机关、单位能正常、有效运转的基本保障。枢纽作用二、秘书工作的作用秘书工作的作用

1、枢纽作用：

秘书部门在机关和企事业单位中处于中心位置，起着沟通上下，联系各方的枢纽作用。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的函件及信息要通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。秘书工作的作用

秘书工作的作用

2、参谋作用

秘书工作的辅助性本质决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。体现在决策前期信息资料的收集加工，决策中方案的拟定及信息资料的提供；决策后方案的落实和反馈等。

秘书工作的作用

3、信息作用秘书处于机关的枢纽位置上，听到、看到、收集到的各种情况较之其他职能部门乃至比上司的范围要广、数量要多，秘书要将了解到的情况和获取的各种信息，经过去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作，由感性认识上升到理性认识，然后提供给领导，为领导决策提供依据。决策确定之后，在贯彻、落实决策的过程中，再收集贯彻落实的反馈信息，将之及时向领导汇报，进一步调整完善决策，以有效实现目标。

4、协调作用现代社会事务的复杂性导致工作也是十分复杂化。要提高工作效率就必须协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，心往一处想，劲往一处使，朝着决策目标形成合力，这样才能提高工作效率。秘书工作的作用

5、形象作用

秘书有“关口”和“窗口”之称。“关口”，是指在一个涉外机关和单位中，秘书部门要把文字、用印、保密等关口，减少工作失误，提高工作效率，树立机关单位的形象。“窗口”，是指展现良好的礼仪风貌和工作态度，提高机关、单位的工作作风和整体素质形象。

秘书工作的作用

第三节秘书学的含义、

研究对象和方法

二、秘书学与相关学科的关系三、秘书学的研究方法

学习目标

一、秘书学的性质与研究对象

了解并领会秘书学的基本定义及秘书学的研究对象；掌握当代秘书学的研究方法。12

刘枚、李彤和张帆，三个人身高、长象及学习成绩都差不多。在毕业招聘中她们仨名列前茅，可奇怪的是，最后被选中的却是排在她们之后的第四名张睿。原来，在面试时，主考官故意在面试教室的门旁边放了一把倒下的扫帚。其他的同学在面试的时候，对倒地的扫帚视而不见。张睿看到倒地的扫帚，不仅捡起来，还把它放到了应该放的地方；同时还把掉在地上的两张白纸捡起来放到主考官面前的桌子上。招聘者认为：专业知识可以通过学习获得，而服务意识却是要多年的习惯才能养成；同时，张睿在进出的时候特别懂规矩，非常有礼貌。这些素质的养成，却是企业最看重的。因此招聘者选择录用了张睿。案例导入一、秘书学的性质与研究对象

（一）秘书学的学科性质

应用说：认为秘书学是近些年来在我国形成的一门新兴的应用学科。

分支说：认为秘书学是人文社会科学中的行政管理学或领导科学中的一个分支，或者认为它是政治学、管理学中的一个分支。

边缘说：认为秘书学是一门新兴的边缘学科，是从政治学、领导学、管理学和文书学（写作学）的边缘产生的，是这些学科知识圈交叉重叠的产物。

综合说：认为秘书学是研究秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征和规律的新兴、横向、边缘、交叉的综合性应用学科，是一门独立的现代人文社会学科。

实践说：秘书学的理论来源于秘书实践，先有秘书实践，然后才有秘书学。

本书对秘书学学科性质的看法秘书学是一门实践性很强的技术性应用学科。秘书学源于秘书实践，反过来又为指导秘书实践服务，它有自己完整的理论体系和理论知识，它不是一门纯理论的学科，它强调的是理论与实践的有机结合。秘书辅助职业古已有之，只不过是过去对其研究甚少。今天，随着管理事务越来越趋于复杂化，现代决策管理中心需要众多辅助管理机构的协助，因此，秘书辅助管理的研究越来越引起人们的重视，秘书学因而应运而生。秘书学在形成过程中，借鉴了政治学、领导科学、管理学、社会学、行为科学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、写作学等姊妹学科的研究成果，在借鉴过程中形成了有自己血肉的、有新的内涵和新的特征的一门独立的学科。

（二）秘书学的研究对象秘书工作说：如王千弓等在《秘书学与秘书工作》一书中认为，秘书学是“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一门新科学”。朱佳林在《管理秘书学》中认为“秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学”。秘书活动说：如董维超主编的《秘书学教程》认为：“秘书活动是秘书学的学科对象。”综合上述两说，形成秘书工作和秘书活动说：如袁维国主编的《秘书学》认为：“秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用学科”，“秘书学的研究对象，包括秘书工作、秘书活动两个方面。”对象多元说：陈贤华《秘书工作论》认为：“概括地说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对象。”，欧阳周《现代秘书学》认为：“秘书学……是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的一门学科”。辅助管理说：秘书学的研究对象就是秘书和秘书部门对领导进行辅助的一般规律，或者认为秘书学是研究如何进行辅助性管理的一门科学。本书对秘书学研究对象的看法：秘书工作与秘书活动，其内涵应该说是同质的，没有大的区别；而“对象多元说”，罗列再多的对象，却仍还有一些对象没被罗列进去，遗漏是必然存在的，因此，概念定义肯定是不完善的。“辅助管理说”把秘书所有的工作内容和活动范围都囊括进来，并突出秘书工作辅助性这一本质特征而进行研究，对象全面而又紧扣其本质属性，应该说这是一个比较科学合理的概念定义。二、秘书学与相关学科的关系从秘书工作服务的对象来看，秘书是为管理和领导工作服务的。从秘书活动环境来看，社会、经济、政治、文化、科技、法律环境等，无不对秘书工作产生影响。从秘书业务内容来看，与决策学、运筹学、协同论、信息论、系统论、控制论、写作学、语言文字学、公共关系、心理学以及行为科学等相关学科有着密切的关系。秘书学与相关学科的关系

哲学是以最一般的概念形式表达人们对整个世界（自然界、人类社会和思维）的根本观点的体系，是系统化、理论化的世界观，是对自然科学、社会科学的概括和总结。哲学为秘书学的研究提供世界观和方法论的基础，对秘书学的研究起着导向作用。（一）秘书学与哲学的关系秘书学与相关学科的关系

管理学是对现代管理机能发展变化的概括和总结，是以人和组织的根本利益为前提而有目的、有意识地进行监控的学科。秘书和秘书部门的基本职能之一是协助领导进行有效管理，这是一种特殊的管理活动。秘书和秘书部门在协助领导进行管理时，必然要运用管理学的原理、知识、技能和技巧。但管理学研究的是一般的管理规律，秘书学研究的只是秘书职能中辅助管理的特殊规律，它们属于两门不同的学科，二者不是包容与被包容的关系。（二）秘书学与管理学的关系秘书学与相关学科的关系

行政学是一门研究各级政府公共行政管理现象及其规律的学科。秘书和秘书部门要协助各级各类领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，担负着“参与政务”的工作，同时还有大量的“管理事务”的工作。但秘书所有的这些工作都是起辅助和服务的作用，这是秘书说与行政学在本质上的差别所在。同时，秘书工作还不仅是公共行政管理机构才有的辅助管理工作，其管理内涵已远远超出公共管理领域。因此，我们肯定不能把秘书学说成是行政管理学的分支，因为这显然是与实际不相符的。（三）秘书学与行政学的关系秘书学与相关学科的关系

领导科学是研究现代领导工作规律的科学。有领导就有秘书，秘书工作不能离开领导工作而独立存在。但我们也不能因此而认为秘书学是领导科学的分支。因为领导在其全面的工作过程是居于主导地位，特别是其中的决策职能，这是专有的职权，秘书在其中都只是起辅助管理的作用，这是它与领导工作在本质上的差别，也是它之所以成为独立的学科而不附生于领导科学的原因所在。（四）秘书学与领导科学的关系秘书学与相关学科的关系

信息学属于自然科学范畴，是研究信息的发生、获取、传输、存储、加工处理、分类、识别、控制和利用的一般原理和方法的科学。信息工作是秘书工作的组成部分，信息学的理论和方法，已开始应用于秘书工作中的信息传导、文字处理和文书档案的管理等方面。但是，秘书学只是运用信息学的原理和方法来加工、处理、传递、存储信息，大部分内容与信息学无关，它们各自都是新兴的独立学科。（五）秘书学与信息学的关系秘书学与相关学科的关系

文书学、档案学被称为与秘书学并列的姊妹学科。文书学研究文书和文书工作，档案学研究档案和档案管理工作。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，它们在文书立卷过程中有机结合。而通过文书处理和档案管理来为领导服务，是秘书工作的重要方面，因此秘书学离不开文书学、档案学。（六）秘书学与文书学、档案学的关系秘书学与相关学科的关系

写作学是研究写作的特点和规律的科学。秘书工作内容之一就是撰写文件和其他文章，因此，秘书学要研究公文和其他实用文体写作的规律、特点和方法，在这一点上，两门学科发生重叠和交叉。（七）秘书学与写作学的关系秘书学与相关学科的关系

三、秘书学的研究方法

（一）历史和逻辑相统一的方法秘书学中所研究的各种问题，都是在历史的发展过程中产生和形成的，因此，秘书学的研究必须具有历史主义观点。但不同的时代同一行为又会有不同的含义，因此，还必须与逻辑的方法结合起来，即以逻辑“浓缩”的形式再现秘书学和秘书工作的历史进程

（二）理论与实践相结合的方法秘书学是理论性与实践性相统一的学科。秘书学的理论与应用是密不可分的，学习和研究秘书学时，要从实际出发，详细地占有材料，从无数生动的客观事实中寻找规律性的东西，提升为理论；再把理论返回来指导秘书工作的实践，通过实践来验证和发展秘书学理论。秘书学的研究方法

(三)学科比较的方法秘书学是新兴的综合性、交叉性、边缘性的独立学科。它与哲学、政治学、行政学、管理学、信息学、写作学、社会心理学、领导科学、决策学、行为科学等许多学科有联系，可借鉴姊妹学科的相关理论及原理、方法、原则、技巧进行研究比较，从中总结出带有规律性的理论。

（四）经验分析的方法实践经验是得到了检验的理性知识，它对以后的同类实践具有现实的指导意义。经验分析法，就是从占有的实践经验事实出发，对秘书和秘书工作进行比较和分析，使其成为有条理、较系统、有联系的科学经验。

（五）案例的研究方法就是对一件具体真实的事件做出客观而准确的叙述或报道并进行研究，评价这一事件中主管人员解决问题的方式方法，分析其成败得失和经验教训，以增进他人的治事能力，从而学会在相应的情况下有效地处理问题。

本章作为全书的序幕，从整体上介绍了秘书概念的含义；秘书工作的内容、特点及作用；秘书学概念的含义及其研究的对象和方法，起一个入门简介和统领全书的作用。希望同学们在学完本章以后，对秘书、秘书工作和秘书学的学科性质能有一个大体的了解和整体的认识。一、思考：秘书的含义是什么？现代秘书有哪些种类？简述现代各类秘书的基本职责。现代秘书的职业特征是什么？现代秘书的工作内容及工作特点是什么？现代秘书工作有哪些作用？简述秘书学的学科性质和研究对象。秘书学的研究方法有哪些？1234567

二、案例分析：案例（一）她长得并不好看，是一家房地产公司的电脑打字员。她每天都是低头忙于打不完的材料。她知道工作认真刻苦是她唯一可以和别人一争长短的资本。一年后，公司资金有些紧张，员工工资都发不出了，人们纷纷跳槽。最后总经理办公室的人员就剩下她一个人。这天，她又看着总经理没精打采地走进他的办公室，坐在办公桌前发愣。于是，她放下手中的活，走进总经理办公室，直截了当地问总经理：“您认为您的公司已经垮了吗？”总经理很惊讶，说：“没有！”“既然没有，您就不应该这样消沉。虽然您的2000万砸在了工程上，成了一笔死钱，可公司并没有全死呀！我们不是还有一个公寓项目吗？这个项目就可以成为公司重整旗鼓的开始。”隔了几天，她被派去搞那个公寓项目。两个月后，那片位置不算好的公寓全部先期售出，她拿到了3800万元的银行存单。4年后，她成了公司的副总。她又帮着总经理做成了好几个大项目。公司改为股份制公司，总经理当了董事长，她则成了新公司的第一任总经理。有人要她对公司的数百名员工讲几句话。她说：“无论是为公司工作还是为公司炒股，我一是用心，二是没有私心。因此，我才能成功。”请问：这位电脑打字员为什么能走向成功？当单位或领导面临危机的时候，秘书应当怎么做？

案例（二）有这么