秘书三级操作技能课件

秘书三级操作技能考试辅导

吴瑞林注意事项1.考试时间：120分钟。2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号和所在单位的名称。3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。一、案例分析请看案例分析素材，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，第一段应至少找出10处正误点,第二段应至少找出15处）。A主持人座位B与会者座位C会议桌D盆栽植物E投影幕布F照片或图画G展示橱柜H饮水机I窗户J门K挂钟（二）例会中工作1.提前到达（开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。）2.做好会议记录（秘书承担，关于会议记录的方式在录像中不好考查。）（三）会后工作1.撰写会议纪要2.检查、督促会议决定的贯彻情况3.清理会议室，为下次会议做准备办公室日常事务（一）办公室的环境管理1.绿化（会客室、上司办公室）2.空气（新鲜的、气味的调整）3.光线（自然光、灯光）4.声音（安静）5.办公室的安全接打电话（一）接听电话1.“铃响不过三”（特殊情况应主动道歉：“对不起，让你久等了”）2.先行问候3.记录4.及时通报5.涉及上司的工作进入日志（上司参加会议的时间、地点的变动，需上报审批文件的期限，以便随时提醒上司。）（二）拨打电话1.拨打前的准备（拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。）2.铃响七声再放下（电路出现故障，主动再拨打；拨错后主动道歉，并说声再见。）3.先行问候，并通报单位名称4.做好拨打记录总结录像考试情况根据以上梳理，我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：

1.办公室内绿色植物（有：对；无：错）

2.办公室内环境（自然，能用窗帘遮住强光，对；否则就错）

3.将电脑、打印机等用电设备（放置在一起，便于电源接线和管理，对；否则错）

4.办公桌、椅（堆放文件，错；整洁是：对）

5.电话铃响（三声内接听，用语规范，对；否则错）

6.记录（一边接电话一边记录重要信息，对；否则错）7.对上级布置工作落实（能马上落实：对；否则错）

13.会后总结（能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；否则错）14.会议落实（能否与领导和员工沟通，使员工为共同目标而合作，对；否则错。以面谈的形式与上级进行沟通，尊重对方，有理有节，对；否则错。）（这个问题可分解为两个答案）

15.对于一些大型会议处理（在前能对会场进行现场检查，对；否则错）

16.处理突发事件（对会议中的突发事件有应对能力，对；否则错）17.着装（符合职业要求为对，否则错）18.阳光直射电脑屏幕。操作题写作题：情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。回答问题：新闻发布会准备工作的要点、列出会前、会中、会后需检查的主要的项目、会议的筹备方案、提供参加会议活动的着装建议、提供会议应急方案主要内容、如何检查会议筹备工作、远程会议筹备方案与一般会议的特点、开展档案利用工作的方式和利用工作的要求、检查的主要内容和原则、编制采购预算的一般程序、拟定商务活动的礼宾次序方案；不同的工作模式及优势（办公模式的类型及管理方法）、选择办公设备和易耗品供应商时须考虑的因素、办公设备采购方式的优缺点和采购步骤、设计办公用品的库存记录卡及其记录内容、如何为领导出访做准备工作、处理保密文件时应注意什么、秘密（文电、会议、宣传、科技涉外、通讯、经济、金融、企业、组织人事）存在形式、信息开发工作意义及信息开发工作中应当注意的事项、访问法与问卷调查法及其优劣（调查研究）、准备待签文本的要求、预防紧急情况的措施和应对方法、如何做好库存监督工作、剪报的含义、特点及剪报的步骤、庆典准备工作的要点。二、写作题高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见(依据《员工管理条例》，给予除名处理)。

行政经理

苏明

××年×月×日我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于××年×月×日，现年×岁。夏明在××年×月×日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约×万元。(考生可根据试题内容自定日期)问答题答题法询问法：是调查人员对调查对象进行分别访问、交谈以了解或核实情况。1.优点：面对面交谈，可追问、可讨论，了解情况全面深入，且能随时察言观色，易辨别情况的真伪程度。2.缺点：费时费力，难以作大规模的调查，而且问题难有统一、科学的标准，所以情况不易作定量分析。问卷法：是把了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。优点：用数字或符号表示答案，便于计算机统计；缺点：答案有限，只有几种大体类型，无法调查特殊及深层的情况。1.利用工作方式（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）举办档案展览2.利用工作的要求（1）依法开展（2）主动、及时开展（3）完善服务方式评分标准：1.本题满分20分；2.每答出1点2分；3.若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不能超过20分；4.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。1.着装符合职业要求。（√）2.能提前到会场做准备。（√）3.会前要求调节会议室温度，注意通风。（√）4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（√）5.能提醒领导准点开会。（√）6.能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（√）7.问卷没有综合，没有给每人一份。（×）8.对会议的评估基本到位。（√）9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。（√）10.对于会后暂留人员能做妥善安置。（√）11.会前资料准备不足。（×）12.对会议服务人员环境培训没有到位。（×）13.能控制会议经费的使用。（√）14.能马上收拾会议室。（√）15.能请领导在会议记录上签字。（√）着装规范。（√）2、阳光直射电脑屏幕。（×）3、办公桌整洁，文件分类清楚。（√）4、简报报头缺少期号。（×）5、简报日期数字写法错误。（×）6、会使用图表进行简单描述。（√）7、档案管理规范，分类清楚。（√）8、会使用跟踪卡了解信息的去向。（√）9、能够主动上门为其他部门同事服