接待会议细节

发言席位置是否放水杯当是那种圈形的会议桌时，领导的对面一般是发言席，在这种情况下，因为其他的位置都有水杯而不涉及矿泉水，所以不用放水杯。另一种情况就是有一张单独的发言桌，上面如果是在短暂的发言就不用放矿泉水，如果是时间比较长的发言（比如小礼堂的中心医院关于麻醉的学术研讨会）就应该放上一瓶矿泉水，而且当换人发言时要及时的更换新的矿泉水。针对新闻发布中心三年大变样的会议形式提前将杯垫香巾托放在演讲席上，根据话筒的位置考虑水杯和香巾托的位置，在领导上来发言之前将香巾和水上上或者换上，水杯为了便于领导演讲过程中喝，要用温水并且杯盖可以不用上。会议服务过程中站位的灵活性当领导起身时立刻上前去撤椅子，当领导往门外走时立刻去开门，当领导要发发言时及时把话筒递上，当领导脱衣服时立刻走上前把衣服接过搭在椅背上，当领导在左右摇头或向你招手时立刻过去问一下领导有什么事。当领导回来时要上前拉椅子，在会场中要把注意力全部集中在会议中的每个人上，尤其是重要领导。随时观察领导的动向以便服务及时。当重要领导在会议中出去时，如果外面有礼仪就直接交给礼仪即可，如果没有礼仪，就要带领领导去，当要去卫生间时，在门口等候，另一个去拿香巾当领导出来时及时递上。反映的灵活性当在对讲机中听到任何任务或是通知或领导说什么任务时要及时反映。比如当听到领导说所有的领导要去看孟村厅，接下来我们应该做的第一就是赶紧去开孟村厅，而不应该木讷的不动咋等着领导去叫人。也就是当领导在说一任务时，自己就要想到怎么去十，第一步干什么，第二步十什么。有条理规划性的去完成任务。对讲机的使用当听到领导在对讲机中呼叫哪一楼层的人时，当其不在或是有什么事在忙，没有及时应着，同一楼层的人就应该先应着然后高速她，如果有急事就先去替她做。对讲机要随时带在身上，注意里面说的每一句话，做好应答及记录。会前准备当安排好某人盯那次会议时，就要及时想到盯会所需物品比如香巾、杯子、暖壶、茶叶、烟缸，热水等提前准备好，并且检查一下会议室的卫生，注意卫生间的金属件，镜子的明亮。及卫生纸，抽纸，洗手液的准备。会前时应该再次检查会议室卫生，及话筒是否全部能使用，当需要签到桌时要准备签到桌其签到牌。当需要桌牌是要提前准备好并摆好。在休息区放上烟缸。视频会议还要准备好沧州的那个桌牌。在准备会议室物品时也要把休息室的物品准备好，并且在检查一下卫生情况。在准备物品时要注意紧要次要物品的准备顺序。新闻发布中心的会要在自己站位的库房里准备好会中所需物品，以防会中客人突然需要来不及去取。会后服务.当会议快结束时，先及时通知领导。散会时，就及时走到重要领导后撤椅子，拿衣服，当有礼仪来服务重要领导时，可以去服务其次的领导。当领导走后，先去拿放在会议室外的烟缸。如果有签到桌，在一开上会后就立刻将签到牌拿进去，上面的烟缸可以会后拿，桌子会后就要及时的搬进去。当客人全走后首先检查会议室物品，看看是否有客人落下的东西，如果有及时通知，再收拾会议室。走路要快而稳在视频会议室服务时，由于地毯上都是一些电线盒，在服务时一定要稳，不要被脚下绊倒。在服务过程中要求快而稳，快而不要着急，不要慌乱，以免慌乱中在出差错。比如倒洒水，摔破杯子，暖壶等。在新闻形式的会议室时要注意脚下的话筒线。视频会议室服务应注意的问题倒水的次数要尽量减少，以免影响下面人观看，一般倒水时第一次倒7分8分满是为了第一次蓄水时无论领导喝没喝都要蓄一些，而在视频会议中即可倒到9分满，以后每次蓄水也是如此。当用的是LED显示屏时应注意提前拉窗帘包括灯控室的窗帘，如果不拉影响视觉效果。但是现在的这种电视的，不用拉窗帘即可。当领导叫你过去时你应该在桌子后面即领导的后面俯下身问领导有什么事，而不应该在桌子前面隔着桌子去和领导说话。当阳光太强时，需要开灯，在节省用电和不影响视觉效果的前提下只开中间大面积的灯即可。在此就需要我们了解灯的开关对应的灯。以防开错。10.有事情及时汇报.在会议中如果出现特殊事件的发生，比如病了等，要及时通知领导做好对策。当会议过程中没有提供矿泉水的如果有客人要水，只可以提供白水，如果提供矿泉水便可以给一瓶，因为矿泉水是付费的。当有写客人在会前要求其他的服务时，要及时通知领导或其他部门。比如开发区厅那次客人问是否有投影仪，因为我知道单位有所以就答应并且让工程部杨工给派人安装了。事后营销部凤姐告诉我们这个是需要付费的，像这种情况应该先联系营销部在又营销部通知工程部人员去安装。像这样的事情，我们在不知道是不是需不需要付费时既要先通知领导，如果知道是需要的付费的就可以直接去联系营销部去处理。与礼仪的接应有时候礼仪引领时看见有我们在门口站位会将领导带到你跟前后就走了，在这是你要接过来接着引领到其位置或是休息室休息。一定要做好接应而不是没有反映。在这时如果领导手中有本子，可以接过来直接放在其位置即可。会议即将开始前的一小时在领导安排好人员后，首先找会务组人员了解本次会议的会议流程，然后再在一起开一个碰头会，一起商议分工，谁上水，谁上香巾，在大型会议上一般人比较多，所以虽然分工你盯哪一块，但是在会议服务时也要顾及全场情况及盯会其他人员的情况进行服务，而不是只关注自己分配到的那些工作。在比较大型的会议上一般是提前上水上香巾，避免大量的客人来时的慌乱。如果客人没有在会议规定的时间到来而是提前到来，因为在会议刚开始时一般都会有摄像所以我们续水不方便，为了避免这方面的失误，我们应尽快聚集些人一起倒水上香巾，但在此过程中我们必须注意衔接，以防落下那几位领导没给倒水。在会议开始后的服务过程中一定要留守一人站位随时注意领导的动向。因为大型会议中人员比较多，都去服务了，在有什么特殊情况顾不过来，比如当这时在有领导在叫服务员，或是有需要你递送话筒或激光笔时，（在此会前自己要熟知会议上所需物品的使用比如激光灯的使用及话筒的开光）。开上会后谁主要盯哪一部分领导，一定要分工明确的同时也要注意配合与衔接。会前对所有的任务进行分工，注重效率，a.抹尘b.物品的摆放c.话筒的检查d.灯窗帘的具体要求巳香巾的准备f.杯具的准备与摆放g.热水的准备（暖壶，水温，打水位置）在热水的准备过程中要根据会议人数来决定开热水器的个数。以免到时热水供应不上。H其他根据会场，会议性质，协议方的具体要求进行服务准备，比如烟缸，签到牌，桌签。指示牌，鲜花，绿植，红酒，礼仪等。对讲机耳机的使用在开会时对讲机要带耳机，不能不带耳机而关掉对讲机，如果外面有什么，或临时领导有什么通知时以防不知道，所以对讲机的耳机要放在自己楼层的一个厅里，以防临时会议的发生。工作的责任对会议室位置的熟悉，即时引领或客人问路以便指出最捷径的路线。对会议室钥匙的熟知，以便随时开门的速度，不能说在找半天钥匙。对自己所管楼层物品的熟知，当拿任何东西时可以即刻拿出。会议物品的使用与清洁通过二楼一吸尘器的坏损，总结得知，太大物品不能吸入，以防卡在所料管中，并且用完后要即时清理。香巾在使用完后要及时的拿消毒粉进行清洗，以免变黄影响使用。香巾车在使用完后要及时进行清理擦洗保证第二次的正常使用，以防里面长锈。在热香巾时不能时间太长，太长会使香巾变黄。但也要根据当时的情况以免香巾都没有热热。在此做到灵活性根据当时的情况来做出相应的服务。不能在过于按照条例服务。比如说提前二十分钟续水，但如果客人提前来了就不能非得等到那个点在去上水。在会议结束后我们除了因该注意香巾杯子的清洗还应该注意杯盖的清洗比如长期摆在会议室桌子上的杯子盖，桌子中间的玻璃，桌子上金属圈还有水池下面的厨子的清洁。因为每次用水池有时会弄到厨子里水，长时间下去就会形成难以去除的污渍。在服务过程中要注意领导的意图，当你给蓄水时，领导一挥手意思就是不用再续了，就可以走了，不要非得给续上，这样会惹的领导非常的烦，还有就是在给领导带花时或在签约上递送红酒时，也是如此。例如，当领导手握着杯子或是摁着杯子或是正在喝水时，可以在其后稍等一会在续水，但是时间不能太长，如果领导长时间握着杯子在讲话，可以先给其他的领导先续水，但是当领导的手松开时就应立刻上去续水。如果在这期间发生其他的事，比如需要换香巾，可以先换完香巾然后再专门为其续水。另外一种情况是在1:4的口字型会议形式中，在你为重要领导的一排续水时突然后面的一位客人提示你为他续水，这是可以先为他续水然后再按照主次顺序接着续水。会议室的花还有绿植需要阶段性浇水，因为会议室温度比较高，比如某会议室由于没有意识到这个问题导致花死掉。空调的调控，在开会前要提前开一下通一下风因为有的会议室异味比较重，然后控制室内温度。在开会过程中随时感应着会议室的温度即时调整空调温度。在人比较多的大型会议时比如视频会议室，一般在开上半小时之后会议室的温度就会很高而且异味比较重，此时应及时的调控空调开关，在保证室温的前提下适当开窗，当发现会议室温度下降时及时把窗户关上。倒水的灵活性在会议过程中，倒水一要知道顺序，二要灵活，如果没喝或是不让喝就不用到了，倒水时要注意的录像的，在不耽误其录像的情况下也不要影响自己的服务水平，同时在放录像时也不要去倒水，因为这是会影响视线。第一遍倒水时，需要按照主次的顺序全都续水一边。这也是我们在倒水时到七八分满的原因。在第二次以后的就可以只是给喝水的领导续水了。切记落下哪位领导不给续水。续水时要注意倒水的姿势。在此我们也要注意我们在换香巾时的姿势，及服务要求服务细节上的规范化。领导自带杯子的更换领导的杯子一般是提前拿来，所以要即时撤下我们摆放的杯子，关于邓总的杯子，在确定是邓总来时就要提前把杯子给放上，不要等所有的人到了在给换。站位的要求会前半小时站位，站位时要求精气神，面带微笑，见客人要问好。不能扳着脸问候时不能在嗓子里哼哼，要大大方方的去说。站位时要精神饱满切记小动作或同事间打闹。在会马上快开始时一般大部分领导会一起进来，但是此时只有一位礼仪在引领，所以她只会顾及追重要的领导，在此时我们应及时上前为其他领导拉椅子。在会议开始后及时把会议室的门关闭，在新闻时要注意北面的那两扇门。烟缸提供的灵活性本会场时无烟会场，针对不同的客人不同的服务，灵活性提供烟缸。在会中换烟缸时要用一张纸巾盖住然后在换，以免烟灰飞出。一般在烟缸中有四到五个烟头时就应该换新的。会议室内灯的开灯的对应在盐山厅开会需要投影仪，在此如灯都开着就太亮影响视线，在此我们就需要关掉一部分灯，在此我们必须熟知哪个开关对应哪些灯，这就是对会议室内的所有物品都必须熟知，以应对临时事件的放生。新华区还有运河区开的这种大型总结会，他们先在新闻发布厅开一会然后再去其他厅商讨然后再回来接着开会，在这个过程中，需要进行一次换水。25，人员之间的配合在某会议上有位领导说让给冲咖啡，在此刻便又找纸杯又找水，结果自己岗位上没人站位了，像这种情况应该叫礼仪或是机动人员帮一下忙而不能脱岗。话筒的递送在会中需要话筒服务时，首先了解会议的议程，然后再会中注意听主持人说到的演讲顺序，提前将下一位要发言的领导的话筒准备好，然后依次往下放，这样就避免了话筒提送不及时的情况。在会中提壶进门时应小心推门，以免撞上客人。通过盯会要注意了解领导的喜好，比如辛市长，李军部长喜欢和白水，王元芳，焦彦龙喜好吸烟，周爱民有鼻炎，郭华有腰椎病。在了解之后我们就可以提前提供人性化服务。在大型会议时，下面的客人有自带水杯的，要阶段性为下面的客人续水。盯会的心态注意力集中的观看每一位客人，在看到某客人有什么动向时及时上去服务，不要犹豫。有时在你不知道怎么办时可以立即向领导咨询，在来不及的情况下，自己尽量去满足客人的需求。就如领导所讲的自己要求别人怎么为自己服务就怎么为别人服务。配合的意识，服务的灵活主动性在会场中不宜哟过多的语言，比如在你为某位领导递送东西或是传话时语言要尽量简明，在你服务错时，一句抱歉即可不要在说个没完。配合意识，在会场中两个人一人一边