中小企业档案管理制度

档案管理制度第一章总则营管理服务，特制定本制度。二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带第二章档案分类及编号一、公司档案依据《工业企业档案分类试行规则》，以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其形成特点进行分类。分类(见附表)第三章管理责权档部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。二、公司所有档案统一放置公司档案室，由专人管理。三、办公室指定专门或兼职人员(档案管理员)负责公司档案管理。4、档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。第四章档案建档及保管一、文件归档片、录音、录像、广告带、电脑软件等)。2)跨年度的或不能明确区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识；2)每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档3)本公司的基建完工验收；产品研制、定型、鉴定；新购置的设备、仪器验收等的资料杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。5、权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。三、非电子档案的保管按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性(公文上的各种附件一律不准抽离)，工作完成后及时交档案管理员归档。关资料目录及检索代码输入电脑。。五、档案的保密3)一般：非保密性的文件。1)凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。2)非档案管理人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。究封面样式封面样式图5)查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。6)档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。7)定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处。第五章档案利用一、档案借阅他部门档案的，必须经办公室主任同意，方可查阅。损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。一、档案鉴定档案见会计档案保存期限表。不完整，应及时责成有关部门修改、补充。二、档案销毁毁或监销，防止失密。第七章档案分类标识一、企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序(字母I、Z、O易于1、2、0数字混淆不予使用)标识目录大类名称(一级)；采用1位阿拉伯数字标识项目分类(二级)；采用1位阿拉伯数字和英文字母标(标识顺序为：1、2…9、A、B…Z)识内容分类(三级)二、档案实体排架和编号要反映八个个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。三、档案的具体排架、分类及编号按附表执行。第八章本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定。第十章本管理制度的最终解释权由办公室。三级三级其他它文件其他证A31战略规划(目标)A32战略合同/协议A33顾问合同(法律、财务、技术、管理)档案分类编号代号项目分类精神、行为准则项目分类A1公司股东A2运营资质A3营A4牌A5知识产权A6公司文化公司运营类A经营管理类B二级三级项目分类内容分类BB21中长期经营目标/计划；B22年度经营目标/计B2划；B23经营分析报表；B24经营总结报告；B25企业经营经营会议记录信息管理络会员资料B4采购管理B销售管理B物流管理B7B生产管理B51客户档案(含授权资料)；B52客户订单(含B71证书(质量体系、产品检测、型试试验等)；记录档案编号代号项目分类事类三级三级C21员工档案(证件、面试、聘用、合同、调动、档案编号代号项目分类项目分类规章制度人力资源教育培训行政管理行政人事类C三级三级发局、发改委等)档案编号号年代号项目分类项目分类D原始单据审计报告D对外报表D分析报表行政人事类D三级三级结构研究E21国家级项目(立项、可行性分析、试验、总结检查基准书开发资料包括：项目立项资料、项目设计方案书、档案编号立项年号项目分类产品型号项目分类项目分类基础研究科技项目科技成果产品开发研究开发类E三级三级F11设备档案(报价、合同、验收、操作说明)；F21设备档案(报价、合同、验收、操作说明)；F31设备档案(报价、合同、验收、操作说明)；档案编号设备编号项目分类项目分类F生产设备 运输设备试验设备工装冶具量规仪器仪器设备类F