基于个人行为层面的管理信息系统效能研究

基于个人行为层面的管理信息系统效能研究[内容摘要]信息系统的引入,已经成为企业维持及提升竞争优势时不可回避的课题。怎样切实提升管理信息系统的效能,不仅关系到企业的管理升级,更影响着企业在市场中的竞争地位。本文旨在从个人行为层面讨论信息系统的效能问题,为建设有效能的is,提升信息系统环境下的提供一些理论参考。[本文关键词语]管理信息系统创新扩散理论企业组织环境随着市场竞争的日益加剧,为了维持及提升竞争优势,很多信息系统(informationsystems,is)应运而生。企业希望通过销售信息系统的引入,降低管理成本,提升客户关系管理(crm)水平,最终实现好的企业业绩。信息系统是一个人-机交互系统,而的发展,使得信息技术的使用价值必需与人的要素严密结合能力得到充足的发挥。因而从个人行为层面出发,加强对企业员工的影响和控制,对信息系统的效能的实现就显得尤为主要。一、个人技术创新行为理论回首rogers在1983年提出了针对个人的创新决策经过的创新扩散理论(innovationdecisionprocess,idp),指使用者在知道了某一项创新后,会产生对创新事物的态度,决定能否使用或回绝,并加以履行,随后再从新确定此决定。创新决策经过包含初知阶段、说服阶段、决策阶段、履行阶段和确认阶段五个阶段构成。但rogers的采用经过理论是一种强调采用者驱动作用的“拉式(pull)〞理论,忽略了供方、社会、管理干涉等因素对it采用经过的影响。这是由于该模型没有考虑主观原则对行为意向的影响,其模型是建立在一个这样的隐含前提之上的,那就是:用户对信息系统的使用有一定水平的选择权,即在这类信息系统的应用中,终端用户能否承受信息系统是一般自愿的。而这一前提在企业组织环境下无法成立。由于当研究的对象处于企业组织内时,由于组织内部干涉及社会因素的影响作用,个人对is的回绝或使用难以拥有绝对的选择权。在理论中,企业内的个人行为是容易遭到企业组织环境和管理因素的影响的,是能够通过一系列的管理办法对企业员工产生一种“推式(push)〞驱动作用的。因而我们有需要通过比照个人环境和对企业组织环境的差别,来了解企业内的个人行为的特点。二、企业内个人行为的特点1.企业组织环境与个人环境的差别一直以来,个人用户对is的使用存在两种不同的方式,(1)个人环境下的使用:指用户对信息技术的使用有一定的选择权,可自立决定使用或是回绝,用户的使用行为是其本身态度和意愿的结果。常见于个人环境下的电子邮件、文件编纂等的应用中;(2)企业组织环境下的使用:是指用户对信息技术的使用,本身没有选择权,不能自立决定使用或是回绝,用户的使用行为重要是外界环境强迫性作用的结果。常见于组织环境下的文档管理系统、工作流管理系统等的应用中。这种使用方式的不同,源于企业组织的环境与个人环境间存在的差别。对这一问题不同的学者从不同的角度给出了描绘叙述。总的看法是以为这种差别来自于组织环境的强迫性。这种强迫性重要来源于下面几个方面:制度上的原因、技术上的原因和任务上的原因。与个人环境相比,组织环境有明显的制度约束,社会规范对个人的外显行为有显著影响,环境可控,技术复杂性高,技术的路径依靠性高,成员间任务的耦合集成度高。2.企业组织环境下个人行为的特点企业组织环境下的个人,由于其行为的归因与个人环境下的用户不同,进而造成他们的个人决策行为在对环境和路径的依靠性,以及可控制性、可预测性上有很大的不同。这种环境上的差别培养了企业组织环境下的个人行为的特点。(1)社会规范对企业组织环境下个人的行为有显著的影响。(2)企业内部的管理对企业组织环境下的个人产生规范性影响。(3)企业组织环境下个人的特征是能够预测的。(4)企业组织环境下的个人要对is进行深条理的使用能力完成组织任务。(5)信息系统的相关知识大多需要以直接学习和第三方培训相结合的方式进行知识的转移。(6)企业组织环境下的个人的详细行为与is连续的周期性亲密相关。(7)企业组织环境下的个人会对is升级产生直接、自动的推动或阻碍作用。企业组织环境下的个人行为的特点表示清楚,企业员工的is决策行为将更容易被预测和控制,同时其个人态度对行为的影响也更为隐蔽,个人行为对is效能最终发挥的作用更大。在理论中,针对企业组织环境下的个人行为在管理上的控制也就更有意义。三、对企业内个人用户的阶段性管理策略1.企业内个人用户个人行为分类从个人层面上考察创新扩散理论,结合企业组织内个人行为周期性的、阶段性的分析结论,我们以为:企业内个人用户在面对is引入这一技术创新时,与is所处生命周期阶段相对应,会有不同的个人行为内容。is是存在生命周期的,它是指企业的is从系统规划的提出、系统分析、系统设计、程序设计、系统施行、系统评价、正式投入使用直至被升级替换或淘汰的时间经过。这个经过一般分为4个阶段:产生、开发、运行、消亡。在这里经过中针对不同的阶段组织有不同的任务。综合上面的想法,我们以为企业内个人用户对is这一事物的认识也要经历了一个从初步了解到深切进入理解,进而承受同化和进一步发展的经过。故而将企业内个人用户的行为详细的划分为4个阶段性行为,其含义为:(1)了解行为,在竞争压力下,通过对企业内信息和管理需求的全面了解,做出对某种is的采用决策;(2)理解行为,通过对is的开发与施行,深切进入理解引入的is后,组织新的管理形式并建立新的管理制度;(3)承受行为,通过is在企业内部的推广,使企业内个人用户信任并承受已建立的is;(4)进化行为,is被企业内个人用户消化吸收,成为企业的惯例性活动,企业进入下一轮is升级。能够由此得出对应于is生命周期的各个阶段,企业内个人用户的重要行为描绘叙述(见下表)。这些行为在时间上顺序发生,环环相扣,前一个行为的效果影响后一个行为的发生,并通过他们的累积作用来实现is的效能。因而,在组织引入is的约束条件下,明确了我们能够利用外部的管理因素的影响,对企业内个人用户行为进行有目的的控制,能够到达提升is效能的目的。2.详细的管理策略(1)创造有利于is效能发挥的外部条件企业在引入is时,要认识到这是对原有的技术—企业组织—个人之间平衡的打破,要想使新信息系统的效能得到发挥,就需要更快更好的建立起新的平衡。首先,要保证is的技术特性、企业组织环境和个人特性的相容性。每个企业都有其不同的组织目的、不同的任务特性和不同的组织文化。即有着不同的组织环境。要想使一个新的is有效的完成组织任务,为企业成员所承受,就要保证is的技术特性与特殊的企业组织环境相容合、相匹配。这种匹配是动态的、双向的,包含is对企业组织的匹配(系统建立之初对组织任务、构造和信息流向的解读)和企业组织对is的匹配(为实现更高层次的管理目的,以建立新的is为契机对组织任务的从新认识和对组织构造、组织信息流的从新调整)两方面。作为企业组织成员在组织中,存在职位、mis教育背景、相关经历体验水平等因素的不同是必定的。因而is在设计和施行的经过中,要充足考虑到企业组织成员间的差别性,使is在技术设计和培训的提供上,与各类成员的个人特性相符合,能力降低用户对新is的抗拒心理。同时,企业也要确保企业成员的个人特性,与其所要完成的组织任务相符合,具备基本的技术和经历体验水平。同时通过建立创新性的组织文化,加强成员的学习能力,将个人的目的统一在组织目的之内,构成合力,有利于用户对is的承受和使用。作为环境三要素的is的技术特性、企业组织环境和个人特性要互相容合、互相匹配,构成一个“场〞,共同促进用户对is的良性认知的构成。其次,建立有效的组织内的沟通。组织内沟通能够使组织内的知识,在组织内部得到很好的传播,能够让组织成员在面对is时,不仅有显性知识的支持,可以有渠道获得隐形知识的支持,进而感悟到更多的组织资源。有研究证明这种更多的可感悟资源有利于组织成员对is的承受和使用。(2)对企业内个人用户个人行为进行分阶段的、有目的的控制由前面的分析我们能够看到,企业is效能的发挥要以企业内个人用户的良性个人行为为基础。这些个人行为以了解行为、理解行为、承受行为和进化行为这4种不同的行为类型依次出现,并对is效能的发挥产生累积效应。因而在详细的管理理论中,以个人良性行为表现为目的,对用户的行为进行分阶段的控制、观测和指点,能够使我们对is效能的实现产生很好的预期。而且,由于这些行为及其结果将以一种经历体验的形式,对下一次的is引入经过中的个人认知产生反应作用,就使得对企业内用户个人行为的控制显得尤为主要。四、结论综上所述,一个企业引入is时,为了获得更好的效能输出,就要从建立良好的内部管理环境,以及对企业成员的个人行为控制两方面下手。在is规划、设计、施行、评价、使用等各个环节,都要对这两方面给以充足的考虑。以此为途径提升企业管理信息系统的实际运行效果,提升企业的经济效益。以下为参考文献:[1]rogers,e.m.diffusionofinnovations(fourthedition)[m].thefreepress,newyork,usa,1995[2]brownsa,masseyap,montoya-weiss,mm,burkmanjr,doireallyhavetouseracceptanceofmandatedtechnology[j].europeanjournalofinformationsystems,2002,11(4):283-295[3]venkateshv,davisfd.atheoreticalextensionofthetechnologyacceptancemodel:fourlongitudinalfieldstudy[j].managements