智慧社区数字物管系统用户手册

智慧社区数字物管系统用户手册目录一、系统概述 7（一）系统登陆方法 71、从社区服务平台登陆 72、从物管公司首页登陆 7（二）系统技术架构 8（三）系统体系架构 81、公司管理系统 92、项目管理系统 10（四）系统功能架构 10二、上线准备 12（一）公司准备工作 12（二）项目准备工作 13（三）上线物料准备 141、平推式票据打印机 142、激光/喷墨打印机 153、A4打印纸 154、收款收据 155、退款凭据 156、派工单 157、普通填数式收款收据 15三、公司系统 16（一）系统管理 161、权限设置的操作方法 162、权限调整的操作方法 203、权限注销的操作方法 20（二）收费管理 201、收费项目的设置方法 222、收费标准的设置方法 233、佣金标准的设置方法 274、收费划分的设置方法 285、收费比例的设置方法 286、费用审核的设置方法 297、零头结转的设置方法 318、欠费原因的设置方法 319、票据设置、购买、发放、核销的操作方法 3110、交款管理的操作方法 34（三）客服管理 361、报事类别的设置方法 36（四）物资管理 371、物资设置的操作方法 372、仓库设置的操作方法 393、采购申请的操作方法 394、采购计划的操作方法 415、物资入库的操作方法 436、物资出库的操作方法 487、物资调拨的操作方法 528、物资盘点的操作方法 54（五）设备管理 551、设备设置的操作方法 55（六）办公管理 561、如何设置工作流程？ 562、如何发起工作流程？ 613、如何进行文件审批？ 634、如何干预工作流程？ 655、如何使用个人工具？ 65（七）人事管理 671、怎样进行初始设置？ 672、如何进行招聘登记？ 683、如何进行入职办理？ 694、如何进行合同登记？ 705、如何进行社保登记？ 716、如何进行转正办理？ 717、如何进行异动登记？ 728、如何进行离职办理？ 739、如何进行考勤登记？ 7410、如何进行培训登记？ 75（八）信息管理 761、信息发布的操作方法 772、短信发送的操作方法 77四、项目系统 79（一）信息管理 791、信息发布的操作方法 792、短信发送的操作方法 80（二）房产管理 811、房屋新增、修改、删除的操作方法 812、房屋拆分与取消拆分、房屋合并与取消合并的操作方法 853、房屋状态的设置方法 86（三）客户管理 881、业主新增、修改、删除、更名的操作方法 882、家庭成员、不同客户之间关联关系的建立方法 933、临时客户的建立方法 95（四）租售管理 961、房屋转让、费用转移的操作方法 962、房屋租赁、费用转移的操作方法 993、租赁合同登记、计费、审核的操作方法 102（五）抄表管理 1041、房间表的设置方法 1042、公区表的设置方法 1053、房间表的抄表方法 1074、公区表的抄表方法 1105、修改、删除抄表读数的操作方法 1126、抄表读数冻结和解冻的操作方法 113（六）车位管理 1131、车位资料登记的操作方法 1142、车位业务办理的操作方法 1163、车位产权转让的操作方法 122（七）客服管理 1231、报事设置的操作方法 1232、报事受理、撤销的操作方法 1243、报事派工、派工单转协调单的操作方法 1274、报事跟进、回单录入、计费的操作方法 1295、将已经完结的报事返回处理的操作方法 1306、报事回访的操作方法 1317、夜间报事的处理方式 132（八）装修管理 1321、装修登记、审批、办证、违章、验收的操作方法 132（九）广告管理 1341、广告位登记、办理、退订的操作方法 134（十）合同管理 1351、经营合同登记、计费、审核的操作方法 135（十一）收费管理 1391、收费类型、收费时间、客户收费标准的设置方法 1392、各类应收费用生成方式、费用生成不成功的原因 1423、费用修改、撤销、拆分、转移、冻结的操作方法 1504、减免申请、审核、撤销减免的操作方法 1535、预交冲抵、审核、撤销冲抵的操作方法 1556、打印交费通知单、欠费通知单操作方法 1587、银行托收、人工托收的操作方法 1618、前台收费（实收、预收、预存等）的操作方法 1679、修改收款方式/收款时间、撤销收款的操作方法 17310、收款票据修改、撤销、补打、换票的操作方法 17711、退款申请、审核、办理操作方法 18312、收款日报、交款申请的操作方法 18613、费用支付、撤销支付的操作方法 187（十二）物资管理 1891、物资设置的操作方法 1892、采购申请的操作方法 1903、物资入库的操作方法 1904、物资出库的操作方法 1915、物资盘点的操作方法 191（十三）设备管理 1911、设备档案设置的操作方法 1912、设备资料登记的操作方法 1913、设备维养规则的设置方法 1954、设备维养计划的生成方法 1975、设备维养计划的调整方法 1976、设备计划维养的登记方法 1987、设备临时维修的登记方法 200五、查询统计 201（一）公司层级汇总查询、统计指南 201（二）项目层级明细查询、统计指南 202六、常见问题 206（一）为什么不能正常显示打印报表？ 206（二）为什么不能正常导入EXCEL表？ 208一、系统概述（一）系统登陆方法从社区服务平台登陆（二）系统技术架构技术架构基于B/S模式，采用SQLServe数据库和.Net开发框架。所有系统均部署在云平台上，客户端只需可上网的电脑即可，部署、维护简便，数据、信息安全，使用、运维成本低廉。（三）系统体系架构根据企业组织架构不同，相应的系统架构包括“公司子系统—项目子系统”两级架构，或者“集团子系统—公司子系统—项目子系统”三级架构，并在不同管理层级配置相应的业务模块。1、公司管理系统每家公司一套，用于公司层面的宏观业务管控。2、项目管理系统每个小区一套，用于项目层面的具体业务管理。（四）系统功能架构“物业管理系统”功能架构包括收费、客服、物资、设备、人事、办公六个子系统，其中收费子系统用于对房产、客户、抄表、车位、合同等基础信息和计费、调整、减免、通知、收款等收费业务的管理；客服子系统用于对业主咨询、投诉、报修等的受理、派工、协调/处理、回访等业务的管理；物资子系统用于物资申购、入库、出库、调拨、盘点等业务的管理；设备子系统用于对设备档案、备品备件、设备计划维养、设备临时维修、设备校验等业务的管理；人事子系统用于对员工招聘、入职、试用、异动、离职等人事信息和考勤、培训等业务的管理；办公子系统用于对个人办公工具和公共办公流转的管理。二、上线准备在系统进行正式启用前，公司和项目必须完成各自的准备工作。（一）公司准备工作NO.工作项目工作内容责任部门/岗位备注1权限设置设置整个公司的机构、项目、岗位、权限、用户。公司网管参照“附件、权限设置指南”，具体根据公司管理情况而定。2收费设置（1）设置整个公司的收费项目、收费标准、佣金标准、收费比例，并将设置结果发送到到项目。（2）将收款收据、退款凭据、收款发票发放到项目。公司财务3报事设置设置整个公司的报事类别、处理时限，并将设置结果发送到到项目。公司品质4物资设置设置整个公司的物资类别、物资档案、供方档案。公司库管5设备设置设置整个公司的设备类别、维养类别。公司工程6人事设置设置整个公司的人事基础信息和考勤基础信息。公司人事7OA设置设置整个公司的各类工作审批流程。公司行政（二）项目准备工作NO.工作项目工作内容责任部门/岗位备注1基础资料导入将本项目的房产资料、房屋状态、客户资料、租户资料导入系统。项目客户主管按照“附件、基础资料数据模板”提供基础资料，交由公司导入。2车位资料导入将本项目的车位基础资料、车位租赁资料导入系统。项目出纳按照“附件、车位资料数据模板”提供车位资料，交由公司导入。3抄表资料导入（1）设置本项目的房间表、公区表；（2）将上月、本月的抄表资料导入系统。项目出纳按照“附件、抄表资料数据模板”提供抄表资料，交由公司导入。4报事初始设置（1）设置公共区域；（2）输入处理人员。项目工程主管5欠费资料导入将每户客户截止到当前的欠费资料导入系统。项目出纳按照“附件、欠费资料数据模板”提供欠费资料，交由公司导入。6预交余额导入将每户客户截止到当前的预交余额导入系统。项目出纳按照“附件、预交资料数据模板”提供预交余额，交由公司导入。7未退资料导入将每户客户截止到当前的未退押金、保证金等资料导入系统。项目出纳按照“附件、未退资料数据模板”提供未退押金、保证金等资料，交由公司导入。8库存资料导入将本项目的库存物资资料导入系统。项目库管按照“附件、物资资料数据模板”提供库存物资资料，交由公司导入。9设备资料导入将本项目的设备档案导入系统。项目工程主管按照“附件、设备资料数据模板”提供设备档案资料，交由公司导入。10人事资料导入将公司/项目的人事档案导入系统。公司/项目人事主管按照“附件、人事资料数据模板”提供人事档案资料，交由公司导入。（三）上线物料准备1、平推式票据打印机1台/项目，放在前台，打印收款收据、退款凭据、派工单。2、激光/喷墨打印机1台/项目，放在办公室，打印交费通知单、欠费通知单、报事协调单。3、A4打印纸若干，放在办公室，打印交费通知单、欠费通知单、报事协调单。4、收款收据若干，24*14mm三联压感打印纸，带号码，注意第一联给业主，颜色与退款凭据区别。5、退款凭据若干，24*14mm三联压感打印纸，带号码，注意第一联给业主，颜色与收款收据区别。6、派工单若干，24*14mm三联压感打印纸，不带号码，白纸。7、普通填数式收款收据若干，放在前台，作为停电、断网时临时收款用。三、公司系统（一）系统管理1、权限设置的操作方法权限设置的目的是设置每个操作用户的操作权限。具体步骤如下：（1）第一步：设置组织机构系统管理→机构设置→选中当前某一机构（没有时不选）→确定选中机构和新建机构之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→新增机构→保存。（2）第二步：设置管理项目系统管理→项目设置→选中当前某一项目（没有时不选）→确定选中项目和新建项目之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→新增项目→保存。（3）第三步：设置通用岗位●什么是通用岗位？在设置不同项目、相同岗位的模块权限时，为了避免重复劳动，我们虚拟一个“通用岗位”，用于设置不同项目、相同岗位所共有的模块权限，然后把这个通用岗位绑定到具体岗位上，那么这个具体岗位就拥有了通用岗位的模块权限。比如某公司管理了A、B、C三个项目，三个项目都有项目经理岗位，为了避免设置三次项目经理的模块权限，我们虚拟“项目经理”这个通用岗位，然后针对这个通用岗位设置项目经理所共有的模块权限，然后将这个通用岗位绑定到三个项目经理上，这三个项目经理就拥有了通用岗位的模块权限。●怎样设置通用岗位？系统管理→岗位设置→选中左侧“通用岗位”→新增岗位→保存。（4）第四步：设置具体岗位●什么是具体岗位？具体岗位是指组织机构下面的具体岗位，比如A项目下面有项目经理、客户主管、工程主管等具体岗位。凡是要使用本系统的岗位都必须在机构下面设置，实际存在但不使用本系统的岗位可不设置。●怎样设置具体岗位？系统管理→岗位设置→在左侧选中要设置的岗位所属的组织机构→新增岗位→绑定该具体岗位所对应的通用岗位→保存。（5）第五步：设置模块权限●什么是模块权限？本系统的操作权限包括模块权限和项目权限：模块权限又称业务权限，用于确定用户登陆系统后可以操作哪些业务模块。●怎样设置模块权限？首先设置通用岗位的模块权限：系统管理→权限设置→模块授权→点击左侧通用岗位→选择通用岗位→点击“查找”→勾选所对应的模块权限→保存。然后设置具体岗位的模块权限：如果一个具体岗位已经绑定了一个通用岗位，那么这个具体岗位自然具有了这个通用岗位的模块权限；如果一个具体岗位没有绑定通用岗位，或者需要给这个具体岗位授予比通用岗位更多的模块权限，那么需要设置具体岗位的模块权限：系统管理→权限设置→模块授权→选择左侧组织机构→勾选具体岗位→点击“查找”→勾选所对应的模块权限→保存。（6）第六步：设置项目权限●什么是项目权限？本系统的操作权限包括模块权限和项目权限：项目权限又称数据权限，用于确定用户登陆系统后可以切换到哪些项目。●怎样设置项目权限？因为不同项目操作人员的的项目权限是不同的，比如A项目的项目经理与B项目的项目经理尽管岗位相同、模块权限相同，但是项目权限一般来说是不一样的：A项目的项目经理只能操作A项目的管理系统，B项目的项目经理只能操作B项目的管理系统，所以项目授权只能针对具体岗位授予：系统管理→权限设置→项目授权→选择左侧组织机构→选择具体岗位→点击“查找”→勾选所对应的项目权限→保存。（7）第七步：添加操作用户设置了每个岗位所具有的模块权限和项目权限以后，对于具体人员，只需帮定具体岗位，那样这个人员自然就具有了岗位的模块权限和项目权限了；一个人员可绑定多个具体岗位。系统管理→用户设置→新增→输入人员姓名→选择组织机构→确定帐号→点击“添加岗位”→选择组织机构后选择岗位（一个用户可绑定多个岗位）→输入初始密码→保存。2、权限调整的操作方法当一个人员因为工作调动，模块权限和项目权限可能发生变化，此时只需在“用户设置”模块把原来绑定的岗位删除，重新绑定岗位即可。查询人员→点击“编辑”→删除原来岗位→重新绑定岗位→保存。3、权限注销的操作方法人员离职后应立即注销其登陆账号，禁止其继续使用本系统。操作方法是在“用户设置”模块直接删除该用户，删除以后该用户不能再登陆系统，但是其档案及所做的操作仍将永久保留。系统管理→用户设置→删除用户。（二）收费管理收费管理的基础设置主要包括以下内容：●收费项目设置：用于设置整个公司的收费项目；●收费标准设置：用于设置整个公司的收费标准；●佣金标准设置：用于设置代收类费用的物管公司提留方式和提留比例；●费用划分设置：用于设置每月的水电气抄表的费用归属时间；●收费比例设置：用于设置不同房屋状态的物管费收费比例；●费用审核设置：用于设置收费业务的审核模式和审核流程；●零头结转设置：用于设置前台收费时零头取整的默认方式；●欠费原因设置：用于设置欠费原因分类，便于项目进行欠费原因分析时的归类；●信用等级设置：用于设置客户信用等级的评定方式；●银行托收设置：用于设置银行托收业务的相关参数。根据每个公司的管理需求，分为必设项和选设项：1、收费项目的设置方法收费项目设置用于设置整个公司的收费项目。收费管理→收费设置→收费项目设置→新增→输入费用名称→选择费用性质（收入、代收、暂收）→选择计费周期（物管费、车位物管费、水电气费等为周期性费用，其它的选择无固定周期）→选择取舍位数（一般精确到分）→选择费用类型（物管费为物管类，车位物管费、车位租赁费为车位类，特约服务费为服务类，水电气费分别为水电气类，需要分摊的水电气费分别为水电气公摊，不属于上述各类的选择为空）→桌面物管费收费率统计是否包含该费项（物管费、车位物管费选择是，其它选择否）→是否允许前台收费员直接输入该项费用（临时性费用允许，其它费用不允许）→保存。（1）费用类型的确定及其对业务的影响●物管类：物管费（住宅物管费、商业物管费、写字楼物管费等）划入该类；●车位类：车位物管费、车位租金划入该类；只有划入车位类的费用，在车位管理模块设置车位标准时才能引用；●服务类：特约服务类费用划入该类；只有划入服务类的费用，在客服管理模块进行费用输入才能引用；●水、电、气：需要抄表计费的水、电、气费划入该类；●水、电、气公摊：需要抄表计费并且进行公摊的水、电、气费划入该类。不属于上面任何一类的费用设置为空。（2）是否允许前台收费人员直接输入的判定方法费用类型生成原理是否允许直接输入物管类费用根据收费标准、房屋面积、房屋状态，每月批量计费生成。否车位类费用车位物管根据收费标准，每月批量计费生成。否车位租金在车位管理模块，根据车位标准、租赁时间计费生成。否水电气费用根据收费标准和抄表读数，每月批量计费生成。否服务类费用在客服管理模块，根据收费标准和服务内容计费生成。否临时性费用比如押金、保证金、工本费、临停费等临时性费用。业务发生时，有前台人员直接输入。是通过以上管控，杜绝在费用生成源头上的随意性。2、收费标准的设置方法收费标准设置用于设置整个公司的收费标准，设置完后，需要将标准发送到对应的项目，这样项目才能引用这些标准；在往项目发送收费标准时，系统自动将收费项目发送到项目；对于有些收费项目没有确定的收费标准（比如维修材料费），可按实际发生额作为标准进行设置和发送。（1）如何设置标准？收费管理→收费设置→收费标准设置→选择费用项目→新增→输入标准名称→输入标准说明→选择计算方式（按“定额/月”适用于垃圾清运费每月X元、按定额计费的车位物管费每月X元、按定额计费的车位租金每月X元等；按“建筑面积*单价/月”适用于物管费等；按“车位面积*单价/月”适用于按车位面积计费的车位物管费等；按“用量*单价/月”适用于水电气费等；按“数量*单价/月”适用于工时费一个小时X元、装修押金一套房子X元、工本费一个X元等；按“天数/数量*面积*单价”适用于装修管理费等；没有固定标准的选择“按实际发生额”，比如维修材料费等）→输入通用收费标准→保存。一些特殊标准的设置方法：●当计算方式为“单价*数量”时，有个选项“数量取整方式”：比如工时费，如果根据工时据实计费，那么数量不作取整，是多少算多少；如果不足半小时按半小时计费、超过半小时不足1小时按1小时计费时，此时要设置为“数量取整到0.5”。●当水电气费按照阶梯计价，比如50度以内按照0.5元/度计费，超过50度按照0.6元/度计费的情况；再比如物管费1-3楼按照1.2元/平米计费，3楼以上按照1.3元/平米计费的情况。如果有以上情况存在，还是只需设置一个标准，具体由系统自动判断。设置方法：首先设置为按条件计算，然后确定计算条件，最后设置具体的条件。举例：电费小于50度按照0.5元/度计费，大于等于50度按照0.6元/度计费的情况，设置流程和结果如下：（2）如何发放标准？设置完后，需要将标准发送到对应的项目：●方法一：将一个标准发往多个项目收费管理→收费设置→收费标准设置→点击标准列表中的“多项目发送”→将待发送的项目从右边选到左边→保存。●方法二：给一个项目发送多个标准收费管理→收费设置→收费标准设置→点击“多标准发送”→在左边选择要发送的项目→将待发送的标准从右边选到左边→保存。（3）如何调整标准？如果一个标准已经发送到项目，现在需要调整标准，直接修改标准即可。（4）如何废止标准？如果一个标准已经发送到项目，现在需要废止标准，操作流程如下：第一步：由项目操作人员将该标准从已绑定的客户名下取掉。第二步：在标准发送操作界面，将该标准从已发送项目收回：第三步：删除标准，系统自动将该标准转入历史标准供查询。3、佣金标准的设置方法对于代收类的费用，比如车位租金300元/月，需要设置这300元车位租金中车位物管费多少钱、车位租金多少钱，系统才能自动地在报表中进行收入拆分。只有代收类费用才能设置佣金标准，并且是一个收费标准只能设置一个佣金标准。收费管理→收费设置→收费标准设置→佣金标准设置→选择收费项目（只能选择代收类费用项目）→选择收费标准（一个收费标准只能设置一个佣金标准）→新增→选择佣金项目→选择提取方式（费项内提取时只收客户一笔费用，报表自动拆分为两笔；费项外新增时除收客户本金以外，另收一笔佣金）→选择提取方式（“按总额固定金额”是指不管一笔本金是多少，佣金都是固定的，比如代收水电每笔收取5元代办手续服务费；“按单价固定金额”是指每收取一定数额的本金，就会收取一定数额的佣金，比如300元车位租金提取50元车位物管，那么600元车位租金就应提取100元车位物管；“按金额的百分比”是指按照本金的百分之多少提取佣金）→输入提取值→保存。4、收费划分的设置方法本设置只针对水电气费，确定抄表时间和费用期间的关系，比如多少号之前抄表的费用应该计入本月应收，多少号之后抄表的费用应该计入次月应收。抄表时间小于费用划分时间的，计入本月费用；抄表时间大于、等于费用划分时间的，计入次月费用。例如：本月抄表如需全部计入本月费用，费用划分时间应设置为32；本月抄表如需全部计入次月费用，费用划分时间应设置为1。收费管理→收费设置→收费标准设置→费用划分设置→选择费用项目（这里只显示各个项目的水电气及水电气公摊费项）→编辑→设定费用划分日期→保存。5、收费比例的设置方法在有些地区，房屋状态不同，物管费收费比例也不同，比如已售空置收取50%的物管费，装修空置收取70%的物管费，房屋状态及所执行的物管费收费比例，需要在这里设置。本系统的设计原理是，房屋状态发生变化时，从次月起系统自动按照新的房屋状态计算物管费，不需人工调整收费标准，也不需设置多个物管费收费标准，在这里设置好不同房屋状态的物管费收费比例即可。收费管理→收费设置→收费标准设置→收费比例设置→新增→输入房屋状态（比如未售、已售空置、装修空置、入住等）→输入不同房屋状态所对应的物管费的收费比例（如果不同交房状态都按全价收取物管费，那么都输入100%）→保存。6、费用审核的设置方法确定管控模式，比如批量计费、合同计费、批量抵扣、退款、减免、票据撤销等是否需要审核、由哪些岗位审核。（1）是否需要审核设置●批量入账是否需要审核：每个月批量生成物管费、车位物管费、水电气费等周期性费用后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。●单户入账是否需要审核：有时会有这种情况，比如客户前来缴费时，要缴纳后几月的费用，但是系统还没有生成后几月的费用，此时可以采用两种办法处理：首先预存，待后几月费用生成后进行冲抵；或者由前台收费人员直接生成后几月的费用进行预收。当采用后一种处理办法时，前台收费人员需要进行单户入账，单户入账后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为否。●预交冲抵是否需要审核：每个月批量生成物管费、车位物管费、水电气费等周期性费用并生效后，需要用客户的预存费用去冲抵应收费用，批量冲抵后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。●合同费用是否需要审核：对于租赁合同或者其它经营合同，输入合同及计费条款后，系统自动计算整个合同期间的费用，费用计算出来后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。●费用减免是否需要审核：对于费用减免，提交减免申请后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。●退款办理是否需要审核：对于退款办理，提交退款申请后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。●票据撤销是否需要审：对于已经收款的票据，提交撤销申请后，是自动生效还是需要通过审核生效；建议设置为是。票据撤销审核通过后，已收款将返回到欠费状态，同时撤销的票据可以恢复重新使用。（2）退款审核流程设置“退款办理是否需要审核”如果设置为是以后，如果不进行审核流程设置，那么凡是有“退款审核”模块权限的用户，都可以进行退款审核，并且只需一人审核即可生效；如果需要指定多个岗位依次进行审核，按照下列方式操作：●单个设置收费管理→收费设置→费用审核设置→退款审核流程设置→单个设置→选择费用项目→新增→输入审核顺序和审核岗位→保存→按照以上方法继续进行第2、3…个审核岗位的设置。●批量设置收费管理→收费设置→费用审核设置→退款审核设置→批量设置→将要设置的费用项目从左边选到右边→将要设置的岗位从左边选到右边→通过上下箭头调整审核顺序→点击设置保存。（3）减免审核流程设置操作方法同“退款审核流程设置”。7、零头结转的设置方法前台收费时，系统默认收款金额是否取整、是取整到元还是取整到角，需要在这里设置。收费管理→收费设置→零头结转设置→根据管理需要进行设置→确定。8、欠费原因的设置方法项目进行客户欠费分析时，对每户欠费需要归结原因，如果公司不列出规范化的欠费原因，那么不同项目、不同人员对同一欠费原因的表述可能是不同的，也就无法按照欠费原因进行欠费分析，所以需要在这里由公司统一设置欠费原因类别。收费管理→收费设置→欠费原因设置→新增→输入原因类别→保存。9、票据设置、购买、发放、核销的操作方法由于项目收任何一笔钱，都必须要有相应的票据号，所以在项目启用收费系统前，公司财务必须将收费票据发放下去，否则项目将无法收费。（1）第一步：票据设置票据的大类包括收款收据、收款发票和退款凭据，每个大类中具体的小类需在此设置，比如收款收据分物业通用收据和租金专用收据，收款发票分2元、3元、5元版定额发票和百元版、千元版普通发票等。收费管理→票据管理→票据设置→新增→选择票据种类（其中凭据是指退款凭据）→输入票据类别→输入其它信息→保存。（2）第二步：票据购买（此项操作可选）票据购买用于登记票据购买信息，登记以后，在票据发放时就可以直接选择购买的号段，还可以查询未发放票据；如果您不想把票据的购买信息登记到系统中，在发放时也可以直接输入要发放的号段，当然，这样就无法查询未发放票据了。收费管理→票据管理→票据购买→新增→选择票据种类→选择票据类别→输入相关购买信息→保存。（3）第三步：票据发放收费管理→票据管理→票据发放→选择票据种类→选择票据类别→选择或输入起止号（如果进行了票据购买登记，则可选择购买记录；如果没有，直接输入；前面的0不可以输）→选择使用小区→选择领用人→选择使用人（也可以不选）→保存。特别说明：如果选择了“使用人”，那么这本发票就只能由此人使用，其它收款人员在收款时都无法使用这本票据；如果不选择“使用人”，那么前台所有收款人员在收款时都可以使用这本票据。（4）第四步：票据核销所谓票据核销，是指对使用过的票据进行核销，核销以后，这些票据将不能修改和撤销。本系统的票据核销有两个途径，一是使用了“交款管理”的公司，在项目提交交款申请后，收款票据自动冻结；二是没有使用“交款管理”的公司，可由公司财务人员通过本模块单独进行票据核销。●整本票据核销整本票据核销用于核销已经使用完的整本票据：收费管理→票据管理→票据核销→刷新票据数量（刷新当前已用和未用票据）→点击“未核销”→查询已用完的整本票据（“是否用完”选择是）→查询→勾选要核销的整本票据→核销确定●部分票据核销部分票据核销用于核销一本票据中已使用的部分：收费管理→票据管理→票据核销→刷新票据数量（刷新当前已用和未用票据）→查询要核销的那本票据→点击票据列表中的“核销”→“是否使用”选择是→输入已使用、需核销的起止号→查询→核销确定。10、交款管理的操作方法（1）交款管理有何用途交款管理就是项目定期通过系统将最近的收款的钱及对应的票据、报表提交公司审核、记账。交款管理的工作流程为：项目出纳通过项目子系统提交交款申请→公司会计、出纳通过公司子系统进行收款审核、记账审核。项目出纳一旦提交交款申请以后，相应的票据将被自动冻结。（2）如何进行收款审核、记账审核收款审核一般有公司出纳操作，记账审核一般由公司会计操作，两者操作方法相同，以收款审核为例：收费管理→交款管理→交款审核→点击交款申请列表中的“审批”→对照实物钱款、报表和票据，在系统中进行核对，核对无误，点击审批确定。（3）如何撤销交款申请项目出纳提交交款申请后，如果需要撤销申请；或者公司会计、出纳审核发现问题需要返回项目重新提交，都需由公司会计、出纳撤销交款申请，操作方法如下：如果公司会计、出纳都还没有审核，可由会计或者出纳直接取消申请；如果公司会计、出纳已经有一人审核或者两人都已审核，需先撤销审核，然后取消申请。（三）客服管理1、报事类别的设置方法由公司统一设置报事分类、处理时限并将其发送到项目，供项目在报事受理时选择报事所属的类别，以便工作考核和分类统计。（1）第一步：设置报事类别客服管理→报事设置→类别设置→选中当前某一类别（没有时不选）→确定选中类别和新建类别之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→新增→输入类别名称→勾选该类报事所适用的区域（可单选或双选）→设定处理时限（从客户预约时间开始，在处理时限内完成为按时完成，超出处理时限完成为逾期完成）→设定预约提示时间（在客户预约时间前多少小时提示派工）→输入备注信息（在备注中输入哪些报事归入该类，以便前台受理人员参考）→保存。（2）第二步：发送报事类别客服管理→报事设置→类别发送→在左边选择要发送的项目→将待发送的类别从右边选到左边→保存。（四）物资管理1、物资设置的操作方法由公司统一设置物资管理的基本信息、供方档案、物资类别和物资档案。（1）参数设置包括采购申请设置、公司仓库设置、项目仓库设置：●采购申请设置设置集中采购申请、审核时，是否允许修改集中采购价格，以及经过审核后的集中采购申请每月自动失效时间，自动失效后，必须重新提交集中采购申请。业务管理→物资管理→物资设置→参数设置→采购申请设置→输入设置信息→保存。●公司仓库设置公司仓库是指公司本部仓库或者公司总库，公司仓库设置用于设置公司的零星采购限额和仓库个数，比如公司零星采购限额为1000元，仓库个数为2个，那么公司两个仓库每月零星采购总额不得大衣1000元。业务管理→物资管理→物资设置→参数设置→公司仓库设置→输入设置信息→保存。●项目仓库设置项目仓库设置用于设置项目的零星采购限额和仓库个数，比如某项目零星采购限额为1000元，仓库个数为2个，那么该项目两个仓库每月零星采购总额不得大衣1000元。业务管理→物资管理→物资设置→参数设置→项目仓库设置→输入设置信息→保存。（2）供方档案由公司统一建立供方档案：业务管理→物资管理→物资设置→供方档案→新增→输入供方档案信息→保存。（3）物资类别由公司统一建立物资类别：业务管理→物资管理→物资设置→物资类别→选中当前某一类别（没有时不选）→确定选中类别和新建类别之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→新增→输入类别名称→→保存。（4）物资档案由公司统一建立物资档案。物资分为集中采购物资和零星采购物资，其中集中采购物资是指由项目提交采购申请、公司审核后统一采购的物资；零星采购物资是指不需提交采购申请，由项目自行采购的物资，但是公司可对每个项目、每个月的零星采购总额进行限定。业务管理→物资管理→物资设置→物资档案→新增→输入物资档案基本信息→输入公式本部仓库物资档案补充信息（补充信息内容：如果属于零星采购物资，输入零星采购价格；是否属于只需建档、不需办理入库出库的物资；该物资在本库的安全库存数量等；如果公司本部未设仓库，可以不输上述补充信息）→保存。2、仓库设置的操作方法在物资设置模块，由公司管理人员设置了公司本部和各个项目的仓库数量，在此基础上，如果公司本部设有仓库，须由公司本部库管人员设置公司本部仓库的相关信息，主要是设置仓库的名称，设置的仓库个数不得大于允许公司本部可以建立的仓库数量。业务管理→物资管理→仓库设置→新增→输入仓库名称→保存。3、采购申请的操作方法（1）第一步：采购申请提交采购申请只针对集中采购物资（零星采购物资不需申请，可直接办理入库及入库审核），库管人员在提交集中采购申请时，操作方法如下：业务管理→物资管理→采购计划→采购申请→新增→输入采购申请基本信息（包括采购仓库、采购日期、制单人等，其中采购单号自动成，审核人在采购申请审核通过后系统自动填写）→点击“选择物资”→系统自动显示集中采购物资→输入要采购的物资信息（包括物资名称、单价、数量、供应商等；是否可以修改价格以及是否允许调高和调低，视公司管理人员在“物资设置”模块的授权而定）→点击“确定”→保存后自动提交审核。（2）第二步：采购申请审核对于库房提交的采购申请，审核人员可以直接审核通过并进行采购；也可以审核通过后提交公司汇总各仓库提交的采购申请并形成公司的采购计划，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→采购审核→在未审核的申购单列表中点击“编辑”→如需修改申购单，点击“选择物资”→根据需要，修改申购物资、价格、数量、供应商后确定（是否可以修改价格以及是否允许调高和调低，视公司管理人员在“物资设置”模块的授权而定）→点击“审核通过并直接采购/审核通过并提交公司/不通过”。4、采购计划的操作方法对于管理多项目、设有多库房的公司，一般由项目库管提交采购申请，项目经理审核后提交公司，由公司采购主管汇总各项目的采购申请并形成公司的采购计划，采购计划经审核通过后执行采购。（1）采购计划提交在各个仓库的采购申请经审核通过并提交公司后，方可编制采购计划，操作方法如下：业务管理→物资管理→采购计划→新增→输入采购计划基本信息→选择采购申请单→保存。（2）采购计划审核对于公司采购主管提交的采购申请，需要经过审核以后方可生效，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→计划审核→在未审核的采购计划列表中点击“编辑”→如需修改采购计划，点击修改明细进行修改→审核通过。5、物资入库的操作方法物资入库的类别包括：●集中采购入库：提交集中采购申请并经审核通过后，对审核通过的集中采购物资办理入库；办理入库时，可以自动获取已经审核通过但未办理入库的物资，也可以根据申购单选择未办理入库的物资，还可以手动选择已经审核通过但未办理入库的物资。●零星采购入库：零星采购入库是指不需进行采购申请和审核，根据需要任意选择物资办理零星采购入库，但是每月的零星采购总额不得超过公司管理人员设置的零星采购限额。●调拨入库：调拨入库是指由公司管理人员在公司下属的两个仓库之间进行物资的调出调入办理，两个当事仓库的库管人员只需进行出货、到货的确认即可。●退货入库：退货入库是指针对已经办理的出库单进行退货入库。（1）集中采购入库提交集中采购申请并经审核通过后，对审核通过的集中采购物资进行入库办理。操作方法如下：第一步：集中采购入库办理业务管理→物资管理→物资入库→集中采购入库→新增→输入入库单基本信息（注意：选择要办理入库的供应商名称，选择了供应商名称后，在选择入库物资清单时只显示已通过采购审核的该供应商的物资）→根据需要，点击“获取采购物资”（自动获取已经审核通过但未办理入库的该供应商的物资）、或者“选择采购单”（根据申购单选择未办理入库的该供应商的物资）、或者“手动选择物资”（手动选择已经审核通过但未办理入库的该供应商的物资）→系统自动显示已经审核通过但未办理入库的该供应商的物资列表→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量（只能改小，不能改大，否则将无法通过入库审核）→保存后自动提交审核。第二步：集中采购入库审核针对提交的入库申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→入库审核→集中采购入库→在未审核的入库单列表中点击“编辑”→如需修改入库单，点击“获取采购物资”、或者“选择采购单”、或者“手动选择物资”并重新选择入库物资→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。（2）零星采购入库零星采购入库不需进行采购申请和审核，根据需要任意选择物资办理零星采购入库，但是每月的零星采购总额不得超过公司管理人员设置的零星采购限额。操作方法如下：第一步：零星采购入库办理业务管理→物资管理→物资入库→零星采购入库→新增→输入入库单基本信息→点击“手动选择物资”→输入要办理入库的物资数量并确定→根据需要，点击物资列表中的“编辑”对已经选择的物资进行修改→保存后自动提交审核。第二步：零星采购入库审核针对提交的入库申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→入库审核→零星采购入库→在未审核的入库单列表中点击“编辑”→如需修改入库单，点击“手动选择物资”并重新选择入库物资→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。（3）调拨入库调拨入库由公司管理人员在公司下属的两个仓库之间进行物资的调出调入办理，两个当事仓库的库管人员只需进行出货、到货的确认即可。操作方法如下：业务管理→物资管理→物资入库→调拨入库→在物资调拨单列表中点击“编辑”，查看调拨物资详情→如果调拨单与调拨实物吻合，在物资调拨单列表中点击“确认到货”即可。（4）退货入库退货入库针对已经办理的出库单进行退货入库。操作方法如下：第一步：退货入库办理业务管理→物资管理→物资入库→退货入库→新增→输入入库单基本信息→点击“选择出库单”→选择要办理退货的出库单→点击物资列表中的“编辑”输入要办理退货的物资数量→保存后自动提交审核。第二步：退货入库审核针对提交的入库申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→入库审核→退货入库→在未审核的入库单列表中点击“编辑”→如需修改退货入库物资，点击“选择出库单”并重新选择出库单→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。6、物资出库的操作方法物资出库的类别包括：●领料出库：领料出库即常见性的仓库领料。●调拨出库：调拨出库是指由公司管理人员在公司下属的两个仓库之间进行物资的调出调入办理，两个当事仓库的库管人员只需进行出货、到货的确认即可。●退货出库：退货入库是指针对已经办理的入库单进行退货入库。●报损出库：报损出库是指因为物资报损而办理的出库。●赠送出库：赠送出库是指因为物资赠送而进行的出库。领料出库、报损出库、赠送出库的操作方法相同，故在此对领料出库、调拨出库和退库出库的操作方法进行介绍。（1）领料出库第一步：领料出库办理业务管理→物资管理→物资出库→领料出库→新增→输入出库单基本信息→点击“手动选择物资”→输入要办理出库的物资数量并确定→根据需要，点击物资列表中的“编辑”对已经选择的物资进行修改→保存后自动提交审核。第二步：领料出库审核针对提交的出库申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→出库审核→领料出库→在未审核的出库单列表中点击“编辑”→如需修改入库单，点击“手动选择物资”并重新选择入库物资→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。（2）调拨出库调拨出库由公司管理人员在公司下属的两个仓库之间进行物资的调出调入办理，两个当事仓库的库管人员只需进行出货、到货的确认即可。操作方法如下：业务管理→物资管理→物资出库→调拨出库→在物资调拨单列表中点击“编辑”，查看调拨物资详情→如果调拨单与调拨实物吻合，在物资调拨单列表中点击“确认出货”即可。（3）退货出库：退货出库针对已经办理的入库单进行退货出库。操作方法如下：第一步：退货出库办理业务管理→物资管理→物资出库→退货出库→新增→输入出库单基本信息→点击“选择入库单”→选择要办理退货的入库单→点击物资列表中的“编辑”输入要办理退货的物资数量→保存后自动提交审核。第二步：退货出库审核针对提交的出库申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→出库审核→退货出库→在未审核的出库单列表中点击“编辑”→如需修改退货出库物资，点击“选择入库单”并重新选择入库单→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。（4）报损出库报损出库分为报损出库办理和报损出库审核两步完成，其操作方法同领料出库相同。（5）赠送出库赠送出库分为赠送出库办理和赠送出库审核两步完成，其操作方法同领料出库相同。7、物资调拨的操作方法物资调拨由公司管理人员在公司下属的两个仓库之间进行物资的调出调入办理，操作方法如下：（1）物资调拨办理业务管理→物资管理→物资调拨→新增→选择调出、调入仓库，输入调拨单基本信息→点击“选择物资”→断则调拨物资→输入调拨数量→保存后自动提交审核。（2）物资调拨审核针对提交的调拨申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→调拨审核→在未审核的调拨单列表中点击“编辑”→如需修改调拨单，点击“选择物资”并重新选择调拨物资→根据需要，点击物资列表中的“编辑”按钮修改物资数量→点击“审核通过/不通过”。8、物资盘点的操作方法（1）第一步：物资盘点业务管理→物资管理→物资盘点→新增→输入盘点基本信息→点击“选择物资“→选择要盘点的物资→输入实盘数量→保存。（2）第二步：盘点审核针对提交的盘点申请进行审核，操作方法如下：业务管理→物资管理→物资审核→盘点审核→在未审核的盘点单列表中点击“编辑”→如需修改盘点单，点击“选择物资”并重新选择盘点物资→根据需要，修改物资列表中的实盘数量→点击“审核通过/不通过”。（五）设备管理1、设备设置的操作方法由公司统一设置设备类别（比如机械、电器等）、维养类别（比如内部维养、外委维养等）、维养单位，供项目在建立设备档案和制定维养计划时选择，以便分类统计。（1）设备类别设置第一步：维养类别设置业务管理→设备管理→类别设置→设备类别设置→选中当前某一类别（没有时不选）→确定选中类别和新建类别之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→新增→输入类别名称→保存。第二步：维养类别发送由于公司设置的类别大而全，可能并不是每个项目都需要的，所以需要在设置完设备类别后，针对每个项目哦的设备类别进行发放。业务管理→设备管理→类别设置→设备类别发送→在左边选择要发送的项目→将待发送的类别从右边选到左边→保存。（2）维养类别设置业务管理→设备管理→类别设置→维养类别设置→新增→输入维养类别名称→保存。（3）维养单位设置业务管理→设备管理→维养设置→维养单位设置→新增→输入维养单位名称→保存。（六）办公管理1、如何设置工作流程？常见的办公流程包括公文管理、会议管理、派车审批、采购计划、资产申购、资产报损、合同评审、报账审批、借款审批、人事审批、请假审批、工作呈报、工作交办等，一般来说，除了至下而上的“工作呈报”和至上而下的“工作交办”没有固定的工作流程外，其它都有比较固定的审批流程。在启用办公管理前，须由系统管理员收集公司各业务部门的审批流程并设置、固化到系统中，便于大家发起一个工作流程后，按照既定的流程路线进行流转审批。对于“工作呈报”和“工作交办”等没有固定的工作流程的审批事项，可以不预设工作流程，由流程发起人员在提交流程时临时制定一个工作流程，或者由上一个人员指定下一个人员。工作流程设置方法如下：（1）设置管理层级设置公司有哪些管理层级，比如一个公司有总经理、副总经理、部门经理/项目经理等管理层级，需要设置到系统中，便于进行流程设置时可以指定该流程节点由什么管理层级的人员审批。系统管理→字典维护→选择“管理级别”→新增→输入字典代码、名称、排序号→保存。（2）设置各个机构/部门、各个管理层级的负责人比如一个流程节点设置的是由部门经理审批，或者分管副总审批，但是发起人不同，其部门经理和分管副总是不同的，所以需要在系统中设置各个机构/部门、各个管理层级的负责人是谁，便于在流转过程中系统自动判断提交给谁处理。●单个设置系统管理→权限管理→管理授权→单个设置→新增→依次选择部门、管理级别、人员→保存。●批量设置系统管理→权限管理→管理授权→批量设置→选择管理级别、人员→将要设置的机构/部门从左边选到右边→保存。（3）设置流程类别大的流程类别（公文管理、会议管理、派车审批、采购计划、资产申购、资产报损、合同评审、报账审批、借款审批、人事审批、请假审批、工作呈报、工作交办）属于软件功能，只能由公司添加，不能由用户设置。用户只能在大的流程类别下面设置具体的流程名称，比如在“报账审批”下面设置公司职能部门报账流程和管理处报账流程，在公司职能部门报账流程下面设置1000元以下报账流程和1000元以上报账流程等。办公管理→流程类别→选中当前某一流程类别→确定选中流程和新建流程之间的上下级关系（同级勾选，下级不选）→点击“新增流程分类”→输入流程名称→确定是否允许修改（即审批人员是否可以修改既定的流程）→输入禁止提交时间（比如只能在每月20-30日期间提交报账审批流程，如果没有限制则不填）→选择不受限制人员（比如已经设置只能在每月20-30日期间提交报账审批流程，但是可以在公司或者部门设置某些人员不受此限制，以解决情况特殊需要审批的流程）→点击“参考文档”上传格式化表单（比如请假单模板、合同模板等）→保存。“参考文档”用于为流程发起人员提供一个标准的文档模板，便于其直接填写，比如预先设置了某类合同模板，那么合同起草人员在提交合同评审时，就可以直接按照这个模板起草合同。设置方法如下：点击“参考文档”→在弹出窗口点击“打开文档”→选择文档→点击“保存到服务器”。如果要更换文档模板，点击修改流程，然后点击清空文档即可。（4）设置流程节点即设置每个流程具体的流程节点，操作方法如下：办公管理→流程设置→选择流程名称→点击新增（+号）→设置每个节点的信息→设置通知方式（流程结束后以在线短信还是手机短信的方式通知相关人员→设置分发方式（流程结束后自动将流程及文件信息分发到没有参与流程审批的其它人员，让其知晓，比如会议、合同等）→保存。节点信息设置是流程节点设置的关键，设置方法如下：●节点名称：比如某类合同的评审流程共有五个节点，需对每个节点命名，比如第一个节点是“项目经理审批”，第二个节点是“公司采购专员审批”，第三个节点是“财务、工程会签”等。●处理人员：可选择发起人（比如某些流程经审批后要回传发起人）、部门（选择部门时该部门所有人员均可处理）、岗位（选择岗位时该岗位所有人员均可处理）、人员（一般不建议选择人员，否则人员变动后需要调整设置）、级别（比如选择部门/项目经理级别，那么系统自动提交给发起人的部门/项目经理审批）。●处理方式：包括串行审批和并行审批，其中串行审批表示该节点有多个处理人员时，一人通过即可；并行审批表示该节点有多个处理人员时，每人通过