开设驻外办事处管理制度

开设驻外办事处管理制度第一章总则第一条为了尽快实现跨过式、规模化的发展，贯彻公司的营销计划，进一步首创市场，将公司产品品牌推向全国各地市场，公司采取办事处的方式，构建遍布全国的服务网络。第二条为加强对驻外办事处的管理，使驻外办事处的各项工作管理规范化，以保证公司各项业务规范而有序的进行，特制定本制度。第三条适用范畴：公司所有驻外设立办事处的管理。第二章办事处管理细则第四条办事处的选址要求根据公司销售区域计划，在计划区域范畴内交通便利地区，以住宅小区、公寓楼等为主要挑选地点，能兼顾办事处选址，同时也能解决住宿问题。待办事处工作安排稳固后，再向总公司申请定做“XX公司办事处”标示牌。办事处的办公区域与卧室的划分要突出，要有明显的办公气氛，办事处内必须保持整洁。第五条办事处的工作职能1、负责当地与周边市场的首创，客户资源的开发与管理，承当公司下达的销售任务。2、负责收集、整理、反馈市场信息及竞争动态，代表公司与客户进行业务上的联系与和谐。3、严格实行公司制度，照实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公司利益的事。4、积极与上级沟通汇报，提出有利于首创市场的建议与意见。5、负责办事处市场商业信息的管理与保护，严禁泄漏任何商业类信息。6、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利展开。第六条办事处人员日常管理1、严格考勤制度，逐日早上08：45以微信方式向直接领导汇报今天工作安排，如由于工作原因不能准时汇报工作，须在前一天告知部门领导，并说明缘由。2、因业务需要，业务接待客户就餐、送礼等，必须提早向公司申请，经批准后方可接待，凭发票报销，不答应先做后报。3、每周五上午连接总公司进行视频会议，对本周工作情形进行汇报，重点讨论重要项目信息的应对之策，其次对下周工作的大致安排，最后有任何需要公司支持和协助的地方及时提出，公司视情形做出公道的安排。4、每周五早上8:30之前必须将本周拜望的客户档案（单位名称、部门、姓名、职位、电话等）进行汇总以电子邮件情势发给部门经理，有项目信息的要特别注明。5、请假必须提早报部门负责人审批，严禁先休后报，病假必须出示正规医院病例证明。6、办事处人员的电话必须保持24小时电话畅通，无特别原因导致公司及客户与业务人员没法联系者给予重罚。7、按要求建立客户档案，保持良好的客户关系。定期检查和整理文件资料，确保公司资料文件的完全和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确。并对各资料文件进行分类管理。客户档案内容包括但不限于:客户名称、地址、背景、个人爱好、拜望次数、拜望结果、需求等。8、每个月对客户档案资料进行审核，部门领导随机电话抽查2-3名客户，如有需报、瞒报，一经核实，严格惩罚（具体措施视严重程度由公司高层决定）。第七条办事处工作指导部门经理或公司领导1-2月去一次办事处，协助办事处人员进行工作的展开，就重点项目信息的跟进和落实，制定立项项目的攻坚策略，就目前的市场情形进行综合分析，给出具体的工作方向。第三章办事处智能办公配备第八条智能办公环境宽带（必备）：100M以上ADSL或光纤电话（选配）：普通语音电话Wifi（选配）：300M无线带宽；放置在房间中部位置，保证wifi信号全覆盖。第九条智能办公设备1、办公电脑（必备）建议配置：i3处理器+4G内存+500G硬盘+摄像头+麦克风，一体机或笔记本电脑；2、调制解调器（选配）一样由宽带运营商赠送；3、路由器（选配）建议型号：小米路由器3C；4、监控摄像头（选配）建议型号：小米-小方智能摄像机+64GTF卡；5、有线电话（选配）；6、打印机（选配）建议型号：打印复印一体机HPm1136；7、考勤机（选配）Web考勤机，科密或者中控；第十条设备保护管理1、电脑：1.1、硬件：保持设备干净、及时清算灰尘，注意爱惜鼠标、键盘、显示器等易损设备，人为破坏需照价赔偿。1.2、软件：1.2.1、系统：运算机原装正版或windows7；1.2.2、安全软件：360安全卫士+360杀毒+公司安全管理软件；1.2.3、运用软件：个人版+QQ+TeamViewer；1.2.4、其他软件：其他办公使用需要用到的软件，与办公无关软件不得安装。1.3、使用：1.3.1、不得浏览国家法律、法规、政策所制止的网站（包含黄赌毒网站）；1.3.2、不得安装游戏等与工作无关的娱乐软件。2、打印机为保证打印机的有效使用和避免浪费，打印机使用应本着“按需、公道、节省”的原则。2.1、打印机是比较贵重的易耗易损办公用品，应当爱惜使用，依照程序操作。如果产生不正常的破坏，追究责任人责任；2.2、节省用纸，使用回收纸时，纸上不得有订书钉、回形针、大头针等硬物，以免机器破坏；2.3、不得打印与工作无关资料。3、视频监控视频监控必选24小时通电并录像，不得人为破坏或人为遮挡，否则从重处罚，路由器保证24小时通电工作办事处财务管理第十一条为加强对公司各驻外办事处的财务管理，规范其经济行动，促使资金的公道使用，节省费用支出，着落本钱，结合公司内部控制制度，现对公司驻外办事处的财务工作规范管理以下：1、办事处费用严格按预算管理来，预算外费用应进行特别审批后方可开支。2、办事处经费，按月拨款，根据预算和实际支出计划，月末共同拟订下月资金拨款申请，于每个月2号前，向公司营销部提交资金申请，营销部负责人审核通过后，转财务部审核，最后经总经理审批，审批后的资金申请，由公司财务部安排付款。3、拨款办事处经费时，每次拨付金额不超过5千元，且前次拨款已报账。4、办事处经费由公司汇到工作人员的个人银行卡中，该卡作为办事处经费收支专户，办事处工作人员的个人收支项目不要混于其中。5、办事处的库存现金不应超过5000元限额。6、库存现金不得私自挪用，不能白条抵帐，不能私自外借，白条是指未实行公司授权审批手续的借款条。7、费用支出必须获得收款方的发票方可报销，确切不能获得发票的，可以凭收款方收据