大学学院档案保管制度

1-我院所存档案(除人事档案外)全部由学院档案科集中统一管理。档案科对各部门的归档工作给予业务指导，并对归档工作 (一)档案工作人员必须具有一定的政治素养，掌握档案学 (二)档案的库房应以科学、坚固、安全为基本条件。档案部门对接收来的档案要进行分类、编目、登记、统计和整理。 (三)坚持做好十防工作，确保档案的绝对安全。 (四)定期检查档案存放情况及防腐、防虫、防鼠效果，如发现有 (五)定期检查防火、防水情况，如发现灭火器失效或 (六)库房派专人负责温、湿度的测试和登记工作，保 (七)每年要进行二次安全检查，即时发现问题采取相施，并做好安全记录分析。(如发现水、火等意外事故，序抢救档案。)2- (八)销毁档案，必须履行鉴定、填写销毁清册、主管 (九)对重要的声像档案要定时复制，以防老化变质。 (一)档案管理人员不得随便借出档案科钥匙；档案管 (二)档案科配备的设备由专人保管，不得挪作他用。 (三)灭火器要进行定期检查，保证随时投入使用。 (四)档案柜要垂直窗户排放，档案目录以及其它用品 (五)档案库房内严禁吸烟，严禁使用与档案无关的电 (一)各部门查阅利用本部门形成的档案，可直接到档责 (二)查阅会计档案须经计财处负责人批准，由一名财 (三)有专利权、未转让、未公开的科研档案，经所查 (四)查阅党委会议、院长办公会议记录，经党政办公档案科查阅，绝对不件方可查需要，对本人所工作部分的档案需借阅时，须经党政办公室主任批准方可办理借，必须详细检查、清点，并在借阅登记簿上4-违者追究其责六、查(借)阅档案资料，需认真填写“借阅档案登记簿”和5-为做好我院的档案保密工作，确保档案资料的安全利用，依据《档案法》及有关保密工作规定，结合我院的实际情况，制定 (一)档案管理人员必须认真遵守《保密法》《档案法》及 (二)档案管理人员不得随意将档案带出室外，更不准私自借出档案。因工作疏忽出现泄露或丢失档案，视情节轻重给予相 (三)无关人员未经许可不准擅自进入档案库房，严禁将档 (四)档案管理人员要加强责任心，提高警惕，做好档 (一)档案利用者查阅档案资料时，要按规定履行批准手 (二)因工作需要查阅党委会、院长办公会、纪检委会议等会议6- (三)查阅档案必须在规定时间、地点进行，查阅时只许7-立卷后移所有发文，学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学院 (一)凡归档的文件材料要齐全完整，保持文件材料内在联系， (三)会计档案要使用统一规格的记账凭证和账簿、表册；必须 (一)文书档案按年度归档。由各部门在第二年5月底以前整8- (二)教学档案按学年度归档。由各部门在下一学年度 (三)科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完 (四)设备仪器档案应在设备、仪器安装后1个月内交学院档 (五)会计档案在会计年度终了时，暂由会计部门保管1年后 (六)声像档案在声像载体材料制作后3个月内交学院档案科归档；照片档案在冲洗完成后两个月内交学院档案科归档。五、归档份数凡属学院重要的发文要归档一式两份；基建档案六、归档手续接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷(或件)标题、文件页数、案卷(或件)数量、移交档案资料的收进、移出、整理、鉴定、销毁及保管数量、状况和利一、档案科要对本院档案机构、档案专职人员等档案工作基本-9-种统计报表以为了实现档案实体分类、排架、检索的标准化和规范化加强学根据档案管理的有关规定，结合我院实际情况，特制定我院文件材发文、学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学院和均-10-123456789名称料稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果、提案及办理情况；会议情况、讨论通过的文件和上级批复等)反映记录、小组会议记录等)讨论未通过的文件、会议简报碰头会、总支书录、纪要、决议及会议讨论的文件党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)批转、通报和通知等示稿和参加上级召开会议发言稿件材料材料的来往文件材要报告、经验介绍、调查材重要永久一般10年重要永久一般30年重要永久一般30年重要永久一般30年重要永久一般30年年年-11123456789件作的文件材料及学院汇报材料文件材料全院性的工作会议、座谈会文件材料(通知、名单、日程、报告、讲话、决议、纪要)、工作计划、总结经验总结群众来信、来访文件材料(有领导重要批示和处理结果的永久)协定、议定书等文件材料(包括与国内、国外联合办学)行日程、考察报告、学习、参加会、学者、教师的计划、报告、批复以及有关、指南重要永久一般10年重要永久一般30年重要永久一般30年重要永久一般10年重要永久一般30年重要永久一般30年重要30年重要永久一般30年一般30年-12-123412345678123456789结、规章制度图表总结学院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料材料通知、简报查材料批复、通知干部任免、调动报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，)资格、党员退党的文员评议材料组织关系介绍信(党、团)讨论材料等一般30年重要永久一般10年年年年年要永久一般30年-1312345678912345678材料、会议记录级批复进教职工的材料料修、攻读学位等请示与批级批复教职工调动的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信及存、抚恤等文件材料人民来信、来访材料(有领导重要批示和处理结果的永久)党员处分、复查材料或文件(自治区以上的典型材料永久)群众来信、来访处理意见(有领导重要批示和处理结果的永久)重要永久一般10年根)根)重要永久一般30年重要永久一般10年重要永久一般30年重要永久一般30年重要永久一般30年-14-12345678123456789工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、规章制度 (1)教代会、工会会员代表大会有关文件(通知、名单、报告、议、选举结果、领导讲话、大会发言) (2)讨论未通过的文件材料、会议简报的材料、名单告等学院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)优秀团员的材料单关材料料重要永久一般10年年决永久年-151234567812345678912345材料重要30年一般10年、协议和有关手续调调料件校园绿化工作的有关材料其他有保存价值的材料总务综合保管期限重要永久一般10年、统计报表其它有保存价值的文件材料综合重要永久一般10年-16-12345123报文件发展规划与科技处:12345录6789件材料统计、报表等文件材料及重要会件材料材料重要永久一般10年年年年年年-17123456123456等文件材料学院资产管理(登记、统计、核算清算、交接等)文件材料类统计报表结重要永久一般10年重要永久一般30年重要永久一般30年重要永久一般10年重要永久一般30年123文件重要永久一般10年-18-二)教学类档案归档范围和保管期限表1234567891234512345678教务处、各系(部)：综合类指导性、指令性文件养目标、培养规格、专示、规定、办法等整的报告、请示秀教学评奖材料业务考核材料非学历教育的培训班、进修班材料等设的文件材料申报、审批材料材料结材料单学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)年年及批复永久重要永久一般30年年年年-1912345671212345612345有关文件历、课程表、教师上岗统计表料有关材料料招生就业处(校企合作办)：批复、合同及名单单等材料年年年年-20-学123456789生工作处(武装件材料批复学院学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导大会发言等文件)、调研报告、简报、总定、通知、条例总结学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等)学生处分材料(包括会议记录)部结):年年年年年年年年123456789123456789三)科学研究类档案归档范围和保管期限表学院有关科研工作、经费及建立科研机构等问题的请示、报告及批复计报表定申请报告及批件专家评审及鉴定会材料(包括鉴定代表名单、鉴定意见及鉴定证书)科技成果获奖材料(奖状、证书等)原件或复印件四)仪器设备类档案归档范围和保管期限表管理工作文件调拨报告与批复计报表料、电子设备目录关文件材料年年年年-22-序号类目名称保管期限1申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)30年2上级或主管领导批复或准购批示30年3学院与国内外厂家订货合同及来往文件30年4进口设备过程中有关的技术性商务文件30年5开箱记录及装箱单30年6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单30年7验收报告及文件材料30年8索赔来往函件及结果文件30年9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存与设备共存大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存五)基本建设类档案归档范围和保管期限表序号类目名称保管期限30年2基建工作规章制度30年30年4基建工作总体规划永久5基建工程财务预、决算永久6全院性总体规划、校区设计总平面图永久7综合性水管线、气管线、电管线分布图永久8地质勘探、地形测量材料永久9关于兴建、扩建、维修、加固各类用房等基建问题的请示与批复永久10基建管理工作中的其它有关文件材料30年或10年序号类目名称保管期限11永久2可行性研究报告及审批意见永久3关于立项有关的会议纪要、领导讲话等文件材料永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久1234567通知书城乡建设用地批准书123及说明录料1234567812345投标、租赁文件监督文件水、电、暖供应协议书年年-24-1234 (1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工 (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 (4)建筑材料实施报告 (5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 (6)土建施工定位测量地质勘察 (7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 (8)隐蔽工程验收记录 (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理 (10)分项、分单位工程抽量检查、评定 (11)交工验收记录证明 (12)竣工报告、竣工验收报告 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 (4)隐蔽工程检查验收报告 (5)强度、密闭性试验报告 (6)设备测试记录 (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 (8)系统调试、实验记录 (9)管线清洗、通水、消毒记录 (10)管线标高位置、坡度测量记录 (11)中间交工验收记录证明、工程质量评定 (12)竣工报告、竣工验收报告 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3)调试、整定记录 (4)性能测试和校核 (5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 (6)操作、联动试验 (7)电气装置交接记录 (8)中间交工验收记录、工程质量评定 (9)竣工报告、竣工验收报告 (1)室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防、等)施工文件 (2)室外建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)施工年年年年年年年年年年年年年年年年年年年年年年年12345全部竣工图纸(包括室外建筑、建筑小品、水景、道路、园林绿化等)1234六)会计类档案归档范围和保管期限表121234512预、决算报表(含基建预决算报表)-26-123七)声像类档案归档范围和保管期限表序号类目名称保管期限上级领导视察、检查学院工作的声像材料；本院领导重要讲话的声像1永久或30年2学院各种会议、开学、毕业典礼、运动会的声像材料永久或30年反映学院教学活动、实习、见习活动、军训、毕业、党团、工会活动、3永久或长期职工、学生文体活动和精神文明建设、各项大型活动的声像材料4基建竣工、科技成果产品、设备形成的声像材料永久或30年义的凭证性的实5物或展览照片