总承包项目物资合同管理办法

总承包项目物资合同管理办法目次前言1目的和范围围………………………12编制依据…………………………….13职责…………………………………….14管理内容合合同同方法…………………...2附录A（规范范性附录录）XX项目合合同评审审记录录单………………...13附录B（规范范性附录录）XX项目合合同变更更评审审记录单单…………………...114附录C（规范范性附录录）XX项目合合同设备备台帐帐…………………....155附录D（规范范性附录录）XX项目厂厂商信息息台帐帐……………………116附录E（规范范性附录录）XX项目付付款计划划台帐帐…………………....177前言根据企业总承包包包项目管管理体体系规划划，结结合企业业实际际情况与与物资资合同管管理要要求，制制定本本标准。本标准对物资合合合同管理理的各各环节工工作内内容与要要求进进行了明明确，并并对相应应的职职责分工工与管管理权限限进行行了规范范。本版次按照层次次次管理的的原则则，对合合同管管理流程程中的的权限重重新进进行了梳梳理，明明确相关关人员员及部门门的职职责。本标准由工程承承承包分公公司提提出本标准由工程承承承包分公公司归归口管理理并解解释本标准起草人：：：本标准校核人：：：本标准审核人：：：本标准批准人：：：本标准适用工作作作岗位表表编号部门或岗位通道道道岗级和岗位精通熟悉了解备注1工程承包分公司司司总经理、项目控控控制室经经理、施施工管理理室、开车车室经理、采采购管理室室经理、项项目部总经经理2工程承包分公司司司6级以上人员、工工工程项目目部人人员、采采购管管理、施施工、项项目控制制管理理人员3工程承包分公司司司综合管理人员本标准历次编制制制人员表表版次发布时间起草人校核人复核人审核人复审人批准人12总承包项目物资资资合同管管理办办法1目的和范围围为明确总承包项项项目物资资订货货合同（包包括括相关的的设备备监造、催催交交、运输输和技技术服务务合同同）的管管理程程序与职职责分分工、特特制定定本标准准。本标准适用于项项项目物资资合同同的起草草、签签订、交交底、履履行、归归档等等环节的的管理理。2编制依据ES-A-0666-PRR-111011总承包项项目目物资采采购管管理规定定3职责3.1工程承承承包分公公司采采购管理理室//工程项目目部部物资室室a）负责编制订订订货合同文文本本；b）按照分级评评评审原则，组组织订货合同同评审；c）负责合同登登登记；d）负责合同变变变更及中止止执执行；e）负责按照分分分级评审原原则则，组织织合同同变更评评审；；f）负责物资订订订货合同索索赔赔证据搜搜集及及执行；；g）负责物资订订订货合同索索赔赔资料整整理归归档；h）负责组织合合合同终止后后评评价。3.2工程项项项目部计计财室室负责物资订货合合合同登记记与日日常管理理；3.3工程项项项目部工工程室室负责物资订货合合合同索赔赔证据据搜集及及执行行；3.4项目部部部总经理理a）负责批准现现现场物资订订货货合同文文本；；b）负责审核工工工程项目部部订订货合同同变更更；c）负责审核物物物资订货合合同同索赔处处理方方案。3.5计划发发发展部、财财务务管理部部、监监察审计计部参与合同评审3.6工程承包包包分公司司总经经理负责批准物资订订订货合同同索赔赔处理方方案4管理内容和方方方法4.1合同及编编编号及名名称4.1.1总总总承包项项目的的物资订订货合合同、监监造合合同和催催交合合同的合合同编编号按照照《合合同编号号管理理办法》（EES-A-008-IC--2045）编编制。4.1.2补充充充合同的的编号号为：在在原合合同号后后加“补+顺序号号”。4.1.3总承承承包项目目的合合同编号号中采采购管理理室使使用的顺顺序号号为001——500，工工程项目目部物物资室使使用的的顺序号号为6600--9999；4.1.4订订订货合同同的设设备名称称与技技术协议议的设设备名称称一致致，一般般为“XX设备订订货合同”。4.2订货合合合同的签签订4.2.1订订订货合同同的编编制4.2.1.111工程承包包分分公司采采购管管理室或或工程程项目部部物资资室在收收到设设计和中中标厂厂商签字字盖章章完全的的技术术协议书书和技技术协议议书电电子版后后，在在合同范范本的的基础上上依据据招标文文件及及投标文文件编编制订货货合同同。4.2.1.222订货合合同同编制完完成后后，经工工程承承包分公公司采采购管理理室经经理或项项目部部总经理理批准准后形成成初步步订货合合同文文本；4.2.1.333工程项目目部部现场需需要编编制简易易合同同的，由由工程程项目部部物资资室编制制简易易合同，经经物物资室经经理审审核、项项目部部总经理理批准准后实施施。4.2.2订订订货合同同的评评审4.2.2.111订货合合同同或补充充合同同文本编编制完完毕后，工工程程承包分分公司司采购经经理室室或工程程项目目部物资资室组组织合同同评审审，评审审会议议由工程程承包包分公司司总经经理或工工程承承包分公公司采采购管理理室经经理、项项目部部总经理理主持持，工程程承包包分公司司、工工程项目目部相相关人员员参加加，运控控管理理部、监监察审审计部派派员参参加，评评审内内容包括括；a）合同编制的的的依据；b）合同标的（物物物资名称称、数数量、规规格）；；c）合同金额；；；d）付款方式及及及比例；e）合同交货地地地点及交货货时时间；f）合同条款与与与招标文件件一一致（如如不一一致，需需列偏偏差处）；；g）供货范围与与与招标文件件一一致（如如不一一致，需需列偏偏差处）；；h）合同中未明明明确定义的的事事宜（验验收、供供货数量量、交交货时间间等）；；i）合同条款无无无遗漏；j）其他说明解解解释。4.2.2.222合同评评审审分级评评审原原则如下下：合同金额（万元）评审召集部门评审主持人主要参加人≤20现场次要要或急急采、零零采/另委项目部物资管理理理室项目总经理项目副总工、项项项目副总总经理理、监察察审计计部人员员、工工程部长长、物物资部长长、计计财部长长、专专业设计计代表表、合同同谈判判人>20,≤5550现场次要要或急采采、零零采/另委工程承包分公司司司采购管理室采购管理室经理理理项目总经理、院院院副总工工、设设计总工工程师师总、监监察设设计部人人员、主主任控制制工程程师、财财务管管理部人人员、计划划发展部人人员、项目目控制室经经理、采购购管理室经经理、项目目采购经理理、合同谈谈判人≤100院内内内采购工程承包分公司司司采购管理室工程总承包公司司司总经理理项目总经理、院院院副总工工、设设计总工工程师师总、监监察设设计部人人员、主主任控制制工程程师、财财务管管理部人人员、计划划发展部人人员、项目目控制室经经理、采购购管理室经经理、项目目采购经理理、合同谈谈判人>100,≤≤≤500工程承包分公司司司采购管理室工程总承包公司司司总经理理工程承包分公司司司总经理理、项项目总经经理、院院副总工工、设设计总工工程师师总、监监察设设计部人人员、主任任控制工程程师、财务务管理部人人员、计划划发展部人人员、项目目控制室经经理、采购购管理室经经理、项目目采购经理理、合同谈谈判人>500,≤≤≤10000工程承包分公司司司采购管理室院主管领导>1000同上同上同上4.2.2.333评审后，工工工程承包包分公公司采购购管理理室或工工程项项目部物物资室室编写合合同评评审单（见见附附录A）,评评审单由由与会会人员和和评审审主持人人签字字。4.2.3合合合同的签签署4.2.3.111正式合合同同文本由由授权权人和被被授权权的中标标厂商商代表签签署生生效，签签署要要求如下下：a）双方授权代代代表在合同同封封面大签签（签签全名），逐逐页小签（签签姓）；b）双方授权代代代表在合同同签签字页签签字、加加盖骑缝缝章；；c）合同份数必必必须符合项项目目管理要要求（补补充合同同的份份数须同同原合合同份数数）。4.2.3.222合同的签签订订权限限限见院院《合同同授权权管理规规定》（ZZZ/NWW5..22--T--20006AA/0）合同金额（万元元元）合同签署人≦20现场次要要或急急采、零零采/另委项目总经理﹥20，≦现场场次要或急采采采/另委项目总经理≦100院内采采采购采购管理室经理理理﹥100，≦55500工程承包分公司司司总经理理﹥500，≦111000院主管领导﹥1000院主管领导4.2.3.333合同的的签签署顺序序如下下：a）一般卖方先先先行盖章后后，买买方签字字，如如有特殊殊情况况，买方方可以以先行签签字盖盖章；b）应急采购设设设备的订货货合合同，双双方应应共同确确认在在传真件件上盖盖章有效效，但但需将双双方盖盖章合同同原件件保留。4.3合同登登登记和管管理4.3.1合同同同签字盖盖章生生效后，又又工工程承包包分公公司采购购管理理室或工工程项项目部物物资采采购管理理工程程师将生生效合合同按照照规定定份数提提交卖卖方；4.3.2工程程程承包分分公司司采购管管理室室或工程程项目目部物资资室采采购管理理工程程师将合合同及及相关文文件归归档（包包括电电子文件件），包包括后续续的联联络会议议纪要要、合同同变更更文件和和资料料均应及及时归归档；4.3.3集集集中订货货合同同由工程程承包包分公司司采购购管理室室采购购管理工工程师师将合同同移交交采购管管理室室合同管管理工工程师管管理，并并说明相相关合合同信息息；4.3.4现场场场采购由由工程程项目部部物资资采购室室采购购工程师师将合合同移交交物资资室和计计财室室合同管管理工工程师管管理，并并说明相相关合合同信息息；4.3.5工程程程项目部部计财财室合同同管理理工程师师管理理合同付付款事事宜，物物资室室合同管管理工工程师管管理除除合同付付款之之外的相相关事事宜；4.3.6下列列列人员可可以在在归档后后长期期合同文文件：：a）计财室会计计计可以节约约商商务合同同副本本一份；；b）专业主设人人人可以借阅阅技技术协议议书副副本一份份；c）合同管理工工工程师可以以借借阅完整整的合合同及相相关文文件一套套；d）其他人员根根根据工作需需要要临时借借阅合合同及相相关文文件，用用后及及时归还还。4.3.7合同同同管理工工程师师按照已已签订订合同的的基本本内容，编编制制合同设设备台台账（见见附录录B）、厂商商信息台台账（见见附录C）和和付款计计划台台账（见见附录录D）：a）合同设备台台台账内容包包括括：合同同设备备数量、设设备备规格、合合同同总价、合合同同付款方方式、合合同签订订时间间和合同同到货货时间；；b)厂商信息台台账账内容包括括括：厂商商名称称、地址址、联联系人、联联系系电话、传传真真、开户户行和和账号；；c）付款计划台台台账内容包包括括：合同同名称称、合同同金额额、付款款进度度及比例例、累累计付款款金额额、月计计划付付款金额额、合合同金额额累计计和付款款金额额累计。4.4合同履履履行工程承包分公司司司采购管管理室室和工程程项目目部物资资室依依据合同同条款款督促履履行合合同，合合同管管理工程程师跟跟踪合同同执行行状态，关关注注合同相相关事事宜。4.5合同的变变变更4.5.1变更更更的类型型4.5.1.111变更设计计：：指由施施工分分包商、业业主主、监理理和工工程项目目部提提出的修修改设设计。工工程项项目部物物资室室负责提提供签签字完整整、资资料齐全全的变变更设计计通知知单。(见变变更设计计管理理办法ES--A-006--CM--22210))a）设计条件有有有变化；b）现场条件所所所限，采用用的的材料、规规格格、品种种、质质量不能能完全全符合设设计要要求；c）施工条件变变变化或发生生差差错；d）施工分包商商商因错误施施工工导致的的设计计变更；；f）在项目执行行行期间有关关国国家规程程、规规范和标标准的的变化。4.5.1.222设计变更更：：指由于于自己己原因或或者业业主和施施工分分包商提提出的的要求，由由设设计人员员或设设计工代代提出出的设计计修改改。工程程项目目设计经经理负负责提供供签字字完整、资资料料齐全的的设计计变更通通知单单。（见见设计计变更管管理办办法ES-AA-066-CCM-222009）a）设计图纸中中中出现错、漏漏、碰、缺等等设计问题；；b）设计与现场场场实际情况况不不符合；；c）其他需要进进进行设计变变更更的情况况。4.5.1.333主体变更更a）主体变更；；；b）主体名称内内内部结算关关系系变更；；c）债权转让；；；d）主体合并、破破破产。4.5.1.444付款变更更a）付款的进度度度条件及比比例例的变更更；b）预付款冲抵抵抵为履约保保证证金；c）付款方式的的的变更；d）收款银行、账账账号的变变更。4.5.1.555运输、包包装的变变更a）运输方式的的的变更；b）交货地点的的的变更；c）包装物的变变变更；d）包装方式的的的变更。4.5.1.666发票的变变更更a）发票种类的的的变更；b）发票税率的的的变更。4.5.1.777其他变更更a）交货期的变变变更；b）联系人、联联联系方式、通通信地址的变变更。4.5.2变变变更的登登记及及变更合合同的的签字授授权变更合同金额(((万元)补充合同签署人人人合同变更等级≤20采购管理室经理理理C>20,≤5000工程承包分公司司司总经理理B>50院主管领导A4.5.3变更更更的程序序4.5.3.1不引起起商务变变更的变变更设设计和设设计变变更对于不引起商务务务变更的的变更更设计和和设计计变更的的变更更程序分分别见见《变更更设计计管理办办法》(EES-AA-006-CCM--22110))或《设计计变更更管理办办法》（EES-A--006-CCM--22009))。4.5.333.22因变更设设计和和设计变变更引引起的商商务变变更采购管理室收到到到现场或或设计计部门提提交的的手续完完全的的《变更更设计计通知单单》或或《设计计变更更通知单单》后后，由该该项目目采购工工程师师进行商商务合合同变更更，经经变更合合同评评审后编编制补补充合同同。4.5.333.33主体变更更a)对于卖方方方主体己己经国家行行政机机关批准准的名名称变更更、债债权转让让、合合并、破破产，原原则上不不再办办理合同同变更更手续，签签订订补充合合同。卖卖方必须须提供供国家行行政机机关批准准、核核准的文文件的的复印件件，并并加盖合合同卖卖方单位位公章章和变更更后单单位公章章，还还需提供供变更更后的单单位资资质文件件（包括营业业执照照、税务务等级级证）后后变更更相应信信息。b)对于内部结结结算关系系变更更或债权权转让让等不需需国家家行政机机关批批准的主主体变变更，需需卖方方出具内内部结结算关系系变更更的企业业文件件或债权权转让让协议，并并加加盖变更更前单单位公章章、财财务章，及及变变更后的的单位位资质文文件（包括营业业执照照、税务务等级级证）后变更相相应信信息。4.5.333.4付款款变更a）付款进度及及及比例的变变更更经采购购管理理室经理理批准准。b）预付款冲抵抵抵为履约保保证证金的变变更经经采购管管理室室经理批批准后后，编制制补充充协议。c）付款方式的的的变更经采采购购管理室室经理理批准。卖方账户信息的的的变更在在卖方方提供盖盖有财财务专用用章的的账户变变更通通知后直直接变变更。运输、包装的变变变更a）运输、包装装装的变更引引起起合同金金额变变化的须须进行行合同变变更评评审和签签订补补充合同同。b）运输、包装装装的变更不不引引起合同同金额额变化的的，依依据双方方最终终确认文文件进进行变更更。发票的变更a）发票的变更更更引起合同同金金额变化化的须须进行合合同变变更评审审和签签订补充充合同同。b）发票的变更更更不引起合合同同金额变变化的的，依据据双方方最终确确认文文件进行行变更更。其他变更a）其他的变更更更若引起合合同同金额变变化的的须进行行合同同变更评评审和和签订补补充合合同。b）其他的变更更更不引起合合同同金额变变化的的，依据据双方方最终确确认文文件进行行变更更。4.5.4变更更更的要求求4.5.4.111变更评审审对于A级、B级级和C级涉及及商务合合同金金额的变变更，无无论合同同金额额大小，均均应应进行变变更评评审，合合同变变更按照照分级级评审院院长，评评审通过过后方方可签订订合同同，如下下：变更合同金额（万元）评审召集部门评审主持人主要参加人≤20工程承包分公司司司采购管理室采购管理室经理理理院副总工、项目目目设总、监监察察审计部部人员员、主任任控制制工程师师、财财务管理理部人人员、计计划发发展部人人员、合合同谈判判人>20，≤5550工程承包分公司司司采购管理室工程承包分公司司司总经理理项目经理、院副副副总工、项项目目设总、监监察察审计部部人员员、主任任控制制工程师师、财财务管理理部人人员、计计划发发展部人人员、合合同谈判判人、采采购管理理室经经理>50，≤11100工程承包分公司司司采购管理室院办办办院主管领导项目经理、院副副副总工、项项目目设总、监监察察审计部部人员员、主任任控制制工程师师、财财务管理理部人人员、计计划发发展部人人员、合合同谈判判人、采采购管理理室经经理、工工程承承包分公公司总总经理>100院办党政联席会见相关院标准评审完成后，填填填写合同同变更更评审单单，见见附件录B..4.5.4.222《合同变变更更评审单单》内内容：a）在变更等级级级栏中选择择变变更等级级；变更类型（按照照照本细则则文件件描述）；；c）变更依据（合合合同条款款、会会议纪要要、变变更设计计通知知单、设设计变变更通知知单、询询价报价价）；；d）变更事项或或或内容；e）变更结果和和和变更的金金额额变化；；f）附件清单（附附附件指变变更的的依据证证明文文件）。4.6合同的的的解除和和中止止4.6.1合合合同的解解除根据合同约定，符符合合同解解除条件时时，双方可可以依照合合同约定或或依照法律律规定向对对方提出解解除合同。如如果因解除除合同而损损害了我方方利益，应应按索赔程程序提出书书面索赔要要求。4.6.2合合合同的中中止4.6.2.111如果对方方行行为构成成合同同中止条条件时时，合同同管理理工程师师按照照合同中中止条条款书面面通知知对方，要要求求纠正或或提出出修正计计划；；4.6.2.222如果对方方不不进行纠纠正或或不提出出修正正计划，我我方方按合同同中止止条款约约定，视视情况行行使合合同中止止权且且出具变变更通通知书，由由对对方支付付因此此发生的的费用用、损失失和索索赔；4.6.2.333如果我方方行行使中止止权利利，应立立即停停止支付付合同同中止部部分的的款项，并并索索回预付付款；；合同的解除或中中中止通知知的送送达方式式：a）合同的解除除除或中止的的通通知应以以书面面方式，通通过过邮政快快递送送达；b）对方拒绝签签签收我方送送达达的有关关文件件时，采采取公公证送达达方式式。4.7合同的索索索赔和反反索赔赔4.7.1合同同同履行过过程中中，工程程项目目部物资资室和和采购管管理室室以及相相关人人员应搜搜集索索赔和反反索赔赔证据并并妥善善保存，具具体体管理内内容和和方法见见《合合同索赔赔证据据收集管管理办办法》；；4.7.2合合合同索赔赔按原原因分为为如下下几类，分分别别执行相相应索索赔程序序：4.7.2.111合同签订订后后，供货货商未未能按照照合同同要求提提供履履约保保保函办办理预付付款的的索赔；；4.7.2.111.1对于于供货商长长长时间任任未办办理，也也不签签关于履履约保保函余预预付款款的合同同补充充协议的的，合合同管理理工程程师应填填写合合同履行行跟踪踪单说明明情况况，报总总承包包项目部部、工工程项目目部各各级领导导审批批；4.7.2.111.2从厂商递递交的的投标保保证金金中扣除除相应应款额，并并向向下一个个综合合最优评评分者者发出预预中标标通知书书或邀邀请新的的投标标者。4.7.2.222因买方原原因因延期交交货造造成损失失引起起的索赔赔；4.7.2.222.1因卖卖方的原因因因（不可可抗力力除外）延延期期交付买买方定定购的设设备，按按照合同同约定定的条款款，由由采购管管理室室或物资资室提提出初步步意见见并提交交项目目部总经经理，经经承包管管理部部采购管管理室室或项目目部总总经理审审核后后提交工工程承承包分公公司总总经理批批准。4.7.2.222.2此索索赔经工程程程承包分分公司司总经理理批准准后执行行，并并在其货货款中中直接扣扣除，对对安装、运运行行有重大大影响响的设备备在多多次催促促下仍仍然迟交交超过过3个月的，视视情况执行行合同终止止程序。4.7.2.333开箱验收收、安安装调试试时因因卖方提提供的的设备有有缺陷陷或损坏坏引起起的索赔赔。4.7.2.333.1在开开箱验货是是是因卖方方提供供的有缺缺陷或或损坏、由由工工程项目目部物物资室提提交初初步书面面结论论（包括括必要要的照片片、试试验记录录等证证据），提提交交项目部部总经经理或采采购管管理室经经理，同时时以书面方方式通知卖卖方共同复复检；4.7.2.333.2在共共同复检中中中对检验验记录录意见不不一致致时，可可双方方委托权权威的的第三方方检验验机构或或双方方权威机机构联联合进行行检验验；4.7.2.333.3此类类索赔经工工工程承包包分公公司总经经理批批准后执执行，在在其下次次付款款中直接接扣除除。4.7.2.444在质量保保证证期内因因卖方方提供的的设备备有缺陷陷或损损坏引起起的索索赔；4.7.2.444.1依据订货货合同同的相关关条款款，在质质量保保证期内内因卖卖方提供供的设设备有缺缺陷或或损坏在在第二二次验收收试验验（由于于卖方方原因）仍仍不不能达到到合同同所规定定的保保证指标标时，由由工程部部工程程室提交交初步步书面结结论，经经项目部部总经经理或承承包管管理部采采购管管理室经经理审审核后提提交工工程承包包分公公司总经经理批批准；4.7.2.444.2此类类索赔经工工工程承包包分公公司总经经理批批准后执执行，在在其质保保金中中直接扣扣除。4.7.3合同同同的反索索赔按按如下程程序执执行：4.7.3.111工程工程程项项目部或或承包包管理部部采购购室在收收到供供货商提提出的的索赔要要求后后，应立立即向向相关领领导或或项目部部总经经理汇报;4.7.333.22工程项目目部组组织相关关部门门收集反反索赔赔的材料料，反反驳对方方不合合理的索索赔要要求，由由合同同管理工工程师师提出反反索赔赔报告，经经工工程项目目部物物资室经经理或或承包管管理部