某长江大桥档案资料管理办法

某长江大桥档案资料管理办法一、目的建筑工程技术资料是单位工程施工全过程的原始资料，是反映工程隐蔽后内在的质量凭证。一旦发生某些工程事故,它不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据,也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。做好工程技术资料管理工作，对保证工程结构安全和使用功能，提高工程质量有着十分重要的意义。为了加强本项目内业资料管理，做到各种资料及时、有序地归档，切实、有效履行资料室对内业资料的管理职能，做到内业资料的规范有序，方便对内业资料的检索，现制定本内业资料管理办法。二、资料管理机构设置为规范资料管理，结合项目实际情况，成立资料管理小组，组长由总工程师担任，负责资料室的组织和监督；由资料员负责资料的收集、整理和保管；各职能部门构成资料小组成员，负责部门内业资料的编写和归档工作。资料管理组织机构如图所示：三、资料管理纲要现将内业资料主要划分为五大部分，分别为：图纸、文件、工程技术资料、安全资料及成本合同资料（附某长江大桥资料纲要）。内业资料由资料室统一管理，各相关职能部门每月及时将资料报送资料室，并做好签收记录，资料室在检查资料的正确性和完整性后及时按顺序将资料归档。为做到上传下达、令行禁止，各相关文件在经领导批示后由资料室将文件及时传阅，以便各职能部门能及时进行各项工作。各部门于每月20日将完整的、成套的资料交资料室，交资料室前必须将资料目录或资料汇总表做好，以方便资料室验收。资料室负责资料的收集、分类、编号及保存，资料的完整性和正确性全部由各部门负责，各部门必须将合格的、完整的资料报送资料室。资料室将各部门交送的资料按流水号或时间顺序或工程部位进行归档，并编制资料目录，方便查找。归档后的资料相关部门可以查阅与自己部门相关的资料，如果要查阅其它部门的资料或不相关的人员需要查阅资料，必须征得项目领导同意，如果需要将资料借出，必须办理相关的借用手续。成本合同资料除合同部外，其它人员查阅或借用必须经过项目经理同意。四、具体实施办法我们按《某长江大桥资料纲要》依次对内业资料中的各项具体实施办法作出阐述。1图纸1.1招标图纸包括招标图纸和招标文件，应及时归档，以保证能及时查阅。两阶段施工图资料室将下发的新图纸及时按要求复印分发给相关职能部门，并将旧图纸收回，防止出现用错图纸的事情发生。变更图纸及与变更相关的文件资料室将下发的变更图纸及时按要求复印分发给相关职能部门，防止用错图纸。与变更相关的文件按流水顺序归档，方便查阅和编制工程变更资料时使用。2文件各种文件要分类按流水号进行归档，由资料室对文件统一管理，各类文件均需做好文件目录，方便查阅。2.1指挥部来文请领导批示后及时给相关部门和人员传阅或复印，需要做出回复文件的提请各相关部门或人员及时做出回复。2.2报指挥部文件报指挥部或对指挥部文件回复的文件由资料室统一进行编号，并留一份原件存档，报出的文件要有接收人签收。2.3高监办来文领导批示后及时给相关部门和人员传阅或复印，需要做出回复文件的提请各相关部门或人员及时做出回复。2.4报高监办文件报高监办或对高监办文件回复的文件由资料室统一进行编号，并留一份原件存档，报出的文件要有接收人签收。公司来文经领导批示后及时给相关部门和人员传阅或复印，需要做出回复文件的提请各相关部门或人员及时做出回复。报公司文件报公司或对公司文件回复的文件由资料室统一进行编号，并留一份原件存档。经理部内部文件及会议纪要经理部内部文件及会议纪要由资料室统一编号，分发给各相关部门和人员时要签收，将资料及时归档。3、工程技术资料3.1开工令及开工报告资料室要做好由总监办发出的总开工令的存档，由工程技术部编制的单位、分部工程施工组织设计及各分项工程开工报告签认后交由资料室分类归档。（后附开工报告资料目录）施工技术方案及技术交底工程技术部编制施工技术方案并经签认后交资料室按流水号进行编号归档。在每一个分部的首个分项工程开工前由工程技术部编制施工技术交底，将技术交底交到工班，并完成交底签字手续后交资料室按流水进行分类归档。3.3工程质量资料由质量安全部填写并经监理工程师签字确认，资料应该完整，数据要真实，并且要做到前后数据对应，所填数要有可追朔性。（后附各项资料目录）各分项工程完工检评后，资料请监理工程师及时签认并交资料室归档，资料室将质量资料中牵涉到的测量资料和试验强度报告复印后附到质量资料中，将资料完善，以方便计量工作。质量安全部及时将监理抽检资料复印存档，以备计量用。3.4测量资料由测量队在分项开工前测量后及时填写，经测量监理工程师签认后及时交资料室存档。测量队并需将监理填写的监理抽检资料复印一份交资料室，以备计量时使用。3.5试验资料3.5.1配合比设计资料根据施工进度要求，试验室及时做出砼及水泥净浆配合比设计，经审批后时将资料交资料室存档。混凝土及水泥净浆强度资料试验室在混凝土及水泥净浆强度报告填写并经监理签认后及时交资料室，质量安全部就可以根据强度报告填写分项工程评定，资料室根据试验报告编号顺序来编制资料目录。原材料试验资料根据本桥施工特点，我们主要的原材料试验包括：钢筋试验、水泥试验、粗集料试验、细集料试验、减水剂试验、粉煤灰试验、钢绞线试验、锚具试验等。各类试验检测，无论是自检还是外检，及时将试验资料交资料室归档，资料室按试验流水号进行资料目录的编制。3.6原材料出厂合格证书在每一批原材料进场时，由物资机械部将合格证书交试验室，试验室完成对原材料的自检和监理抽检工作后及时将原材料出厂产品合格证交资料室，资料室根据产品进场时间分类对资料进行归档，并编写资料目录。3.7测量、试验仪器及拌和楼标定资料此部分资料是用来证明我们所使用的设备符合使用要求，各相关部门在将设备标定后及时将标定合格证书交资料室，资料室根据时间顺序分类对合格证书进行编号整理归档。4、安全资料4.1安全管理制度质量安全部及时将所制定的各项安全管理制度及时交资料室归档，资料室根据顺序编制目录。安全检查资料安全检查资料包括质量安全部根据安全管理制度及规定对工地进行检查形成的资料，指挥部及高监办检查时形成的文字资料，对检查发现的问题进行的整改、处罚和回复等。质量安全部在资料完整后及时交资料室存档，资料室根据时间顺序分类对资料进行归档并编制目录。4.3安全技术交底在每个分项工程开工前，由质量安全部根据施工实际情况编制切实可行的安全技术交底，及时对施工管理人员和作业班组进行交底，并做好签字和相片资料，在完善后将资料交资料室，资料室根据交底时间顺序归档并编制资料目录。4.4安全应急预案质量安全部根据工程实际情况，分析施工中存在的危险源，并针对各种不同的危险源编制应急预案，交由资料室归档。在施工中对应急预案的演练和实施形成文字记录，交资料室分类归档。5、成本合同资料5.1施工进度计划报表计划合同部在完成报处里和报指挥部的每月、季、年度进度统计报表和计划报表后，及时将资料交资料室，资料室按时间顺序分类归档。合同文件计划合同部在签订好对外、对内的各种合同以后，及时将合同交资料室存档，并按签订流水号编制目录。合同属于机密文件，任何无关的部门都不能查阅和借用，检查时也必须经过项目领导同意。5.3计量文件计划合同部在完成每期计量后要及时将计量资料交资料室，由资料室按时间顺序进行分类归档，并编制资料目录，方便检索。5.4变更资料计划合同部根据指挥部和设计院下发的工程变更图纸、文件和会议纪要等及时编制工程变更申请和变更令，在完成后与变更的原始资料和依据一起交资料室，资料室按流水号编制目录，此部分资料未经项目领导批准不能让不相关人员查阅或借用。五、内业资料检查考核1、内业资料检查考核1.1、认真执行部门周检、项目部月检制度各部门认真执行部门内业资料周检，项目部月检制度，在检查中对发现的问题定人、定时进行整改。1.2、加强考核制度，促进各部门进行学习各内业人员在各个项目分管领导的领导下，通过项目部签发的表格(见内业资料考核表)对自身进行考核。在项目部领导下，每月对各个部门的内业资料进行考核。要求各部门对内业资料收集整理过程中存在的问题限期改正，并对各部门的内业资料考核情况进行评比。促进各部门的竞争，提高各部门的内业资料质量。1.3、加强内业技术人员的再教育，确保工程资料质量的提高为了有效的提高各从业人员的技术水平，项目部将定期和不定期的组织内业人员进行培训和学习。定期的培训学习主要针对项目部月检中发现的问题，进行归纳总结后，对内业人员进行业务知识培训，发现其各内业技术人员在平时工作中的不足，弥补各自在工作中的缺陷。不定期的培训主要是指国家、地方政府的相关管理部门出台新的办法、规程、规定后组织从业人员进行再教育，使项目从业人员用规范化、标准化来要求自己，随时更新自身的业务知识，确保一流的竣工档案资料质量。2、采取积极的奖惩制度1、项目月检中每月评分中最高的为优秀部门，对该部门的内业技术人员奖200元。2、对在项目月检中得分最低的部门或内业资料严重滞后的部门罚款200元并要求其限期整改。3、项目月检中发现内业技术资料与现场实体进度和项目部内业技术资料要求的项目缺项达3项以上者罚款200元/次。4、项目月检中发现内业技术资料丢失的罚款200元/次。本管理办法旨在规范我项目对内业资料的管理，使内业资料管理完整化、规范化运行，在实际操作中我们还需不断完善、进一步提高。某长江公路大桥项目部2008年7月资料管理组织机构图内业资料考核评分表序号项目具体要求分数评分1完整性资料缺页的每缺缺一页扣0.5分，需要要盖章、编编号