(文件管理论文)EPC项目供应商文件管理与控制研究

【文件管理论文】EPC项目供应商文件管理与控制研究摘要：一个大型EPC项目会牵涉诸多的供应商，因此会有大量的供应商文件需收发和审核。在采购实践中，承包商需要指定专人负责供应商文件的管理和控制，使其高效有序地运行。结合项目实践，在扼要介绍供应商文件管理重要性的基础上，详细论述供应商文件管理中存在的文件格式不规范、文件提交和升版拖沓、文件流转环节太多、供应商文件影响详细设计进展、供应商文件清单界定不明确等问题；重点阐述了供应商文件的管理和控制措施，包括建立供应商文件管理控制程序、尽早明确供应商文件清单、简化通信方案、定期督办文件、建立合同约定等。关键词：EPC项目；供应商文件；管理和控制；文件控制程序本文中所说的供应商是指EPC承包商〔以下简称承包商〕的采购部门在采购物资和设备过程中确定的中标商。供应商文件是指在投标人中标以后，在正式生产之前、生产过程中和完成生产后直至交货整个过程中编制的供承包商审批和备案的文件。这些文件通常可分为设计类、质量检验类、生产类、商务类等。其中设计类文件是供应商生产前根据招标文件中的技术文件所做的深化设计形成的文件，比如数据单、计算报告、图纸等，这类文件需提交承包商批准后方可组织生产。质量检验类文件包括ITP〔检验检测计划〕文件、TestProcedure〔测试程序〕文件等用于承包商和供应商把控产品质量的文件，出厂前承包商将会指派第三方检测公司或者买方代表依据批准的ITP等文件去参加产品的出厂前检验。生产类文件通常包括MPS〔生产工艺规格书〕、焊接及其修补程序、喷漆程序等。商务类文件包括排产计划、包装方案等文件。供应商在中标以后应按照合同的规定及时提交上述文件供承包商审核和备案。大型EPC项目牵涉诸多的供应商，会有大量的供应商文件收发、审核工作。大宗设备和长周期设备〔泵、发电机等〕包含的文件会更多。在采购实践中，承包商需要指定专人负责供应商文件的管理和控制，具体负责供应商文件控制程序文件的编制、收发、保存、登记、审核组织、文件进度监督、各方协调等工作。1供应商文件管理中存在的问题1.1文件格式不规范供应商在提交文件时经常会在文件格式方面存在各种各样的问题，比如文件编码不规范、文件封皮内容填写不正确、页码格式不对、页眉页脚设置有问题等。这些格式方面不规范的问题会导致反复修改，浪费大量时间。供应商文件在发送给审核人员之前需要确保文件格式正确，审核人员只需专注文件内容的审核，这样可提高审核的效率。供应商文件的编制和审核是严肃且严谨的工作，文件编制质量直接决定承包商对供应商的评价。1.2文件提交和升版拖沓每个供应商文件会经历多个版本最终才能关闭，在提交和升版的过程中，很多供应商会比较拖沓，不按规定时间提交和升版。文件不能及时提交和关闭，会影响供应商的顺利生产和出厂检验，最终可能导致不能按时交货，进而影响到项目进度。另一方面，部分供应商文件作为EPC项目详细设计的前置条件，不及时提交会影响详细设计的进展，最终导致现场施工无法按计划开展。总之，供应商文件是否按计划提交和关闭直接影响到项目的正常进行。1.3文件流转环节太多供应商文件在提交、审核过程中牵涉供应商文件编制人员、供应商文控人员、代理商相关人员〔如果有的话〕、承包商文控人员、供应商文件审核方文控人员、文件审核人员、各方相关领导。因为牵涉的人员较多，流转环节较多，直接导致的结果就是效率低下，影响文件的快速流转，使文件关闭的周期拉长。如何减少文件的流通环节，节省每个环节上的时间，在供应商文件管理实践中是个值得考虑的问题。1.4供应商文件影响详细设计进展部分供应商文件是进行项目详细设计的基础，比如发电机的GA图〔布置图〕会影响发电机房尺寸和结构设计，因此若供应商的GA图不提交，设计就无法完成发电机房的设计。类似这种情况很多，实践当中经常会出现设计人员着急索要相关的供应商文件，供应商却不能及时提供或者仓促提供，导致详细设计文件反复修改，进而影响设计工作的进展，最终会影响项目的整体进展。1.5供应商文件清单界定不明确供应商文件的清单在MR〔MaterialRequisition〕文件中有详细的要求，但MR文件中对供应商文件的要求过于宽泛且模式化，会包含从投标阶段到竣工阶段的所有文件，且对文件数量要求过多。因为每项物资的情况均不同，决定了其对应的供应商文件清单也不尽相同，导致了在实践中很多供应商对需要提交哪些文件感到很困惑。上述问题在供应商文件管理实践中普遍存在，如何在实践中加以解决，使供应商文件提交、收发和审核更加顺畅，是供应商文件管理工作需要克服和解决的问题。2供应商文件的管理和控制措施根据前面阐述的供应商文件普遍存在的问题，在实际的工作中可从以下几方面着手，重点做好“控制〞工作。2.1建立供应商文件管理控制程序规范的文件管理和控制程序为供应商文件的管理提供文件编码规则、模板、工作流程等，为各方更好地管理和控制供应商文件提供依据。通常EPC项目部层面的文控程序文件可能无法完全知足供应商文件管理要求，供应商文件管理程序可在其基础上进行补充和完善。2.1.1建立供应商文件的编码规则。可在EPC项目部文控程序文件的基础上开展，其宗旨是保证每个文件有唯一的编码。在项目实践中可以按照“AAAA-P-BB-CC-DDDD-EE〞的编码规则进行编码，其中：AAAA可以用项目名称的缩写表示；P是Procutment的缩写，表示文件属于采办类；BB代表专业的类型〔具体专业类型应和EPC项目文控程序文件中的规定保持一致〕；CC代表文档类型〔具体文档类型应和EPC项目文控程序文件里的规定保持一致〕；DDDD是一个四位的流水号，应和设备的MR文件的流水号保持一致，同一个专业内每项物资的MR文件流水号是唯一的；EE为两位流水号。通过BB、CC、DDDD、EE这四部分能保证同一种设备且相同文档类型的文件编号是不同的。例如：生产制造海上牺牲阳极产品的供应商上报两个程序文件，两个文件的编码应该为SPM-P-AC-PF-0002-01、SPM-P-AC-PF-0002-02，其中：SPM为项目的简称；P代表采办类文件；AC代表物资是防腐专业方面的；PF代表文件类型是程序类文件；0002是牺牲阳极设备MR文件的流水号；01和02用于区别这两个相同文件类型的文件。2.1.2文件的模板。文件模板应尽可能规定详细，包括封皮、页眉页脚、页码、各级标题及正文内容的格式要求等，格式规定越详尽，上报的文件质量相对就越好。考虑到EPC项目详细设计等文件也会牵涉到文件模板，在管理实践中可以考虑供应商文件的模板和详细设计的文件模板保持一致，这样可以保持整个项目文件模板的整齐划一。2.2尽早明确供应商文件清单承包商在给供应商下发中标通知书以后，供应商会组建自己的项目组织并配备相关人员。通常在供应商正式启动各项工作之前，相关方会召开一个开球会，供应商文件管理人员应利用开球会的机会，由设计、采办和供应商三方针对VDR〔内含供应商文件清单以及提交计划〕进行充分沟通并达成共识。VDR确定以后，相关方可根据提交计划进行文件的跟踪和督办，这样可避免设计和采办之间的工作进度不一致。本着精简的原则，通常供应商应至少提交以下文件：文件清单〔VDR〕、数据单和计算报告〔如果有〕、图纸〔如果有〕、测试程序〔TestProcedure〕和报告〔TestReport〕、检验检测计划〔ITP〕文件、运行维护手册〔IOM〕文件、完工文件〔MRB及MRBindex〕。以上文件基本涵盖了产前的深化设计文件、产中的质量控制文件和产后的运营维护文件。2.3简化通信方案在具体的实践中，经常会遇到文件编制人员和审核人员需要进一步沟通以澄清某些问题的情况，这种情况下可以探讨文件审核人员和文件编制人员直接进行一对一沟通，以提高沟通效率。为了保持文件的严肃性，需要将沟通的结果反映到文件的内容上，以实现双方的书面确认。另外，可以尝试建立微信群和QQ讨论组，将相关人员聚集在一起，针对文件中的某些问题进行沟通交流，这样可快速让各方收到相关信息。此外，在实践中，在与各相关方沟通协商基础上，应尽可能减少文件的流通环节，提高文件流转的效率，最终缩短文件关闭的周期。2.4定期督办文件EPC项目部的文控人员一方面需要面对供应商，另一方面需要面对审核人员。经常会出现供应商未按计划提交文件以及审核人员审核文件过慢的情况，因此文件的督办就显得尤为重要。文件初版的提交日期在VDR中已有详细规定，升版周期和审核周期在程序文件中也有详细规定，文控人员需要根据VDR和程序文件中的规定对相关各方进行督促。督办的基础是基于详细的文件登记台账，台账应准确记录收发的日期等数据，同时应运用公式及时提醒哪些文件过期未提交、哪些文件过期未升版、哪些文件过期未返回审核意见，通过这些数据，为文控人员督办文件提供直观的依据。对文件的督办应建立固定的督办机制，比如每周针对过期文件进行督促，这种措施在实践中能起到很好的效果。2.5建立合同约定考虑到供应商文件对项目详细设计、项目进度的潜在影响，供应商文件提交的是否及时就显得尤为重要了。为了提高供应商对文件的重视程度，加快文件的提交和升版速度，应在买卖合同中对重要文件的提交时间进行规定，同时可将重要文件的进展作为进度款申请的前置条件。通过在