文档排版通用技巧

载了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。1.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。2.段落对齐一般在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。3.巧设“列”距在“段落”设置中可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。载如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。“样式格式”在文档中的妙用相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？载好处一.快速同步同级标题的格式好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而一.快速套用现有标题样式1.编辑完成后套用样式这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实2.编写文件时套用样式这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键载1)点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置12)然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置23)将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置34)以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键载而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。二.快速修改同级标题样式不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。1.手动更新同级标题首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮(如图2位置1)，执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。如图3所示2.自动更新同级标题而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。好处二.快速在文档中定位Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，Web便。好处三.方便生成文档目录不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。一.快速建立目录1.点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口2.确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮3.此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个Ctrl来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点定”按钮即可更新整个目录了。【小提示】有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示二.快速更新目录随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目写在最后写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工[[导读]学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、““我在工作中遇到了一个难题：英文材料的编辑。根据编辑中文的习惯来编辑英文，总觉了解。希望能做一个这方面的专题，比如说标题用什么字体？正文用什么字体？用几号字体？如何排版？等等。”图1英文排版第一步：让标题一下抓住读者的眼睛主标题是一篇文章在视觉上引起人们注意的关键，一般排在文章的顶端，并使用较大字字体，一般选择SansSerif(无衬线)类的字体(如：ArialBlack体)，以使标题更突出。小知识：英文字号与字体英文字号大小习惯以points(磅，经常缩写为pt)为单位的，10.5pt相当于中文的五号字。英文字体主要有两大类型：Serif(衬线体)和SansSerif(无衬线体)。所谓衬线，imesNewRomanM，右侧是ArialBlack体的M，笔画都是一样的粗细。图2英文标题★获得更多漂亮的英文字体Windows自带了一些英文字库，不过还是不够丰富，要想获得更多漂亮的英文字体，可从网络上下载一些免费的英文字库。第二步：循循善诱，设置副标题主标题主要起吸引眼球的作用，而副标题则是对主标题的进一步阐述，以便读者在读文章之前了解更多信息。副标题一般也以左对齐方式排版，它的字号要比主标题小很多，以免喧宾夺主，不过要比正文字号至少大2个级别。副标题的字体颜色还可以设置成灰色，以题形成对比。第三步：清晰易读排正文缩进4个字节。而现在流行的英文格式，大多数都不缩排，而是习惯在段与段之间加一空行进行★选择适当的行距Word中，可执行“格式→段落”命令打开段落对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“行距”下拉按钮，选择“多倍行距”项，接着就可以在后面的“设置值”中输入“1.2”，确定即可。★使用连字符断句如图3所示，同样的文字内容，左侧的松散零乱，右侧则紧凑有序。奥妙何在？原来何处断开，往往因文化的差异而有所不同，一般美式英文以韦伯字典为依据，英式英文则以牛津字典为依据。载图3连字符断句★首字下沉正文美化的一个常用方法就是首字下沉，这在Word中很容易实现。在第一段文字随意处点击一下，然后执行“格式→首字下沉”命令打开一个对话框，这里你可以选择首字位置是“下沉”还是“悬挂”，还可以设置首字下沉的行数及距正文的距离。在本文开始的示例图中，第四步：附加说明pt65岁之间的某个导师看的，那就要适当调大字号，比如调为12pt；如果你的导师在65岁以上，那他的视力可能会更Word应用技巧：巧用绘图功能1.不打折画直线技术：⑴画一般直线：点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动;载⑵画极⑵画极短直线(例如坐标轴上的刻度线段)：单击绘图工具栏上的“矩形”命令，按住鼠标左键拖出矩形，然后选中矩形，单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”2.旋转技术：选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图Word2若需以15°为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住Shift键。3.微移技术：为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下面的方法：⑴按住Alt键拖动;载⑵将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即0.01字符和0.01行;度调小。媲美PS!Word2010图片处理能力很强大为了让文章图文并茂，可以在文章中插入图片，为了让图片更美观就需要进行处理，说起图像处理，大家马上会想到大名鼎鼎的Photoshop，然而为了对图片进行简单处理就动用Photoshop这种专业的图像处理工具显得小题大作，再说Photoshop之类的软件也不适合非图像处理专业的用户使用。其实，处理文章插图完全不必如此兴师动众，Word2010就提供了强大的图片处理功能，有些功能甚至能和一些图像处理工具媲美。运行Word2010，单击“插入”，切换到“插入”功能区，单击“图片”按钮，弹出“插入图片”窗口，选中一张图片，单击“插入”按钮(如图1)，将该图片插入Word2010的编辑窗口。载在弹出的效果缩略图中选择自己需要的效果(如图2)，调节图片的亮度、对比度和清晰度。图2调节图片亮度、戏比度如果图片的色彩饱和度、色调不符合自己的意愿，可以单击“颜色”按钮，在弹出的效果缩略图中选择自己需要的效果(如图3)，调节图片的色彩饱和度、色调，或者为图片重新着图3调节图片色彩和色调如果要为图片添加特殊效果，可以单击“艺术效果”按钮，在弹出的效果缩略图中选择一种艺术效果，为图片加上特效(如图4)。图4为图片添加艺术效果当然，你也可以在图片上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置图片格式”，打开“设置图片格式”窗口，在“图片更正”选项卡中设置柔化、锐化、亮度、对比度，在“图片颜色”选项卡中设置图片颜色饱各度、色调，或者对图片重新着色，在“艺术效果”选项卡中为图片添加艺术效果(如图5)。图5设置图片格式窗口二、Word2010可以玩“抠图”Word2010编辑窗口的图片，单击“删除背景”按钮，Word2010会对图片进行智能分析，并以红色遮住照片背景(如图6)。图6智能分析图片背景如果发现背景有误遮，可以通过“标记要保留的区域”或“标记要删除的区域”