项目监理档案归档及资料管理办法

PAGEPAGE30施工监理档案、资资料归档管管理规定第一章总则则则第一条依据国家家家档案法法、国国家建设设工程程文件归归档整整理规范范标准准（GB/TT5503228--20001），为了了规规范公司司施工工监理档档案管管理工作作，结结合本公公司工工作实际际，对对公司档档案管管理办法法中基基本建设设类档档案进行行修订订，制定定本规规定。第二条施工工工监理资资料分分类施工监理资料分分分为按档档案保保管和资资料管管理两类类，按按工程类类别存存档期限限分为为30年、8年、3年。（一）按档案管管管理存档档期限限为30年的工程程。（1）施工技术术要要求高，施施施工难度度大、结结构复杂杂的大大型公共共建筑筑、列入入监理理计划单单体投投资额在5000万元以上上（含含5000万元）的的工工程。（2）涉及高温温、高高压、易易燃、易易爆的的化工、采采气气及桥梁梁且投投资额在1000万元以上上（含含1000万元）的的工工程。（3）列入国家家、集集团公司司、地市市级以以上且投投资额额在1000万元以上上（含含1000万元）的的重重点工程程。（4）每年111月月份由工程程程管理处处将本本处室拟拟归档档的监理理工程程填入《监监理理工程归归档类类别清单单》中中，报公公司监监理档案案、资资料审查查领导导小组审审查确确认归档档类别别和保存存期限限，形成成公司司《监理理工程程归档类类别清清单》，由由工工程管理理处、综综合办公公室按按照公司司《监监理工程程归档档类别清清单》及及时组织织存档档和接收收。（二）按资料保保保存，保存存期期限为8年的工程程。（1）采用新材材料料、新技术术术、新工工艺，新新设备的的单体体投资在1000万元以上上的的工程。（2）施工技术术要求求高，施施工难度度大、结结构复杂杂的大大型公共共建筑筑、列入入监理理计划（单单体体投资额额在5000万元以下下）的的工程。（3）投资额在在11000万元以下下且且涉及高高温、高高压、易易燃、易易爆的化化工、采采气及桥桥梁的的工程。（4）投资额在在11000万元以下下且且列入国国家、集集团公司司、地地市级以以上的的重点工工程。（三）按资料保保保存，保存存期期限为3年的工程程。（1）油田道路路、住住宅小区区综合整整治、老老区改造造及其其他维修修改造造项目工工程。（2）未列入11、22项规定的的其其他项目目工程程。第二章归档档档要求第三条归档内容容容及范围围要求求（一）尚未存档档档的所有有监理理工程资资料归归档严格格执行行《大庆庆仟环环工程管管理服服务有限限公司司施工监理理档档案资料料归档档管理规规定》，旁旁站记录录与平平行检查查记录录附在对对应的的报验单单后面面，具体体内容容见附件1、2。（二）在施工监监监理过程程中的的监理资资料应应按监理理规范范、上级级主管管部门规规定和和公司管管理办办法的要要求做做好日常常管理理，以备备正常常监理验验收和和业务主主管部部门、业业主、公公司考核核等各各种检查查时使使用。（三）归档的文文文件材料料应是是原件，必必须须用碳素素墨水水、蓝黑黑墨水水书写，或或用用电脑打打印。不不得用圆圆珠笔笔、铅笔笔、彩彩色笔、纯纯蓝蓝墨水等等字迹迹填写内内容。（四）要保证卷卷卷内文件件材料料的真实实性和和准确性性，卷卷内文件件材料料如有需需要签签字、盖盖章的的，要保保证签签字和盖盖章手手续齐全全、印印迹清晰晰。第四条组卷要求求求（一）归档的监监监理材料料应按按年度、工工程程项目种种类（民民用、市市政、化化工、管管道等等）分类类组卷卷。并以以案卷卷形式移移交，同同时要保保证案案卷封面面、卷卷内目录录、卷卷内备考考表等等项目的的填写写齐全、准准确确。（二）在对档案案案材料进进行组组卷时要要以监监理合同同为依依据。一一项监监理合同同可能能包含多多个单单项工程程。共共用部分分（存存档目录录中第第一、二二、三三大项）按按合合同项统统一组组卷，其其他部部分按单单项工工程组卷卷。当当一个工工程项项目的档档案材材料过厚厚时（每每卷的厚厚度一一般不宜宜超过过25mm），可组组成成两卷或或若干干卷。卷卷内文文件材料料的排排列要遵遵循工工程项目目文件件材料形形成的的规律。（三）卷内文件件件材料要要编写写页码，页页码码的编写写要符符合以下下标准准：（1）卷内文件件材材料凡有书书书写内容容的页页面均应应编写写页号，空空白白页不编编写页页号。所所编页页号采用用打号号机打印印，用用阿拉伯伯数字字从1起自然流流水水开始依依次编编写。（2）单面书写写的的文件材料料料，在右右下角角编写页页号；；双面书书写的的文件材材料，正正面在右右下角角、反面面在左左下角编编写页页号。（3）漏编页号号时时，可在漏漏漏编页前前页号号的后面面加“-”及所漏页页号号来表示示（如如第6页漏编，则则则在第5页标：“5-6”，同时在在卷卷内备考考表中中注明“6为漏页”或“5-6页为一页”）。页号号编编重时，在在重重页的各各页号号后面用用括号号编顺序序小号号（如第5、第6两页都编编成成第5页时，则则编编为5（1）、5（2）页，并并在在备考表表中注注明“第5页共两页”）。无论论编编重页号号或是是漏编页页号，备备考表中中除有有上述说说明外外，还要要说明明本卷总总共实实有页数数。（四）每卷档案案案要附卷卷内目目录，卷卷内目目录排列列在卷卷内文件件材料料的首页页之前前，不编编写页页号，每每卷目目录与本本卷内内容相符符，用用打印机机打印印。（五）卷内备考考考表要注注明卷卷内文件件材料料的件数数、页页数以及及立卷卷人监理理工程程师、检检查人人总监等等项目目，排列列在卷卷内文件件材料料的尾页页之后后。第五条装订要求求求（一）档案材料料料装订时时，案案卷封皮皮使用用监理档档案大大卷皮（297mmmm×2110mmm），用白白色色线绳三三眼等等距装订订，文文件材料料下口口和右口口取齐齐，左口口和上上口可适适当切切齐，卷卷内文文件材料料不得得露出卷卷皮之之外。（二）填写案卷卷卷封皮时时，文文字项目目用碳碳素墨水水书写写或用打打印机机打成蜡蜡纸刷刷印，用用碳素素墨水书书写时时要字迹迹清晰晰、字体体规范范。案卷卷封面面各项目目的填填写要符符合以以下标准准：（1）案卷名称称：：基本格式式式为：单单位工工程名称+文件材料料名名称。例例如：：××××工程检验验记记录土建建、电电气。案案卷题题名一行行书写写不下时时可回回行书写,但第一行行要要空两格格书写写。案卷卷题名名的总字字数不不宜超过50字。（2）编制单位位：：填写卷内内内文件材材料的的形成单单位或或主要责责任者者（使用用标准准全称或或通用用简称），即即某监理项目目部。（3）监理时间间：：填写工程程程开、竣竣工时时间（4号字）。（4）保管期限限：：按第一条条条规定填填写（2号红色字字体体）。（5）密级（22号号红色字体体体）：无无密级级。见附附件3。第六条移交要求求求（一）企业归档档档移交目目录填填写：案案卷题题名：第一一行行填写监监理合合同名称称及单单体项目目名称称。相应卷数数。在下一一行分别别填写写本工程程或单单体项目目工程程名称本本册目目录及页页数。在工工程检验记记录后加专专业名称。例例如：工程程检验记录录土建或电电气、工艺艺等。以便便查档快捷捷。具体见见附件4。（二）编制档案案案移交目目录，交交电子版版并打打印一式式两份份，由验验收组组长在移移交目目录上签签字确确认后归归档，再再到档案案室办办理交接接，双双方签字字盖章章。监理理部一一份，总总监保保留一份份。第三章附则第七条其它要求求求（一）各年当年年年竣工的的工程程项目要要求在在次年3月底前必必须须完成存存档工工作，以以避免免因项目目人员员的变动动导致致档案不不完整整情况的的发生生。（二）工程资料料料管理执执行国国标《建建筑工工程施工工质量量验收规规范》的的项目监监理档档案归档档内容容按附件1执行。（三）执行省标标标《黑龙龙江省省建筑工工程资资料管理理标准准》的项项目监监理资料料归档档内容按按附件件2执行。（四）监理档案案案收电子子版，具具体归档档内容容目录见见附件件1。第八条本办办办法自下下发之之日起执执行，其其中条款款与公公司《管管理办办法及制制度汇汇编》中中档案案管理办办法条条款发生生矛盾盾时，按按本规规定执行行。附件：1.执行行行国标《建建筑筑工程施施工质质量验收收规范范》的项项目监监理档案案归档档内容2.执行省标《黑黑黑龙江省建建筑筑工程资资料管管理标准准》的的项目监监理资资料归档档内容容3.档案封皮、备备备考表填写写样样本4.档案交接文文文据5.企业归档目目目录6.监理业务务务手册样样式7.竣工报告告告样式附件1执行国标标《建建筑工程程施工质质量验验收规范范》的的项目监监理档档案归档档内容容[见卷内目目录(一)]一、监理项目管管管理1监理投标标标技术文文件2监理合同同同3监理规划划划（纸质质和电电子版同同时归归档）4HSE管管管理规划划（纸纸质和电电子版版同时归归档）5监理实施施施细则（纸纸质质和电子子版同同时归档档）6监理工作作作总结（纸纸质质和电子子版同同时归档档）7监理业务务务手册（原原件件和电子子版同同时归档档，表表格样式式见附附件6）二、监理指令1监理工程程程师通知知单、监监理工程程师通通知回复复单2监理工作作作联系单单3工程暂停停停令4工程款支支支付申请请表、工工程款支支付证证书三、监理内业1监理月报报报（纸质质和电电子版同同时归归档）2监理例会会会纪要（纸纸质质和电子子版同同时归档档）3监理日记记记（包括括日常常安全监监理记记录）4其它（包括括括情况反映映等等）四、审核签认文文文件1工程开工工工/复工报审审表表2施工组织织织设计（方方案案）报审审表3分包单位位位资格报报审表表4特殊工种种种人员资资质报报审表5施工进度度度计划申申报表表6进场施工工工机具报报审表表7工程临时时时延期审审批表表8工程最终终终延期审审批表表9费用索赔赔赔审批表表10工程变变变更单11经济签签签证12其它五、工程检检验记录录1施工测量量量放线报报验单单2工程材料料料/构配件/设备报审审表表3报验申申申请表（1）单位（子子单单位）工程程程报验申申请表表（2）分部（子子分分部）工程程程报验申申请表表（3）分项工程程报报验申请表表表（4）检验批报报验验申请表（5）竣工报告告（原原件）（索索索取甲方方规定定的样式式的原原件，常常用的的市政建建筑工工程为《工工程程质量竣竣工验验收记录录表》，石石石油天然然气工工程为《石石油油天然气气工业业基本建建设工工程竣工工报告告》，表表格样样式见附附件7）附件2执行省标标《黑黑龙江省省建筑工工程资资料管理理标准准》的项项目监监理资料料归档档内容[见卷内目目录录（二）]一、监理项目管管管理1监理投标标标技术文文件2监理合同同同3监理规划划划（纸质质和电电子版同同时归归档）4HSE管管管理规划划（纸纸质和电电子版版同时归归档）5监理实施施施细则（纸纸质质和电子子版同同时归档档）6监理工作作作总结（纸纸质质和电子子版同同时归档档）7监理业务务务手册（原原件件和电子子版同同时归档档，表表格样式式见附附件6）二、监理指令1监理通知知知、监理理通知知回复单单2工作联系系系单3工程暂停停停令4工程进度度度(结算)款报审表表、工工程款支支付报报审表三、监理内业1监理月报报报（纸质质和电电子版同同时归归档）2监理会议议议纪要（纸纸质质和电子子版同同时归档档）3监理日记记记（包括括日常常安全监监理记记录）4其它(包括括括情况反映映等等)四、审核签认文文文件1施工现场场场质量管管理检检查记录录2工程开///复工报审审表表3工程技术术术文件报报审表表〔施工工组织织设计（方方案案）报审审表〕〕4分包单位位位资格报报审表表5建设工程程程特殊工工种上上岗证审审查表表6施工进度度度计划报报审表表7()))月、工、料料料机动态态表8工程延期期期报审表表9工程变更更更单、设设计变变更通知知单、技技术联系系（通通知）单单10工程变更更更费用报报审表表、费用用索赔赔报审表表11临时签签签证报审审表12其它（包包括设计计交底底记录、图图纸纸会审记记录等等）五、工程检验记记记录1施工测量量量放线报报验单单2见证取样样样和送检检见证证人备案案书3工程物资资资进场报报验表表（包括括进场场施工机机具报报审表、设设备备开箱检检验记记录）4报验申请请请表（1）单位（子子单单位）工程程程施工质质量竣竣工预验验收报报验表（2）分部（子子分分部）工程程程施工质质量验验收报验验表（3）分项工程程施施工质量验验验收记录录（4）检验批施施工工质量验收收收记录5旁站监理理理记录、监监理理抽检记记录6不合格项项项处置记记录7单位工程程程验收申申请报报告、单单位（子子单位）工工程程施工质质量竣竣工验收收记录录（包括括单位位/子单位工工程程施工质质量控控制资料料核查查记录、单单位位/子单位工工程程安全和和功能能检验资资料核核查及主主要功功能抽查查记录录、单位/子单位工工程程施工观观感质质量检查查评价价记录、单单位位/子单位工工程程施工总总结）8工程质量量量评估报报告9质量事故故故处理资资料（工工程质量量事故故调（勘勘）察察查记录录、工工程质量量事故故报告）10竣工报告告告（原件件）（索索取甲方方规定定的样式式的原原件，常常用的的市政建建筑工工程为《工工程程质量竣竣工验验收记录录表》，石石石油天然然气工工程为《石石油油天然气气工业业基本建建设工工程竣工工报告告》，表表格样样式见附附件7）附件3档案封皮、备考考考表填写写样本本一、监理档案封封封皮填写写样本本：文字要要求求黑色打打印粉粉刷，数数字用用红色卡卡号4号数字。卷卷卷内页码码黑色色卡号，页页数数从1开始在右右下下角。1.工程名称2.案卷名称3.建设单位4.施工单位5.监理时间年年月月日起年月月月日止（数数字字3号）6.编制单位7.归档时间年年月月日8.保管期限长长期（用红色色章章卡印）9.密级无无秘级（用红色色章章卡印）10.本监理工工工程共卷卷，本本卷为第第卷，本本卷共页（数字3号）二、备考表说明明明的填写写：本保管单位内以以以编号科科技文文件材料料共份页，其中中文文字材料份页，图样张，照片张，其它张。1.第一空填写写说说明：共多多多少份是是指本本卷目录录里文文件份数数。如如：本卷卷装监监理项目目管理理1--7目录都有有，填填写共有有7份。以实实际际装订目目录份份数为准准。2.第二空填写写说说明：如果果果没有图图纸与与上空填填写份份数是相相同。3.本保管单位位技技术审定人人人：填写写总监监。4.本报管单位位文文件材料变变变更过程程：填填写本卷卷有变变更单就就按实实际填写写否则则不填。5.在卷脊下卡卡上上本卷号。附件4档案交接接文据档案类别：监理理理档案交接原因：归档档档□产权变更□上、汇交□所属年度：年月月月至年月月纸质档案特殊载体档案档案数量（卷///件）：永永久长期短期合计：卷卷电电子文件件数量量：照片：磁带：磁磁盘盘：光盘：底底图图：岩心：岩岩屑屑：无实体：：其其他：附：企业档案目目目录份页交接说明：1、工程名名称称：2、移交类类别别：档案案移交单位（公章章章）：接收单位（公章章章）：移交人（签字）：：总监签字并并盖名章接收人（签字）：：附件5企业归档档目录序号电子文件关联项题名*起日期*止日期*立卷单位*密级*保密期限保管期限*归档单位*页数件数提要备注互见号存放位置1**道路改造工工程程监理管理理理项目、监监理理指令、监监理理内业、审审核核签认文文件2007-4102007-1222-200**道路改造工工程程项目监理理理部无密级3年**道路改造工工程程项目监理理理部2232**道路改造工工程程审核签认认认文件、工工程程检验记记录2007-4102007-1222-200**道路改造工工程程项目监理理理部无密级3年**道路改造工工程程项目监理理理部3063**道路改造工工程程工程检验验记记录2007-4102007-1222-200**道路改造工工程程项目监理理理部无密级3年**道路改造工工程程项目监理理理部224说明:*号项必必填.以以此样版标标标准填写.档案或资资料料均填此此表格格移交.携带电子子表表格进行行办理理移交.此电子表表格格可到一一处或或二处下下载.卷内目目录录（一）序号文件材料料题名所在卷数所在页码一监理项目管理1监理投标技术文文文件2监理合同3监理规划4HSE管理规规规划5监理实施细则6监理工作总结7监理业务手册二监理指令1监理工程师通知知知单、监监理工工程师通通知回回复单2监理工作联系单单单3工程暂停令4工程款支付申请请请表、工工程款款支付证证书三监理内业1监理月报2监理例会纪要3监理日记（包括括括日常安安全监监理记录录）4其它(包括情况况反映映等)四审核签认文件1工程开工/复工工工报审表表2施工组织设计（方方案）报审表表3分包单位资格报报报审表4特殊工种人员资资资质报审审表5施工进度计划申申申报表6进场施工机具报报报审表7工程临时延期审审审批表8工程最终延期审审审批表9费用索赔审批表表表10工程变更单11经济签证12其它五工程检验记录1施工测量放线报报报验单2工程材料/构配配配件/设备报审审表表3报验申请表（1）单位（子单位）工工程报验申请请表（2）分部（子分部）工工程报验申请请表（3）分项工程报验申申申请表（4）检验批报验申请请请表（5）竣工报告（原件件件）卷内目目录录（二）序号文件材料料题名所在卷数所在页码一监理项目管理1监理投标技术文文文件2监理合同3监理规划4HSE管理规规规划5监理实施细则6监理工作总结7监理业务手册二监理指令1监理通知、监理理理通知回回复单单2工作联系单3工程暂停令4工程进度（结算算算）款报报审表表、工程程款支支付报审审表三监理内业1监理月报2监理会议纪要3监理日记（包括括括日常安安全监监理记录录）4其它(包括情况况反映映等)四审核签认文件1施工现场质量管管管理检查查记录录2工程开/复工工工报审表3工程技术文件报报报审表〔施施工工组织设设计（方方案）报报审表表〕4分包单位资格报报报审表5建设工程特殊殊殊工种上岗岗证证审查表表6施工进度计划报报报审表7()月、工工工、料机机动态态表8工程延期报审表表表9工程变更单、设设设计变更更通知知单、技技术联联系（通通知）单单10工程变更费用报报报审表、费费用用索赔报报审表表11临时签证报审表表表12其它（包括设计计计交底记记录、图图纸会审审记录录等）五工程检验记录1施工测量放线报报报验单2见证取样和送检检检见证人人备案案书3工程物资进场报报报验表（包包含含进场施施工机机具报审审表、设设备开箱箱检验验记录）4报验申请表（1）单位（子单位）工工程施工质量量竣工预验收收报验表（2）分部（子分部）工工程施工质量量验收报验表表（3）分项工程施工质质质量验收收记录录（4）检验批施工质量量量验收记记录5旁站监理记录、监监理抽检记录录6不合格项处置记记记录7单位工程验收收收申请报告告、单单位（子子单位位）工程程施工工质量竣竣工验验收记录录（包包括单位/子单位工工程程施工质质量控控制资料料核查查记录、单单位位/子单位工工程程安全和和功能能检验资资料核核查及主主要功功能抽查查记录录、单位/子单位工工程程施工观观感质质量检查查评价价记录、单单位位/子单位工工程程施工总总结）8工程质量评估报报报告9质量事故处理理理资料（工工程程质量事事故调调（勘）察察查查记录、工工程