房地产行政工作制度1篇

1/1房地产行政工作制度(菁华1篇)房地产行政工作制度1但凡公司,在进行员工管理方面都要有各方面的管理制度,但公司的类型不同,其管理制度都不同。以下整理的是房地产行政管理制度,仅供参考。一.出勤制度上午:8:3012:00下午:14:3018:00

1、早8:15分前到岗,开始做清扫工作,8:30分正式进入工作状态,午休时间为工作弹性时间,但必须预留值班人员在岗。

2、考勤反映一位员工最基本素质和工作态度,因此考勤是员工综合考评重要依据之一。

3、对销售部销售人公司根据销售制定的排班表及上下班时间进行考勤记录。

4、严禁委托其他人代请假或代打卡。

5、在保证每周工作六天作息时间的前提下,销售人员可以自行选择调休时间(周

六、日除外),调休当周内有效。特殊情况的调休,必须经销售经理批准。

二、卫生制度

1、销售部必须安排固定的销售人员进行卫生清扫,其余销售部人员都应本着"团积友爱"的原则积极参加;

2、范围:门工作的地面卫生、桌面卫生、窗台卫生,保持室内空气清新、干净整洁、物品摆放整齐;

3、负责电源、门窗的开启与关闭工作。

4、随时注意保持现场环境整齐清洁。个人物品及销售物品由要指定存放,柜台桌面随时保持整齐、干净。

5、各项销售道具、设备应熟知正确使用方法,注意维护,如有损坏或故障,应及时通知厂商或业主尽快修护。

三、仪容仪表制度

1、工作时间着装应端庄、大方、得体,时刻保持整洁、干净的仪容仪表;

2、工作时间售楼部全体销售人员必须身着工作服并佩戴胸卡,如外出市调可穿休闲装;

3、男士头发应整齐利落,长度适中,不留胡须、不剃光头;女士头发梳理整齐,修饰简洁,淡妆上岗;

4、保持指甲清洁,不留长指甲,染有色指甲等;

5、新进人员未订制服前,依最接近上述方式穿着。衣着清洁、头发整齐、仪态端庄、精神饱满、随时注意公司及业主形象。

四、用餐制度由销售经理分配定点时分轮流用餐,餐后用具及时收拾,并及时打扫卫生。

五、休假制度

1、每星期每人有一天的公休时间

2、销售人员在公休期间手机必须处于开机状态,以便公司有事联系。

3、销售人员公休时,应作好工作交接。

4、销售人员公休当天下午4:30必须致电售楼处,了解当日情况

六、请假制度

1、销售人员如有事需要请假时,必须以请假条的书面形式上报销售经理。

2、让别人转告者,视为旷工。

七、工装制度为规范、统一项目形象,项目全体工作人员统一着工作服装,具体规定如下:

一、销售部负责根据统一规格为员工购制工服,工服不扣取工装费,在其离职时要及时交还工服。

二、所有员工须身着工装,并佩带统一标识上岗。

三、每位工作人员必须爱惜工装,随时保持工装的整洁。

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房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展1）

——医院行政工作制度岗工作制度(菁华1篇)

医院行政工作制度岗工作制度1医院行政工作制度AB岗工作制度

一、AB岗工作制是指各科室在合理设置工作岗位、完善工作职位职责的基础上,在相近岗位之间,实行顶岗或互为备岗的制度。当A岗因故不在岗时,B岗应主动顶岗,及时办理一般性事务或紧急公务。确保工作的连续性,方便群众办事,提高行政效率和公共服务质量。

二、各科室根据各自的实际情况,确定A、B岗责任人,明确相应职责,并有计划、有步骤地对备岗责任人进行业务知识培训;AB岗责任人确定后,一般应保持稳定。

三、AB岗承担人的工作职责

(1)当A岗承担人离岗期间,B岗承担人除做好本职工作外,承担A岗的以下工作:①接待A岗的来访人员,对有关问题作一般性解答:②受理A岗一般性事务工作,对不能处理的事项,应认真做好记录或及时与A岗取得联系;③请示本科室(单位)负责人同意后,处理A岗的急办事项。

(2)A岗承担人离岗前,必须提前向B岗承担人做好交接工作;A岗承担人因特殊原因来不及移交的,电告科室(单位)负责人或分管负责人和B岗承担人,B岗承担人要立即顶岗。①B岗承担人在顶岗期间,对A岗的工作应认真负责,享有A岗责任人的职责和权利,并对执行的A岗工作结果负相应责任。②A岗承担人离岗期间,必须与B岗承担人保持电话等通讯工具的联系。③A岗承担人外出返回后,B岗承担人应告知A岗离岗期间处理工作的有关情况,并将有关文件资料移交A岗承担人。④A岗承担人和B岗承担人同时离岗期间,由科室(单位)负责人或分管负责人亲自或指派其他人做好相应事务的落实工作。

四、A岗责任人因学习、公出、请假等原因离岗时,科室应落实B岗顶岗,A岗责任人向B岗责任人做好工作交代。因特殊原因不能及时交代的,B岗责任入应当主动顶岗。

五、两岗要互相传授备岗业务知识、操作规程和技能。B岗责任人在顶岗期间,同时做好本岗和A岗工作,并兼有A岗的职责权利,对执行A岗工作结果负有相应责任。

六、A岗责任人因故离岗没有做好交代的或B岗责任人在有交代情况下而没有履行顶岗职责的,按有关规定给予责任追究。

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展2）

——某市房地产管理局行政工作制度(菁华1篇)

某市房地产管理局行政工作制度1z房地产管理局行政工作制度为使我局行政管理工作更加制度化、规范化,提高机关依法行政和优质服务的水*,切实转变工作作风和建立高效有序的办事机制,特制定本制度。

一、领导制度㈠市房地产管理局是市委、市*赋予城市房地产业行政管理职能的事业单位,受市委、市*和市建设局领导,也受省建设厅的业务指导。㈡局长负责主持局的全面工作,对全局的行政工作负总责。对需要集体决定的重大事项、重大决策,由局长提交局长会议讨论决定。㈢副局长协助局长工作,对所分管的工作范围和局长委托的其他任务事项负责,并及时向局长汇报工作情况。凡在分工职权范围内的事项,分管副局长应及时作出决策;需要协商解决的事项,要与有关分管副局长商定后作出决策;协商不一致的,报局长决定或提交局长会议决定。㈣局长出访、出差期间,由局长指定的一位副局长代行局长职责;副局长出访、出差期间,由局长或局长指定的其他副局长代行职责。代行职责应同时通知局办公室。㈤办公室主任负责组织协调局机关日常工作;室、科、所、司的正职领导主持本单位的全面工作,副职领导协助正职领导工作。室、科、所、司内部在开展工作中意见不一致时,由正职领导决定。涉及其他科室的工作,应主动会办或协商解决;协商不一致的,由有关分管副局长协调后或报局长决定。

二、请示、报告制度㈠局重要情况、紧急情况、各项计划执行情况以及按规定需要上报的,应及时向市委、市*和上级行政主管部门报告。重要情况报告由局办公室具体负责。㈡下列事项由各室、科、所、司向局请示和报告:

1、处理本单位职权范围外的重大问题,应事先请示、事后报告结果;

2、处理职权范围内的一些重大事项的结果;

3、年度或季度工作计划、工作总结,专题工作报告;

4、单位之间,经会办或协商后仍有异议或意见不统一的事项;

5、购置固定资产及办公用品;

6、需要请示或报告的其他事项。㈢局实行逐级请示制度;紧急情况下可越级请示,但事后须向越过的机关或行政领导汇报。

三、会议制度㈠局实行局务会议、局长办公会、局长碰头会和局干部大会制度。㈡有关局务会议、局长办公会、局长碰头会的规定,详见局议事决策制度。㈢局干部大会,由局长根据需要决定召开,由局长或副局长主持,局全体干部参加。局干部大会主要传达上级有关文件精神,对全体干部进行思想动员和教育等。㈣以上会议一般以电话或口头通知,并对受话人进行记录。局务会议、局长办公会由办公室主任或局长指定的人员负责记录。对会议讨论研究的各项内容,与会人员须按照保密规定保守秘密,未经批准不得自行传达和扩散。

四、督促检查制度㈠局办公室负责对局机关及下属单位的工作进行协调指导、检查督促。㈡检查督促的内容包括:

1、上级重大决策和重大工作部署或交办的需由我局执行的事项;

2、局长会议决策的督查事项;

3、局长交办的督查事项;

4、局制度要求贯彻执行的日常督查事项;

5、其他需由我局检查督促的事项。㈢督促检查工作的程序如下:

1、立项。根据上级文件、交办件或局会议决定要求,确定督查事项,明确主办单位、协办单位和办理要求。

2、催办。督办事项确定后,督查部门应向主办单位进行催办。主办单位要抓紧办理,协办单位应大力支持。

3、报告。各主办单位在办理督办事项过程,应在规定的时限内向局领导和督办单位汇报办理情况,必要时应形成书面报告材料。

4、办结归档。督查部门对有关单位送来的办理情况报告,要认真处理并报告有关领导,达到要求的,予以办结;不符合要求的,退回补办、重办。督查事项办结后,要将有关材料归档。

五、办公制度㈠各室、科、所、司的工作人员要明确本单位的工作职责和任务,尽职尽责,做好本职工作。㈡工作人员要按作息时间上下班,不迟到,不早退,不旷工。㈢办公场所要保持整洁卫生,办公用具摆放要整齐有序,工作人员应注重形象,着装朴实大方,实行佩证上岗。要爱护公物,爱惜电脑设备,自觉节约水电。㈣工作人员要自觉遵守机关秩序,不得在办公场所大声喧哗,不得无故到其他科室、单位影响他人工作。㈤工作人员离开本局外出须向本单位负责人报告,单位负责人外出应向分管副局长报告,局领导外出应告知办公室。㈥工作人员对来局办事的群众,应礼貌热诚,办事要做到认真及时。对一时不能办好的事要解释清楚,说明原因,不得借故刁难或拖延不办。

六、请销假制度、车辆管理制度、公文处理规定、财务管理制度另行规定。本规定自发文之日起实施。

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展3）

——行政工作制度总则(菁华1篇)

行政工作制度总则1做好行政管理是每一个单位的必然管理,但单位性质不同,其行政管理的总则及制度目的等都有一定的差异,以下整理了详细的行政管理制度总则,可供参考。行政管理是为实现管理目标而进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和,是区别于业务管理的企业基础管理。行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理,建立统

一、科学、严格的行政管理体制,为进一步提升整体管理水*奠定基础。

一、适用范围本制度规范公司的行政管理工作,是公司整体管理制度的重要组成部分,公司所属职能部门和所有员工,在行政事项中除国家有关规定外,皆按本制度办理。

二、内容本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。

三、行政管理原则:

服从指挥:对上级符合法律和制度的指令都要服从,不得无故拖延上级布置的任务。

逐级管理:上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行,不得越级。上级可越级检查不可以越级指挥,下级可以越级申诉不可以越级请示。申诉用书面形式表达。

一人负责:不论什么工作,上级最终负责人只有一个。

连续工作:任何人任何形式的离岗,都要做好工作交接,不得使工作间断。

及时复命:任何指令不管能否完成,必须在限定的短时间内向下达指令者回复。

一致性:任何人无权改变公司制度规则,制度的改变必须按程序进行

指挥:在管理结构图或岗位设置图上,直接连接的上下级岗位之间有指挥与被指挥的关系。

授权:包括常规性授权和临时性授权。授权时要求下级做什么,达到什么效果,赋予下级什么权力,必须清楚,同时应当把这种授权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指,任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不能够亲自完成时,可通过授权的方式让下属完成。

检查监督:任何管理者都有检查监督的职责,主要是本部门负责范围内的检查监督。

四、行政效能管理的五项行为规定“行政效能管理的五项行为规定”又称为“五定模式”。

定位:“人”的功能及角色的扮演,必须设定,才能实施权责与职责的机能。

定点:内部实施与运用的各式表格、资料、文件等,必须设定固定的“责任区”和“置放区”,以确保操作的流程化,做到有条不紊。各种文件资料必须分类列册管理。

定向:依工作流程方法运转,在每一个环节,皆保持一定的操作方向,才不致混乱。

定人:将工作责任到人,实施“个人责任制度”,在每一个环节流程中,无论是表格、资料、文件等,都必须落实到个人负责范围,以便执行查核、推动及督导。

定时:将上述所列的各式内容,在日作业、周作业、月作业或季度作业中,无论是由上往下或由下往上,都必须设定“时间管制”以便加强效率运转。员工须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式进行工作流程,任何口头请示、承诺或批准均为无效;能够以表格反馈的事项尽量不以文字描述,能够以图表描述的事项尽量不用表格。

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展4）

——华南房地产项目销售工作制度(菁华1篇)

华南房地产项目销售工作制度1华南国际项目销售管理制度之工作制度

一、现场基本工作制度

销售员必须规定的时间上班,每天在考勤记录簿上签到,不得迟到、早退,不得擅自离开工作岗位。

销售员迟到、早退或擅离工作岗位超过半小时计为旷工。

3．销售员请假需提前填写请假单,请假二天以内由销售经理(现场专案经理)审批,超过三天(含三天)须报营销总监批准。请假超过半天,必须为事假或病假。病假需提供区级以上医院的证明,每月底薪及补助根据考勤按实际出勤日数发放。

销售员实行轮休制,每周每人休息一天,具体休息时间根据现场工作实际安排;因工作原因占用休息时间,可以补休,计为累计假,累计假只在次月有效,累计假记录及补休安排由销售经理(现场专案经理)负责,因工作情况而定。

销售员须严格遵守《礼仪规范》,在工作时间必须佩戴公司工牌,着职业装(或公司统一制服),保持仪表形象的整洁。

销售员须保持售楼处整洁,随时保持接待台面、洽谈桌的整洁,下班后须将个人资料整理并放在资料柜中。销售员不得在销售前台吃东西以及阅读与销售无关的报刊杂志。

实行每日晨会制度,例会由销售经理(现场专案经理)主持,布置每日工作,沟通各种信息,了解客户需求,及时解决和协调前一天工作中出现的问题,内勤人员做会议记录,并在周报上摘要汇报。

部门每月至少安排一次集中业务培训,培训内容参考销售员要求及工作实务由专人负责安排,培训内容及缺勤记录在销售周报上汇报。

部门培训及重要会议原则上不允许请假,有特殊情况须向销售经理(现场专案经理)请假,按事假一天记录在销售员考勤表上。无故不到视为旷工。

考勤表和请假单每月月底交销售经理(现场专案经理)签字查核后交营销总监。

销售员负责客户售前、售中及售后服务全过程;内勤人员负责各项销售资料的审核存档及报表制作。

现场总销控由销售经理(现场专案经理)负责。销控以客户下定金为依据,客户实行先到先得的原则。未经销售经理(现场专案经理)同意,不可预留房号。

销售过程中,不可随意向客户许诺。认购之前要将有关认购注意事项向客户详细讲解。

销售条件变更需由具有相应权限的部门负责人或公司领导书面批准,客户资料变更必须由销售经理(现场专案经理)在有关单据上签字认可,有关变更的原始资料和单据作为销售档案纳入销售资料严格管理。

销售员不可私下为客户转让物业,更不得私下向客户收取任何费用。

销售员签错认购书或合同,造成经济损失且无法追回的,除承担经济损失外,还将视情况给予处罚。

同一单元重复销售,产生不良影响,将视情节轻重给予处罚。

销售员连续三个月或一年内累计四个月不能完成基本考核任务,自动下岗或辞退。

销售员一年内三次考试不合格,给予除名。销售员每半年进行一次绩效考评,考评不合格自动下岗或辞退。

销售员违规处理由销售经理(现场专案经理)填写违规处理建议单,并在销售员会议上通报,对重大事件的处理需报经营销总监同意,并将处罚单随考勤表报公司财务组。未经批准,销售员不得向外界传播或提供有关公司之任何资料,公司一切文件及资料不得交给无关人员。

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展5）

——物业公司行政工作制度保密规定(菁华1篇)

物业公司行政工作制度保密规定1物业公司行政工作制度:保密规定1保密规定为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护,完善公司办公室/管理处工作规程管理,现根据国家有关保密管理规定及劳动法规,结合公司/管理处运作之实际,特制定本规定。

保密的范围

本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料,包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。

商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益,具有实用性的技术信息和经营信息;

或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。

技术信息和经营信息包括但不限于客户/业主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。

保密文件的控制

保密文件的界定

由物管公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性,界定本公司/管理处文件是否属保密文件。

保密文件的保管

所有保密文件必须由专人负责保管。

保密文件派发时,须在文件上注明"密件,不得复印"字样。

任何人如复印或抄录保密文件,公司有权根据本规定追究其泄密责任。

对于尚在草拟或讨论中的、未经最后确定及公布的方案或计划,草案人必须在有关的讨论会议后立即回收,以避免草案或计划外泄,造成公司方面不必要的负面影响。

保密文件的传递

保密文件须以密封形式分发至接收人,并须于信封面注明发件人及收件人姓名,交由公司/管理处内的特别指定人送往。

对于需分别签署审批的保密文件资料,经办人可按签署的先后顺序在同一份文件中传签,无须复印多份,以减低密件外泄的风险。

保密文件的使用

保密文件原则上不得借阅,如因特殊情况需内部借阅,须获管理处主任/物管公司总经理批准并于指定地点方可查阅,不得超出指定参阅范围及指定地点,更不允许擅自进行复印;

管理处/部门间的借阅,须经被借部门主管/管理处主任批准,并指定主管或以上职级的人员方可参阅,被借部门/管理处如有正当的理由,有权谢绝相关密件的借阅。

保密文件的销毁

如因特殊原因须复印密件,经办人须严格控制复印的份数,如复印错误或有多印份数,须立即作销毁处理,不得用作二次纸循环再用。

网络保密文件的控制

对于在网络上传输的保密文件,员工必须加具密码储存,并将有关的密码告知主管。

通过网络传送的保密文件,在接收后须立即进行保密存放,并确保存放安全后,马上进行网络密件的删除处理。

为加强网络保密文件的安全,加具的密码应避免告知其他无关人员。

网络系统打印输出的保密文件,应当即时取回和保管好文件。

员工保密的义务

员工负有对公司/管理处上述信息及资料保密的义务,不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理处有关保密资料。

员工在使用保密范围内的信息时,应当取得公司/管理处的许可,并应妥善保存有关资料,以保证不被外泄。

员工应当遵守公司/管理处的保密制度,不得违反公司/管理处有关的保密规定;

不得以盗窃、利诱、协迫或其他不正当手段获取公司/管理处的保密资料;

不得披露、使用或帮助他人获取公司/管理处的保密资料。

员工有责任对工作过程中所接触到的敏感资料或保密文件做出特别处理与控制,以避免保密文件的泄露甚至流失。

员工不论是以何种原因离开公司/管理处的,以后必须对公司/管理处的保密资料承担保密义务。

员工不得在公众场合谈论有关属公司/管理处保密信息或资料的内容。

员工泄密的后果与处理

若因员工泄密而造成公司/管理处损失的,该员工须承担连带责任,公司/管理处同时有权追缴其违法所得。

对于涉及互联网的泄密行为,公司/管理处有权根据有关法律法规进行处理与追究。

在职员工如违反本保密规定,公司/管理处有权依据劳动法有关规定即时解除与员工的劳动合同,且不给予任何经济补偿;

造成公司损失的,公司/管理处有权要求员工赔偿。

对于泄露公司/管理处资料,无论员工是否有意,公司/管理处同样会对员工做出纪律处分或保留追究其法律责任的权利。

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展6）

——行政接待工作制度怎么写(菁华1篇)

行政接待工作制度怎么写1为做好公司的行政接待管理,体现公司的形象,都会制定出规范的行政接待管理制度,以下是相关的制度范本,仅供参考。为行政接待管理,与各级和兄弟之间的友好合作,增进友谊,交流信息,外部环境,企业形象,特制定本管理规定。

一、行政接待工作的主要任务

1、安排、兄弟、关联企业各级来____的吃、住、行。

2、安排来宾的检查、考察、调研等活动。

3、协助办理____大型会议的会务工作。

4、协助公共关系工作,好外部环境。

二、行政接待工作的原则

1、为企业发展和经济效益服务的原则,强化公关意识,宣传企业形象,获取信息。

2、规范化、标准化、制度化的原则,党和廉政建设的规定,符合礼仪要求,杜绝随意性。

3、勤俭节约、热情周到的原则,来宾的身份和任务不同档次的接待标准,反对铺张浪费。

4、办公室归口管理与对口接待相的原则,办公室接待工作的管理,办理接待事务;对涉及较强性的接待事务,应由牵头对口接待,办公室。

三、行政接待工作的程序、规范

1、接打电话要使用文明语言,如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等类似的礼貌用语,电话记录。

2、客人来访应热情迎接,客人到办公室或接待室交谈,如本人有事需要暂时离开办公室,应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好,以免泄密或丢失。

3、宴请客人派餐单制度,经办人填写派餐单,科室、人签字后报总经理审批,办公室安排。宴请客人原则上安排在____大酒店,确因特殊情况在____大酒店接待的,经总经理批准后可方接待;擅自在外地就餐未经审批私自安排的宴请,经办人承担一切招待费用。

五、行政接待工作的标准、要求

1、事务性接待标准、要求。意图及客人的需求,接待工作的规律,、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明,不擅自在授权范围外作任何决定和承诺,以的事业心、责任感和的精神风貌体现____的品牌形象。

2、宴请标准、要求。宴请客人时,应宴请的性质和规模不同,分为工作餐、聚餐、宴会、大型宴会四个标准。

(1)工作餐标准:指安排来访人员到职工食堂就餐。用于接待因洽谈、维修设备等原因不回原就餐的人员。

(2)聚餐标准:指来访人员人均接待标准不超过10元。不安排陪同人员,不安排酒水,用于接待性工作人员。

⑶宴会标准:指来访人员人均接待标准不超过20元(不含酒水),用于接待事务性工作人员。陪同人员不超访人员的三分,接待用烟为两盒红塔山或一枝笔,接待用酒为两瓶金塔、金心或两捆青岛8°,超出由经办人自理。

(4)大型宴会标准:指来访人员人均接待标准不超过30元(不含酒水),用于接待往来人员或。接待用烟为两盒金将军或泰山,接待用酒为两瓶古塔、地窖或两捆青岛纯生,超出由经办人自理。

六、与本管理规定不的其它条款一律以本管理规定为准。二O____

房地产行政工作制度(菁华1篇)（扩展7）

——行政档案工作制度(菁华1篇)

行政档案工作制度1一个公司的行政部门对于行政档案的管理,多个文件档案如何分类,如何整理都要有详细的管理制度。以下提供的行政档案管理制度的范本,可供参考。

第一条管理部门

文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

第二条文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:

检查文件的本文及是否完整,如有短少,应即追查归入。文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。

第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理:

中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第四条档案分类

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

第五条档案名称及编号

档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。各级分类、卷次及目次的编号,均以十进*数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

第六条档号编定

案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

第七条归档与档案清理

归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

第八条保存期限文件保存期限除*有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

永久保存:

(1)公司章程;

(2)股东名簿;

⑶组织规程及办事细则;

(4)董事会及股东会纪录;

(5)财务报表;

(6)*机关核准文件;

(7)不动产所有权状及其他债权凭证;

(8)工程设计图;

(9)其他经核定须永久保存的文书。

年保存:

(1)预算、决算书类;

(2)会计凭证;

⑶事业计划资料;

(4)其他经核定须保存10年的文书。

年保存:

(1)期满或解除之合约;

(2)其他经核定保存5年的文书。

年保存:结案后无长期保存必要者。规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

第九条档卷清理

管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。

第十条调卷程序

各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

第十一条调卷管理

“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须