HR-GL-A1-007-2010办公室管理制度

用心、精心、决心、匠心镇江新港城际交通枢纽管理有限公司ZhenjiangChinalandIntercityTrafficTransportationManagementCO.LTD.文件名称：办公室管理制度(暂行稿)1编写人徐园园书面发行版本A1生效日期2010/12/25修改说明新版发行用心、精心、决心、匠心用心、精心、决心、匠心一、办公室日常行为规范着装的基本要求：(1)注意保持自己的着装整洁，衬衫的领口与袖口不得有污秽。(2)男士如果佩带领带，领带必须整洁，不得破损褶皱或歪斜松弛，领带夹须夹在衬衣第三、四个扣子中间位置。(3)皮鞋必须保持清洁，不得破损。(4)保持头发整洁：男士不可以留长发，请勿留各种奇怪的发型；不论何种发型，必须注意整齐，符合整个公司的形象和工作气氛。(5)请注意经常修剪指甲，不宜过长；女性职员如用指甲油应尽量使用浅色。2.交流礼仪的基本要求：(1)公司内早上与同事见面建议互致“早上好”，平时相遇时点头微笑示意。(2)进入办公室，要先轻声敲门，得到允许再进，进门后，如需关门请轻轻关上；进入办公室后，如对方正在讲话，要稍等静候，请勿中途插话；如有急事要打断说话，也要看好机会，最好说一句“对不起，打断一下”，之后简明扼要地说一下要说的事。(3)办公室内请勿大声喧哗，影响他人，避免在办公室争执、争吵；如遇到工作中需要讨论的问题，可以单独讨论(如单独在会议室)，发表不同看法；也可按工作职权，由上一级主管做出最终决定。(4)经过通道、走廊时要放轻脚步；无论在自己的公司，还是在被访问的公司，在通道和走廊里遇到同事或客户时要礼让，不能抢行，不要一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。3.接听和拨打电话的基本要求：(1)在接听电话时，最好在电话铃响第二声或第三声的时候接起，以给对方最为适宜用心、精心、决心、匠心的心理准备时间，同时体现公司高效的办公效率。(2)接听电话要主动报出自己的公司名称或部门名称，接听电话要使用文明用语，同时要简明扼要，体现公司的工作效率；对方讲述时要留心听，并记下要点；结束时礼貌道别。(3)接听打给公司其它同事的电话时，同样要耐心礼貌，可以在说过“请您稍等”之后以最快速度找到相关的同事或者将电话转到相关的部门；当同事不在时，应礼貌地请对方稍后再打，并主动表示可以帮助对方转达紧要的信息。(4)所有员工在工作时间请勿拨打与工作无关的私人电话；如果确有重要或紧急的私人事情需要处理，注意节约时间，长话短说，对经常在工作时间占用公司电话拨打私人电话或长时间闲聊者，公司将对其处以书面警告等处理。4.办公室区域场所基本要求：(1)请勿在办公场所讲不文明用语，在办公室和公司写字楼走廊中不能嘻笑、打闹；工作时间请勿聊天、开低级玩笑。(2)请勿破坏性地使用和对待公司物品；借用他人或公司的东西，使用后应及时送还或归放原处。(3)工作时间无事请勿串岗串办公室；未经同意不得随意开同事的抽屉、柜子、使用他人的电脑等物品，不得随意翻看同事的文件、资料等。(4)上班时间如果不是工作需要，请勿上网，更不能在电脑上玩游戏。(5)办公室内请勿进行打牌、下棋等娱乐活动。(6)请自觉保持办公区内环境卫生，桌面、窗台、地面、墙壁不能有污迹，请爱护办公室有关设备，请勿损坏。二、着装管理制度用心、精心、决心、匠心1.员工在上班时间内，必须严格按规定穿着制服，工牌、肩徽、徽章等标志要严格按2.员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。3.穿着制服应当整齐干净，不准披衣、敞怀、挽袖、卷裤、歪戴帽、穿拖鞋或赤脚。4.男职员的着装要求：夏天着衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽章。女职员上班不得穿淡色牛仔裤、超短裙、低胸的衣服以及有碍观瞻的奇装异服。5.员工着制服不准在公共场所搭肩挽臂、吃零食、嘻笑打闹、席地卧或入营业性歌舞6.发放的制服要妥善保管，员工不得将工作服赠送、转借他人。凡由个人保管不当，造成丢失的，员工个人需按每件工作服的成本价格另行购置。7.员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其它饰物的佩戴应得当。经常进行检查督促。给于书面警告。10.员工离职时，需将工作服洗净后交回行政人事部，方可办理离职手续。若员工用心、精心、决心、匠心1．6S指的是日文SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(素养)和英文SAFETY(安全)这六个单词，由于这六个单词前面的发音都是“S”，所以简称为“6S”。 (1)整理：将办公场所和工作现场中的物品、设备清楚的区分为需要品和不需要品，对需要品进行妥善保管，对不需要品则进行处理或报废。 (2)整顿：将需要品依据所规定的定位、定量等方式进行摆放整齐，并明确地对其予以标识，使寻找需要品的时间减少为零。 (3)清扫：将办公场所和现场的工作环境打扫干净，使其保持在无垃圾、无灰尘、无脏污、干净整洁的状态，并防止其污染的发生。 (4)清洁：将整理、整顿、清扫的实施做法进行到底，且维持其成果，并对其实施做法予以标准化、制度化。(5)素养：以“人性”为出发点，透过整理、整顿、清扫、清洁等合理化的改善活动，培养上下一体的共同管理语言，使全体人员养成守标准、守规定的良好习惯，进而促进全面管理水平的提升。(6)安全：指企业在产品的生产过程中，能够在工作状态、行为、设备及管理等一系列活动中给员工带来即安全又舒适的工作环境。设施的清扫，清洁工作，保持办公室无垃圾、无脏污。、电话、文具架和茶杯，其它物品一律不得保留。用心、精心、决心、匠心5．个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品；文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。6．对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。7．不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等；对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理，并井然有序。四、计算机使用及管理制度1.电脑必须指定专人负责，其它人员不得随意使用。2.未经同意不得用公司电脑复制文件或使用与公司无关的软件。3.不得于工作时间利用电脑打游戏及观看电影。4.要定期检查电脑使用情况，注意电脑的安全使用、密码管理、电子邮件管理、防病毒管理、上网管理等。5.电脑开机时，应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序。每次开关机至少要相隔1分钟，严禁连续多次的关机操作。电脑关机时应遵循先关主机、显示器、电源插，彻底切断电源，以防止火灾隐患。6.应对电脑及时设备进行保养清洁，使之不能有灰尘。7.需要保存的信息除在硬盘保存外，还应进行软盘备份，以免电脑坏时所有资料丢失(保存文件都在D盘或E、F盘，不能保存在系统盘或C盘上)。8.如使用电脑编辑文件，应对编辑的文件有相应的中文记录以便及时查找。9.个人在编辑完文件后，或在编辑中长时间离开，应存储资料并关闭自己的文件。以便于提高电脑的使用率。用心、精心、决心、匠心10.个人在离开座位时，应关闭电脑显示器。11.非工作日期间保管好计算机，以防遗失。五、复印机使用规定1.员工应掌握复印机的基本操作规程及使用。2.复印文件前必须做好复印内容、纸张数量、使用人等的登记记录，要节约使用复印3.不允许复印与工作无关的物件。4.为达到最佳复印效果，复印墨粉清晰度应做相应手动调整。5.在复印文件过程中，如发现影印数字变动且复印机正常工作，但未发现影印文件印出，应对复印机做相应检查，因这时复印机处在卡纸故障状态。必须排除故障方可使用。6.在复印特殊文件时所做的各种相应设置，在复印完毕后应还原为初始状态。7.若复印中出现故障后，应及时通知行政人事部与专业维修人员联系进行维修，不允许放任至之不理。8.在下班前必须将复印机电源关闭。9.除专业维修人员外，任何人不得打开机器私自进行拆卸，否则后果自负。六、工牌管理制度1.工牌卡一律配戴在左胸前，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配工牌处理。2.新员工入职时，须同时提交一寸免冠照片一张交至行政人事部，办理工牌。行政人事部须在新员工入职后三天内发放工牌。3.员工离职前须将工牌退还行政人事部，如不能退还或损坏严重的，须扣除RMB30的工本费。用心、精心、决心、匠心4.员工上班时间及上班时间外出，必须佩戴工牌且工牌不得借于他人佩戴。5.员工工牌应小心谨慎保管。工牌如有遗失或损坏，应向行政人事部申请补发，并扣除工本费30元；如为故意损坏，并记小过一次。因公损坏时应报请部门经理审批后，交行政人事部方可补发。