文件控制程序（YYT 0287-2017）

文件控制程序文件控制程序目的对与质量管理体系文件有关的文件进行控制，确保文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再批准、复制、标识、作废、收回、保存、销毁等均处于受控状态，防止文件的损坏或丢失，确保各相关部门均使用有效版本的文件。适用范围适用于与质量管理体系有关的所有文件的管理。职责权限3.1总经理负责质量方针、质量目标和质量手册的批准。3.2管理者代表负责程序文件的批准。3.3各部门负责本部门使用的专用文件的编写和更改。3.4文控中心负责上述职责以外的全部质量体系文件的编制和管理。3.5文控中心负责对质量管理体系文件的发放、保存、收回、复制、销毁等管理。3.6文控中心负责国家法律法规文件的更新收集整理。3.7各部门负责收集顾客提供的图纸、产品标准等外来文件。工作程序文件的分类及标识4.1.1文件分为如下几类：a）体系文件包括质量手册、程序文件及其他相关的支持性文件及记录等；b）技术文件包括法规要求的产品技术文档和其它技术类文件等；c）行政文件包括组织结构、人员任免授权等行政发文等；d）外来文件包括法律法规、标准、文献资料和外购设备的随机资料等。4.1.2公司与质量管理体系有关的文件应按规则统一编号，编号规则和代号详见三级文件《文件编号规则》。4.1.3程序文件页中应有“修订状态”，以示版本和换页状况。用大写英文字母A—Z表示版本号，用自然数字0—9表示换页情况。如B/3表示B版第3次换页。4.1.4文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控状态如表1所示：表1文件资料受控状态表文件名称、类别受控状态标识现行有效的体系文件“受控”现行有效的存档文件“受控”＋“存档”已作废但公司保留文件“受控”＋“存档”＋“作废”＋“保留”临时使用文件“临时”文件的编写、审核、批准和修订4.2.1质量体系文件的编写、审核、批准、修订职责和权限如表2所示：表2文件编写、审批职责和权限表文件类别编写/更改审核批准质量手册、质量方针、质量目标质量部管理者代表总经理程序文件各部门自行起草管理者代表总经理体系类、技术类部门文件各部门各部门经理管理者代表4.2.2文件的更新或修订应当按规定评审和批准，当无法由原审批人审批时，新审批人应查阅存档的原审批时的背景资料，以确定审批依据。4.2.3文件的发布和更改应由编写人或更改人填写《文件发布/更改审批单》。审批单上应说明发布/更改原因和更改内容，涉及到对产品质量有较大影响的内容还应附背景资料或说明出处。4.2.4文件更改内容较少时，可只替换更改页，替换页应在内注明换页次数。换发新页的同时收回作废页。4.2.5文件需进行大幅度修改时应直接换版。文件的发放、复制和使用4.3.1批准发放的文件由文控中心统一打印制作正式文本文件，填写文件控制栏各项内容，并加盖受控章。4.3.2文控中心建立《受控文件清单》，并保存一套受控文件用以存档。4.3.3文控中心根据《文件发布/更改审批单》内确定的发放范围，将受控文件发到各使用部门，并填写《文件发放记录》。4.3.4如文件丢失或破损严重时，使用部门需到文控中心申请补（换）发新文件，补发文件采用复印存档文件并加盖受控章的形式提供。4.3.5为便于管理，受控文件只发放到主要负责人或直接使用人。为方便使用，文件持有人可复制受控文件使用，但应尽到管理复制件的职责，复制时应复制加盖受控章和标明持有部门的文件，复制件不再加盖受控章。如发现不符合此项规定的复制文件应立即销毁。4.3.6质量体系文件原则上不对外提供。对需向上级主管部门、认证机构等机构提供的，应提供非受控版本。4.3.7任何人不得在受控文件上乱涂划改，以确保文件的清晰、易于识别和检索。文件的作废、收回和保存4.4.1为防止作废文件的非预期使用，过期作废的文件应由文控中心按《文件发放记录》及时收回，收回的作废文件一律销毁，并在《文件发放记录》中相应栏目中注明销毁日期。4.4.2公司至少保存一套作废的受控文件并加盖“作废”章，以保证产品在寿命周期内易于追溯到此产品的生产规范，根据标准不少于产品有效期和法律法规要求的保存期限要求，公司作废文件最少保存期限，自产品放行之日起为4年。同时，公司存档的文件加盖作废章后由文控中心统一制成PDF格式电子文档永久保存，并复制到公司移动硬盘上备份，每次修改应及时备份以防文件丢失。4.4.3临时性的文件应注明有效期。到期后，文件自行作废，由文控中心收回销毁。4.4.5文控中心做好文件的归档，文件管理及使用部门要防止文件损坏或遗失，并确保做好保密工作，一切文件资料不得外泄。4.5外来文件控制各部门收集使用的外来文件应予以确认和识别，按本程序相关规定进行控制。4.6对于电子文件的控制分发、更改、修订、识别、储存、复制、可读性、可追溯