文件管理规程

治理程序文件起草部门质量部起草日期起草签字审核部门审核日期审核签字批准部门批准日期批准签字分发部门文件编号文件名称文件编号文件名称SMP-ZL-01-00取代编号文件治理规程及修订等一系列过程，保证文件的标准性、科学性和可操作性。范围等一系列过程，同时也适用于电子文件和外来文件的治理。责任制定人确保使用正确标准的文件名称，依据本规程规定的格式和要求编写文件。确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。审核人要符合本规程的规定。准的规定。批准人确保文件内容符合相关法律法规的规定，并符合企业实际状况。确保文件内容符合生产的治理要求、技术要求和质量要求。文件治理员负责文件的治理和掌握，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。负责对文件进展统一分类、统一编号。负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。程序文件设计文件的表头统一用以下格式治理程序文件文件编号取代编号文件名称起草部门起草日期起草签字审核部门审核日期审核签字批准部门批准日期批准签字分发部门文件正文字体统一承受宋体小四字体，数字用“TimesNewRoman”小四号字体。文件每页均设页眉和页脚，页眉左边设置为“公司LOG体为宋体，5号，加粗。页脚下方设置为页码，用“TimesNewRoman”小四号字体。文件的正文分为：〔简明扼要地说明制定该文件的目的是什么〕〔该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围〕〔哪些部门、岗位或人员对该文件负责任〕内容：内容下的章、条、目分4.14.1.14.1.1.1表达，章、条、目号的最终一个数码不加点，章、条、目之间不空行。文件制定应由主要使用部门起草。经过认真预备、细心设计，应能保证文件的内容全面而准确。关领导进展批准。文件审核与批准作性进展审核。审核后的文件再交由质量部进展批阅。符合要求。文字应简练、精准、易懂，不能有二种以上的解释。文件批准和生效公司质量手册及程序文件由总经理进展批准，其它文件由治理者代表进展批准。进展把关。文件在批准和生效日期之间留一周左右时间进展培训。文件的归档与保存门，由专人负责文件的归档治理工作。文件治理人员必需对文件的修订、分发、销毁等进展准时记录。文件治理人员应妥当保管文件，不得丧失，并应保持原文件的干净、完整。假设需保密的文件，需经质量部批准前方可复印或借阅。相关部门收到外来文件，应先送至文件治理员处登记。文件的发放与销毁文件批准后，应在批准后生效前对文件进展发放，分发工作由文件治理人员进文件进展收回做作废处理。定监视人进展监视，同时填写文件销毁记录。文件及记录的编号原则文件编号原则：治理规程文件：SMP-部门代码-挨次号-版本。操作规程文件：SOP-部门代码-挨次号-TS-部门代码-物资代号〔原料YL；包装物ZJCP〕-挨次号-版本。部门代码如下选购部仓库质量部行政人事部发酵提取销售部CGCKZLXRFJTQSDXS00。如质量部公布第一份治理规程文件，其文件编号应为“SMP-ZL-01-00SOP-ZL-01-0记录的编号原则：文件编号+记录挨次号。记录挨次号从001开头顺延。记录受控文件清单记录编号：SMP-ZL-01-00-001序号文件名称批准日期备注010203040506外来文件清单序号

记录编号：SMP-ZL-01-00-002文件名称 接收日期文件发放与收回记录记录编号：SMP-ZL-01-00-003序 文件名称 分发号 发放日期 接收部门 号010203040506

收回人/收回日期文件变更申请单记录编号：SMP-ZL-01-00-004文件名称：文件名称：文件编号：修订部门：/修订日期：修订缘由页码