三、职务分析与职务描述课件

第三章

职务分析与职务描述

第一节职务分析的概念

一、职务分析的含义

职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范(任职资格)的描述和研究过程，即制定职务说明书的系统过程。

职务分析提供的信息可以用6W1H来概括，具体如下：Who，谁来完成这些工作？What，这一职位的具体工作内容是什么？When，工作的时间安排是什么？Where，这些工作在哪里进行？Why，从事这些工作的目的是什么？Forwho，这些工作的服务对象是谁？How，如何进行这些工作？职务分析的结果：职务描述职务规范通过职务分析，我们要回答或者说要解决如下两个主要问题：某职务是做什么事情的？什么样的人来做这些事情最合适？

二、职务分析的意义

只有做好了职务分析与设计工作，才能据此完成以下的工作：

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使整个企业有明确的职责和工作范围

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招聘、选拔使用所需的人员

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制定职工培训、发展规划

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设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度

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制定考核标准，正确开展绩效评估工作

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设计、制定企业的组织结构

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制定企业人力资源规划

三.职务分析的基本术语

1）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。

2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。

3）工作责任：个体在工作岗位上需要完

成的主要任务或大部分任务。

4）职位：根据组织目标为个人规定的一

组任务及相应的责任。

5）职务：一组重要责任相似或相同的职位。

6）职系:是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也分不同的职位系列。

7）职级:指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。

8）职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。

9）职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。

10）工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。职业职业运动员职业足球职业篮球职业棒球职业曲棍球工作族棒球手工作内野手外野手接投球手第一垒第二垒第三垒游击手左野手中野手右野手接球手投球手职责一些防守任务职位职位职位工作分析中的术语实例

四.职务分析所需资料

1）背景资料

2）工作活动

3）工作行为

4）工作设备

5）与工作有关的有形和无形物质

6）绩效标准

7）工作条件

8）人员条件

五.职务分析的战略性决定

1）明确职务分析的目的

2）界定职务分析的范围

3）选择进行职务分析的人

4）确定职务分析的时间

一.访谈法

1）访谈内容

工作目标；

工作内容；

工作的性质和范围；

所负责任所需知识与技能；

其他内容

第二节职务分析的方法2）访谈时应注意以下几点：

（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；

（2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；

（3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；

（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。

访谈记录表姓名:日期:地点:任职时间:现时职位和级别:部门:组别:主管姓名：1.工作目的:2.主要职责:3.次要职责:4.使用设备:优点：能简单、快速地收集职务分析资料，适用性强。缺点：被访谈者往往夸大其承担的责任和工作难度，容易引起职务分析材料的失真和扭曲。二.观察法

使用原则

1）被观察者的工作应相对稳定

2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作

3）要注意工作行为样本的代表性

4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意

5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准

优点：职位分析人员能较全面、深入地了解工作的要求和内容。缺点：只适用于工作内容主要是由身体活动来完成而且重复性大、重复周期较短的工作。三、问卷调查法

（一）职位分析问卷（PositionAnalysis

Questionnaire,PAQ）

它是于1972年由美国普渡大学的研究员麦考密克提出的一种适用性很强的数量化职务分析方法。

PAQ包括194个工作元素，共分为6个类别：

（1）资料投入（2）用脑过程

（3）工作产出（4）与他人关系

（5）工作范畴（6）其他工作特征对工作进行分析时，首先确定每一个问项是否适用于被分析的工作。根据六个维度对有效问项加以评价，这六个纬度是：信息使用度、耗费时间、对工作的重要性、发生的可能性、适用性和特殊计分。将评价结果输出到计算机产生一份报告，说明某些工作在各个维度上的得分情况。优点将工作按照上述维度的得分提供一个量化的分数顺序，就可以对不同的工作进行比较。缺点对体力劳动性质的职业适用性较强，对管理性质、技术性质的职业适用性较差；无法体现工作性质的差异；可读性差，不易理解。（二）管理职位描述问卷（MPDQ，ManagementPositionDescriptionQuestionnaire）

MPDQ包括197个用来描述管理人员工作的问题，包括13个维度：

（1）产品、市场、财务计划与战略计划；

（2）与组织其他部门的协调；

（3）内部业务的控制；

（4）产品和服务责任；

（5）公共关系与客户关系；

（6）高层次的咨询指导；

7）行动的自主性；（8）财务审批权；（9）雇员服务；（10）监督；（11）复杂性和压力；（12）重要财务责任；（13）广泛的人事责任。优点专门为评定管理职位而编制的问卷，弥补了以前的职位分析问卷对管理职位分析效果不好的弊端。缺点

在分析技术、专业等其他职位时显得无能为力。灵活性较差，耗时长。（三）综合性职务分析问卷企业在设计综合性问卷时应注意以下几点：（1）明确要获得何种信息，将信息化为可操作的项目或问题；（2）每个问题的目的要明确，语言应简洁易懂，必要时可附加说明；（3）调查项目可根据职务分析的目的加以调整，内容可简可繁。

四.功能性职务分析法（FJA,FunctionalJobAnalysis）

按照这一方法，职务分析应包括对该职务的工作特点和担任该职务的员工特点进行分析。

1）工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。

2）员工的特点包括正确地完成工作所必备的培训、能力、个性、身体状况等方面的特点。

员工的基本职能数据人事0综合1配位2分析3汇编4计算5复制6比较0监控1协商2批示3监督4引导5劝说6交流7服务8接受指标0创建1精密作业2运行的监控3运行的启动4操作5供应6进料及取货7处理五.资料分析法

为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。

六.关键事件记录法

关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。

关键事件记录包括以下几个方面：

1）导致事件发生的原因和背景；

2）员工特别有效或多余的行为；

3）关键行为的后果；

4）员工自己能否支配或控制上述后果。

打字员准确、整洁的质量控制能力分析客体：打字员关键事件：1.注意打印稿中不正确的地方,检查并改正它.2.检查并纠正即将邮出的打印文件.3.当怀疑有不适合的打印时,查阅有关手册.4.经常将图表放错位置.5.由于粗心在字号大小及专业数据等信息上出错.6.打印排版错误.

七.实验法

实验法是指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法。

（一）实验法的运用原则

（1）尽可能获得被试者的配合；

（2）严格控制各种变量；

（3）设计要严密；

（4）变量变化要符合实际情况；

（5）不能伤害被试者。

（二）实验法的具体操作

例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。

八.工作秩序分析法

工作秩序分析的方法之一就是动作—时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。

九.工作日记法

指由任职人员自己记录下每天活动的内容。运用得好,可以获取更为准确且大量的信息。上述职务分析方法，可以结合起来使用。工作日记填写示例日期6月6日工作开始时间9:00工作结束时间17:30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印文件40页5分钟存档2参加会议上级布置任务1次30分钟参与….….….….….….18起草公文代理委托书1200字1小时报上级第三节职务分析的基本程序职务分析是对工作一个全面的评价过程，这个过程可分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段职位分析的时机1.新成立的企业。2.由于战略的调整、业务的发展，使工作内容和工作性质发生变化。3.企业由于技术创新和劳动生产率提高，需重新定岗和定员。4.建立制度的需要。5.企业没有进行过职位分析。

1.准备阶段

（1）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；

（2）

确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；

（3）

利用现有文件与资料对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；

（4）

把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；

（5）

提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。

2.调查阶段

（1）编制各种调查问卷和调查提纲；

（2）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；

（3）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、“典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；

（4）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。

3.分析阶段

（1）

仔细审核、整理获得的各种信息；

（2）

创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；

（3）

归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。

4.完成阶段

（1）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”；

（2）将草拟的“职务描述书”与实际工作对比；

（3）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；

（4）修正“职务描述书”；

（5）若需要，可重复（2）～（4）的工作；

（6）形成最终的“职务描述书”；

（7）将“职务描述书”应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”；

（8）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将“职务描述书”归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。

一.职务描述书的内容

1）职务概要:概括本职务的特征及主要工作范围

2）责任范围及工作要求:任职人员需完成的任务、所使用的材料及最终产品，需承担的责任，与其他人联系，所接受的监督及所施予的监督等；

第四节职务描述书的编写

3）机器、设备及工具：列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等；4）工作条件与环境：罗列有关的工作条件，如可能遇到的危险、工作场所布局等。5）任职条件：即职务规范，指出担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，如所受教育水平、工作经验、相关培训、性别、年龄、身体状况、判断力、知识、技能等等。二.对职务描述书编写的要求

1）清晰

2）具体

3）简短扼要

三、职务描述书举例例1实验车间技术员职务描述书职务：实验车间技术员职务编号：15038部门：技术开发部职务等级：8日期：2008年5月8日工作范围：从事实验工作，包括零部件的设计、加工、装配和改造。工作职责：1.根据图纸运用工具和设备加工改造产品。2……仪器、设备及工具：普通车床、成型机、测量仪等。任职资格：相关专业本科以上毕业，具备2-3年操作经验，会看图纸，能熟练完成实验操作，且身体健康。例2某公司生产部门经理职务描述书工作名称：生产部经理