玩具外贸企业如何实施ERP

玩具外贸企业如何实施ERP汕头嘉裕塑胶有限公司(以下简称：嘉裕)是汕头一家著名的玩具外贸进出口公司，主要从事玩具出口业务。公司客户多，供应商多，产品多，业务繁杂，而公司人员却不到三十号人。一、项目背景随着信息化时代的到来，采用先进的管理方法和手段，提高企业管理水平、提高企业工作效率、增强企业竞争力、增强企业风险防范力，一直是嘉裕领导最关心的问题。企业成立早期，嘉裕就开始投资购买管理信息系统。当时投入使用的有财务软件、进出口业务软件，系统相互独立，只有财务人员和业务人员使用软件，只能解决会计核算和业务单证部份管理问题。随着国际市场及企业自身不断发展，客户、供应商和产品越来越多，公司部门和人员增多，却明显感觉工作负荷高。原有软件功能已越来越不能满足企业管理及业务发展的要求，引进具有先进水平的ERP企业管理软件，以满足公司业务及管理发展的需要,成了嘉裕领导的共识。二、系统选型1.ERP软件选择从工作出发2005年开始，嘉裕上过五次ERP，其中包括国内有名的财务软件公司，均以失败告终。2010年上半年，公司成立专门班子，负责"ERP系统"的选型工作。经过认真细致的调研、分析、比较，最终选择了"贝磊外贸ERP管理系统"。主要考虑以下因素：(1)产品优势：国内比较有名的厂商产品不大适合企业实际业务情况，贝磊ERP系统是较为成熟的ERP系统，并有较多成功应用案例。而且嘉裕还到实施的企业去参观了解实际情况。(2)价格优势：国内比较有名的ERP有技术能力开发，但是成本高，报价昂贵，贝磊ERP软件具有较大优势。(3)实施快捷：若选择其它国内合作伙伴，要么对原有系统做较大改动，要么需较长的开发时间，系统实施周期将大大延长。(4)优质服务：ERP产品具有较为完善的售后服务体系，具有较好的声誉。2.数据库的选择双方确定选择较为流行的SQLServer7.0数据库，该数据库性能稳定、可靠性强、技术先进、通用性好。3.硬件配置网络服务器选用DELL公司的服务器，操作系统为WindowsNT，客户端采用普通PC，操作系统为WindowsXP，整个系统共有PC60余台。网络主干网为100M，客户端为10M。三、组织实施1.组织保障2010年9月"嘉裕ERP系统"正式开始实施。为保证ERP系统建设顺利进行，嘉裕成立了以常务副总为项目组长，由业务部牵头，负责ERP系统建设的领导和协调各方面的工作。项目组领导协调公司各部门之间的关系，排除项目实施过程中的种种阻力，定期检查布置工作。从而为ERP系统成功建设从组织上提供了有力的保障。同时，贝磊公司也成立了相应的项目实施组，由技术总监担任组长，下设系统分析、软件开发、系统测试、技术服务四个小组。相互合作，积极配合，全面展开"嘉裕ERP系统"项目实施工作。2.业务分析双方工作组对嘉裕业务现状及管理现状进行了全面调研，提出了可行的实施方案。包括对嘉裕现行业务流程进行科学合理的重组(BPR),以及对贝磊原有模块的调整和新增模块的分析设计等，方案提出后经双方的论证确认后实施。随后贝磊公司经过"调研-需求-分析-设计-编程-测试"在较短时间内完成了相应的开发工作。3.业务重组根据双方确认后的实施方案，实施了BPR(业务流程重组，BusinessProcessReorganization)，即对嘉裕部分现行业务管理流程进行了调整。包括业务合同的组织(出口贸易)、业务审批流程、风险控制机制、业务财务一体化等。4.业务实施2010年9月"嘉裕ERP系统"业务部分的实施正式启动，至2010年11月底前系统调试通过，2011年3月系统试运行通过。经调整完善，2010年4月"嘉裕ERP系统"全面正式并轨运行，并取得成功。四、系统特色系统内部各种资源统一规划，以确保资源的最大利用率。具体表现在：(1)资源共享：整个ERP系统具有集中统一的数据库系统，系统内部的信息集中成为系统各部分(包括各个用户)所共同拥有的资源。(2)无缝连接：ERP系统各子系统(财务、出口销售、供应商采购等)业务数据共享，业务数据可直接进入财务、库存，不同系统可自由访问、存取数据可进行控制。(3)业务核心：嘉裕ERP系统的设计以出口业务管理为核心，在各项业务合同、收付款、库存等各环节与业务紧密联系，即通过计划、预算、核算、结算等系统环节严格控制业务的各个进程，以确保各项业务的正常经营。A.客户关系管理：客户概念包括：客户、供应商、工厂、制造商以及开证银行、船运公司、报关行等，即各种与企业有往来的单位。采用CRM的管理思想对企业与客户发生的各种关系进行全面管理。不仅包括单纯的销售过程所发生的业务关系，如合同签定、订单处理、发货、收款等，而且要包括在企业营销及售后服务过程中发生的各种关系。B.资金管理：通过财务系统和各业务系统的紧密结合，对各种收付及流动资金各环节实行严格控制管理。对各种付款、付汇、开信用证、承兑汇票等各环节进行严格的审批流程设置，通过业务系统设置的各种往来账、备查账等业务申请审批数据实现对各种资金使用的实时控制。C.风险管理：在企业运作流程中增加了风险控制点，每个控制点的控制内容和责任人都落实到位，责任明确；设置了系统预警功能模块，根据管理要求可设定预警条件，对不正常业务和事件可由系统自动预警提示；从多方面实现对经营风险的防范。五、应用效果嘉裕的ERP系统功能强大，使得调研开发测试等工作相当复杂。重组企业业务流程，改变原有一些不合理的习惯作法，需要提高大家ERP系统的认识。通过ERP进行企业管理，就要求企业所有的资源共享，显然会产生一些利益冲突。但ERP系统成功实施后，其先进的管理给企业带来的效果是显著而突出的。1.工作效率得到提高：业务人员可方便地进行业务操作、文件制作、资料查阅、相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理；职能部门(财务、储运等)人员可方便地进行事务操作、业务制单、报关、核销等进出口相关业务的处理；管理部门可方便地进行各种业务查询、事务审批等。使各级人员摆脱了原有手工操作的束缚，大大地提高了工作效率。2.企业管理水平得到提升：业务人员可随时掌握业务情况，管理者可快速取得和掌控企业经营情况，其他相关人员对各自日常业务及业务情况也能够一清二楚，工作流程一目了然，工作中的问题能够得到及时反映和及时反馈。各种企业经营报表即时准确，使领导层的决策有了科学的依据。业务过程中的各种严格审批制度和流程、系统预警及风险防范措施使企业经营