制度文件格式

公司标准行文规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；4、文本中所有的符号、数字、英文均选用timesnewroman体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左"北京中农可信生化科技发展有限公司"靠右"xxx管理文件kx-xx-001(编号格式见本规定附录)"；页脚格式均为"第x页，共x页"，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右"北京中农可信生化科技发展有限公司"；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：?文件按密级分为"普通"、"秘密"、"机密"三级；普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；?涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；?文件按紧急程度分为："急件"、"一般"；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；?发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信[20xx]xx号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用timesnewroman体，5号）各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。七、发文管理1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。↓保管2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；八、其他注意事项1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。附1部门文件格式：1、销售管理文件：kx-xs-0012、客服管理文件：kx-kf-0013、技术管理文件：kx-js-0014、物流管理文件：kx-wl-0015、财务管理文件：kx-cw-0016、行政人力资源管理文件：kx-xr-0017、电子商务管理文件：kx-ds-001附2行文流转表格：1、发文登记表2、收文登记表3、文件签阅表4、文件销毁审批表5、文件格式发文登记表收文登记表文件销毁审批表文件格式：关于××××的请示/报告正文妥否，请批示。年月日主送：抄送：北京中农可信公司文件语："本......自发布之日起施行。"9、解释权属指对制度的解释和制度执行的监督具有专属权的规定。该部分内容应单设一条，编写时应采用以下典型用语："本......由公司......部门负责解释并监督施行。"10、其他说明主要说明该制度与其他制度间的关系。说明时，应明确篇三：关于公司制度文件格式的说明关于公司制度文件格式的说明--请各部门根据模板修改相应格式公司的标准字体为黑体和楷体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：第一条封皮凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在人事行政部备案。第二条文件标题各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。第三条正文字体各级标题均用阿拉伯数字（1.，1.1，1.1.1）区别。一级标题为黑体四号字，加粗，二级标题为黑体小四号字，不加粗，三级标题为楷体_gb2312小四号字，加粗，正文为楷体_gb2312小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。第四条行距、段落间距文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。第五条缩进段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。第五条页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。第六条页眉页脚对外制度/规范性文件的页眉为靠左"永港（伟方）科技股份有限公司"，靠右"致力于中国林产工业的技术升级";对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左"永港伟方"，靠右"xxxx管理文件yg-xz-070101(编号格式见本规定附录)"或"xxxx部xx（根据需要分类，如会议等）文件"，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对内对外文件，页脚格式均为"第x页，共x页"，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。第七条图表图表大小可根据需要设定，图表标题需用楷体_gb2312，五号字体，图表内容中，标题栏需用楷体_gb2312，小四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内容用楷体_gb2312，五号字体，图表的说明注解文字则用楷体_gb2312，小五号字体。第九条落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。第十条其它固定格式文件公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等），请按附件格式样本（见附件）。附录部门文件编号格式：1、行政管理文件yg-xz-070101、2、人事管理文件yg-rs-070101、3、财务管理文件yg-cw-070101、4、销售管理文件yg-xs-070101、5、技术研发文件yg-js-070101、6、产品市场文件yg-cp-070101、7、乳液事业部文件yg-ry-070101、8、木材保护与改性事业部文件yg-mc-070101，依此类推。永港伟方（北京）科技股份有限公司2007年8月8日标题示例（黑体二号，加粗）--对内文件格式说明（黑体四号，不加粗）1前言部分（黑体四号，加粗）1标题2（黑体小四，不加粗）1.1.1标题3（楷体小四，加粗）（楷体小四，不加粗）前言部分用简明扼要的文学写出调查报告撰写的依据。除此之外，也可在前言里极简要地列出一个报告的内容摘要，以使读者迅速、明确地了解调查报告的全貌。2主体部分（黑体四号，加粗）1情况说明（黑体小四，不加粗）该部分是对调查结果的描述与解释说明。对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。2.2分析信息、提出结论（黑体小四，不加粗）图1做图示例该部分通过对资料的分析研究，得出针对调查目的的结论。该部分为了条理清楚，可分为若干条叙述，或列出小标题。产品市场部2007年8月8日标题示例（黑体二号，加粗）--对外文件格式说明（黑体四号，不加粗）1一级标题（黑体四号，加粗）1二级标题（黑体小四，不加粗）1.1.1三级标题（楷体小四，加粗）正文（楷体小四，不加粗）前言部分用简明扼要的文学写出调查报告撰写的依据，报告的研究目的或是主旨，调查的范围、时间、地点、进度安排及所采用的调查方式、方法。除此之外，也可在前言里极简要地列出一个报告