学校物品采购管理内部控制制度试行

第一章总则第一条为了规范学校采购行为，提升学校采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足学校对优质资源需求，维护公开、公平、公正市场竞争环境，依照关于法律、法规要求，结合我校实际，制订本制度。第二条学校总务处、教务处、实训处、短训部和信息中心等部门，为推行其职能或为师生教育教学及实训实习服务，使用财政性资金获取货物、工程和服务，适用本制度。第三条学校采购实施集中采购和分散采购相结合，采购项目必须严格执行区教委相关审批、核准、立案管理等基本程序。第二章管理机构第四条成立学校采购领导小组，由学校校长任组长,党委书记、分管财务后勤副校长、纪检副校长、工会主席任副组长,组员由总务处、财务室、教务处、实训处、短训部、信息中心责任人、专职采购员和两名教师代表组成。领导小组组长对学校采购负总责，详细事务由总务处牵头组织开展，纪检副校长、工会主席和教师代表等负责监督检验。第五条学校采购领导小组主要职责是：传达上级关于文件精神，对各部门政府采购申请进行审批，对部门采购行为实施过程监督检验，对发觉问题及时进行纠正，调查处理交易活动投诉和纠纷。第三章岗位设置及职责第六条实施归口管理，明确岗位职责。学校应该明确采购管理领域内部控制决议、管理、执行、监督各块职责。明确财务室为管理部门，总务处、教务处、实训处、短训部、信息中心为采购执行部门。财务室应该牵头建立本单位政府采购内部控制制度，明确学校部门在政府采购工作中职责与分工，建立政府采购与预算、财务（资金）、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调工作机制，共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、回复问询质疑、配合投诉处理及监督检验等工作。第七条强化内部监督。学校财务审计、纪检监察等部门要发挥监督作用，加强对采购执行和监管工作常规审计和专题审计。通畅问题反馈和受理渠道，经过检验、考评、设置监督电话或信箱等多个路径查找和发觉问题，有效分析、预判、管理、处置风险事项。第八条合理设岗，强化权责对应。合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各步骤工作要求和执行标准。（一）界定岗位职责。学校应该结合本身特点，对照政府采购法律、法规、规章及制度要求，认真梳理不一样步骤、岗位需要重点控制风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账，合理确定岗位职责。（二）不相容岗位分离。学校应该建立岗位间制衡机制，特殊步骤包括岗位应由不一样人员担任：1.请购部门（采购需求编制岗位及人员与采购需求内部审核岗位及人员）；2.审批部门（采购文件编制岗位及人员与采购文件复审、审核岗位及人员）；3.采购（采购协议订立岗位及人员与采购验收岗位及人员）；4.验收登记（采购验收岗位及人员与资产管理岗位及人员）。（三）相关业务多人参加。采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一起源采购项目议价、协议订立、履约验收等相关业务，标准上应该由2人以上共同办理，并明确主要责任人员。（四）实施定时轮岗。采购人、集中采购机构和监管部门应该按要求建立轮岗交流制度，按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，标准上不超出三年，风险等级高岗位标准上不超出二年。第四章政府采购业务管理第九条学校使用财政性资金采购货物、工程和服务都属于政府采购范围，必须执行政府采购制度。在依法制订集中采购目录以内或者采购限额标准以上货物、工程和服务执行集中采购，对采购目录以外或者采购限额标准以下货物、工程和服务执行分散采购。第十条政府采购程序。政府采购程序包含以下主要步骤：采购需求论证，政府采购预算编制及审批，汇编政府采购计划，确定并执行采购方式，订立及推行\o"采购协议"采购协议，验收，结算。第十一条采购需求论证。编制年初预算时，财务室应组织召开各部门会议，传达年初预算精神，对各部门提出采购申请进行审核。对确需采购项目报经教代会审核，教代会着重从学校是否有对应财力支撑和采购必要性方面进行论证。第十二条政府采购预算编制及审批。学校按区教委计财科要求，在编制年度预算时，应同时编制政府采购预算。申请采购货物、工程和服务必须符合国家关于要求，并考虑其经济性和实用性。没有编制预算采购标准上不一样意，确因特殊情况必须采购，须经上级同意。第十三条汇编政府采购计划。学校依照采购预算，对采购货物或者服务对市场作充分调研，汇总编制采购需求计划。第十四条确定并执行采购方式。学校在重庆政府采购管理系统上申报采购，经主管部门、财政部门审核同意并下达采购方式，详细采购方式为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一起源采购、询价采购、竞争性磋商采购；学校依照详细采购方式委托集中采购代理机构执行采购。第十五条采购方式变更申请及审批。区教委计财科下达了采购方式之后标准上不得变更，但假如两次公开招标流标，在时间比较紧情况下，学校能够向区教委计财科申请由公开招标变更为竞争性谈判，或者两次竞争性谈判招标流标后合格供给商只有一家情况下能够申请采购方式为单一起源采购。变更采购方式需区教委计财科审核同意。第十六条订立及推行\o"采购协议"采购协议，验收，结算。学校与集中采购代理机构依法订立政府采购委托代理协议，明确代理采购范围、权限和期限等详细事项。采购代理机构应该严格按照委托代理协议开展采购活动，不得超越代理权限。依照要求编制招标文件、组织开标。学校依照招标结果编制采购协议，订立采购协议并交集中采购代理机构和区教委、财政部门审核。实施采购、组织验收。验收无误后按照采购协议进行结算。第十七条政府采购服务管理。学校依照年初预算安排，在财政部门制订本级政府购置服务指导性目录内，按照财政部、民政部、工商总局制订《政府购置服务管理方法（暂行）》（财综〔〕96号）执行。第十八条进口产品政府采购。符合《中华人民共和国政府采购法》《财政部关于印发<政府采购进口产品管理方法>通知》等关于法律、法规要求，确需采购进口产品，应该事先按《重庆市财政局关于进口产品政府采购审批关于事项通知》等要求提交申报材料，经同意后，方可依法开展政府采购活动。国家及市政府有其余要求，从其要求。学校标准上不采购进口商品。第十九条采购验收管理。协议实施过程中和采购结束，学校应组织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门相关人员进行检验验收。第二十条采购质疑回复与投诉管理。采购过程中出现供给商质疑和投诉，应按《政府采购质疑和投诉方法》（中华人民共和国财政部令第94号）处理，采购人负责供给商质疑回复，供给商投诉由上级部门依法处理。第五章风险评定及内控目标第二十一条明确责任主体。政府采购工作组织结构设置应遵照统一领导、分级管理、目标一致、权责分明标准，依照学校工作需要成立政府采购业务领导小组，由学校内部审计、工会代表和纪检部门发挥监督作用。请购部门为组织实施政府采购项目标责任部门，部门责任人为相关责任人，负责本部门需要办理政府采购项目标详细事项。每个采购项目都要确定详细责任人，以明确项目风险和切实做好内部控制，确保内控制度有效施行。第二十二条内控目标。以“分事行权、分岗设权、分级授权”为根本，经过制订制度、健全机制、完善方法、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位。第二十三条对政府采购内控制度执行情况进行必要绩效考评。充分调动各项目参加人员主动性，将政府采购内控执行情况纳入学校绩效考评，督促项目参加人提升认识，保障项目预算和政府采购政策最终执行。第六章附则第二十四条本制度由学校负责解释。附件:1.学校学校物品采购操作流程说明2.学校物品采购报审流程学校物品采购采购操作流程说明为了提升学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源需求，深入规范物资采购流程，加强与各部门间配合，特制订本制度。一、请购及其要求（一）请购单要素完整请购单应包含一下要素：1.请购部门；2.请购物品所属项目；3.请购用途；4.请购物品名；5.请购物品数量；6.请购物品规格；7.请购物品样品、图片或详细参数资料等；8.请购物品需求时间；9.请购如有特殊需要请备注；10.请购单填写人；11.请购部门主管；12.请购单审核人；13.副校长审核；14.校长审核。（二）请购单及其提报要求1.请购单应按照要素填写完整、清楚，由学校领导审核同意后报采购部门；2.固定资产、日常零星采购和其余材料设备及工程项目分别按照要求格式进行填写提报；3.请购部门在提报请购单时应要求总务处签字，200元以上分管副校长签字，同时交一份给使用部门备份，包括请购数量过多时，能够附件清单形式进行提交；4.包括请购物品金额：物品总计金额在1000元以上后勤副校长必审批；总金额在10000元以上（校长必审批），数额巨大项目，需上报校长办公会或行政会讨论经过；5.遇急需物资，领导不在情况，能够电话或其余形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补；6.假如是单一起源采购或指定采购厂家及品牌产品，请购部门必须作出书面说明。二、询价及其要求（一）询价应认真审阅请购单品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，碰到问题应及时与请购部门沟通。（二）属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购。（三）对于紧急请购项目应优先处理。（四）全部采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，标准能不经过其代理或各种中介机构询价。（五）对一样规格物品进行询价时，需比对2-3家大型供给商，并与请购部门进行协调，在同等质量前提下，选取价低者。（六）碰到主要物资或预估单次采购金额大于1万采购情况，询价前应先向学校相关领导汇报基本情况，并上报学校行政会审核经过。（七）询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价。（八）除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购；单次采购金额预算金额在1000元以上全部项目都应要求最少三家上供给商参加比价或招标采购，比价或招标项目应最少邀请四家以上单位参加；单次采购金额预算价格在1万元以上项目应由总务处组织招标，学校相关领导参加监督；单次采购金额预算价格在10万元以上项目由学校领导决定是否委托第三方机构代理招标。（九）比价采购或招标采购所邀请单位均应具备一定资质和实力，具备提供或完成我学校所需物资和项目标能力。（十）比价采购或招标采购应按照要求格式或确定完整招标文件格式进行询价。（十一）在询价时碰到特殊情况应书面报请学校领导指示。三、比价、议价（一）对厂商供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。（二）对于合格供给商价格水平进行市场分析，是否其余厂商价格最低，所报价格综合条件愈加突出。（三）收到供给单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。（四）主要项目应经过一定方法对于目标单位实力，资质进行验证和审查，如经过进行实地考查了解供给商各方面实力等。（五）参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件深入谈判。四、协议订立协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立协议，受法律保护。广义协议指全部法律部门中确定权利、义务关系协议。现在我们采购工作主要包括教学仪器设备、易耗品及实训耗材产品买卖协议。（一）协议正文应包含要素1.协议名称、编号、订立时间、订立地点；2.采购物品/项目标名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及协议总额，清单、技术文件与确认图纸是协议不可分割部分；3.包装要求；4.协议总额应含税，含运达学校总价，特殊情况（如有货物能够在协议中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用）应注明；5.付款方式；6.交货日期；7.质量确保期；8.质量要求及规范；9.违约责任和处理纠纷方法；10.供需方信息；11.其余约定。（二）协议订立1.如包括到技术问题及学校机密，注意保密责任；2.确定协议条款时一定要将各种风险降低到最低；3.为预防协议工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4.遇货物订购数量较多且价值较大或难清点情况时务必请厂商派代表来场帮助清点；5.质保期一定要明确从什么时候开始并应尽可能要求厂商延长产品质保期；6.详细约定发票提供时间及要求；7.针对不一样协议约定不一样付款方式，如设备类协议通常应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量确保金次序明确付款额度、付款时间和付款条件等；8.与首次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款（多留质量确保金，通常5%）；9.违约责任一定要详细、详细；10.比价/招标汇总表巡签完成后方可进行协议订立工作；11.协议签定签应按照要求格式对协议初稿进行巡签审查；12.协议巡签审查经过后应由学校领导签字，加盖学校公章方可生效；13.订立全部协议应及时报送学校党政办公室（存档）及财务部门（备查及付款）。五、付款及协议执行（一）付款要求1.全部已订立协议付款时应参考学校相关要求执行；2.按照进度付款采购项目必须确保质检合格方可付款；3.财务部门在接到付款审批单应在3天内付款，以免影响协议执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款应及时通知总务处并汇报学校领导。（二）协议执行1.已订立协议由总务处项目责任人负责跟进，由总务处责任人进行监督，如出现问题，总务处应及时提出提议或补救方法，并及时通知请购部门及学校领导；2.已订立协议在执行期间，应及时掌握合作单位对于协议义务和责任推行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；3.协议在推行期间应按照上方约定严格执行协议，遇未尽事宜应及时协商并订立补充协议。六、验