工厂内跟单员职责

曾经有一位德国客人跟我说：“永远不要相信工厂”，我也曾数次对他人提起此话，不一样人对这句话有不一样了解。有人认为：工厂没有信誉或者工厂没有素质等等。不过，我是这么了解：工厂里工作非常复杂，只要自己干过工厂人都知道，工厂里事情太多了。工厂老板面临两大任务：一是筹措流动资金，二是管理工厂。假如是中小型工厂，没有专门采购人员，那么工厂老板还有一个耗时耗力重担：原材料和配件采购。这三大任务足以让工厂老板忙团团转，这必定会带来管理上漏洞，进而造成质量和交货期出现问题。所以，我们才会“永远不要相信工厂”。

管理一个工厂，就好比中医给病人诊疗，需要做到：望、闻、问、切。工厂里有很多管理人员，比如说总经理、管理厂长、生产厂长、车间主任、质检员等等，我想这些人员都应该做到望、闻、问、切这四点。只有这么，我们才能够发觉问题，并处理问题。望，就是养成仔细观察习惯，发觉一些细节上问题，比如产品瑕疵，管理上疏忽等等，进而找出问题根本，是什么造成了这些细节上问题管理还是其余闻，就是我们要仔细聆听他人提议，不要做唯我独大或者唯我独懂这么人，我想这跟自信或者胸有成竹完全是两种事情；他人意见我们要听，要仔细听，听完了之后自己再做出判断，好意见一定要吸收，不好意见就把它抛弃，我想这关系到管理人员判断能力和实践经验积累以及为人处世哲学。我们要养成相互学习习惯，养成谦虚、慎重、不骄不躁习惯。厂长能够向每一个岗位上员工学习，详细岗位上员工能够向厂长学习。详细岗位上员工因为自己在一直亲身实践着，所以有可能对从事工种进行提升或改进；厂长之所以是厂长，就是凭借多年积累起来实践经验和刻苦努力才成为厂长，我们员工更应该向其好好学习。问，就是对不明白问题或发觉了问题，对相关人员进行咨询或问询。不要不懂装懂或者发觉了问题而不论不问，作为一名工作人员，这些态度都是极其不负责任。切，就是我们天天在车间里待着或者经常在车间里走动一下，就会对车间情况有一个感觉，这种感觉会让我们每一个人做出一个直觉带来判断，卫生条件，员工工作主动性和有序性，产品摆放是否整齐等等，都能够让我们形成一个对车间感觉，我们凭借这种感觉，就能够做出一个判断。我们管理者，往往不能真正做到望、闻、问、切，所以才会出现一系列问题。每个管理者需要对自己管辖范围做到望闻问切，每一个详细岗位上员工需要对自己工作做到望闻问切，只有这么，我们才能够形成一个很好车间环境，防止很多问题发生。

因为工厂内管理人员各司其职，往往会带来管理人员和管理人员之间衔接上漏洞，管理人员和详细员工之间漏洞。总经理，要处理一系列事情，就像前面说：筹措流动资金、管理工厂、采购原材料和配件；管理厂长，要负责订单安排和人员调配和各个工序衔接等等；生产厂长，要负责原材料核实、样品制作、生产计划安排和质量把控；车间主任需要对某一车间内工作任务进行安排、调整和检验。全部这些管理人员，他们之间是否协调一致，直接关系到产品质量和交货期，处理好了，事半功倍，处理不好，事倍功半。在实践当中，我们这些管理人员，往往协调不一致，信息沟通不到位，对一个订单把握往往出现偏差。那么，怎样处理这个问题呢除了前面讲，我们每一个工作人员都需要做到望闻问切之外，我们需要引进一个新工种，那就是工厂内跟单员。

工厂内跟单员，顾名思义，就是在工厂内负责跟踪订单人员。通常贸易企业都有跟单员，不过他们跟单员不是在工厂内工作，只不过有时候去工厂看一下订单进展情况，并把相关情况汇报给客户。我们这里讲跟单员，是在工厂内工作，负责订单跟踪检验工作，并及时地把相关情况汇报给企业相关责任人员。从责任上来说，外贸企业跟单员需要对客户负责，需要直接向客户汇报；工厂内跟单员则需要对企业负责，直接向企业汇报。经过多年实践，我感觉，外贸企业跟单员作用要小于工厂内跟单员作用，因为工厂内有很多不可预知事情，外贸企业跟单员无法及时地发觉并给与反馈，不过工厂内跟单员能够做到这一点。外贸企业跟单员偶然才去一下工厂，无法掌控工厂内情况，使得有效信息不能及时地传递，出现了工厂和企业与企业和客户之间在信息上偏差，造成了业务和信誉上极大损失；而工厂内跟单员，在严谨踏实工作态度下，则能够防止这些问题发生，能够及时地发觉问题并反应问题，有效地防止了很多问题发生，从而赢得了客户更多信誉和业务。

工厂内跟单员，需要具备四项基本素质：平易近人、吃苦耐劳、认真严谨、干脆利索。在工厂里负责跟单业务，需要跟几乎全部人员尤其是跟管理人员打交道，这就需要跟单员能够与他们友挚友好相处，做到平易近人，这么跟单业务才能有效地开展，也就是要想把事情做好，需要先把人做好。怎样把人做好，每一个人有每一个人特点和性格，需要跟单员自己不停地学习和琢磨，这么才能够让自己工作起来顺风顺水。工厂里工作和生活环境，往往不是很舒适，工作任务比较繁琐，所以需要跟单员具备吃苦耐劳精神，不论是刮风下雨，没有完成工作必须完成，晚上12点需要装集装箱，那跟单员就需要待到12点，等集装箱走了之后才能走。跟单工作是一项琐碎工作，好跟单员能够把事情做有条有理，不但感觉不到累，而且还会以为很充实，跟单员需要具备认真严谨工作态度，认认真真把每一件事情做好，跟单工作事无大小，再小事情出现差错极有可能带来巨大损失，所以一定要养成严谨态度。跟单员处理问题需要干脆利索，日事日毕，绝对不能把今天能够安排完成工作拖到明天，要养成勤劳灵敏习惯。订单交货日期是一定，不过在订单生产过程中会出现各种各样不可预知问题，比如说五金，订单完成了不过五金没有到位，这就会带来交货期延误，轻则带来了信誉上伤害，重则索赔并丢掉了客户；再比如说某一个孔打错了，需要马上纠正，今天不纠正，现在不纠正，问题产品就会越多，造成了生产上浪费；所以跟单员需要干脆利索，碰到问题马上处理，处理不了，想方法处理。

那么，工厂内跟单员需要详细做哪些工作呢凭借这几年我个人工作经验，总结以下：

第一：传达订单。

传达订单是工作第一步。看似简单工作，不过假如没有一个好开始，没有合理安排，会给后面工作带来极大不便，甚至造成生产上和业务上甚至信誉上极大损失。所以，跟单员必须把订单传达成位，安排到位。首先，订单需要传达给谁订单下来之后，首先需要相关管理人员认真了解，不是说一个人知道就行了，全部相关管理人员都需要知道：总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关责任人。全部这些管理人员必须在同一时间，同一场所，聆听跟单员对该订单描述和讲解，跟单员需要自己先把订单看懂，然后才能讲解。假如有相关管理人员没有到场（不是因为请假），跟单员绝对不能传达订单。

其次，需要什么时候传达订单上面已经说了，跟单员首先自己先读懂订单才能够传达订单；必须在全部相关管理人员到场情况下才能够传达订单。跟单员需要先行向总经理通知新订单情况，然后让总经理负责协调传达订单时间。相关管理人员绝对不能借故不参加订单传达会议。

再次，需要在哪里传达订单跟单员传达订单，需要在跟单员所在办公室内进行，让相关责任人员在电脑上看到产品图片和相关内容，这么才会让他们对产品有一个比较深刻了解。

最终，需要传达什么订单内容A.订单是什么产品；B.订单数量；C.交货日期；D.详细要求。跟单人员必须把这四项内容传达清楚，假如有相关责任人员了解不透彻，跟单员必须重复讲解，假如跟单员对相关责任人员问题不清楚，马上给企业打电话确认，假如还不能够及时处理，待处理之后必须通知相关责任人员。

总之，跟单员需要认真仔细读懂订单，假如有不明白，马上打电话或写邮件问询企业；读懂之后，在正确时间和地点，向正确人员，传达正确内容。只有这么，全部人员才能够对订单有一个整体把握，绝对不允许出现只有一个人或两个人知道订单详细内容情况。不然，跟单员和总经理渎职。

第二：跟踪生产计划。

跟单员在传达了订单之后，应该督促相关责任人员总经理、生产厂长和管理厂长尽快制订出生产计划，然后发给企业，企业这边能够据此通知客户订单安排情况。实际上订单上交货日期，应该是依照工厂这边生产安排来定。不过往往工厂这边制订生产计划过于迟缓，以至于企业这边无法及时地给客户反馈。

凭借我个人多年工作经验，在生产计划制订上，我们必须做到以下几点：

1.生产计划制订要及时。企业在给工厂那边下“准订单”之后，总经理、生产厂长和管理厂长应该马上依照现在生产情况，商讨制订出生产计划，最好是二十四小时之内，最多不要超出72小时。只有及时地制订出生产计划，企业才能够给客户及时地反馈，并跟客户确认最终交货日期，从而把“正式订单”下给工厂。工厂责任人绝对不能借故说计划无法制订，这等于给自己找借口推脱责任。

2.生产计划制订要准确。生产计划制订需要总经理、生产厂长和管理厂长共同商讨，依照每一个责任人对现在正在进行订单生产情况，综合考虑各种原因和各种可能发生情况，比较准确地制订出生产计划。我们计划能够相差3天或者5天，不过绝对不能超出10天。假如一个订单生产预期安排超出了10天，说明相关责任人员对车间内情况把握不准确。

3.生产计划制订要详细。为何要详细有些人会说：极难详细。我想这是一个借口或者是一个思想懒惰表现。我们没有详细生产计划，怎么会制订出准确交货日期没有详细生产计划，怎么安排生产，怎么进行有序地生产莫非做到哪里算哪里这些都是不负责任态度。只有我们从现在开始，对每一个订单都做出生产计划安排，慢慢地让一个一个订单都顺起来，这么我们以后工作才能得心应手。生产计划制订，是需要总经理、生产厂长和管理厂长统一协调商讨才能够制订出来，这不是一个人事情，这需要总经理牵头，率领生产厂长和管理厂长共同制订。

我想我们生产计划应该包含以下内容：a.原材料准备：我们主要原材料是木料，那么木料什么时候能够到位，必须写出一个详细时间来，就是某月某日木料到位。b.下料准备：必须写出一个详细时间段，即从某月某日到某月某日为下料阶段。c.机加工：必须写出一个详细时间段，即从某月某日到某月某日为机加工阶段。d.砂光和修补：必须写出一个详细时间段，即从某月某日到某月某日为砂光和修补阶段。e.油漆：必须写出一个详细时间段，即从某月某日到某月某日为油漆阶段。f.包装：必须写出一个详细时间段，即从某月某日到某月某日为包装阶段。g.交货日期：什么是交货日期或者说货什么时候好木料已经下完了，就是货好了吗我想我们管理人员千千万万不要这么了解。交货日期，就是货物已经完完整整包装好了（假如需要熏蒸，已经熏蒸好了，并完完整整包装好了），并整整齐齐摆放在固定某一地方，只等候装集装箱日期。在我们工厂，需要绝对统一这个概念，绝对不允许再出现货物还在包装或者还在油漆或者还在机加工，就说货物已经好了情况。只要我们对每一个订单都进行以上7项内容（abcdefg)计算和安排，我们生产才能够有序开展。可能我们在实施生产计划安排早期，有一定困难，不过假如我们能够坚持，我们以后工作会越做越顺利。

以上3条内容，也就是需要及时地准确地详细地制订出生产计划，需要我们跟单员督促总经理，由总经理牵头，率领生产厂长和管理厂长，共同来完成这项工作。在生产计划制订过程中，跟单员要及时地跟踪，方便尽快完成，并填写“生产计划表”，并把此表打印出来分发给总经理、生产厂长、管理厂长、车间主任和相关责任人员，并及时地将此表以电子邮件方式反馈给企业。这么，我们才能够把生产有效地有秩序地进行下去，我们工厂也将会成为有效率有秩序有信誉工厂。

第三：跟踪订单。

在传达了订单，并把生产计划制订出来之后，跟单员接下来工作便是跟踪订单。传达订单和制订计划是为订单生产做准备，订单详细进展情况才是跟单员根本性工作，跟单员需要全身心地、认真地、踏实地投入工作，不能出现任何差错。跟踪订单，我们简称为跟单。跟单工作比较复杂，需要跟单员系统仔细进行开展。

依照个人多年工作经验，现在总结一下跟单员在跟单过程中到底需要做一些什么详细工作，详细内容以下：

1.跟踪样品。

样品是订单前提，没有样品就没有订单。样品制作快慢，决定着订单进展快慢。没有样品订单，是不安全；没有得到确认样品是不可靠。样品一旦确定，绝对不能更改，哪怕是一个小螺丝。

除了一些老产品之外，对于新产品，不论客户要求还是不要求，我们一定要把样品做出来，并组装好，放在样品室内，随时供我们检验，预防出现任何差错。跟单员在跟踪样品过程中，要做到以下几点：a.及时地下达样品制作指令。在收到企业样品制作要求之后，跟单员需要马上向工厂内相关责任人下达样品制作指令。b.督促相关人员以最快速度制作出样品，并把详细时间通知企业，这么企业能够通知客户制作样品需要详细时间。c.样品制作过程中，要及时地发觉问题。不要等到样品制作完了，才发觉问题。d.对样品半成品，成品，部件，整体，都要进行图片拍摄，从各个角度拍摄，四面八方拍摄。其中对于成品整体图片，以侧前方稍微俯视角度作为这个产品代表。e.对制作样品进行测量：每一个部件长款厚，每一个空隙距离，关键部位距离地面垂直距离，关键部位和关键部位之间距离，整体长宽高等。把全部这些尺寸用PS或AI在产品代表图片上指示出来，并把全部部件长宽高列出来，并计算出它们分别体积和总体积，做为以后产品生产和价格合算详细依据。

2.跟踪生产计划。

前面我们已经讲到生产计划制订和跟踪，在这里就不再赘述。我们跟单员需要依照“生产计划表”及时地进行检验每一步生产计划是否准期进行，假如没有准期进行，需要在“生产计划表”上进行标注，标明偏差是多少。

3.跟踪五金配件。

在制订出生产计划，并填写了生产计划表以后，跟单员需要从总经理或生产厂长那里得知某一订单产品，都需要什么样五金配件，并列出详细清单和数量。打印出来，交给相关负责采购人员、总经理、生产厂长和其余责任人员。及时地对五金配件采购进行跟踪，并及时地督促采购人员尽快完成采购任务，绝对不允许出现因五金配件不到位而影响交货期。

4.跟踪包装。

在制订出生产计划，并填写了生产计划表以后，跟单员要及时地向企业索取：a.包装要求b.唛头c.装配图d.塑五金包。

一定要把这些工作做在前面，绝对不允许出现因为包装不到位而影响发货。假如向企业索取包装资料没有及时地完成，需要依照企业安排，再次索取或数次催促。

5.跟踪质量。

什么是产品质量跟单员首先需要搞清楚这个概念，跟单员也要让工厂里全部人都知道什么是质量。质量，就是与产品关于全部细节好坏。对于我们出口家俱来说，详细质量内容又是什么呢它包含：木料、做工、胶、腻子、砂光、油漆、包装等等。我们必须把每一个细节做好，才算是做出了好质量。假如说，我们产品做很好，就是到了包装时候，有一个小标签贴歪歪扭扭，那么你能说这个产品质量很好嘛从客户角度来讲，这是一个次品，让人恨得牙根痒痒次品。

质量是做出来，不是验出来。任何质量问题，都是总经理问题，生产厂长问题，管理厂长问题，绝对不是跟单员和工人问题。首先，跟单员对任何质量问题不负担任何责任，这一点是必须申明。在生产中，工人工作出了问题，谁责任管理厂长说，我已经跟他说了，不过这个工人没做到，那这是谁问题总经理问题，生产厂长问题，管理厂长问题，绝对不是这个工人问题，因为管理人员作为管理人员没有检验到这个问题，或者只对这个问题重复了一遍或者两遍，就已经不耐烦了，做为管理人员，你检验不到问题莫非还是他人问题或者能不耐烦吗管理人员工作只有一个目标：管理好并生产好。假如工作不到位，或者连多说几遍话都闲累或者不耐烦话，这么人员就不配当管理人员。

跟单员在跟踪质量过程中，需要检验以下内容：

a.木料。跟单员需要依照订单要求，检验所下木料质量。是否允许死节允许几个死节死节直径允许多大是否允许活节允许几个活节活节直径允许多大是否允许色差木纹是要求横木纹还是竖木纹多层板表面是否允许透胶发黄是否允许黑胶带透出是否允许蝶心是否允许缺材压力是否达成胶水是否合格密度板密度是否能够达成胶水是否合格是否允许指接是明接还是暗接

b.机加工。在机加工过程中，会出现各种各样问题，比如说：多层板砂光砂透了，孔打错了，边角棱没有打圆，等等。我们必须时刻提防着各种问题发生。某一个产品在机加工完成之后，在进入砂光车间以前，必须进行组装。假如不进行此项工作，假如发生了问题，则相关管理人员应该负担责任。跟单员对机加工应该给与适当检验，发觉了问题要及时地反应给相关人员，并得到尽快处理。假如处理不了，给企业反馈，企业安排处理，或者作废或者修补，不过在质量上绝对不能凑合。

c.砂光和修补。砂光和修补，是一项既简单又主要工作。做好了，我们产品质量会有很大提升；做不好，我们产品要么作废，要么发出去引发索赔。跟单员需要让每一个管理人员和工人形成一个共识，什么共识呢砂光：产品组装好之后，只要能够接触到边角棱必须打圆，全部面和边必须砂光光滑。胶：必须达成E1标准，绝对不允许使用不合格胶情况。绝对不能在产品任何表面看到胶。腻子：必须达成E1标准，绝对不允许使用不合格腻子情况。绝对不能在清漆产品上使用带任何颜色腻子，也就是必须使用透明腻子。任何表面和边缘，绝对不允许看见跟木头有色差腻子。

d.油漆。跟单员必须对油漆质量进行检验，及时地发觉问题，并尽快处理。必须符合E1标准，也就是油漆化学成份必须符合欧盟标准。喷完油漆之后，车间内基本上没有味道。油漆最少是一遍底漆一遍面漆，必须有一定饱满度和色泽度。油漆表面，不论是大面，还是边角棱，只要组装起来能够用手接触到，必须光滑。

e.包装。包装是一项关系到产品质量非常主要工作。跟单员在这一步必须给与监督和检验，假如发觉问题，需要马上处理。不过在一些问题上，我们全部人员，包含管理人员和工人，都必须达成共识，这些问题以下：

在包装以前