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文档简介

人事档案管理制度一、背景与意义为了加强对员工的管理和监督，确保员工信息的安全保存、合规管理，公司制定人事档案管理制度。此制度明确规定了对于员工档案的建立、保存、查询和使用等方面的要求及操作程序，为实现公司人力资源管理工作的科学化、规范化和信息化奠定了基础。二、适用范围本制度适用于公司所有职工的人事档案工作。三、档案的建立1.各职能部门在职工入职时需在7个工作日内将职工的相关信息录入HR系统，并向人事档案室提交职工档案材料；2.人事档案室应在接到职工档案材料后，3个工作日内完成档案建立工作，并为每名职工建立一份电子人事档案和一份纸质人事档案；3.纸质人事档案将按时间顺序装订，存放于人事档案柜中，并按照规定存放时间和要求进行分类、标识、盘点、整理等管理工作；4.电子人事档案将储存在HR系统中，并建立包括基础信息、岗位信息、培训记录等内容的档案，确保档案内容完整、清晰、规范且具有及时性和准确性；5.电子人事档案应设密级，只有经核准而有工作任务需要查阅的人员才被授权查看。四、档案的保存1.纸质人事档案（1）试用期满的职工纸质人事档案应存放在人事档案室内，归档后定期进行盘点、整理；（2）离职员工的纸质人事档案应在离职7年内保存，过期后应予以销毁；（3）公司保留基础人事档案原件5年，超过时限原件应予销毁；2.电子人事档案（1）职工全部信息应补充完整到电子人事档案中，并要求在建档后及时进行维护、修订等操作；（2）HR系统的保密级别应与档案内容一致，未得到授权的人员不得在HR系统中访问人事档案内容。五、档案的机密性1.职工的个人信息是敏感信息，应将个人档案任务托付于专人，实现互锁、密度和安全控制；2.所有人事档案均应保密；3.职工有权利查阅个人人事档案内容，但访问应遵循保密原则，并在处理中对职工信息进行保护和隐私维护。六、档案的查询使用1.部门负责人、人事部门和其他主管部门可以根据工作需要查阅职工人事档案；2.信息查询应采用电子查询方式或人手册查询方式；3.档案中内容应严格对应查询人员职责分工，所涉及到的问题应仅在查询过程中使用，不得泄露给旁人。七、档案的销毁1.个人人事档案应通过文件化处理完成销毁操作，不允许在档案完成销毁操作之前，将档案整体或部分转移、提供给其他部门或任何第三方使用；2.个人人事档案销毁应保证完全、彻底、未泄密；3.个人人事档案销毁工作由人事档案室负责，应按照档案保管期限和销毁流程进行销毁；4.原始制度、文件、问卷调查等有关职工人事档案的文件，应根据公司文件管理制度和文件的保管期限及相关要求进行处理。八、档案的备份1.电子人事档案必须定期进行备份，最短备份周期为1天；2.备份资料应储存于安全可靠的地方，防止出现意外事故；3.HR系统的备份资料，应作为公司职工信息到达后的一份重要备份，以备在必要时进行数据恢复。九、档案有关的其他事项1.建档时，人事档案室应向职工发放及明确具体细致的操作指导和说明，并严格遵守本制度有关规定；2.公司领导应高度重视

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