《常用办公自动化设备使用与维护》课件-模块七　通信设备的使用与维护

模块七ꢀ通信设备的使用与维护在现代办公与商务活动中，传真机是被广泛应用的通信设备，它是与外界进行信息传递的一种常用办公设备，各种规格、型号和功能的传真机给各类文件、文书及信函的传递、收集带来了极大的方便。

它具有速度快、使用简单的特点。多功能一体机是应用数字化技术，将打印、复印、传真、扫描等功能进行组合，通过硬件、软件的共同作用，最大限度地实现功能共享，使设备的体积更小、使用成本更低，提高设备的性价比和使用效率。12项目一ꢀ传真机目录项目二ꢀ多功能一体机项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机任务

１ꢀ传真机的认识和选购v

学习目标１.

了解常见传真机的类型和功能特点２.

了解常见传真机的技术指标３.

能够根据实际需要选购合适的传真机４.

了解传真机耗材的基本知识项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

任务引入传真机是一种现代化的通信设备，它利用光电扫描和变换技术，借助于通信线路，把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，从而在接收端得到与原稿基本一致的副本。

在现代办公中，传真机有着广泛的应用。本任务的内容就是了解传真机的基本知识，并根据需要选购合适的机型。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

知识准备传真技术早在

19世纪

40年代就已经诞生，比电话发明还要早三十年。它是由一位名叫亚历山大·贝恩的英国发明家于

1843年发明的。

但是，传真通信是在电信领域里的发展比较缓慢，直到

20世纪

20年代才逐渐成熟起来，20世纪

60年代后得到了迅速发展。

近十几年来，它已经成为使用最为广泛的通信工具之一。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机一、传真机的分类１.

依据传真机功能分类２.

依据传真机打印方式分类３.

依据传真机记录方式分类４.

依据传真机扫描方式分类５.

依据

CCITT

(国际电报电话咨询委员会)

制订的国际标准分类项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、传真机的工作原理１.

热敏纸传真机和热转印式传真机热敏纸传真机通过热敏打印头将打印介质上的热敏材料熔化变色，生成所需的文字和图形。

热转印技术从热敏技术发展而来，它通过加热转印色带，使涂敷于色带上的墨转印到纸上形成图像。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机２.

激光式传真机激光式传真机是利用碳粉附着在纸上而成像的一种传真机，其工作原理主要是利用机体内的一个硒鼓控制激光束的开启和关闭，从而在硒鼓上产生带电荷的图像区，此时传真机内部的碳粉会受到电荷的吸引而附着在纸上，形成文字或图像图形。３.

喷墨式传真机喷墨式传真机的工作原理与针式打印机的打印原理相似，由步进电动机带动喷墨头左右移动，把从喷墨头中喷出的墨水依序喷布在普通纸上完成列印的工作。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机三、传真机常见的技术指标１.

适用性２.

扫描方式３.

分辨率４.

纠错协议５.

图像处理方式６.

扫描速度７.

有效扫描

/

记录宽度８.

发送时间９.

输出

/

输入电平项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机四、传真机的选购注意事项１.

传真机的速率２.

确定传真机传输和接收的幅宽３.

要确定文件传送的质量要求４.

确定是否选用普通纸接收的传真机项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

实践操作一、明确选购目标办公室在日常工作经常要使用传真机，要明确选购的目标，可从以下几个方面进行考虑:１.

需要进行文件收发；２.

需要进行小型文档的复印；３.

在使用过程中耗材价格合适；４.

机身不要太大；５.

具有良好的售后服务。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、市场及网络调研通过分析需求明确了选购目标，下一步就需要对具体的品牌、型号进行调研，选择功能匹配、价格适宜的机型作为购买对象。

调研可通过到市场实地走访或通过互联网完成，将调研获取的信息记录在表中，并通过对比，确定所选型号。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机调研记录表项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

相关知识传真机常用耗材１.

热敏传真纸２.

热转印碳带３.

喷墨传真机碳粉盒４.

激光传真机的硒鼓项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机任务

２ꢀ传真机的安装v

学习目标１.

了解传真机安装环境的要求２.

了解传真机的各部件及功能３.

能够正确安装传真机４.

能够正确进行传真机的设置项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

任务引入传真机兼具打印机、复印机和电话机的功能特点，在安装上有类似之处。本任务的内容就是以松下

KX-FL338CN传真机为例，完成传真机的安装和基本设置。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

知识准备一、传真机安装环境的选择１.

避免阳光直射。２.

传真机需要电源供电，并且要和电话线连接，装机位置宜选择在距电源和电话线较近的地方。３.

远离暖气和其他热源。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机４.

传真机周围不要有大功率的用电设备。５.

尽量避免在传真机电话线上连接太多其他设备，有些传真机使用者根据需要在传真机上并接一些通信设备，例如电话计费器、有线调制解调器等。６.

传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的质量，尘土多从窗户的缝隙中进入室内，因此传真机应避免安放在窗户附近。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、松下KX-FL338CN传真机各部分的名称及功能１.

松下

KX-FL338CN

传真机各部分的名称２.

松下

KX-FL338CN传真机面板各按钮功能传真机各部分名称传真机面板按钮说明项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

实践操作现以松下松下

KX-FL338CN传真机为例，说明传真机的安装步骤。一、安装墨盒和硒鼓垂直摇动墨盒剥去封贴及注意项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机将墨盒装入硒鼓转动墨盒两侧推杆项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机确保对准三角形抓住引片抬起前盖项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机清洁玻璃安装硒鼓和墨盒项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机对位箭头所示位置关好前盖项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、安装载纸盘将载纸盘插入传真机背面的插槽，如图所示。

请勿将传真机放在载纸盘可能受阻的地方

(如靠近墙壁等)。

并且要确保侧面距离墙壁等物体

50mm以上以便传真机能够正常散热。安装载纸盘项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机三、安装记录纸支架安装记录纸支架项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机四、安装文稿支架安装记录纸支架项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机五、安装话筒线安装话筒线项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机六、安装记录纸将拉力板向前拉插入纸张项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机正确和不正确的装纸方式推回拉力板项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机七、传真机的连接其连接示意图如图所示，操作步骤如下:第一步:电话线连接到单线电话线路插孔。第二步:电源线连接到电源插座

(220~240V，50/60Hz)。第三步:EXT插孔可以连接答录机或电话，如有制动塞，应将其取下。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机八、传真机的设定１.

设定拨号方式传真机的连接拨号方式设定项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机２.

设定帮助功能３.

设定调节音量帮助功能设定设定调节项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机４.

设置日期和时间设定日期和时间项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机５.

设定标志６.

设定自己的传真号码设定标志设定自己的传真号码项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

相关知识传真机在安装过程中的注意事项１.

安装前，应仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、接地是否良好。２.

注意芯线类型。３.

当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部分丢失，字体压缩或通信线路中断。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机４.

热敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。５.

三星系列某些机型带有语言芯片录音功能，该功能须一节安装于机内的

9V

叠层电池支持工作，如传真机工作电源断开后，该电池独立工作

20h

后电量将被放尽，面板液晶显示

“

无电池”

或

“

请更换电池”

，因此建议该种机型

24h

连续通电工作。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机任务

３ꢀ传真机的使用v

学习目标１.

能够使用传真机收发传真２.

能够使用传真机复印文稿项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

任务引入传真机的功能较为丰富，除了接收传真、发送传真、接打电话等基本功能外，一般还兼具复印等功能。

本任务的内容就是以松下

KX-FL338CN传真机为例，练习传真机的使用。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

知识准备一、传真机的初始状态初始参数的设置是指通过传真机的控制面板的键盘操作来设置一部分功能和必要的工作状态，通常包括日期、时间、传真文件的页眉、传真号码、调节传真机的音量，在电话簿中存储名称和电话号码，编辑、消除已存储的项目，通过电话簿拨打电话，查看、消除来电信息并回拔，将来电信息存储到电话簿中等功能。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、传真机文稿的要求１.

取下回形针、订书钉或其他固定物。２.

不要直接使用下列类型的文稿:碳或无碳复写纸等化学处理纸；带有静电的纸张；严重卷曲、褶皱或撕破的纸张；表面带有涂膜的纸张；图像模糊的纸张；从正面可以看到背面打印文字的纸张，如报纸。如果从本机打印的文稿在一端发生卷曲，可以将未卷曲的另一端插入本机的自动送稿器以获得更好的送纸效果。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机３.

检查墨水、糨糊或涂改液是否完全晾干。４.

若要放置宽度小于

210mm的文稿，可先利用复印机将原稿复印到

A4或

Letter

尺寸的纸张上，然后再放置复印的文稿。５.

不要放置不符合尺寸和重量要求的文稿。

可使用复印机复印文稿，然后放置复印件。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机有效扫描区域项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

实践操作传真机的基本操作包括文稿的发送、接收和复印。

发送与接收传真是在两台传真机之间进行的，而复印则是在本机上进行操作的。一、手动发送传真二、使用电话簿发送传真三、接收传真１.

自动接收传真———打开自动接收２.

手动接收传真———关闭自动接收四、复印项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

相关知识传真机在使用过程中的注意事项１.

不要使用非标准的传真纸。２.

不要随意替换电源线。３.

合纸舱盖的动作不宜过猛。４.

有装订针、大头针之类硬物的图文材料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。５.

不要频繁地开机。６.

传真机周围不要有大功率的用电设备，不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。７.

不要把传真机长时间当做复印机来使用。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机任务

４ꢀ传真机的维护和保养v

学习目标１.

能够处理传真机使用过程中的常见问题２.

能够完成传真机的维护保养项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

任务引入传真机在使用过程中难免会有一些故障和问题，进行必要的维护与保养，才可以最大程度地延长传真机的使用寿命，并能保持满意的效果。

本任务的主要内容就是学习传真机的维护保养，并解决处理常见的问题。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

知识准备一、传真机预防性维护传真机应进行定期预防性维护，一般在正常使用情况下，每隔六到十二个月要对机器进行一次预防性的维护检查。项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、报告信息在使用传真机的过程中，如果在发送报告和通信报告上有如下的信息，则表示出现了一些错误，按表来进行处理即可。报告信息及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机三、显示信息在使用传真机的过程中，如果显示屏中将显示下列一条或多条信息，则表示出现了一些错误，按表来进行处理即可。显示信息及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机显示信息及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机显示信息及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机四、松下KX-FL338CN传真机常见故障１.

初始设定常见的故障初始设定常见故障原因和解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机２.

一般常见问题原因和解决方法一般常见问题原因和解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机３.

传真—发送过程的故障原因及解决方法传真—发送过程的故障原因及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机４.

传真—接收过程的故障原因及解决方法传真—接收过程的故障原因及解决方法项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

实践操作一、更换墨盒和硒鼓取下话筒和文稿支架取出硒鼓和墨盒项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机取出旧墨盒转动旧墨盒上的推杆项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机二、卡纸１.

记录纸在硒鼓和墨盒附近卡住清洁硒鼓内部取出卡纸项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机２.

记录纸在记录纸出口附近卡住抬起控制杆取出卡纸项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机３.

文稿卡纸打开内盖取出卡纸项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机三、清洁传真机内部清洁文稿分离滚筒清洁送稿器滚筒项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机清洁下部玻璃项目一ꢀ传ꢀ真ꢀ机v

相关知识传真机检修时的注意事项１.

先外部后内部２.

先清洁后检测３.

先静态后动态４.

先普通后特殊５.

先机械后电气６.

先检查后更换项目二ꢀ多功能一体机任务

１ꢀ多功能一体机的认识和选购v

学习目标１.

了解常见多功能一体机的类型和功能特点２.

了解常见多功能一体机的技术指标３.

能够根据需要选购合适的多功能一体机项目二ꢀ多功能一体机v

任务引入多功能一体机应用数字化技术，将打印、复印、传真、扫描等功能进行组合，通过硬件、软件的共同作用，最大限度地实现功能共享，使设备的体积更小、使用成本更低，提高设备的性价比和使用效率。

本任务的主要内容就是了解多功能一体机的基本知识，并根据需要选购合适的机型。项目二ꢀ多功能一体机v

知识准备一、多功能一体机的分类１.

根据产品原型分类(１)基于打印机的一体机(２)基于传真机的一体机(３)基于复印机的一体机项目二ꢀ多功能一体机２.

按照打印技术分类一体机上最重要也是最基本的部分就是打印和扫描功能单元，目前的一体机产品通常采用在打印机和扫描仪中早已经发展成熟了的技术。常见激光型、喷墨型多功能一体机３.

按照扫描技术分类(１)馈纸式(２)平台式项目二ꢀ多功能一体机二、多功能一体机的主要技术指标１.

打印分辨率２.

打印速度３.

扫描光学分辨率４.

连续复印量５.

复印缩放比项目二ꢀ多功能一体机三、多功能一体机的现场检测１.

检查机身外观２.

接口类型３.

查看各项功能是否正常４.

查看各个配件是否齐全５.

售后服务项目二ꢀ多功能一体机v

实践操作一、明确选购目标在办公室日常使用多功能一体机时，不外乎打印一些材料、复印一些材料、扫描一些材料，而传真功能有传真机独立完成，在日常工作中意义不是很大。因此，要明确此次选购的目标，要从以下几个方面进行考虑:１.

设备价格要较低；２.

设备维护方便；３.

机型耗材价格合适；４.

使用操作使用方便；５.

具有良好的售后服务。项目二ꢀ多功能一体机二、市场及网络调研通过分析需求明确了选购目标，下一步就需要对具体的品牌、型号进行调研，选择功能匹配、价格适宜的机型作为购买对象。

调研可通过到市场实地走访或通过互联网完成，将调研获取的信息记录在表中，并通过对比，确定所选型号。调研记录表项目二ꢀ多功能一体机v

相关知识多功能一体机的选购１.

根据功能选购２.

根据使用耗材选购３.

根据品牌选购４.

多功能的处理速度５.

根据每个月的打印负荷选购６.

最大处理的幅面７.

分辨率项目二ꢀ多功能一体机任务

２ꢀ多功能一体机的安装v

学习目标１.

了解多功能一体机的工作环境要求２.

了解多功能一体机的各部件及功能３.

能够依据使用说明安装多功能一体机４.

能够依据使用说明进行多功能一体机的软硬件连接项目二ꢀ多功能一体机v

任务引入多功能一体机的安装与传真机有类似之处，本任务的主要内容就是以三星SCX-4521F型多功能一体机为例，完成多功能一体机的安装与配置。项目二ꢀ多功能一体机v

知识准备一、多功能一体机对安装环境的选择１.

将设备放置在一个平整、牢固而不易受到震动和撞击的表面上，如桌子。２.

将设备放置在电话插座和已标准接地的电源插座附近。３.

将设备安装在温度介于

10℃

~

23.5℃

之间的地方。项目二ꢀ多功能一体机４.

选择安装位置时其他注意事项:(１)避免将设备放置在人员往来频繁的地方。(２)勿将设备安装在加热器、空调、流体、化学制品或冰箱附近。(３)勿将设备暴露在阳光直射、过热、潮湿或多尘的地方。(４)勿将设备连接到由墙上开关或自动定时器控制的插座上。(５)断电将会导致设备内存中的信息丢失。(６)勿将设备与大功率家电或其他可能引起断电的设备共用同一电路插座。(７)避免干扰源，例如扬声器或者无绳电话基座。项目二ꢀ多功能一体机二、三星SCX-4521F的多功能一体机的正视图和后视图三星

SCX-4521F的多功能一体机的正视图和后视图项目二ꢀ多功能一体机三、三星SCX-4521F的多功能一体机的控制面板三星

SCX-4521F的多功能一体机的控制面板项目二ꢀ多功能一体机v

实践操作一、开箱去除一体机保护胶条项目二ꢀ多功能一体机二、安装墨粉盒打开前门拆掉墨盒包括纸项目二ꢀ多功能一体机插入墨盒关闭前门项目二ꢀ多功能一体机三、装纸打开纸张导板装入纸张项目二ꢀ多功能一体机调整长度、宽度导板盖上纸盒盖项目二ꢀ多功能一体机四、建立连接连接电话线连接到电话分机项目二ꢀ多功能一体机连接到计算机

USB端口项目二ꢀ多功能一体机连接到计算机并行端口项目二ꢀ多功能一体机五、开机连接电源线六、安装软件在

Windows系统下，将随机光盘放入光驱，出现安装画面，按照屏幕提示进行相应操作即可，和打印机驱动程序安装类似。项目二ꢀ多功能一体机v

相关知识多功能一体机的网络设置１.

连接

LAN

电缆２.

指定

IP

地址设置(１)自动设置(２)检查

IP地址设置(３)手动设置

IP项目二ꢀ多功能一体机佳能

MF4370dn激光多功能一体机控制面板项目二ꢀ多功能一体机任务

３ꢀ多功能一体机的使用v

学习目标１.

能够使用多功能一体机进行文档打印２.

能够使用多功能一体机进行文档扫描和复印３.

能够正确保养与维护多功能一体机项目二ꢀ多功能一体机v

任务引入多功能一体机的常用功能有打印、复印、扫描、传真等多种，本任务的主要内容就是以三星

SCX-4521F型多功能一体机为例，熟悉并练习使用多功能一体机的这些常用功能。项目二ꢀ多功能一体机v

实践操作一、打印文档二、复印文档三、扫描１.

扫描基础２.

从控制面板扫描到应用程序项目二ꢀ多功能一体机任务

４ꢀ多功能一体机的维护和保养v

学习目标１.

了解三星

SCX-4521F的多功能一体机的常见故障及解决方案２.

能够正确处理三星

SCX-4521F的多功能一体机的卡纸故障３.

能够正确更换三星

SCX-4521F的多功能一体机的耗材４.