嘉兴市锡钢金属材料供应站采购业务的内部控制

第2页第1页一、企业背景简介企业名称：嘉兴市锡钢金属材料供应站公司的主要产品：锡，钢公司所处行业：服务业1、公司性质：□集团有限公司□股份有限公司□有限责任公司其他2、公司的年收入：1000万元以下□1000-5000万元□5000万元-1亿□1-5亿□5亿以上3、整个公司的职工总数：51-200□201-500□多于500具体________4、请用简练的语言描述您公司的生产运行模式：采购材料→验收入库→采购订单→验收出库5、公司组织结构图

浅谈嘉兴市锡钢金属材料供应站采购业务的内部控制项目描述企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。一、供应站采购业务的流程（一）采购流程1．下单一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。采购审核员按照具体情况进行订单审核，订单FAX给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。2．跟催采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。3．入库（1）实物入库：收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。（2）单据入库：采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。4．退货采购填写退货单，进行订单退货。5．对账（1）月结表：每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。（2）增值税发票：校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额；在此方面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一种材料的情况。6．付款按照付款周期编制付款计划，安排付款。询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。二、本企业供应站采购业务内部控制的现状(一)采购业务的授权公司的采购业务权全部集中在物流配送中心，公司办公用品的采购由行政部、非常备采购（预算外）负责。采购业务分为常备采购（预算内）、政策性采购（公司战略需要）(二)采购计划的制定和审批公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。(三)采购计划审批流程(四)采购业务的执行1．供应商的管理（1）采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”。（2）物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。（3）每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”作为评审供应商业绩的资料。（4）采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。（5）物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”。2.商品样品的检验（1）对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。（2）供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。（3）对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。3．请购申请单的处理（1）审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。（2）紧急采购申请单应优先办理。（3）无法于需用日办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。（4）接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。4．询价及洽谈（1）充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。（2）向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。（3）同规格产品的供应商至少对比三家（注明供应商的地址电话，填写采购询价表执行询价程序。（4）寻求其他更适合的替代品。（5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。（6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。（7）如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往之类似的价格，免询价、比价手续。5.采购（1）物流配送中心根据与供应商签订的采购协议所约定的具体条款落实到货时间、交货地点、品种、数量等。采购人员应对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与普通采购申请表。所列内容一致。（2）采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明及供应商名片等资料。（3）采购物资到达公司后，采购人员应及时赶到仓库；工程类物资采购时，需经采购员、工程师等两人以上的人员随同购货并会签采购申请单。6.应付账款的管理（1）采购业务完成后采购人员应将审批齐全的采购申请单、购销合同入库单发票等相关资料转财务部审核入账，根据合同的约定办理付款手续。财务经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的物资已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。（2）财务部应于每月月末与供应商进行往来帐项的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。（3）物流配送中心应登记所有已签订的采购协议，并按合同载明的付款条件及时间，每周一向财务部报送采购资金支付计划表。三、供应站存在的不合理的采购业务及解决方法(一)采购人员采购流程知识欠缺采购流程知识：尽量收集多一点产品信息，我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。（二）、常用物料降价涨价没有应对方法1．降价证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商，给他们以沟通方式的形式告知对方别人给你报价，如何如何的合适，价格降了。看他们的反应。以订货的形式，强压价谈价，查知真实情况。如果真降了，没有不想有货不做点降价表示出货的商人。找寻此物料的前生原材料，从网上，从前生原材料的商家去查实是否有降。证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价，讲价，了解行情走势，做到需货时能购到最低的价格。如果你暂时不需要这种物料，你也千万别放松警惕，有很多时侯会出现在降价期间你没购进价格又因某些原因而回升哟！你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购应该有觉察物料降中见涨的征兆。2.涨价采购最基本的职责就是保证所购产品的质量，和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提下，能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度，能做好行情降价和涨价的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本，搏得自己的产品多占领市场份额的机会，就是优秀的采购。3.涨价的征兆1、你打电话给供应商了解情况，供应商表现出惜售的状态。2、有经常给你打电话询订单的供应商家（有长期业务的商家具有代表性）。近段时间变得在你的电话铃声中消失了。3、你要订单，不是价格没给到位，对方对你的需货量打折的情况下。4、供应商对你大叫前生原材料涨得很多，或有什么意外情况，导致某一种市场走俏的原材料不能生产，或减少。等很多情况下，可能物料要涨价的局势比较大，你作为一名采购人员就是密切关心行情动态了。证明有涨，要做好如下准备工作：（1）分析现在行情涨，是你公司用量的淡季还是旺季，淡季有用就行，不给生产断货，旺季就得确保此时的低成本购进。（2）分析出涨价的具体原因：这种涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒作，就是前生原材料紧张，能紧张多久。还波及的范围有多大，受不受国际因素的影响，与石油，人民币的兑付等问题关联有多大等到。（3）只有从根本找准的涨势的原因，才能对症想策。5、涨价要沉得住气，不要一听供应要调价，马上就不知所措，或者说有的紧跟其上。要灵活运用，多家订购，越俏的货，越不能在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货，或不送，到时急得人是你，卖了高价赚钱的是供应商。6、涨价时订购一定有必要采取多项选择，不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟不能到库，越是涨价，供应商的前生材料还是紧，说不定供应不可能在你这拿了订单，但是你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者说事后来处理的，为此越是行情不正常，采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多失少。四、实习心得“精益求精,不断进取”我始终坚持着这样的信念。在人才激烈竞争的今天作为一名初入职业岗位的毕业生我相信理论只是我们走向成功的阶梯而实践才是最终通向成功的大门。“莎士比亚在《结束得好一切都好》中写道“期待是常常落空的它一般是最确切的一面。”长期过着顺利的学校生活因此认为自然而然地就可以进入自己所梦想的工作岗位而且不知不觉地以为那是必然的事情在这里应该吸取教训在越过人生重要的转折点时对任何事情都不能认为理所当然。要准备好第一、第二乃至第三阶段的溃败的时候能够取而代之的计划。我对会计工作有着满腔的热情同时对自己的能力也有十足的信心相信我能在接下来的工作中不断进步，成为一个合格会计人员。【参考文献】[1]吴虹飞,李向晟.论公司的战略采购及其构成.浙江统计,2005,(07).[2]吴跃东,尹丽丽.战略采购关乎企业赢利能力.上海经济,2005,(05).[3]何桢,车建国.精益六西格玛:新竞争优势的来源.天津大学学报(社会科学版),2005,(05).[4]王慧.战略采购.山东纺织经济,2006,(04).[5]邵敬中,张帆.节约60%成本的方法:战略采购[J].中国企业家,2003,(02).[6]杜培枫.基于现代物流竞争战略的3PL[J].山西财经大学学报,2003,(02).[7]边利,李自如,邓建.基于信息熵和密切值法的供应商选择与实证研究[J].情报杂志,2005,(11).[8]公斌.酒店采购管理漏洞及解决方法的探讨[J].中国市场,2008,(41).毕业综合实践项目指导教师暨课题评阅人评语项目指